物業管理有限公司程序文件
--合同評審程序
1.目的
明確合同條款，保障供需雙方權益，為合同評審提供指引。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.定義
與產品有關的合同：包括A類合同、B類合同。A類合同是指物業委托管理合同和新服務項目合同;B類合同指常規服務項目合同。
一般合同：指物資采購合同、服務外包合同、特約商戶合同、房屋租賃合同等。
4.職責
4.1總經理負責物業管理合同的審批。
4.2分管總經理助理負責組織對新接管物業管理合同的評審。
4.3品質管理部負責組織A類合同的評審(除新接管物業管理合同)。
4.4各部門經理負責組織對一般合同的評審、簽定B類合同以及對新服務項目合同評審的報批工作，并予以落實。
5.方法和過程控制
5.1 在合同評審前明確顧客需求及合同意向，凡不清楚、不確定的要求要與顧客溝通以達成共識，并在合同中予以明確。
5.2判斷在質量、技術、價格、時間等方面滿足顧客要求的能力。必要時，顧客可參加我方的合同評審活動。
5.3對A類合同的評審
5.3.1對物業管理合同的評審
5.3.1.1新接管物業管理合同的評審
A.新成立的物業項目，由分管總經理助理負責與地產確定物業管理合同的相關條款。
B.在合同評審之前,由分管總經理助理組織公司相關部門及專業人員,對擬受托項目進行考察,包括物業項目的建設規模、建筑質量、物業配套設施、建筑結構、周圍環境、地理位置等方面。
C.根據考察資料以及委托方所提供的物業資料及技術資料,填寫《委托項目物業情況一覽表》，提交項目考察報告,分管總經理助理閱批。
D.在合同簽訂之前，分管總經理助理根據物業情況、委托管理方式、委托事項、結合我方服務計劃、項目合作目標和收費標準等，組織公司相關部門，以會議或分別合議的形式，就合同事項及合同條款進行評審，并將評審情況記錄在《策劃方案/合同評審記錄表》上，報總經理審批。合同確定后，由總經理負責簽定，合同原件交由總經理辦公室保存。
5.3.1.2與業主委員會簽訂的物業管理合同的評審
A.已成立業主委員會的小區/大廈，由管理處按照公司《物業管理合同》范本并結合小區實際情況進行修訂，并填寫《策劃方案/合同評審記錄表》與修訂樣本一并發送品質管理部審核，總經理審批后方可簽訂。
B.品質管理部負責協助管理處與業主委員會簽訂，簽訂后加蓋公司公章交總經理辦公室保存原件。
5.3.2新服務項目的合同評審
5.3.2.1新服務項目信息來源包括：一線員工與顧客接觸中反饋的信息、意見調查中反映的信息、顧客的投訴、建議、媒體等渠道的顧客信息。
5.3.2.2對顧客需求信息經過統計分析后，對擬提供的服務項目，由部門經理指定專人擬定服務方案。
5.3.2.3部門經理會同有關人員對擬提供服務所需的資源、技術能力、服務標準、價格等因素進行綜合評審，確定有能力提供并能滿足顧客需求時，將評審結果記錄于《策劃方案/合同評審記錄表》(需簽訂書面合同時附合同草案)發送品質管理部和財務管理部審核。必要時，品質管理部參與部門新服務項目的評審，報分管總經理助理批準后，方可簽約。
5.3.2.4合同簽訂后，如涉及合同履行的因素或條件發生變動，應由原評審部門組織有關人員再次進行評審并重新填寫《策劃方案/合同評審記錄表》發送品質管理部和財務管理部審核，經分管總經理助理批準后，方可簽約。
5.3.2.5運行三個月后部門應提交新增服務項目的實施評估報告，品質管理部根據部門的實施運行情況及效益，在經過驗證評估后，決定是否予以繼續實施或在公司范圍內推廣。
5.3.2.6某部門已評審通過的新服務項目(包括個性化服務項目)，其他部門如需采用，應發送品質管理部重新評審。
5.4對B類合同的評審
5.4.1 B類合同不需評審，由品質管理部根據需要予以更新。
5.4.2 常規服務項目合同，在以口頭方式接到要約時，須由部門指定人員確認能否滿足要求，并得到顧客認可。
