物業管理有限公司程序文件

　　--合同管理程序指引

　　1.目的

　　為合同的訂立、履行、保管提供指引，降低法律風險，規范公司及各部門的合同管理。

　　2.范圍

　　適用于公司或公司某部門作為一方當事人的所有合同和合同管理的各個階段。

　　3.職責

　　3.1總經理辦公室是公司的合同管理部門。

　　3.2以公司名義簽訂的合同由總經理辦公室負責管理。

　　3.3以部門名義簽訂的合同由本部門負責管理。

　　4.方法和過程控制

　　4.1合同的訂立

　　4.1.1合同的訂立應遵循以下原則：

　　4.1.1.1事前簽訂原則

　　所有合同或協議應在依照本程序完成訂立、審核、簽署、生效后才予以履行，不應未簽合同即先行履行。

　　4.1.1.2合同審核原則

　　所有合同或協議需依照本程序相關條款所規定的程序報批,不得在合同內容未經審核的情況下即擅自簽訂或者直接報簽。采用合同標準文本或者政府有關部門制定的合同文本，且合同當事人對合同條款沒有提出增加或者刪減的合同，可作為本原則的例外。增加補充條款的，視為對合同條款的增加或者刪減。

　　4.1.2合同內容

　　4.1.2.1合同內容一般應包括但不限于以下條款：

　　A.當事人的名稱或者姓名、住所、電話;

　　B.標的;

　　C.數量;

　　D.質量;

　　E.價款或者報酬;

　　F.履行期限、地點和方式：買賣合同以及其他涉及標的轉讓(所有權、使用權或占有權轉讓)的合同，應以公司或項目所在地為合同履行地;在公司為付款方時，應將付款時間與對方當事人履行義務的時間相結合，若對方履行義務時間較長，應盡量選擇分期付款的方式。采購、工程、勞務類合同合同期不得超過1年，以利于定期對其進行評估。

　　G.違約責任：包括構成違約的條件、不構成違約的除外條件、承擔違約責任的方式等;

　　H.解決爭議的方法。

　　4.1.2.2根據合同性質與客觀需要，合同內容還可以有保修、保密、驗收、風險、權利歸屬等條款：

　　A.工程合同、買賣合同等，在公司為付款方時，應有保修條款;

　　B.涉及知識產權(包括商業秘密)的合同，應有保密條款和權利歸屬的條款;

　　C.涉及標的轉讓(所有權、使用權或占有權轉讓)或成果移交的合同，應有驗收條款和風險承擔或轉移條款。

　　4.1.2.3合同內容應具體、確定，能明確界定各方當事人的權利、義務;客觀情況在簽約時確實無法明確規定的，應規定能明確權利、義務的依據。

　　4.1.3合同的草擬

　　4.1.3.1合同由經辦人員負責草擬，公司已制訂并實施合同標準文本的，應采用標準文本。

　　4.1.3.2采用合同標準文本的，經雙方協商，可以對標準條款進行修改，也可增加補充條款，但必須履行合同報批手續。

　　4.1.3.3 政府有關部門有強制性規定的，可采用所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采用合同標準文本的業務，應參照以往的合同或最相類似的合同標準文本或合同示范文本另行擬定合同。

　　4.1.4合同的報批

　　4.1.4.1合同報批前，經辦部門須對對方的主體資格、履約能力、資信情況、恪守合同的信譽狀況及背景等進行審查，并保存加蓋公章的營業執照復印件和相關資格證明。

　　4.1.4.2經辦人員應將草擬好的合同分別報部門經理及公司相關部門審批，各審批部門應在各自職權范圍內對合同提出書面修改意見，經辦人員根據修改意見整理出最終的合同文本。

