地產公司工程資料管理規定

　　為了規范工程檔案資料的管理，確保工程資料的保護和利用，依據檔案管理規范，結合公司工程檔案管理實際情況，特對工程檔案資料管理制度做修訂如下：

　　第一條 總則

　　為了加強我司工程技術檔案歸檔管理工作，統一工程技術檔案資料的歸檔要求及標準，遵照國家相關技術檔案管理的規定，特制定《工程技術檔案歸檔管理細則》（以下簡稱細則）。

　　第二條 工程技術檔案的范圍

　　工程技術檔案是指我公司在項目建設過程中形成的、按規定應當歸檔保存的各種載體形式的技術文件材料及相關圖紙。

　　第三條 工程技術檔案管理責任人

　　1、工程技術檔案管理工作由總經理辦公室負責組織開展并管理保存。

　　2、各相關部門（指工程部和設計部）要指定專職人員負責本部門的工程技術檔案管理。檔案管理人員應按本細則的相關要求，切實履行各自職責，對工程技術檔案進行規范化管理和合理化利用，按期將歸檔內容移交給總經理辦公室。此項工作應納入各相關部門的工作日程，作為工程項目管理的重要內容和依據。

　　第四條 歸檔范圍

　　1、對工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。

　　2、公司工程技術檔案的具體歸檔范圍詳附錄A。

　　3、竣工圖分為三類，第一類為單體竣工圖（包括建筑、結構、水電、暖通等個相關專業），一式兩套，分別由工程部提交檔案館及物業；第二類為零星的竣工圖（如：裝修、幕墻等），由預算部會同竣工結算資料一同報公司存檔；第三類為室外管網竣工圖，一式四套，由工程部提交物業及公司檔案室各一份。

　　第五條 歸檔方法和內容

　　1、公司工程技術檔案采取按工程項目分類的方法進行備案歸檔，每個項目的檔案內容包括三部分：

　　A、各相關部門移交給公司的各種載體形式的工程技術文件資料及相關圖紙，主要范圍詳附錄A。

　　B、工程部移交城建檔案館的竣工資料，主要范圍詳附錄B。

　　C、工程部移交物業的竣工資料，主要范圍詳附錄C。

　　2、為了便于統一管理，工程相關部門負責辦理的有關工程的證件及批文的原件，掃描備份后統一交總經理辦公室檔案管理人員備案登記并歸檔。

　　3、工程部移交城建檔案館的竣工資料，必須備份一套交公司存檔。

　　第六條 歸檔要求

　　1、歸檔的工程文件應為原件。若為復印件應指名原件存放處，并加蓋部門紅圖章。

　　2、工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。

　　3、歸檔的工程文件應采用碳素墨水或簽字筆書寫。字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。

　　4、工程文件中文字材料幅面尺寸規格為A4幅面。

　　5、所有竣工圖均應加蓋新的竣工圖章（50mm×80mm），示例如下：

　　竣工圖

　　施工單位

　　編制人

　　審核人

　　技術負責人

　　編制日期

　　監理單位

　　總監

　　現場監理

　　6、竣工圖章應使用不易退色的紅印泥，應蓋在圖標欄上方的空白處。

　　7、利用施工圖改繪的竣工圖，要求制作竣工圖的單位必須圈出修改范圍，并標明變更修改依據；凡有重大改變，或變更部分超過圖面的1/3的，應當重新繪制竣工圖。

　　第七條 單體工程檔案移交

　　各單體工程竣工后，所有需要移交物業備案的資料，應統一交給項目部檔案管理員登記，由項目部負責組織移交物業，并做好移交登記手續。移交登記手續應包括移交內容的目錄及交接人員簽字，在移交物業同時將移交手續的登記備份交由總經理辦公室檔案管理人員存檔。

