置業有限公司檔案管理規定

　　1.0 目的

　　為規范、指導公司檔案管理工作，制定本規定。

　　2.0 范圍

　　本指導書適用于公司檔案管理工作。

　　3.0 術語

　　檔案：本規定所提及檔案是指公司在管理、開發、銷售、招商、招租、后勤服務、上級來文等各種介質的文字材料及音像、電子文件。

　　4.0 職責

　　4.1 辦公室

　　4.1.1 檔案室在辦公室的領導下對公司各種門類、各種載體的檔案實行集中統一管理，對各部門的檔案工作進行監督和指導。

　　4.1.2 擔負本公司各種門類、各種載體檔案的收集、整理、保管和利用工作。

　　4.1.3 對有關部門的檔案人員進行業務培訓。

　　4.1.4 負責本公司檔案工作的統籌規劃，制定和修訂統一的檔案工作規章制度，并組織實施。

　　4.1.5 負責本公司圖書資料的管理、利用工作。

　　4.1.6 完成領導交辦的其他檔案工作任務。

　　4.1.7 負責對各部門的檔案工作進行監督和指導。

　　4.2 各中心/部門負責人

　　負責指導本部門相關人員根據本規定督導員工向檔案室送交應歸檔文件。

　　5.0 內容

　　5.1 檔案管理

　　5.1.1 公司在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，都應及時歸檔，由檔案室統一整理，任何部門和個人不得據為己有。

　　5.1.2 歸檔的文件材料要齊全完整，包括管理、開發、銷售、招商、招租、后勤服務、上級來文等各種材料及音像、電子文件。

　　5.1.3 歸檔的文件材料應保持自然聯系，區分不同價值，結合行文機關、問題、時間、名稱等特點進行分類，做到文件排列有序，層次分明，能正確反映本公司活動的基本面貌。

　　5.1.4 檔案盒封面填寫清楚、書寫正規，標題要簡明扼要，保管期限劃分準確，文件裝訂整齊、美觀、牢固，檔案盒排列有序，編制歸檔文件目錄一式二份。

　　5.1.5 定期檢查、清點檔案保存情況，確保檔案完好無損。

　　5.1.6 對檔案資料進行鑒定，對確無保存價值的檔案進行登記，經總經理核準后由二人監銷，并在清單上簽字。

　　5.1.7 編制必要的檔案目錄和檢索工具，將目錄錄入電腦,做到每個員工一個檔案，每個客戶一個檔案，每個單位一個檔案，充分細化，做好利用工作，積極為本公司的各項工作搞好服務。

　　5.2 檔案借閱

　　5.2.1 公司工作人員因工作需要查閱檔案，需說明情況，辦理登記手續，經本部門、辦公室負責人簽字，分管副總或總經理審批方可調檔查閱。

　　5.2.2 借閱者利用檔案不得超出工作范圍，否則，檔案室有權拒絕提供。

　　5.2.3 借出檔案一般只提供復印件，特殊情況需原件者，根據文件重要程度、分級報有關領導批準，辦理借閱手續，方可借出。借閱期限一般不超過3 天，以免丟失。

　　5.2.4 借閱者必須愛護檔案，不得私自轉借、復制、涂改、污損、劃線等，更不能隨便亂放。嚴禁泄密。如有違反，嚴厲追究當事人的責任。

　　5.2.5 外單位人員查閱檔案，必須持單位介紹信，并寫明查閱者身份、利用目的、要求和范圍，經公司總經理批準后才能查閱。未經領導批準，不得復印和拍照。

　　5.3 文件材料(資料)歸檔

　　5.3.1 歸檔范圍

　　凡是公司在管理、宣傳、開發、銷售、招商、招租等項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、帳簿、憑證、報表、聲像、電子文件、圖書、技術資料、證書等材料均應歸檔，由檔案室統一管理(總經理特批由部門自行管理的除外)。

　　5.3.2 歸檔時間

　　5.3.2.1 各部門上報需總經理、副總經理審批的材料，由專職秘書登記后轉交檔案室整理歸檔。

　　5.3.3.2 用印、傳真材料，由專職人員登記后轉交檔案室整理歸檔。

　　5.3.3.3 銷售、招商、招租等經營活動中辦理完畢的材料，由有關部門隨時轉交檔案室整理歸檔。其中,一次性付款客戶檔案簽訂合同后一周內移交檔案室,按揭付款客戶檔案完成按揭手續后2 周內移交檔案室。

