技術學院后勤管理處文件資料管理辦法

　　為使后管處及各科室資料管理更規范化、制度化，確保歸檔材料完整、準確、系統，更好地為后勤管理工作服務，根據學院檔案管理部門的規定，結合我處實際情況，特制定本辦法。

　　后管處資料管理工作實行二級管理體系，“一級管理”是指處室檔案資料的綜合管理，“二級管理”是指科室在工作過程中形成的各類文件資料的管理。

　　一、“一級管理”和“二級管理”的文件資料：

　　“一級管理”的資料主要包括：

　　1、上級機關、學院、相關部門的發文以及后管處的行文，后管處的工作計劃、工作總結、招標文件、合同協議、會議紀要、申請報告等文件；

　　2、后管處組織的各項活動中形成的文件；

　　3、各科室定期收集交處室歸檔的資料；

　　4、新校區建設資料；

　　5、后管處在其他工作中形成的文件資料，如后勤黨支部工作、節能工作、安全工作、廉政建設工作、固定資產管理工作等；

　　“二級管理”的資料主要包括：

　　1、綜合科主要包括：①綜合科的工作職責、工作制度、會議紀要、聯系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請報告；②愛衛會的工作臺賬；③物管餐飲商務監管考評的工作臺賬；④綠化方面資料；⑤單身教工宿舍的管理及水、電、氣的計量資料；⑥教職工購房補貼資料等等。

　　2、基建科主要包m.airporthotelslisboa.com括：①基建科的工作職責、工作制度、會議紀要、聯系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請報告；②基建零星項目的全套過程資料；③設備、管線維修監管考評臺賬等等。

　　3、衛生所主要包括：①衛生所的工作職責、工作制度、會議紀要、審批單、申請報告；②門診臺賬；③藥品采購審批表、藥庫管理臺賬；④醫保管理臺賬；⑤學生教職工體檢、預防接種資料；⑥計劃生育、獨生子女、婦幼保健、兒童統籌、健康教育等工作臺賬等等。

　　二、文件資料分類：（除處室行文外）

　　A類文件資料包括：向上級部門申報的相關資料，如申請報告、審批表；

　　B類文件資料包括：與學院相關部門之間的各類工作聯系；

　　C類文件資料包括：處室或科室內部使用管理文件，如工作職責、工作制度、各項臺賬記錄；

　　三、文件資料管理的具體工作：

　　主要包括：文件的起草、編號、審批、收集分類、移交歸檔、查閱借用等方面。

　　1、文件的起草：各科室的各類文件，均應按統一格式起草。

　　2、文件的登記：按不同的文件類型編制目錄及時登記。

　　3、文件的編號：后管-科名（處、綜、衛、基）-類別（A、B、C）-年份（06）-序號。

　　4、文件的審批：需相關部門、院領導審閱的文件（招標書、合同協議等），必須在首頁上《審閱記錄》，以便記錄審閱意見。

　　5、文件的收集、分類：主要包括部門內和部門外的兩大文件的收集工作，其中內部文件主要包括七大類：①合同協議；②會議紀要；③工作聯系單（簽證單、驗收單、整改通知單）；④申請報告；⑤招投標；⑥工作計劃、工作總結；⑦工作臺賬；外部文件主要包括：相關部門傳遞讀閱文件等。

　　6、文件的移交、歸檔：主要是指各科室收集匯總的文件移交處室統一保管，即二級管理轉交給一級管理，歸檔的文件必須是辦理完畢和結案的文件材料，盡可能提供文件材料與相應的電子文件一并歸檔。每年度分6月底和12月底兩次集中歸檔資料，如有特殊情況，雙方當事人可協商另定時間移交檔案，歸檔資料中若有文件需經常調用查閱，則部門應自行復印一份留用備查。資料移交驗收合格后，完成《資料移交清單》的填寫、簽字工作，移交清單一式2份，一份交移交人，一份由接受人自存。

　　7、文件的查閱、借用：文件資料的查閱、借用須辦理登記手續，比較重要的文件資料應經領導批準，且復印留底，防止丟失。

篇2：地產公司檔案文件資料管理規定

　　地產公司檔案文件資料管理規定

　　為了加強公司檔案的管理工作，確保檔案的保護和利用，依據檔案管理規范，結合公司檔案管理實際情況，特制定檔案資料管理制度如下：

　　第一部分：公司檔案資料管理

　　第一條 檔案的定義與范圍

　　檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業務、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第二條 檔案管理的原則

　　檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統一管理，各部門除已移交總經理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門自行保管，以便于及時利用，維護檔案文件的完整與安全。

　　第三條 檔案管理的責任部門和責任人

　　公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門，設專門的檔案管理人員，負責管理公司的各類檔案，做好登記、歸類、保管、索引、提供利用，并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監督和檢查；

　　各部門設有資料管理員，負責本部門資料管理，并接受公司檔案管理員的監督和檢查。

　　第四條 歸檔的范圍

　　1.公司證照及企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料（包括企業的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同）；