5.5對一般合同的評審
5.5.1物資采購、服務外包、特約商戶等與供方簽訂的合同按相關程序執行。
5.5.2公司做為中介方的房屋租賃合同按公司相關規定執行，不再填寫《策劃方案/合同評審記錄表》。
5.5.3出租公司的物業或公司租賃其它物業的租賃合同，由租賃部門評審后填寫《策劃方案/合同評審記錄表》，與合同草案一起發送品質管理部和財
務管理部審核后方可簽訂。公司出租或租賃物業以公司名義簽訂，部門出租或租賃物業以部門名義簽訂。
5.5.4一般合同的條款必須符合合同管理程序要求的內容。
5.6各類合同必須按照《合同管理程序》予以登記保存。
6.質量記錄表格
**WY7.2.2-Z01-F1 《策劃方案/合同評審記錄表》
**WY7.2.2-Z01-F2 《委托物業考察報告表》
**WY7.2.2-Z01-F3 《委托項目物業情況一覽表》
**WY7.2.2-Z02-F1 《合同登記表》
篇2：公司合同簽訂及評審的有關規定
公司合同簽訂及評審的有關規定
為規范產品合同的管理，提高合同簽約及履行的質量，根據公司總經理層要求，現就合同的簽訂及評審程序重申有關規定如下：
一、合同的簽訂應遵循以下原則
1.所有的產品銷售(包括總成件)、采購物資均需訂立合同，并通過合同評審，報公司領導批準后執行。
2.合同生效后在執行過程中，發生用戶需要追加特求時，必須按規定進行評審。如沒有進行評審而造成的損失，對銷售、生產部門的直接當事者按損失比例的20 %進行扣罰，以此類推。
3.銷售合同洽談過程中，應明確技術、質量要求(可另簽訂協議);如沒有標注清楚技術、質量要求而造成的損失一律由直接責任者承擔。
4.用戶如提出指定外購件，必須在合同中標注名稱、產地及技術要求，并明確其產品質量責任由用戶負責。
5.合同在履行過程中如有變更特求項目，所有資料均以書面形式下發涉及部門和車間。任何部門或個人不得以口頭形式通知部門、車間。
二、合同評審要求
1.所有合同必須按公司頒發的Q/CD I-B-2000“合同評審管理程序”執行。
2.合同評審前，應準備下列文件資料：產品技術協議、用戶特殊要求檔案、用戶選裝清單、用戶指定件的質量承諾等，以供合同評審討論。
三、合同評審的組織
1.合同評審由職能部門牽頭組織進行會議評審，分管領導主持會議，生產(供應)、技術、質量、財務等部門有關人員參加評審，財務部門作好評審記錄。
2.參加合同評審會議的各相關部門負責人必須對需評審的合同進行認真審定。經過評定，各方無異議通過評審的，由參加人員當場在合同評審表上簽字認可，分管領導簽注同意的意見后方可加蓋公司的合同章生效。
3.在評審過程中，參評人員對條款有異議時，必須由職能部門有關人員負責答疑;當評審過程中，評審意見出現重大分歧時，由財務部門形成書面報告，報公司主要領導審批或最終裁決。
四、評審部門、人員及責任
參加評審的部門：
公司分管副總、銷售、生產(供應)、技術質管部、財務價格部的負責人及業務人員。
銷售部(生產部供應口)：
應及時送審需簽約的合同，原則上所有合同應在實際履行前評審完畢。特殊情況的合同在事后立即組織補評審。
生產制造部：
按照產品技術工藝要求、對采購的各種零部件產品的產出(供應)日期交貨能力予以審核、確定;
技術質管部：
對合同技術要求、技術標準予以審核、確定;對合同的質量條款、供貨單位的資質、驗收標準、售后服務以及質量保證期限予以審核、確定;
財務價格部：
負責對合同結算方式、付款期限、各類零部件價格及相關費用測定予以審核、確定。
五、合同訂立、履行過程中資料的保存
1.對已簽約的每一份合同原件，即雙方均已加蓋公章的生效合同(包括技術協議、質量協議、價格協議、用戶書面承諾資料、賒欠協議、劃帳協議以及用戶對合同數量、交貨期、價格、特求等方面要求變更的通知等所有具有法律效力和法律意義的資料)其中一份原件必須由財務部保管，其他部門均以復印件保存。