　　5.3.3.4 人事管理、后勤服務工作中形成的文件材料，由有關部門在一個月內移交檔案室整理歸檔。

　　5.3.3.5 財務部每年形成的會計檔案，由財務部負責整理、裝訂成冊，保存一年后向檔案室移交。

　　5.3.3.6 公司內部的刊物、宣傳資料、圖書等材料由有關部門隨時移交檔案室歸檔。

　　5.3.3.7 工程部應在相關工程竣工后一個月內將工程資料整理后移交檔案室。

　　5.3.3.8 照片、底片、錄音、錄像、電子文件材料，由有關部門隨時移交檔案室歸檔。

　　5.3.3.9 上級來文傳閱后，連同辦結的材料一同由有關人員移交檔案室歸檔。

　　5.3.3.10 上述文件材料以外的資料，由有關部門或人員隨時移交檔案室歸檔。

　　5.3.3 歸檔要求

　　5.3.3.1 歸檔的文件資料必須是原件。重要文件一式兩份。復印件必須在交接登記簿上說明情況。

　　5.3.3.2 歸檔的文件材料要齊全、準確、系統、不漏頁、不破損。文件的制成材料符合長期保管的要求。

　　5.3.3.3 照片和底片的影像要相符，文字說明齊全，錄音、錄像要填寫錄制背影和內容。

　　5.3.3.4 承辦部門向檔案室歸檔時，要辦理交接手續。

　　5.4 檔案保密工作

　　5.4.1 檔案工作人員必須嚴格遵守保密制度，確保公司機密，不得超越制度規定向任何人提供檔案或擴大利用范圍，不得向他人泄露檔案內容，否則，公司將嚴肅處理，情節嚴重者追究當事人刑事責任。

　　5.4.2 利用檔案者必須辦理借閱登記，在檔案室查閱，需復印必須副總以上領導批準，如借出須經分管副總和總經理批準，重要文件必須經總經理批準。

　　5.4.3 借出檔案要按時催還，歸還時如發現文件材料短缺、涂改、增刪、污損等情況，應報告領導及時追查。

　　5.4.4 檔案員要定期對檔案抽查清點，發現丟失及時向領導匯報，并積極主動的查找。

　　5.5 檔案庫房管理

　　5.5.1 檔案庫房專用，不能存放與檔案無關的物品。

　　5.5.2 庫房檔案廚架排列整齊，便于檔案的搬運、存放、查找。

　　5.5.3 做好防盜、防潮、防火、防霉變工作。庫房鑰匙由專人保管。

　　5.5.4 保持清潔，做到勤擦、勤掃、無污物。

　　5.5.5 適時通風、下班前注意安全檢查。

　　5.5.6 嚴禁在房屋周圍存放易燃物，禁止在庫房內吸煙。

　　5.5.7 非因工作需要，任何人不得進入庫房。

篇2：公司會計檔案管理規定

　　公司會計檔案管理規定

　　1.0 目的

　　會計檔案是記錄和反映公司各項經濟業務的重要史料和證據，財務部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調節表。 2.2會計帳薄:現金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發票、收據存根、計劃統計報表、經濟合同、會計移交清冊等等。

　　3.0工作職責

　　(略)

　　4.0 程序要點

　　4.1公司每年形成的會計檔案，都應由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。

　　4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計檔案的保管期限據財政部的有關規定執行。

　　4.5公司保存的會計檔案應根據本單位的業務需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經有關負責人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規定進行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應出示身份證件，經財務部經理批準后，才能辦理登記查閱手續。

　　4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。

　　4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復印的，須經財務部經理同意。

　　4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經酒店領導同意，報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始，應單獨抽出，另行立卷，保管到結清為止。建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無

篇3：公司文件、檔案密級劃分和存放范圍規定

　　公司文件、檔案密級劃分和存放范圍的規定

　　1.文件和檔案的密級度分為絕密級、秘密級和內部文件三級。絕密級文件一般可存放于行政辦公室，秘密級文件資料一般可存放于部門經理處，內部文件可存放于部門秘書處。

　　2.借閱范圍：

　　(1)絕密--文件產生部門的經理和總監級以上人員;

　　(2)秘密--文件產生部門的有關員工、有關的部門經理;

　　(3)內部--文件產生部門的有關員工、其他有關部門的員工。

　　3.業務文件資料劃分的范圍：

　　(1)絕密--重大經營決策、規劃、方針和各類涉密數據;其他的重大經營管理的文件材料等;

　　(2)秘密--財務報表、賬冊;日常經營管理計劃、成果;客戶情況;餐飲菜譜檔案;工程設備技術資料等;

　　(3)內部--一般的全店性制度;部門制度和部門相關的業務資料。