物業管理有限公司程序文件

　　--物資采購管理程序

　　1.目的

　　對各部門采購物資過程進行控制，確保采購物資符合質量要求及物資采購價格的合理。

　　2.范圍

　　適用于公司各部門。

　　3.職責

　　3.1品質管理部負責對A類物資采購供方/品牌的選擇和評估。

　　3.2財務管理部負責對采購物資的價格的審核及采購行為的監控。

　　3.3各部門負責對采購物資的驗收和使用過程的跟蹤。

　　4.物資的分類：

　　A類：是指對服務質量影響較大、采購批量較大或須在指定供方或品牌中采購的物資。

　　B類：除A類物資外單價在人民幣2000元以上，必須經過評估方能采購的物資。

　　C類：A、B類以外物資。

　　5.物資采購的審批權限

　　5.1業務部門經理：單宗(一次性，下同)采購金額2000元以下的物資。

　　5.2職能部門經理：單宗采購金額2000元以上(含2000元)5000元以下的物資。

　　5.3分管總經理助理：單宗采購金額5000元以上(含5000元)10000元以下的物資。

　　5.4總經理：所有固定資產及單宗采購金額10000元及以上的物資。

　　6. 方法和控制過程

　　6.1供方或品牌的選擇和評估

　　6.1.1評估必備資料

　　6.1.1.1供方的營業執照復印件(需加蓋供方的公章)。

　　6.1.1.2特種產品的經營許可證(如：安防器材)。

　　6.1.1.3采購物資的報價(單)。

　　6.1.1.4采購物資的合同/協議樣本。

　　6.1.2評估內容主要包括

　　6.1.2.1采購供方的資信。

　　6.1.2.2采購物資的質量。

　　6.1.2.3采購物資的價格。

　　6.1.2.4采購供方服務的及時性。

　　6.1.2.5采購物資品質保證系統

　　6.1.2.6采購物資的合同樣本。

　　6.1.3評估的權限

　　6.1.3.1 A類物資供方/品牌由品質管理部負責選擇和評估。A類物資中CI產品的物資供方由總經理辦公室負責選擇和評估，并發送品質管理部審核。

　　6.1.3.2 B類和需評估的C類物資，由各部門負責選擇和評估，并發送相關職能部門和公司領導審核。對已經過某個部門評估合格的，在半年內，該部門或其他部門可不經過評估，直接按采購程序向該供方/品牌采購。

　　6.1.3.3所有物資的采購價格由財務管理部負責審核，必要時須經審算和公開招標。

　　6.2采購資料的準備

　　6.2.1部門經理有審批權限的物資，各部門根據月工作計劃，結合倉庫庫存情況，由倉管員填寫《物資申請單》，按程序報經批準后方可安排采購。

　　6.2.2統一結算的A類物資，由使用部門倉管員每月五日前單獨填寫《物資申請單》，經部門經理審批后，在指定供方或品牌中采購，并于每月25日前直接與供方索取正式發票，核對無誤后按財務制度進行報銷。

　　6.2.3 CI產品采購資料的準備按《標識管理程序》進行。

　　6.2.4對B類物資的采購，須取得三家以上的相關資料，并將有關供方情況記錄在《物資申請報告》中，按權限進行審批。對于某種特殊物資(如兒童娛樂設施、健身器材等)，無法取得三家同類型產品的資料時，須在表中評估結論中注明。

　　6.2.5本部門無審批權限的物資采購(CI產品除外)均須填寫《物資申請報告》進行報批。

　　6.2.6采購人員在采購前，應檢查采購物資的審批資料是否完善，當審批資料不完善時應向部門經理報告，并按公司規定的審批權限補齊相關的審批手續后，再行采購或簽訂采購合同。

　　6.3物資的采購

　　6.3.1 A類物資的采購。

　　必須在指定的供方或指定的品牌中采購，無法在指定的供方或品牌中選購的情況，必須在《物資申請報告》"備注"注明，經品質管理部經理同意后方可采購。

　　6.3.2資產的采購。

　　6.3.2.1購買資產的審批權限按照"5.物資采購的審批權限"執行。

　　6.3.2.2檢測儀表的采購必須報品質管理部審核，其他資產采購超過審批權限的，必須先報以下相關部門審核：

　　A.家私、家電、服裝、車輛及配件報房產后勤管理部;