　　第八條 立卷要求

　　1、組卷

　?。?）各相關部門名稱及代碼，統一按簡稱的每個字的拼音首位大寫字母組合而成。例如：設計部為S，工程部為G，以此類推。

　?。?）各相關部門按上述要求的代碼進行編冊組卷（以卷、冊、盒為主要形式），可據實際情況將歸檔材料和收、發文分開再行細化。卷內要有卷內文件目錄及備考表。卷內所有文件需要裝訂成冊。

　?。?）待工程階段性竣工完成后，或達到一定時間后由各部門資料員填寫好本部門的卷內目錄、備考表和案卷總目錄移交給總經理辦公室檔案管理人員。m.airporthotelslisboa.com各部門檔案管理人員應對立卷歸檔工作全面負責。

　?。?）案卷總目錄為移交的本工程所有卷冊名稱，由本部門資料員統一編寫。

　?。?）總經理辦公室檔案管理人員需對案卷總目錄進行匯總整理，形成系統完整的目錄資料。案卷總目錄中的“案卷號”由總經理辦公室檔案管理人員統一編制，并通知部門資料員校核。

　　2、編目

　?。?）編制卷內文件頁號應符合下列規定：

　　卷內文件均按有書寫內容的頁面編號，每卷按年度單獨編號，頁號從“1”開始；

　　頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角；

　　成套圖紙自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號。

　?。?）卷內目錄的編制應符合下列規定：

　　卷內目錄式樣宜符合本細則附錄D的要求。

　　序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數字從1依次標注。

　　文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。

　　文件題名：填寫文件主體全稱。

　　日期：填寫文件形成的日期，包括年月日。如：20**.2.4。

　　頁數：每份文件有幾頁（背面有文字的也算一頁）。

　　頁號：卷內每份文件第1頁所在之頁的編號。

　　卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。

　?。?）卷內備考表的編制應符合下列規定：

　　卷內備考表的式樣宜符合本細則附錄E的要求。

　　本卷情況說明：填寫卷內文件借閱、缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，案卷立好以后發生或發現的問題，由有關的檔案管理人員填寫并簽名，標注時間。沒有需要說明的事項可不必填寫說明。