　　4.1.4.3不同性質、類別和內容的合同，審批程序可以有差異，但在合同范本有修改的情況下或公司沒有形成范本的、涉及總金額在5000元以上的合同，

　　必須經過法律人員審核。并且將法律人員審核過的合同作為同類合同的范本，由總經理辦公室存入"合同范本庫"。所有涉及款項收付的合同均須有財務人員審核。

　　4.1.4.4各管理處可以根據實際需要，對B類合同的范本動議更改，填寫《文件更改申請表》由部門經理簽署意見后報品質部和法律人員審核，總經理辦公室審批并備案。然后由申請部門在本部門范圍內使用。

　　4.1.5合同的簽署

　　4.1.5.1 物業委托管理合同、公司與其它方簽訂的保險及法律合同、公司統一結算的A類物資及其它采購合同、電梯維護保養合同、小區改造施工合同、出租公司的物業或公司租賃其它物業的租賃合同、新管理處成立前管理處有關業務合同及其它由公司職能部門經手簽訂的合同，均以公司名義簽訂，加蓋公司印章。其他合同以業務部門名義簽訂，加蓋業務部門公章。

　　4.1.5.2對于以公司名義簽定,對方須由法人代表或經法人書面授權的業務負責人親自簽約，法人授權書須與合同一同由總經理辦公室保存。

　　4.1.5.3各審核部門在合同審批表上均簽字同意后，經辦人員負責辦理合同簽章手續。合同規定由雙方代表簽字并蓋章生效的，應先由公司代表(法定代表人或者法定代表人委托的代理人)簽字，然后報公司總經理辦公室蓋章，未明確加蓋公章的，應盡量蓋合同專用章。

　　4.1.5.4公司合同專用章由公司總經理辦公室主任負責保管，除非公司法定代表人或者總經理簽字同意，否則不得向任何人出借。合同內容在一頁以上的，應在每頁加蓋騎縫章。條件允許的，每件合同應保證公司擁有兩份原件。

　　4.1.5.5部

　　門對外簽訂合同必須由部門經理簽約，如經理出差、假休原因應委托分管總經理助理簽約，不允許向下授權。

　　4.1.5.6體系文件中格式化協議或合同、顧客委托租賃協議，可以長期授權形式(書面授權書)指定專人負責簽約。

　　4.1.5.7合同一般應由雙方同時簽字蓋章;不能同時簽字蓋章的，應避免我方先行簽字蓋章;對方簽字蓋章應在我方報批審核程序結束之后進行。

　　4.2合同的履行

　　4.2.1合同訂立之后，經辦部門與經辦人員負責對合同的履行進行跟蹤;財務部負責對合同的收、付款內容進行監督;公司其他相關部門應對合同的履行給予必要的協助。

　　4.2.2經辦人員應密切關注合同的履行情況，按照合同規定及時行使我方的權利，全面履行我方的義務，特別是對應收、應付款須及時報批結算，不得擅自延期履行。

　　4.2.3合同訂立后，因客觀條件發生變化需變更合同內容，或者對方提出變更要求的，經辦人員應及時向部門經理請示，依照合同訂立的有關程序辦理報批，另行簽訂合同或補充合同。

　　4.2.4合同訂立后，對方當事人提出把合同的全部或者部分義務轉讓給第三人的，或者我方需要將合同的全部或者部分權利、義務轉讓給他人的，需由經辦人員按照合同訂立的有關程序辦理報批，另行簽訂合同或補充合同。

　　4.2.5在合同當事人發生或可能發生違約時，或者發生與合同有關的爭議時，經辦人員須及時向部門經理報告并知會公司相關部門，由公司相關部門協商并請示公司領導決定依法采取何種措施。

　　4.2.6合同的解除

　　4.2.6.1合同當事人提出解除合同或因客觀條件發生變化(如不可抗力)需要解除合同的，參照合同訂立的有關程序辦理審批手續，合同當事雙方須就合同解除另行簽訂合同或補充合同。4.2.6.2合同一方當事人提出合同約定的解除合同條件成就，據此要求或通知或以其他方式解除合同的，經辦人員應立即報部門經理并知會公司相關部門，以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。

