地產有限公司檔案管理規定

　　為使各類檔案完整、準確、系統、及時收集歸檔，使檔案管理工作更加規范化、制度化、科學化，以及為公司各項工作開展提供信息和依據，特制定本規定。

　　一、檔案管理工作的組織

　?。?、在公司的直接領導下，由行政部負責檔案室管理工作，行政秘書兼職檔案管理員；青云項目組、旅順項目組、營銷部、裝修部、人力資源部、行政部、財務部、資產部及所屬公司分別設兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理及集中管理工作。

　?。?、部門發生需保存文件時，應先交存部門檔案員，部門檔案員做好接收登記，再由部門檔案員于每月25日報送公司檔案員核對，以確保公司檔案的完整性。公司對部門的檔案管理工作實行導、監督。

　?。?、各部門檔案員每天要清理檔案，以免資料堆積，要熟悉部門檔案，作到迅速查找。

　?。?、部門檔案員須向公司檔案員交存檔案原件，部門保存檔案復印件（除特殊檔案，如財務檔案、人事檔案、工程技術檔案等）。

　?。?、所屬公司的檔案原則上由所屬公司行政部（辦公室）負責管理，所屬公司證件檔案復印件交存公司檔案室，每月定期向公司檔案室報送檔案匯總情況。

　　二、檔案的分類

　　檔案分為文書檔案、工程（設備）檔案、人事檔案、財務檔案、實物檔案、合同檔案、聲像檔案七大類。

　　三、檔案的歸檔要求

　?。?、文書檔案應在每年六月末以前將上年度形成的各種資料檔案，按照要求收集整理歸檔。

　?。?、人事檔案在本人進入本公司工作后就應建立，由人事部門進行管理。

　?。?、財務檔案應按歸檔范圍要求，按年度整理，財務部門保存五年，然后移交檔案室。

　?。?、公司員工因公外出參觀學習、考察和參加各種會議獲取的重要文件材料、技術圖紙、照片資料等，歸來后，應及時到行政部做文件處理由公司檔案室進行登記、歸檔。

　?。?、實物、聲像一經形成，即需歸檔。

　?。?、各類合同成立或生效后即應將一份原件存檔。

　?。?、基建工程檔案在項目交復驗收后歸檔。

　　四、借閱檔案的要求

　?。?、總經理借閱檔案可通過檔案管理人員直接提檔。

　?。?、公司其他人員需借閱檔案時，要經部門或項目負責人、公司主管總經理批準，并辦理借閱手續，原則上原件不得帶出檔案室，如原件確需帶出檔案室，須經總經理批準。辦理借出檔案手續。

　?。?、借閱檔案必須愛護，保持整潔、嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，必須由主管總經理批準方可摘錄和復制。