　　另需標明卷內文件的總頁數、各類文件頁數（照片張數）。

　　卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。

　?。?）案卷總目錄中的編制應符合下列規定：

　　案卷總目錄的式樣宜符合下列要求。

　　案卷

號：以一本案卷為單位，內容包括部門、項目、時間、序列號4個要素，如“G-翠竹園-20** -1”。

　　案卷名稱：包括案卷主要內容，分卷序號等，如“工程聯系單*建筑*第一分冊”。

　　責任人：提供檔案的部門資料員。

　　編制人：總經理辦公室檔案管理人員。

　?。ㄗⅲ阂陨纤斜砀裢姓稒n案管理制度》表格）

　　第九條 歸檔時間和手續

　　1、歸檔時間

　?。?）每一工程項目的立卷歸檔，應在該階段性項目全部竣工結束（移交物業）后兩個月內完成。

　?。?）具體的文件移交歸檔時間參照附錄A。

　　2、歸檔手續

　　各相關部門的檔案管理員在辦理檔案移交時，均需登記并簽收。

　　附錄10-1： 工程技術文件歸檔范圍及移交時間

　　附錄10-2： 工程技術文件歸檔范圍及移交時間

　　附錄11：報送南京市城建檔案館的竣工資料

　　附錄12：報送物業的竣工資料

篇2：物業管理常用建筑工程資料清單

以下建設工程資料清單僅列出物業管理企業常用的部分,全部內容見《深圳市城建檔案管理規定匯編》。對物業管理從業人員具有實質性的指導意義。

一.工程建設綜合文件資料(由建設單位主理)
(一)綜合文件資料
1.立項申報批復文件
2.計劃任務書
3.投資許可證
4.建設工程規劃許可證及用地許可證
5.建設工程開工許可證
6.建設項目選址意見書
7.征用地申請批復文件、土地使用合同書及紅線圖
8.上級機關有關工程建設的決議、批示及重要會議紀要和指導性文件
9.可行性研究報告及評審文件
10.初步設計及評審文件
11.環境影響評估報告書
12.概算書及審批文件
13.規劃審查批準文件及規劃要點
14.環保審查批準文件
15.消防審查批準文件
16.鍋爐及壓力容器安裝申請表
17.其它有關部門審查批準文件
18.紅線界點及測量控制點測設報告
19.工程地質::勘察報告
20.地下管線情況查詢報告及情況回報表
21.水文、氣象、地震等其它設計基礎資料
22.設計、施工招標投標定標文件
23.設計合同書
24.監理合同書
25.有關工程建設、施工管理的重要文件
26.工程驗收申報文件
27.工程驗收會議決議紀要
28.工程質量核查報告
29.電梯及勞動保護驗收合格證(復印件加紅章)
30.環保驗收證明書
31.工程結算審核文件或結算三審表
32.規劃驗收證明書
33.燃氣工程驗收證明書
34.消防驗收合格證
35.工程驗收證明書 (不裝訂)
36.竣工總平面圖(大型項目具有)
37.竣工綜合管線圖(大型項目具有)
38.其它應予歸檔保存的文件

(二)工程照片及錄像片資料
1.建址原貌記錄
2.工程施工各主要階段記錄
3.工程事故現場情況及處理過程記錄
4.新技術、新工藝施工法實施記錄
5.重要人物現場視察記錄
6.重要會議記錄
7.竣工落成面貌記錄

(三)計算機圖形數據文件 (采用計算機進行設計的工程具有)
1.建筑總平面圖計算機圖形數據磁盤(報建時提交)
2.竣工圖(或設計圖)計算機圖形數據磁盤(包括自建子圖庫、自建字庫、及圖形信息庫文件)
3.建筑效果圖計算機圖形數據磁盤

二.工程監理文件資料(由監理單位主理)
1.營業執照及資質證書(復印件加紅章)
2.監理合同書
3.監理月度報告書
4.工程進度核簽文件
5.工程質量核簽文件
6.工程設計變更核簽文件
7.工程質量檢查記錄及處理通知和復驗記錄
8.施工安全檢查記錄及處理通知和復驗記錄
9.工程質量安全事故情況調查報告
10.工程質量安全事故處理情況報告
11.材料構件抽驗試驗記錄及報告
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篇3：裝飾項目工程資料管理

　　裝飾項目工程資料管理

　　第一節、技術往來文件的管理

　　一般技術往來文件是指裝飾工程準備階段和工程實施工程中，建設單位（業主）、施工單位（承包商）、設計單位和其他有關單位及人員針對某個特定工程的往來函件，包括各種指示、通知、報告、請示、申請、邀請等文件。

