房地產開發公司檔案與圖書資料管理規定

　　檔案管理與資料管理

　　檔案管理是公司管理工作極為重要的一部分，其管理的規范程度反映了 公司的管理水平。為使檔案與圖書資料管理制度化，提高檔案資料處理、 管理的質量及效率，特制定本規定。

　?。ㄒ唬w檔適用范圍范圍

　　凡公司與外界往來及公司與各協作單位之間往來的以及公司經營 管理所必需的有關企業戰略規劃、計劃或總結（年、月度）、財務審 計、經營狀況、項目可行研究報告（方案）、各類許可證書、圖紙、 政府批文、公司執照（與注冊文件）、會議紀要、備忘錄、請示、決 定、決議、通告、通知、協議、合同、員工檔案資料、客戶資料、銷 售廣告等有價值的文件資料及重大公關活動的圖片、文字、錄像資料。

　?。ǘ┕芾聿块T

　　1、公司行政人事部設綜合檔案資料室，設專職檔案管理人員；各部門設兼 職檔案管理人員（必須報行政人事部備案），負責本部門、企業日常經 營管理中形成歸檔的文件材料的收集、整理，并負責定期移交公司綜合 檔案室。

　　2、公司檔案資料由行政人事部負責綜合監督管理，各部門實行專業對口分 級管理。

　?。ㄈ┮平粴w檔與使用

　　公司總部各部門兼職檔案管理員，按照歸檔時間將有關襠案文件移 交公司綜合檔案室，各部門留存復印件使用（公司所發文件除外）； 需要已經歸檔的原件時，需經批準后履行借閱手續使用。

　　2、歸檔時間分與歸口管理部門

　　2.1管理性文件：辦理完畢的管理性文件材料，形成部門在第1年12 月末以前整理分類，移交檔案室后立卷。

　　2.2會計檔案：會計檔案由財務預算部保留一年后，次年三月末歸檔。 2.3人事檔案：人事檔案由人行政人事部根據人員變動情況隨時歸檔。 2.4基建工程、設備檔案：基建工程（合同、協議、預算書、許可證、 隱蔽資料等）、設備材料、圖紙類檔案在工程竣工、設備、動力安 裝投入使用后一個月內歸檔，此期間由部門檔案人員進行分類保管。

　　2.5 各類報告、方案、內部申請批復、內部管理制度規范、計劃書： 該類檔案在確立形成時由部門留存，同時送交行政人事部留存正 本歸檔。

　　2.6合同協議類：正本原件需二份以上，在批準簽署后分別由簽署部 門、財務預算部、檔案室各存檔一份。

　　2.7圖書、期刊、報紙類：在購入或訂購后先列入管理臺帳，后又綜 合檔案室負責分類保管、借閱、歸類、管理。

　　2.8其它資料：如各類企業沿革資料、公關接待活動圖像、錄音錄象資料 以及外出開會、學習、考察、參觀人員帶回具有保存價值的資料，一 般在該檔案資料形成后一周內交公司行政人事部歸檔。

　?。ㄈ┪募c收

　　文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：

　　1、檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。

　　2、文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應立即退回經辦部門補辦。

　　3、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門。 （四）文件整理標準

　　1、本檔案按問題組卷，一事一卷或一事多卷。

　　2、對接收的所有檔案及時審查，進行科學分類，排列編號。

　　3、歸檔的文件材料要齊全完整，每份文件的正件和附件、印件與底稿， 請示與批復合并一起立卷。

　　4、卷內文件的排列與編目要科學規范，便于查找。

　?。ㄎ澹n案分類編號標準

　　檔案按職能設置十個一級類目，即（1）合同協議類；（2）行政人事文書管理類；（3）經營管理類；（4）工程技術圖紙類；（5）內部文件與制度規范類；（6）專題報告和專項技術研究類；（7）預算項目類；（8）資產設備材料類；（9）會計檔案類；（10）公司以及員工檔案類。二級類目是按檔案的具體內容所反映的問題進行設置。按問題分類，結合年度，一事一卷。 檔案分類一級類目采用漢語拼音字母標識，A、B、C、D、E、F、G、H、I、J依次表示十個一級類目（二級類目由綜合檔案室劃分該類明細科目按統一名稱通知各部門）。 按各項要大類分別排架，大類之間不交叉排列，充分體現企業檔案分類的指導思想和分類準則，保持各類檔案的有機聯系和及時、高效提供利用。

　　根據檔案的形成特點和管理要求，按大類、分年代排架法、即按大類---年代進行排架，就是在同一大類內按同一問題的案卷排列在一起，在同一問題內再按永久、長期、短期順序排列，第二年依次接著排，分階段排列，一個階段不超過三位數。排列時按大類、年度、流水編制案卷順序號，即類、年度大流水編號。

　?。┍４嫫谙?/p>

　　保管期限可分為：永久保存、長期保存和短期保存。

　?。ㄆ撸n案借閱

　　1、無論是部門間借閱檔案還是部門到綜合檔案室借閱都必須進行登記， 注明借閱人姓名、部門、借閱時間、查閱內容及利用目的和效果。

　　2、查閱檔案原則上在閱檔室進行，一般不得借出。必須借出時，需經檔 案管理部門負責人批準后，方可辦理借閱手續。

　　3、查閱人事檔案需經主管人事部門批準，經檔案管理部門負責人批準 后，方可查閱。

　　4、借閱檔案限與經辦業務有關者，如借閱與經辦業務無關案件，應經檔 案管理部門負責人同意。

　　5、檔案借閱要履行登記手續；借閱檔案必須愛護，嚴禁涂改；注意安全 和保密，嚴禁擅自復制、抄錄、轉借、遺失。如確屬工作需要摘錄和 復制，必須經檔案管理部門負責人批準。