　　B.電腦及配件報總經理辦公室;

　　C.保安器材、工具報品質管理部;

　　6.3.3 CI產品及宣傳品的采購

　　6.3.3

　　.1 CI產品的采購參見《標識管理程序》執行。

　　6.3.3.2各部門宣傳品如需委托外界設計、制作，必須由總經理辦公室統一安排制作，并在報銷的發票上簽字確認后，方可辦理報銷手續。

　　6.3.4代客購物

　　顧客需要代購物品時，部門須填寫《居家服務情況記錄表》，分別注明材料費及服務費，材料費超過400元時，應直接向顧客收取現金，采購后將材料費發票交顧客，管理處只收取服務費。

　　6.4物資的驗收

　　6.4.1物資采購完成后，采購員應及時通知各物資的專項檢驗員、倉管員檢驗、入庫，填寫《進倉單》。

　　6.4.2對2000元以上的資產，由房產后勤管理部或委派人員到現場檢驗核實，并在《資產情況審核單》上簽字確認后，方可到財務管理部辦理報銷手續。

　　6.4.3對于不屬于資產的電腦配件、零件、備件等直接安裝使用的物品，由使用部門管理人員在《電腦軟、硬件故障維護記錄表》上簽字確認，可不填《進倉單》，未使用的須填寫《進倉單》。

　　6.4.4專項檢驗員驗收時，發現無標識、有受潮、水跡、油污、破損等異樣，必須打開包裝進行驗收;倉管員按照《物資申請單》對物資的數量進行驗收入庫。

　　6.4.5 檢驗出現不合格物資時，由檢驗者填寫《不合格物資處理單》，報部門經理，不合格物資的處理按公司相關規定執行。

　　6.4.6 采購完成后，有關文件記錄由使用部門經理指定專人收集、保管、存檔。

　　6.4.7如顧客有要求時，應在采購合同中增加條款，以明確顧客或其代表可到供方現場對采購物資或服務進行驗證。

　　6.5物資供方/品牌的增加及變更

　　6.5.1因公司服務質量要求，需要增加A類物資供方/品牌時，由使用部門根據該物資對服務質量的影響程度進行評價，填寫《A類物資供方或品牌變更申請表》，報品質管理部審批。

　　6.5.2對A類物資供方無法滿足公司服務質量要求，破產倒閉或搬遷、更名時，采購員負責填寫《A類物資供方或品牌變更申請表》，報品質管理部審批后，可以更改或取消該項物資供方資格。

　　6.5.3在指定品牌、供方處采購物資時，如購到偽劣商品，檢驗員需在一周內上報品質管理部，如一個月在某一供方處采購兩次以上偽劣商品或半年內出現四次偽劣商品，品質管理部將取消合格供方資格，在三天內通知到各部門，并會同有關部門選擇新的合格供方。

　　6.5.4各部門確定以定期結算方式的物資供方時，須由部門填寫《物資申請報告》進行評估，并簽定物資采購合同或協議，在結帳時需以市場平均價或合同協議價為標準，認真核對物資價格，無誤后方可結帳。合同期滿前需重新評估，填寫《物資申請報告》報相關職能部門審批，

　　6.5.5所有采購合同/協議必須包括以下條款：

　　"甲方嚴禁自己的任何員工接受乙方的禮品、娛樂性招待、金錢或其它形式的饋贈。乙方不得有任何饋贈或賄賂甲方人員行為，否則，甲方視為乙方違約，并將立即取消供方資格。"

　　6.5.6品質管理部應即時更新已評估的物資供方或品牌，以便各部門直接與供方進行聯系。

　　6.6物資供方/品牌的回訪

　　6.6.1財務管理部負責對各類物資指定供方進行抽查回訪，具體回訪方法按《采購行為回訪程序》進行，以了解采購人員的職務行為及各類物資價格的浮動情況，每季度公布一次常用物資參考價格。