?、?銷售、采購合同：合同蓋章生效前，由業務員個人妥善保管;合同蓋章生效后、出具開票單據前，業務人員應將合同原件分別交銷售部、生產部(供應)及財務部專人保管，銷售部、生產部(供應)、以及財務部必須建立合同文本的臺帳，做好相應的記錄。財務部必須依法對照合同嚴格審核，并有專職人員審核后報公司領導審批。
?、?價格協議、劃帳協議、賒欠協議等應將原件交財務價格部保管，并督促執行。
?、?因所需資料不能按規定歸檔的，相關業務員按扣罰50元/次處理。如因資料遺失致使公司受到經濟損失的，將按損失金額的50%進行扣罰當事人。
3.各部門應根據各自需管理的資料，落實好具體保管人員，采取有效的措施，確保其保管資料的完整，以使提供查閱。
以上規定經公司總經理批準后執行。
篇3：房地產合同評審控制程序
1.目的
通過對合同評審的控制,明確顧客對產品的要求及公司具備滿足這些要求的能力,確保合同得以順利履行,滿足顧客要求。
2.范圍
本程序適用于公司合同的評審工作。
3.職責
3.1總經理工作部負責合同評審的綜合管理工作,對合同的合法性、有效性進行評審;
3.2策劃營銷中心負責房屋銷售、租賃、代建合同評審的組織、記錄以及合同的簽訂、修改等工作;
3.3財務與資產經營部對合同資金付款計劃、履行合同的資金運作計劃進行評審,負責融資合同評審的組織、記錄以及簽訂和修改等工作,;
3.4工程部負責對合同的工程技術可行性、安全性進行評審;
3.5審計部負責對合同的條款的嚴密性、屬實性進行評審。
4.控制程序
4.1房屋銷售合同的評審
4.1.1公司開發項目開盤前的銷售方案以及集團購買、金額超過1000萬元的房屋銷售合同采取會議評審的方式進行,在開盤前或合同簽訂前,由公司經營副總經理主持,策劃營銷中心組織工程部、財務與資產經營部、總經理工作部、審計部召開評審會,對銷售方案或合同草案進行評審:
a)策劃營銷中心負責提供銷售方案或銷售合同草案,并對其中的銷售方式、產權證書辦理要求以及對方資信程度等進行評審;
b)工程部對其中的銷售面積、工程項目的使用功能和質量標準及工程保修等條款進行評審;
c)財務與資產經營部對其中的銷售價款、付款方式等經濟條款進行評審;
d)總經理工作部對合同的合法性、有效性進行評審;
e)審計部對合同的嚴密性、屬實性進行評審。
策劃營銷中心負責評審會議的記錄,編制銷售方案或填寫"合同評審表",由參加評審人員填寫意見并簽字,交分管領導、總經理審批。
4.1.2零散房屋銷售合同的評審
對于散戶購買或者集團購買、金額在1000萬元以下的房屋銷售合同作為零散房屋銷售合同進行評審。
在合同簽訂前,由承辦人負責對合同草案內容對照已經批準通過的銷售方案進行評審,無異議時,辦理合同簽訂前的巡簽手續,執行Q/TZH-WI-005《合同管理制度》。
對于顧客的特殊要求或超出銷售方案的要求,應填寫合同評審表,講明這些要求,由策劃營銷中心、工程部、財務與資產經營部、總經理工作部、審計部進行書面評審,公司經營副總經理批準。
4.1.3對銷售合同中不明確或無法滿足的內容,由策劃營銷中心記錄,聯系顧客進行協調,達成一致。
4.2房屋租賃合同的評審
4.2.1 對公司物業的租賃方案及一次性租賃面積在1000平方米以上的房屋租賃合同采用會議評審方式進行評審,在方案確定或合同簽訂前,由策劃營銷中心組織工程部、財務與資產經營部、總經理工作部、審計部召開評審會,對租賃方案或合同草案進行評審:
a)策劃營銷中心對其中的租賃方式、承租人的有關要求、承租人的資信程度、租賃用途的合法性等進行評審;
b)工程部對合同所涉租賃房屋的質量和使用功能、維修條款等進行評審;
c)財務與資產運營部對其中的租賃價格、付款方式等經濟條款進行評審;
d)總經理工作部對合同的合法性、有效性進行評審;
e)審計部對合同的嚴密性、屬實性進行評審。
策劃營銷中心負責評審會議的記錄,填寫"合同評審表",由參加評審人員填寫意見并簽字,交公司分管領導、總經理審批。
