建設監理公司檔案管理規定

　　第一章 總則

　　為建立健全公司檔案工作，規范檔案管理，更好地為企業提高經營管理水平和經濟效益服務，根據國家有關法規，結合公司具體情況，制定本制度。

　　第一條 公司檔案是指公司在各項經營和管理活動中形成的全部檔案總和，包括工程建設監理、工程技術咨詢、財務管理、勞動工資、行政管理、董事會等方面形成的檔案資料。

　　第二條 公司檔案工作是維護公司經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。是企業基礎管理工作的組成部分。

　　第三條 公司檔案工作采取集中統一管理。

　　第二章 文件材料的形成和歸檔

　　第四條 公司經營和管理活動中形成的文件材料（含膠片、照片、錄音、錄像和磁卡等）由責任人積累、整理后歸檔。

　　第五條 文件材料歸檔的基本要求

　　1.歸檔的文件材料必須完整。

　　2.歸檔的文件材料必須準確地反映公司工程建設和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。

　　3.歸檔材料必須層次分明，符合其形成規律。

　　4.歸檔文件必須編制目錄。

　　第六條 文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：

　　1.建設行政主管部門來文。

　　2.董事會會議紀要、決議及監理公司內部規章制度。

　　3.監理咨詢合同、協議。

　　4.向政府有關主管部門的報告或復文。

　　5.與監理項目有關的業主、承建商的來文及復文。

　　6.按監理項目形成的監理業務檔案、技術檔案、監理工作總結。

　　7.有關公司人事管理檔案。

　　8.公司經營業務檔案。

　　9.公司會議紀要及決議。

　　10.其他。

　　第七條 歸檔時間

　　1.工程項目及科研項目，在項目告一段落或項目完成后，責任人應在14日內將應歸檔的文件材料組成保管單位，交檔案管理部門歸檔。

　　2.各類文件材料歸檔一式一份，重要文件及自制文件應將原件歸檔。

　　3.公司工作人員因公外出學習、考察和參加各種會議收集得到的文件材料，要按照歸檔范圍的規定，及時交檔案管理部門歸檔。

　　4.文件材料的形成、積累、整理和移交歸檔是各部門的職責范圍和有關人員崗位責任。

　　第八條 公司檔案管理部門要對公司各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督、檢查。

　　第三章 檔案管理

　　第九條 檔案實行分類管理，檔案分類要遵循文件材料的形成規律，并且便于保管利用。

　　第十條 公司檔案分類

　　1.工程監理及咨詢類

　　2.財務管理類

　　3.人事管理類

　　4.行政文書類

　　5.董事會類

　　第十一條 檔案鑒定

　　檔案保管期限分永久、長期、短期三種，其確定保管期限的基本原則是；

　　1.對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存。

　　2.對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

　　3.符合國家有關檔案管理的規定。

　　第四章檔案利用

　　第十二條 檔案借閱手續

　　1.檔案管理部門應建立《借閱檔案登記簿》

　　2.借閱檔案應向檔案管理員說明其利用目的，并在登記簿加以記載，由檔案管理員提供服務。

　　3.借閱涉及公司秘密的檔案，應經總經理同意，方可借閱。

　　4.未經總經理同意，不得向非公司人員提供檔案。

　　第十三條 公司合同檔案由合同管理人員統一管理，不得隨意讓他人查閱或帶出公司，若確因工作需要須查看或帶出公司，必須經合同統管機構批準，并出具借條，注明合同類型、編號方可借走，完后即時歸還。

　　第十四條 非檔案管理人員不得擅自提取檔案。

篇2：公司會計檔案管理規定

　　公司會計檔案管理規定

　　1.0 目的

　　會計檔案是記錄和反映公司各項經濟業務的重要史料和證據，財務部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調節表。 2.2會計帳薄:現金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發票、收據存根、計劃統計報表、經濟合同、會計移交清冊等等。

　　3.0工作職責

　　(略)

　　4.0 程序要點

　　4.1公司每年形成的會計檔案，都應由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。

　　4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計檔案的保管期限據財政部的有關規定執行。

　　4.5公司保存的會計檔案應根據本單位的業務需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經有關負責人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規定進行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應出示身份證件，經財務部經理批準后，才能辦理登記查閱手續。

　　4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。

　　4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復印的，須經財務部經理同意。

　　4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經酒店領導同意，報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始，應單獨抽出，另行立卷，保管到結清為止。建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無

篇3：廣告公司檔案管理規定

　　廣告傳媒公司檔案管理規定

　　(一)公司的檔案范圍

　　1、企業行政文書檔案：包括法規性文件;各種合同及協議書;會議文件;工作計劃、規劃和工作總結;有關人員的任免、獎勵和處分、調配人事材料;職工花名冊、人事檔案等。

　　2、企業管理檔案：包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等。

　　3、企業技術檔案：包括技術研究檔案、項目方案、樣片等。

　　4、企業會計檔案：包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。

　　5、企業業務檔案：包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據等。

　　6、企業聲像檔案：包括照片、錄音、錄像檔案等。

　　(二)公司檔案管理體制

　　1、公司檔案管理機構：辦公室統一管理公司各類檔案(會計檔案除外)。

　　2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。

　　(三)立卷歸檔制度

　　1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業務部門將辦(理)完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。

　　2、歸檔范圍：凡本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。

　　3、歸檔時間：辦(理)完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：

　　(1)按年形成的文件，第二年第一季度歸檔。

　　(2)凡有法律效用的文件材料，簽訂后就立即歸檔。當事人、部門負責人留復印件備查。

　　(3)凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

　　(4)項目、科研課題，鑒定，驗收后，兩個月內歸檔。

　　4、歸檔要求

　　(1)材料完整齊全。

　　(2)系統、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯系，并區分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。

　　(3)立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統一立卷，不得分散。

　　(4)在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統一規定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。

　　(5)由檔案部門對業務部門加以指導，協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續，雙方在移交清冊上簽字。

　　5、部門歸檔要求

　　(1)編制立卷項目，將辦(理)完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。

　　(2)文件按時間順序排列，最近的在最上面。

　　(3)一個客戶一個立卷，一個項目立一個卷，一個檔案盒。

　　(4)貿易檔案與往來函件分開放，貿易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號放在文件袋里。

　　(5)定時交檔案室：文件量少的，一季交一次，季后第一個月收集。文件量大的，一月交一次。

　　6、檔案室在收到業務部門的歸檔和各類文件后進行分類編目排列。

　　7、記錄檔案文件材料目錄須打印，統一用A4紙。

　　(四)、檔案管理工作

　　1、檔案的管理：區分全宗，正確立檔單位;分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。

　　2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案。

　　3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

　　4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦(理)銷毀手續，經總經理批準，方能銷毀;銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

　　(五)、檔案利用工作

　　1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。

　　2、檔案利用方式有：提供檔案原件;提供檔案復印件;提供文獻索引資料。

　　3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。

　　4、依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。