　　2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等；

　　3.公司會議記錄、紀要和決定（包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度）；

　　4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結；

　　5.公司對外的正式發文與有關單位來往的文書、招投標文件等；

　　6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復；

　　7.財務、會計及其管理方面的文件材料，公司歷年來的憑證、賬本等；

　　8.公司法律事務管理方面的文件材料；

　　9.公司各項目的技術圖紙等資料；

　　10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料；

　　11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料（含各類載體，如電子文本等）；

　　12.公司歷年獲獎資料。

　　第五條 歸檔要求

　　整理辦法：分為文書檔案和工程項目檔案（竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊）。

　　1.歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。

　　2.在一個卷內（檔案袋、盒）的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》，并且按項目、內容或文件形成時間，系統的排列。

　　3.案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期（十年以上）、短期（十年以下）三種。確定保管期限的基本原則是：

　　1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存；

　　2）對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；

　　3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

　　4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。

　　5.全部案卷組成后，要對案卷作統一排列并編寫檔案號，然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。

　　第六條 過程管理

　　屬于公司保管的檔案文件：各部門資料員做好平時文件的預立卷工作，并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管，任何人不得據為已有。

　　第七條 檔案銷毀規定

　　公司檔案文件銷毀：檔案在超出規定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請，報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批，最后經總經理同意后，兩人以上執行銷毀程序，并在銷毀清單上簽字確認，公司檔案管理員全程監督。銷毀檔案要嚴格執行保密規定，銷毀清單由公司檔案員留存，以便備查。

　　部門檔案文件銷毀：部門形成的文件資料無利用價值時，可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請，部門經理審批同意后，兩人以上執行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存，以便備查。

　　第八條 檔案借閱

　　1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的，應事先填寫檔案借閱單，逐級審批，經總經理同意后方可借閱。

　　2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時，需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因，待總經理審批同意后方可外帶，用畢歸還。

　　3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損

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、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認，并按時歸還。

　　5.總經理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

　　第九條 檔案備份規定

　　公司所有有價值的文件、報表、業務資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無法電子掃描文檔的，必須做好備份。

　　第十條 檔案保管

　　1.公司檔案員在接收文件資料存檔時，必須認真驗收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認，完成檔案交接手續。

　　2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在資料柜內。

　　3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清m.airporthotelslisboa.com理核對，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時，須注明原因，保存依據。

　　第十一條 檔案保密規定

　　公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定，違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。

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篇3：房地產公司質量體系文件資料控制工作程序

　　房地產公司質量體系文件資料控制程序

　　1.目的

　　通過對質量體系運行有關文件的控制，確保在項目的開發建設過程中能得到和使用相關的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制，包括外來文件和資料。

　　3.職責

　　3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：

　　a.指導、監督各部門對文件控制的執行情況；

　　b.質量手冊和質量管理作業文件的歸口管理工作。

　　3.2總經理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；

　　3.3各部門負責分管范圍內的文件管理工作；

　　3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范圍：

　　4.1.1用以指導質量體系運行的文件和資料，包括質量手冊、程序文件和質量管理作業文件；

　　4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；

　　4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規、標準、規范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據質量體系文件中的有關規定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規定的授權人進行審核和批準：

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經理批準；

　　b.質量管理作業文件由各歸口管理部門編制，部門經理審核，管理者代表批準；

　　c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據各業務活動的有關規定，由相應人員進行審核和批準。

　　d.外來文件由總經理工作部負責審核、登記，由總經理工作部經理或分管副總經理批準下發。

　　4.2.2文件的編寫要求，執行Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》的規定。

　　4.3文件的標識與發放

　　4.3.1文件的編制部門依據Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》所規定的范圍和方法，對文件進行編號。

　　4.3.2對質量手冊和質量管理作業文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規等資料，不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據文件的發放范圍，由發放部門做好發放登記，填寫"文件發放登記表"。公司內部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發放章，登記發放情況。

　　4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發至各部門資料員。

　　4.4.3各部門資料員根據"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態，以字母"G"加順序數字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經過多次修改或主要內容修改后，應換版發行。

　　4.4.4對圖樣的修改，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.5文件的保存與回收

　　4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。

　　4.5.4文件換版后，由原發放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應加蓋"作廢"章予以標識。

　　4.6外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機關下發的行政和管理性文件以及房地產開發的法律法規，由總經理工作部負責簽收登記，交分管領導簽批后貫徹實施；

　　b)工程施工技術類文件，由工程部負責保存和處理，對

建筑施工類的國家、地區和行業標準、工藝、技術規范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發放項目部使用。

　　c)項目經營運作的有關文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。

　　4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應的外來文件（如：最新頒布的法律法規、技術標準、規范、上級政府主管部門的有關政策等），并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。

　　4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.8總經理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9總經理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發和處理工作，執行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10總經理工作部負責公司的圖書資料管理，執行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監督檢查，并結合質量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。

　　5.質量記錄

　　5.1QR05-01文件發放登記表

　　5.2QR05-02文件接收登記表

　　5.3QR05-03文件借閱登記表

　　5.4QR05-04文件更改申請/通知單

　　5.5QR05-05受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》

　　6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規定》