　　6.6.2品質管理部負責每半年向各部門進行一次A類物資供方的調查。并將調查情況進行統計分析，提交管理評審。根據年底調查的統計分析情況來決定與

　　A類物資供方續簽合同，對調查情況普遍反映差的供方，不再續簽，由品質管理部負責進行市場了解選擇合格的A類物資供方。

　　6.7采購合同的簽訂

　　6.7.1簽訂所有物資采購合同均須按《合同管理程序》執行。

　　6.7.2以下幾種情況的物資采購必須簽訂合同：

　　A.采購的物資對服務質量影響較大，且該物資沒有獨立的保修單(卡)，必須以合同/協議形式進行保修條款的約定。

　　B.采購金額在兩萬元以上的物資，無論其是否有獨立的保修單(卡)，都必須簽訂合同/協議進行付款方式的約定。

　　7.支持性文件

　　**WY7.4-Z01-01 《采購行為回訪辦法》

　　**WY7.5.3-Z01 《標識管理程序》

　　**WY7.2.2-Z02 《合同管理程序》

　　8.質量記錄表格

　　**WY7.4-Z01-F1 《物資申請單》

　　**WY7.4-Z01-F2 《物資申請報告》

　　**WY7.4-Z01-F3 《不合格物資處理單》

　　**WY7.4-Z01-F4 《A類物資指定供方或品牌一覽表》

　　**WY7.4-Z01-F5 《A類物資供方或品牌變更申請表》

　　**WY7.4-Z01-01-F1 《采購物資供方回訪表》

　　**WY7.5.3-Z01-F1 《CI產品制作申請表》

　　**WY7.5.5-Z01-F1 《進倉單》

　　**WY7.2.2-Z02-F1 《合同登記表》

篇2：物業公司物資采購管理程序

　　物業公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：

　　5.4.1產品采購批準的要求。

　　5.4.2對產品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業績；

　　c)具有質量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：

　　a)質量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；

　　d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：學校后勤管理處物資采購及領用規定

　　學校后勤管理處物資采購及領用管理規定

　　為進一步提高后勤處管理水平，規范工作流程，建設數字化后勤，根據當前后勤處工作實際，經處委會研究，制定本規定。

　　一、物資采購

　　1、采購：

　?、藕笄谔幐骺剖倚栀徺I的物資由各科室提出書面采購計劃(一式兩份)，經科長簽字處室負責人批準后，提前兩天交綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　?、莆飿I需用物資由物業維修主管或后勤處倉庫管理員提出書面采購計劃經分管處長(或處室負責人)批準后，提前兩天報綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　?、菍W校其他處室(院系)需購買的物資，由購買人寫出申請經本處室及后勤處負責人簽字后，提前兩天報綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　　2、驗收：所購物資應嚴格履行三方驗收制度(即需用人、倉庫管理員、購買人對物資驗收無誤后采購計劃上簽字后方可入庫)和入庫發放制度。(購買的物資必須經過倉庫入庫后執行領用手續，特殊情況除外)

　　二、物資領用及管理

　　1、物業維修需用物資必須由物業維修主管到學校倉庫統一領取，其他人員未經批準不得隨意領用。物業領用的物資必須在一周內對物資使用情況進行說明，(到倉庫管理員處交回“物資使用說明表”)。物業對物資使用情況填寫“物資使用情況說明表”，經學校使用單位證明人簽字蓋章后交倉庫管理員)如未按規定時間進行情況說明，倉庫管理員可拒絕物資的再領用，出現不良后果由物業承擔全部責任并根據物業管理辦法進行相應經濟的處罰。

　　2、后勤處各科室需用物資的領用必須持“物資領用單”經科室負責人簽字分管處長審核后，倉庫管理員方可進行物資發放，手續不全的不得發放物資。

　　三、低值易耗品的管理

　　為加強對后勤處內各類物品的管理，各科室應安排專人根據學校固定資產管理辦法，對本科室內的低值易耗品進行登記造冊，登記后由處資產管理員進行匯總。各科在工作過程中應及時對各種設備或工具進行維護和保養，確保設施設備的正常使用，保證工作的正常開展。對使用過程中出現的物品損耗、報廢等其他原因，應及時報告資產管理員及時銷賬。

　　本規定自下發之日起施行。

　　后勤管理處

　　20**年1月1日

　　物資采購計劃表

　　序號

　　物資名稱

　　規格

　　型號

　　數量

　　進場日期

　　預算資金或

　　特殊說明

　　申報人： 日期： 審核： 日期：

　　物資使用情況說明表

　　物資名稱

　　使用數量

　　使用部位

　　使用情況說明：

　　維修人： 日期： 證明人： 單位：(章)

　　物資領用單

　　序號

　　物資名稱

　　規格型號

　　數量

　　備注

　　領用人： 日期： 科室負責人：