工程項目文件資料管理包括整個項目實施過程中的文書資料、工程技術資料、施工資料、科研項目資料,竣工圖等。
2、由資料員負責項目文件資料的統一管理并督促其他各部門對相應的文件資料進行收集、整理。
3、文書與資料處理要點
1)項目文書處理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、簽發、用印、傳遞、立卷、歸檔與銷毀等程序。
2)項目經理部的文件收、發由項目資料員統一登記,視公文內容和性質,準確及時交項目經理、業主、監理和其他有關部門批示或辦理。
3)對于不符合國家有關法令、法規與違反制度的文件,可拒收或不予辦理。
4)按照ISO9002標準對項目的文件資料進行管理,做好文件受控管理工作。對于涉及有關項目成本、技術、質量及其它必須保密的公文與技術資料,未經項目經理同意,任何人不準借閱。對于上級有關印有密級的文件,項目不準擅自翻印。
4、文件往來與信息傳遞
1)外發出的所有文件,都納入編號系統并實行分級管理,并將來函的收入文件也納入編號系統,以便統一管理。
2)文件簽發分三級管理
①一級文件:必須由項目經理或項目副經理簽發,所有經項目經理審閱的施工組織設計;季、月度計劃;重要的會議記錄[[(必須由參加會議各方對整理后的《會議紀要》簽名后有效)。
②二級文件:備忘錄,整改通知;業務聯系單;催款通知;技術核定單等。(須由業主和監理部門負責人簽字后方有效)
③三級文件: 會議通知等。
3) 文件的分發與傳遞
①一級文件由項目部辦公室分發;二級文件由各部門自行分發。
②外來文件,必須由項目部辦公室統一收文,逐一處理,原則上各部門不直接收文。
③有關工程的傳真文件統一由項目部辦公室收文、編號并分送有關部門。
4) 發文規則
①所有文件使用統一文稿紙,由辦公室印制。
②文件署名簽發必須用鋼筆書寫,不使用原珠筆或鉛筆。
5) 歸檔時間
施工過程中的各種資料在施工過程中由資料員收集,工程竣工后一個月內由資料員提供竣工資料,歸檔。
6) 檔案的借閱
為充分發揮工程檔案作用,因工作需要在工作時間隨時可借閱。但需辦理借閱手續,檔案不得帶出本項目。
7) 檔案的檢查、核對及移交
工程檔案定期進行檢查核對,做到帳物相符,待工程竣工后,工程評定結束,按有關規定向有關檔案管理部門移交。
篇2：地產公司檔案文件資料管理規定
地產公司檔案文件資料管理規定
為了加強公司檔案的管理工作，確保檔案的保護和利用，依據檔案管理規范，結合公司檔案管理實際情況，特制定檔案資料管理制度如下：
第一部分：公司檔案資料管理
第一條 檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業務、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條 檔案管理的原則
檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統一管理，各部門除已移交總經理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門自行保管，以便于及時利用，維護檔案文件的完整與安全。
第三條 檔案管理的責任部門和責任人
公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門，設專門的檔案管理人員，負責管理公司的各類檔案，做好登記、歸類、保管、索引、提供利用，并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監督和檢查；
各部門設有資料管理員，負責本部門資料管理，并接受公司檔案管理員的監督和檢查。
第四條 歸檔的范圍
1.公司證照及企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料（包括企業的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同）；
2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等；
3.公司會議記錄、紀要和決定（包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度）；
4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結；
5.公司對外的正式發文與有關單位來往的文書、招投標文件等；
6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復；
7.財務、會計及其管理方面的文件材料，公司歷年來的憑證、賬本等；
8.公司法律事務管理方面的文件材料；
9.公司各項目的技術圖紙等資料；
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料；
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料（含各類載體，如電子文本等）；
12.公司歷年獲獎資料。
第五條 歸檔要求
整理辦法：分為文書檔案和工程項目檔案（竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊）。
1.歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。
2.在一個卷內（檔案袋、盒）的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》，并且按項目、內容或文件形成時間，系統的排列。
3.案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期（十年以上）、短期（十年以下）三種。確定保管期限的基本原則是：
1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存；
2）對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；
3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。
5.全部案卷組成后，要對案卷作統一排列并編寫檔案號，然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。
第六條 過程管理
屬于公司保管的檔案文件：各部門資料員做好平時文件的預立卷工作，并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管，任何人不得據為已有。
第七條 檔案銷毀規定
公司檔案文件銷毀：檔案在超出規定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請，報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批，最后經總經理同意后，兩人以上執行銷毀程序，并在銷毀清單上簽字確認，公司檔案管理員全程監督。銷毀檔案要嚴格執行保密規定，銷毀清單由公司檔案員留存，以便備查。
部門檔案文件銷毀：部門形成的文件資料無利用價值時，可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請，部門經理審批同意后，兩人以上執行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存，以便備查。
第八條 檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的，應事先填寫檔案借閱單，逐級審批，經總經理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時，需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因，待總經理審批同意后方可外帶，用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損
文章 文章、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認，并按時歸還。
5.總經理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條 檔案備份規定
公司所有有價值的文件、報表、業務資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無法電子掃描文檔的，必須做好備份。
第十條 檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時，必須認真驗收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認，完成檔案交接手續。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在資料柜內。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清m.airporthotelslisboa.com理核對，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時，須注明原因，保存依據。
第十一條 檔案保密規定
公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定，違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。
文章篇3：項目建設管理文件資料收發和歸檔規定
關于項目建設管理文件資料收發和歸檔的規定
1 總則。為規范項目建設管理文件資料的收發和歸檔工作，特制定本規定。
2 項目建設管理文件資料的管理由項目經理負責。
3 對項目經理部所簽發的各種文件資料，必須在經項目經理審定、簽署并加蓋項目管理印章之后方可外發。所有外發文件資料應留底存檔。
4 對項目經理部收到的各種文件資料，必須在接收之前對其有效性進行檢查，不得接收簽字、蓋章不全或經涂改的文件資料。所有外來文件資料應簽收登記。
5 對設計單位發出的設計變更通知，承包商提交的工程變更申請，監理機構簽發的工程質量事故處理報告、停（復）工令、重要的監理通知以及安全事故處理報告等重要文件，項目經理部在收到文件資料24小時之內必須上報業主。
6 項目經理應根據工程建設進展情況，不定期地主持項目建設管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作，及時將己歸檔的文件資料提交業主。
7 工程建設管理工作結成后，所有項目建設管理文件資料應納入項目建設管理檔案歸檔。
8 罰則
違反本規定對項目經理和有關人員給予批評或通報批評；情節嚴重的，通報批評并處50-1000元罰款。