　?。?、外單位借用我公司檔案時，應持單位介紹信，經公司總經理審批后方可查閱、抄錄和復印。

　?。?、借閱期限不得超過兩星期，到期必須追回，如需再借需辦理續借手續。

　　五、移交、銷毀檔案的要求

　?。?、檔案室接受檔案資料時，移交單位要填寫目錄和檔案交接單，經雙方核實后，交接人應在交接單上簽字，由雙方備查。

　?。?、檔案室對新接收的檔案資料要及時整理歸檔和登記，對銷毀的檔案及時在檔案目錄中注銷，并注明原因和去向。

　?。?、公司各部門和所屬公司如有撤銷、增設或其它變動，其檔案材料歸所屬公司，部門檔案保管員負責將其歸檔文件材料齊全完整地送交公司檔案室。

　?。?、根據各類檔案不同保管期限，定期對檔案進行鑒定，進一步正確區分檔案價值，并將已失去保存價值的檔案，剔出處理。

　?。?、任何部門和個人非經公司允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

　?。?、對要銷毀的檔案登記造冊，經相關部門經理審核后，報總經理批準銷毀，銷毀檔案應由兩人監銷，并在銷毀冊上簽字，存檔保存。

　　六、公司各部門檔案員的要求：

　?。?、各部門檔案員嚴格遵守檔案管理工作規定，按類別存放各類檔案，在每年十二月末，經公司檢查齊全后再整理歸檔，要求在第二年1月底前全部裝訂完畢。

　?。?、做好檔案的保密工作，發現檔案遺失或出現文件泄密時，要及時向有關領導報告，不得隱瞞。

　?。?、對公司檔案管理工作需按時保質完成，如有困難就及時向有關主管領導報告。不得耽誤工作。

　?。?、有下列行為之一的，根據情節輕重，給予行政處分，造成損失的，責令賠償損失，構成犯罪的依法追究刑事責任：

　?。?、丟失或者擅自銷毀公司檔案資料。

　?。?、涂改偽造檔案。

　?。?、出賣公司檔案或將公司檔案不經批準擅自出示他人。

　?。?、檔案管理人員玩忽職守造成檔案損失的。

　　七、本規定由圣北公司行政部負責解釋。

　　八、本規定自通過之日起施行。

　　附：１、檔案歸檔范圍

　?。?、檔案管理分工

　?。?、檔案管理表格

　?。?、公司各部門及所屬公司專（兼）職檔案管理員

　　附表一：檔案借閱申請表

　　附表二：檔案交接單

　　附表三：檔案銷毀申請表

篇2：公司會計檔案管理規定

　　公司會計檔案管理規定

　　1.0 目的

　　會計檔案是記錄和反映公司各項經濟業務的重要史料和證據，財務部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調節表。 2.2會計帳薄:現金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發票、收據存根、計劃統計報表、經濟合同、會計移交清冊等等。

　　3.0工作職責

　　(略)

　　4.0 程序要點

　　4.1公司每年形成的會計檔案，都應由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。

　　4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計檔案的保管期限據財政部的有關規定執行。

　　4.5公司保存的會計檔案應根據本單位的業務需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經有關負責人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規定進行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應出示身份證件，經財務部經理批準后，才能辦理登記查閱手續。

　　4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。

　　4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復印的，須經財務部經理同意。

　　4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經酒店領導同意，報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始，應單獨抽出，另行立卷，保管到結清為止。建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無

篇3：廣告公司檔案管理規定

　　廣告傳媒公司檔案管理規定

　　(一)公司的檔案范圍

　　1、企業行政文書檔案：包括法規性文件;各種合同及協議書;會議文件;工作計劃、規劃和工作總結;有關人員的任免、獎勵和處分、調配人事材料;職工花名冊、人事檔案等。

　　2、企業管理檔案：包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等。

　　3、企業技術檔案：包括技術研究檔案、項目方案、樣片等。

　　4、企業會計檔案：包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。

　　5、企業業務檔案：包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據等。

　　6、企業聲像檔案：包括照片、錄音、錄像檔案等。

　　(二)公司檔案管理體制

　　1、公司檔案管理機構：辦公室統一管理公司各類檔案(會計檔案除外)。

　　2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。

　　(三)立卷歸檔制度

　　1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業務部門將辦(理)完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。

　　2、歸檔范圍：凡本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。

　　3、歸檔時間：辦(理)完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：

　　(1)按年形成的文件，第二年第一季度歸檔。

　　(2)凡有法律效用的文件材料，簽訂后就立即歸檔。當事人、部門負責人留復印件備查。

　　(3)凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

　　(4)項目、科研課題，鑒定，驗收后，兩個月內歸檔。

　　4、歸檔要求

　　(1)材料完整齊全。

　　(2)系統、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯系，并區分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。

　　(3)立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統一立卷，不得分散。

　　(4)在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統一規定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。

　　(5)由檔案部門對業務部門加以指導，協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續，雙方在移交清冊上簽字。

　　5、部門歸檔要求

　　(1)編制立卷項目，將辦(理)完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。

　　(2)文件按時間順序排列，最近的在最上面。

　　(3)一個客戶一個立卷，一個項目立一個卷，一個檔案盒。

　　(4)貿易檔案與往來函件分開放，貿易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號放在文件袋里。

　　(5)定時交檔案室：文件量少的，一季交一次，季后第一個月收集。文件量大的，一月交一次。

　　6、檔案室在收到業務部門的歸檔和各類文件后進行分類編目排列。

　　7、記錄檔案文件材料目錄須打印，統一用A4紙。

　　(四)、檔案管理工作

　　1、檔案的管理：區分全宗，正確立檔單位;分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。

　　2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案。

　　3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

　　4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦(理)銷毀手續，經總經理批準，方能銷毀;銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

　　(五)、檔案利用工作

　　1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。

　　2、檔案利用方式有：提供檔案原件;提供檔案復印件;提供文獻索引資料。

　　3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。

　　4、依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。