文 件 名:物業質量管理程序文件范例

　　服務物資采購控制程序

　　1.0目的

　　為采購活動提供程序準則，保證服務物資采購符合規定的要求。

　　2.0適用范圍

　　適用于物業管理部對服務物資的采購活動的控制。

　　3.0引用文件

　　無

　　4.0職責

　　●質保部負責組織編制《采購標準》及監控它的實施。

　　●相關職能部門負責相關采購合同的提出及對采購控制程序的執行。

　　●總經理負責采購合同書的審核、簽訂。

　　●采購人員按《采購標準》及采購計劃進行采購活動。

　　5.0工作程序

　　●采購計劃

　　(1)質保部負責組織編制《采購標準》，《采購標準》包括以下內容：

　?、俜盏馁|量要求或物資的型號、規格及質量要求;

　?、跈z驗或驗收方法。

　　《采購標準》使用前由管理者代表審批。

　　(2)各部門主任根據提供服務的需要制定《采購單》，經部長查核，報主管副總經理審核，總經理批準后發至采購人員。

　　(3)《采購單》內容若需更改，由主管主任填寫《采購更改申請單》，審核步驟同(2)。

　　(4)購買服務的要求由有需求的部門向總經理提交申請。

　　●采購合同

　　(1)采購合同適用于大型機電設備及服務的采購。

　　(2)物資采購合同應明確所要采購服務物資的名稱、型號、規格、質量要求、提供方式、提供時間、驗收標準及有關處理質量糾紛的條款;服務采購合同應明確所采購的服務項目的質量要求、提供方式、驗收標準、結算方式及有關處理質量糾紛的條款。

　　(3)采購合同由物業管理部各相關部門配合總經理與分承包方進行合同簽訂前的審查及協調(參照《分承包方評審程序》執行)。

　　(4)采購合同簽訂后，部門文件管理員將合同登記在《合同臺賬》上。發現分承包方違約或影響服務供應的情況時，項目負責主任應立即采取應急措施解決，同時向部長匯報，部長認為有影響合同繼續執行的，必須向主管副總經理、總經理報告。

　　●衛生易耗品及零星工程維修用物資的采購按《采購單》及《采購標準》執行。購買過程中必須向兩家以上供應商詢價，比較其產品質量、價格等因素而選擇其中一家進行購買。(對供應商的評審內容應在采購單中注明)

　　●采購物資的驗證

　　(1)易耗品及零星工程維修件的驗證按《服務用物資進貨檢驗及試驗控制程序》執行。

　　(2)在分承包方貨源處的驗證：

　　如需要在分承包方貨源處對采購產品進行驗證時，采購部門應在采購合同中明確規定并安排適合的人員進行驗證并記錄。當需要采用分承包方的檢測設備時，應要求分包方提供使用檢測設備計量校準證書復印件。

　　6.0支持性文件

　　●《采購標準》

　　●《測量、檢驗設備控制程序》

　　●《服務用物資進貨檢驗及試驗控制程序》

　　7.0相關記錄

　　●《采購更改通知單》

　　●《采購單》

篇2：物業公司物資采購管理程序

　　物業公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：

　　5.4.1產品采購批準的要求。

　　5.4.2對產品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業績；

　　c)具有質量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：

　　a)質量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；

　　d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：學校后勤管理處物資采購及領用規定

　　學校后勤管理處物資采購及領用管理規定

　　為進一步提高后勤處管理水平，規范工作流程，建設數字化后勤，根據當前后勤處工作實際，經處委會研究，制定本規定。

　　一、物資采購

　　1、采購：

　?、藕笄谔幐骺剖倚栀徺I的物資由各科室提出書面采購計劃(一式兩份)，經科長簽字處室負責人批準后，提前兩天交綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　?、莆飿I需用物資由物業維修主管或后勤處倉庫管理員提出書面采購計劃經分管處長(或處室負責人)批準后，提前兩天報綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　?、菍W校其他處室(院系)需購買的物資，由購買人寫出申請經本處室及后勤處負責人簽字后，提前兩天報綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　　2、驗收：所購物資應嚴格履行三方驗收制度(即需用人、倉庫管理員、購買人對物資驗收無誤后采購計劃上簽字后方可入庫)和入庫發放制度。(購買的物資必須經過倉庫入庫后執行領用手續，特殊情況除外)

　　二、物資領用及管理

　　1、物業維修需用物資必須由物業維修主管到學校倉庫統一領取，其他人員未經批準不得隨意領用。物業領用的物資必須在一周內對物資使用情況進行說明，(到倉庫管理員處交回“物資使用說明表”)。物業對物資使用情況填寫“物資使用情況說明表”，經學校使用單位證明人簽字蓋章后交倉庫管理員)如未按規定時間進行情況說明，倉庫管理員可拒絕物資的再領用，出現不良后果由物業承擔全部責任并根據物業管理辦法進行相應經濟的處罰。

　　2、后勤處各科室需用物資的領用必須持“物資領用單”經科室負責人簽字分管處長審核后，倉庫管理員方可進行物資發放，手續不全的不得發放物資。

　　三、低值易耗品的管理

　　為加強對后勤處內各類物品的管理，各科室應安排專人根據學校固定資產管理辦法，對本科室內的低值易耗品進行登記造冊，登記后由處資產管理員進行匯總。各科在工作過程中應及時對各種設備或工具進行維護和保養，確保設施設備的正常使用，保證工作的正常開展。對使用過程中出現的物品損耗、報廢等其他原因，應及時報告資產管理員及時銷賬。

　　本規定自下發之日起施行。

　　后勤管理處

　　20**年1月1日

　　物資采購計劃表

　　序號

　　物資名稱

　　規格

　　型號

　　數量

　　進場日期

　　預算資金或

　　特殊說明

　　申報人： 日期： 審核： 日期：

　　物資使用情況說明表

　　物資名稱

　　使用數量

　　使用部位

　　使用情況說明：

　　維修人： 日期： 證明人： 單位：(章)

　　物資領用單

　　序號

　　物資名稱

　　規格型號

　　數量

　　備注

　　領用人： 日期： 科室負責人：