　　一般技術往來文件是施工管理和施工索賠的原始依據之一，由專人統一分類編號后保存，以便于今后核查。

　　1．技術往來文件的管理

　　一般技術往來文件的種類很多，可按不同的分類方式設立管理系統。

　　一般技術往來文件的分類及管理方法

　　分類管理方法

　　業主按日期保存來自業主的函件，以及致業主的函件副本

　　裝飾工程施工單位按日期保存來自裝飾工程施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函件副本

　　設計單位按類保存，并按時間登記，作好分發記錄

　　監理單位按時間保存監理單位和函件及致監理單位的函件，報告，請示，申請等副本

　　分包商分類，按時間登記保存

　　供應商分類，按時間登記保存

　　其他包括專家顧問、外來檢查官員、參觀人士、工地服務機構、新聞媒體的評論、觀感、報道及其他資料，按時間順序登記、排列

　　2．裝飾工程公司在實施過程中應提交的書面通知和文件

　　一般技術往來文件的分類及管理方法

　　分類管理方法

　　業主按日期保存來自業主的函件，以及致業主的函件的副本

　　裝飾工程施工單位按日期保存來自裝飾工種施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函件副本

　　設計單位按類保存，并按時間登記，作好分發記錄

　　監理單位按時間保存監理單位和函件及致監理單位的函件、報告、請示、申請等的副本

　　分包商分類，按時間登記保存

　　供應商分類，按時間登記分類保存

　　職員關于職員任命及其他職員時間的函件，應分類保存，但應同時按時間、筆畫或漢語拼音編制人員一覽表

　　其他包括專家顧問、外來檢查官、參觀人士、工地服務機構、新聞媒體等的評論、觀感、報導及其他資料，按時間順序登記、排列

　　第二節、工地會議

　　一．認真參加業主及監理工程師組織和主持的第一次工地會議及經常性工地會議。了解會議主要內容作好充分的準備。第一次工地會議基本上是工程師和施工單位的第一次正式接觸，要確定許多影響以后工作的制度和原則，并且是決定工程何時或能否開工的關鍵環節。因此，第一次工地會議具有極其重要的作用必須認真對待并作好會議記錄。

　?。?）.經常工地會議

　　1）.經常工地會議的目的

　　a.討論施工的問題；

　　b.就有關問題進行討論結果作出決定；

　　c.記錄有關事宜。

　　經常工地會議是雙方互相通知重要情況的場所，也是定期檢查計劃與實行計劃情況偏差并著手糾正的良好機會，有助于避免誤會和分歧。

　　2）.會議主要內容

　　a.對上次會議記錄的確認；

　　b.工程進展情況；

　　c.對下一個報告期的進度預測；

　　d.施工單位投入的人力情況；

　　e.技術事宜；

　　f.財務事宜；

　　g.與其他施工單位、配套工程的協調問題；

　　h.材料質量、供應及保管情況及施工現場的管理情況；

　　i.對施工單位的通知和指令及對業主及監理單的請示和要求；

　　j.索賠。

　　3）.會議記錄

　　經常工地會議的記錄是正式記錄，其重性不僅在于指導和控制裝飾工程施工的管理，而且在發生爭議和索賠時會議記錄往往是主要判斷依據。因此會議記錄必須由甲、乙雙方都表示同意才有效。

　　會議記錄必須忠于事實及公平，應準確記錄在會議中發表的全部內容。

　　會議記錄必須清楚列出：會議地點及時間、出席者姓名及他們所代表的單位、會議中發言者的姓名及所發表的內容、決議事項、行動由何人執行等內容。

　　經常工地會議通常由總監理工程師主持，裝飾工程施工單位負責記錄、整理，并在整理好的正式經常工地會議文件上簽署完畢，然后交予總監理工程師審閱，簽署認可，最后分發各有關單位存檔。

　　當經常工地會議記錄需進行修改，或出現某些爭議時，應在下次工地會議上討論與澄清并取得共識。若要對會議的某個事項做進一步的解釋和說明時，應采取書面的形式通知對方。

　　二．在日常施工生產中，如落實工作安排，督促施工生產，總結工作情況，幫助和教育后進，都需要通過會議的形式來解 決。主要會議形式有：

　　1．各工種和班組的班前會

　　這一種制度性會議，在上班前15~30min，由工長主持，項目經理和施工負責人應有選擇地參加一些關鍵工種班組的班前會。一般要督促落實兩個問題：

　　第一．總結前一天的工作。包括完成工作量、進度效率、施工質量、勞動安全、用料及文明施工；

　　第二．安排當天的工。將當天施工內容、部位、數量、質量、安全、文明施工、技術要點的重點、相關施工規范等注意事項落實到人。

　　2．月、旬、周生產狀況總結會

　　主要是總結一段時間內，全工地范圍在施工進度、安全、質量、文明、效率、紀律等方面的情況，表揚先進，糾正錯誤行為。此類會議通常由項目副經理主持。

　　3．一般質量安全事故調查和分析會

　　4．優劣時間現場會

　　裝飾工程施工工藝較為繁雜，當出現了先進施工工藝、優質產品、合理化建議時，應及時組織有關施工班組學習和推廣。當發生典型的違章和冒險作業，以及野蠻施工時，無論是否已造成損失，均應及時糾正并召開現場會，對違章班組或個人進行批評處理。