　　6、檔案歸還時，經檔案管理人員核查無誤后，方予以辦理歸還手續。 7、財務以及企業戰略方面檔案一般不于借閱。

　?。ò耍n案保管標準

　　檔案入庫前必須經過嚴格檢查，防止錯、漏或夾帶害蟲及有害物質 進行侵蝕。 檔案入庫后要系統化整理，做到排列科學、整齊美觀，便于保管和 利用。

　　3、檔案室門窗裝具要堅固，檔案管理人員要認真負責，確保檔案安全； 非工作人員不得進入檔案室。 保持檔案整潔，備有防盜防火、防蟲、防霉、防塵、防曬等器材與 設施。 每季度對檔案保管情況進行一次全面檢查，定期投放藥物。查閱后 的檔案及時歸回原處。

　　5、檔案室內嚴禁放置與檔案無關物品，嚴禁在檔案室吸煙。

　?。ň牛┍Ｃ苁貏t（詳見保密規定）

　　對保密檔案按檔案封皮保密范圍和密級規定》，由主管領導及專職檔案員會同歸檔部門合理劃分密級（絕密、機密、秘密）。

　　2、檔案材料不得任意帶出檔案室，更不得將檔案秘密向無關人員泄露。

　　3、查閱密級檔案，需經主管領導批準，并履行登記手續，在閱檔室 查閱。未經批準不得借閱、摘抄、翻印、復制。

　　4、

銷毀檔案要嚴格履行鑒定、審批手續，要配有二人以上進行監銷， 任何個人不得將檔案私自處理。

　　5、如發生丟失檔案和泄密現象，須立即向有關部門和領導報告，不 得隱瞞，情節嚴重者要依法嚴肅處理。

　?。ㄊ└絼t

　　本規定由公司行政人事部辦負責解釋，自發布之日起實施。

篇2：公司文檔資料管理規定

　　公司文檔資料的管理規定

　　1、公司的文檔是公司的軟性資產，對文檔的管理，要做到處理及時，卷宗規范，確保安全;

　　2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件，如：銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據、銷售合同及其他檔案(如執行價格、發放薪資依據文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;

　　3、公司文件由辦公室起草，發文程序為：擬稿、自審、報經理或副總經理審核簽發、打印、發文、催辦、立卷歸檔;

　　4、對內發文應有統一的結構與編號，要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;

　　5、公司的收文程序為：收文、報送(分發)、催辦、立卷、歸檔;

　　6、公司收文由辦公室負責，依據事件大小、緊急程序進行歸類，報送經理閱示或發放各部門處理，重要文件轉辦公室存檔;

　　7、文檔按照機密程度，分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次，撰稿人應依據機密程度確定報送范圍，秘密文件的報(發)送由專人進行，確保發送未超出報送范圍;

　　8、機密文件應確保其安全性，文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的義務，造成資料外泄的，公司將依據事件影響追究當事人的責任;

　　9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔，特殊情況經公司經理、副總經理批準后方得查閱，借閱文檔必須及時歸還;

　　10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗，方便調閱;

　　11、文檔的銷毀要列出銷毀清單，報請公司副總經理、經理批準后方可銷毀;

　　12、移交檔案應按規定辦理交接手續，確保檔案資料的完整。

篇3：（酒店賓館）銷售部資料管理規定

　　酒店(賓館)銷售部資料管理規定

　　(1資料管理內容：銷售部在日常業務活動中，需要使用和接觸的資料很多，主要包括賓館基本情況介紹、宣傳小冊子、餐飲促銷資料、房價表、往來電傳、傳真、信件、協議書、客戶檔案、重點客戶檔案、各種報表、銷售訪問報告表等等。為了提高工作效率，適應市場競爭，應搞好資料管理。

　　(2資料分類：可分為：宣傳資料類;經營表格類;協議書類;內部通知、文件類;客戶檔案類;重點客戶檔案類;其它。

　　(3建立資料檔案：銷售部應有專門的資料檔案柜，檔案柜應選用抽屜式檔案柜，由內勤負責建檔。

　　舉例：

　　(3.1重點客戶檔案內容包括：公司名稱、地址、電話、負責人姓名、生日、特殊愛好、禁忌等。

　　(3.2潛在客戶檔案內容包括：公司名稱、地址、電話、負責人姓名、生日、個人愛好、拜訪次數、拜訪結果、需求和要求等。

　　(4資料的保管和使用：公用資料，不涉及保守商業機密的資料，如宣傳冊、內部報表等，銷售經理可以領取、保管和使用;協議書等文件必須由內勤保管，本部門人員查閱在當天必須歸還，不得帶出辦公室;外部門人員借閱有關資料，須本部門經理認可，并辦理借閱手續，重要資料必須當晚歸還。

　　(5資料的銷毀、處置：按賓館相關規定執行。