4.2.2租賃面積在1000平方米以下的房屋租賃合同,在合同簽訂前,由承辦人組織相關部門對合同草案內容進行評審,辦理合同巡簽手續,執行Q/TZH-WI-005《合同管理制度》。
4.2.3對合同草案中不明確或無法滿足的內容,由策劃營銷中心負責聯系顧客進行協調。
4.3融資合同評審
4.3.1開發項目經過可行性研究和投資決策后,由財務與資產經營部負責根據"項目運作方案"中規定的融資方式和要求,聯系貸款人,洽談有關的融資事宜。
4.3.2在合同簽訂以前,由財務與資產經營部組織總經理工作部、審計部召開合同評審會,對融資合同草案進行評審。
a)財務與資產經營部對對方的資信程度、資金用款計劃、借款期限及利率、還貸資金來源及還貸計劃、雙方的權利與義務及違約責任等條款進行評審;
b)總經理工作部對合同合法性、有效性進行評審;
c)審計部重點對合同的嚴密性、屬實性和相關財務條款進行評審。
4.3.3財務與資產經營部負責評審會議的記錄,填寫"合同評審表",由參加評審人員填寫意見并簽字,交分管領導、總經理審批。
4.3.4對合同草案中不明確或無法滿足的內容,由財務與資產經營部記錄,聯系貸款人進行協調。
4.4代建合同的評審
4.4.1工程項目經過可行性研究后,在合同簽訂前,由策劃營銷中心組織工程部、財務與資產經營部、總經理工作部、審計部召開合同評審會,對代建合同草案進行評審:
a)策劃營銷中心負責對其中的代建方式、項目的經濟效益、社會效益以及對方資信程度等進行評審;
b)工程部對合同草案的規劃設計要求、房屋造價、使用功能要求、工程進度及質量要求、工程技術可行性和安全性等進行評審;
c)財務與資產經營部對其中的資金使用計劃、代建費用的收取方式及項目的財務分析等合同條款進行評審;
d)總經理工作部對合同的合法性、有效性進行評審;
e)審計部對合同的嚴密性、屬實性和相關財務條款進行評審。
4.4.2財務與資產經營部負責評審會議的記錄,填寫"合同評審表",由參加評審人員填寫意見并簽字,交分管領導、總經理審批。
4.4.3對于合同草案中不明確或無法滿足的內容,由財務與資產經營部記錄,聯系對方進行協調,達成一致。
4.5通過評審,應確保合同草案或評審方案的內容達到:
a) 條款完備可行,雙方的權利與義務明確;
b)內容合法有效,用語規范嚴密;
c)確保顧客合理需求得到完整體現;
d)公司具備滿足顧客要求的能力。
4.6合同的簽訂
4.6.1經過評審通過的合同草案,由承辦部門依據Q/TZH-WI-005《合同管理制度》的規定,進行合同簽訂前的巡簽,與顧客正式簽訂合同。
4.6.2合同簽訂后,由合同承辦部門將合同正本交總經理工作部存檔,副本送交財務與資產經營部、工程部等相關部門。
4.7合同的變更
4.7.1對顧客提出的合同變更由承辦部門填寫"合同履行跟蹤表",說明變更內容和理由,由原相關評審部門、分管領導、總經理審批后,及時下發相關部門執行。
4.7.2對公司提出的合同變更,由承辦部門負責通知顧客,并及時征求顧客同意后,辦理合同變更手續。
4.7.3合同重大變更應重新組織相關部門評審。
4.8 合同的解除
4.8.1根據合同規定的解除條件、開發經營的實際和顧客的要求,進行合同解除。
4.8.2合同承辦部門填寫"合同履行跟蹤表", 說明合同解除原因,由原合同評審部門審核簽字后,交分管領導、總經理審批,由承辦部門負責通知顧客,辦理合同解除手續。
&nbs p; 4.8.3總經理工作部負責指導承辦部門辦理因合同變更和解除而涉及的違約索賠工作,重大合同變更和解除的違約索賠應由承辦部門會同總經理工作部共同進行。
5.質量記錄
5.1 QR04-01 合同評審表
5.2 QR04-05 合同履行跟蹤表
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-005 《合同管理制度》