　　5．勞動競賽動員和評比會。

　　第三節、竣工資料

　　一．竣工資料的主要內容內容及要求

　　1．竣工工程項目一覽表：包括竣工工程名稱、位置、結構、層次、面積和附有設備、裝置等。

　　2．圖紙會審記錄；

　　3．材料代用核定單；

　　4．施工組織方案及技術交底資料；

　　裝飾工程施工組織方案應內容齊全，審批手續完備。如有較大的施工措施和工藝變動，要編入交工驗收資料。

　　技術交底包括設計交底、施工組織設計交底、主要分項工程施工技術交底、合同要點交

底等。各項交底要有正式書面文字記錄和雙方簽認手續。

　　5．材料、購配件、成品出廠證明和檢驗報告。

　　裝飾材料、材料半成品、成品均有出廠質量合格證明，標明出廠日期。

　　合格證和檢驗報告的抄件或復印件應注明原件存放單位，并附抄件人簽字和抄件（復印件）單位印章。

　　石材、瓷磚除要有出廠合格證外，還應附有現場檢驗報告。防火材料要有國家標準的合格證書和消防部門的使用許可證。

　　防火材料要有合格證或試驗報告；水泥出廠要有合格證或檢驗報告；焊接要有焊條合格證書；鋼材出廠要有合格證及試驗報告。

　　6．施工記錄

　　貼墻紙（布）要有基層含水率記錄；

　　工程質量事故的發生和處理記錄。包括事故報告、處理方案和實施記錄。

　　7．裝飾施工試驗報告

　　貼瓷磚的沙漿若在現場自行配制，應經過試貼確定配比。試驗報告注明組成的材料配比，并說明試驗結果，由業主簽字確認。

　　8．預檢記錄

　　包括現場基準點、樓層基準線、預留孔洞和預埋件位置的檢查記錄。

　　9．隱檢記錄

　　泛指輕質隔斷墻、吊頂等項目的隱檢記錄情況。

　　10．裝飾工程質量檢驗評定資料

　　包括所有分項工程應有的質量評定表及分布工程匯總評定表。

　　11．交竣工驗收書

　　裝飾工程施工單位（承包方）、建設單位（發包方）和設計單位（設計師）三方簽認的竣工驗收單，送質量監督部門進行核查，合格后簽發核定書。

　　12．設計變更、洽商記錄

　　設計變更、洽商記錄應有設計單位、施工單位和建設單位三方代表簽認，經濟洽商可由裝飾施工單位和建設單位兩方代表簽認。

　　分包工程有關設計變更和洽商記錄應通過裝飾總承包單位辦理；

　　設計變更、洽商記錄按簽證日期先后順序編號，做到齊全、完整。

　　13．竣工圖

　　凡原施工圖無變更的，可在新的原施工圖上加蓋"竣工圖"標志后作為竣工圖；

　　無大的變更可在原圖上改繪，有重大變更的應重新繪制竣工圖。

　　14．施工日記

　　15．其他（封面、總目錄）

　　二．竣工資料歸檔

　　凡是移交的工程檔案和技術資料，必須做到真實、完整、有代表性，能如實地反映工程和施工的情況。這些檔案資料不得擅自修改，更不得偽造。同時，凡移交的檔案資料，必須按照技術管理權限，經過技術負責人審查簽認；對曾存在的問題，評語要確切，經過認真的復查，并作出處理結論。

　　工程項目工程檔案移交時，要編制《工程檔案資料移交清單》，雙方按清單查閱清楚。移交后，雙方在移交清單上簽字蓋章。移交清單一式兩份，雙方各自保留一份，以備查對。