　　4.3合同的保管

　　4.3.1合同保管應遵循下列原則

　　4.3.1.1及時歸檔原則;

　　4.3.1.2完整保存原件原則;

　　4.3.1.4便于查找原則。

　　4.3.2合同保管的范圍應包括但不限于以下內容：

　　4.3.2.1合同(包括附件);

　　4.3.2.2合同評審的相關記錄;

　　4.3.2.3合同訂立與履行過程中的所有書面材料。

　　4.3.3合同保管部門

　　4.3.3.1公司業務部門在職權范圍內，對以本部門名義簽訂的合同原件進行保管。

　　4.3.3.2公司總經理辦公室負責以公司名義簽訂的合同的保管工作。因履行合同進行款項結算而發生的單據由公司財務部負責保管。

　　4.3.3.3公司各業務部門以本公司名義對外簽訂合同時應當一式兩份(含一式兩份)以上，公司總經理辦公室備份一份合同原件，業務部門保留一份影印件存檔，其他由合同其他當事人和政府部門持有(具體份數根據合同當事人和需要報批部門數目確定)。

　　4.3.3.4財務部可保存有付款內容的合同影印件;其它部門因業務需要，可經公司總經理辦公室主任批準保存有關合同復印件。

　　4.3.4合同的歸檔

　　4.3.4.1經辦人員對合同履行過程中的各種材料，除款項結算與收、付款等原因而必須提交合同其他當事人或者公司其他部門的材料外，所有材料應在合同履行過程中作為合同附件及時妥善歸檔;并在發生糾紛需要法律人員協助解決時，按要求將有關材料提交公司總經理辦公室。

　　4.3.4.2與履行合同有關的材料必須提交給其他當事人且公司沒有備份的，經辦人員應保留影印件并按4.3.4.1的規定處理。

　　4.3.4.3各部門合同管理員負責保管應由本部門保存的所有合同，并依照《合同登記表》進行分類、編號、登記、存檔，保證存檔的合同內容完整，便于管理。

　　4.3.4.4所有合同均應永久保存。

　　4.3.5合同的使用登記

　　4.3.5.1合同在歸檔之后，公司各部門調閱、復印合同須向總經理辦公室申請，并在《借閱登記表》中進行登記。;絕密級合同的調閱，須經總經理辦公室主任與調閱者所在部門經理簽字批準。

　　4.3.5.2歸還被調閱的合同時，合同管理員應當場檢查合同是否有損壞、涂改或缺失，并予登記，由調閱者簽字確認;如合同有被損壞、涂改或缺失的情況，合同管理員應及時登記并向總經理辦公室主任及調閱者所在部門經理做出書面匯報。

　　4.3.6合同的保管形式

　　4.3.6.1合同檔案保存形式為文本原件。

　　4.3.6.2為研究和借鑒需要，絕密級以外的合同可在保存文本原件的同時，由總經理辦公室負責以電子文檔形式存放，并設定訪問權限。

　　4.3.7合同的保密

　　4.3.7.1各部門應根據合同的重要性，將不同性質和內容的合同劃分適當的密級。

　　4.3.7.2合同密級一般分為絕密、機密和保密三級。絕密級合同僅限公司高層領導和為正常經營管理而必須知悉合同內容的人員知悉;機密級合同僅限公司中層領導以上人員和為正常經營管理而必須知悉合同內容的人員知悉;其他合同為保密級，除為正常開展業務所需外，不得對外傳播(集團內各公司之間的交流除外)。

　　4.3.7.3合同經辦人員、合同管理員對合同的保密負責;所有有條件知悉合同內容的人員都應按密級要求對合同內容予以保密。

　　4.3.7.4經辦部門須在合同扉頁上注明本合同的密級。

　　4.4.公司總經理辦公室可根據公司合同管理的需要，會同相關職能部門就公司某類合同管理制定具體實施辦法。

　　5.質量記錄表格

　　**WY7.2.2-Z02-F1 《合同登記表》

　　**WY4.2.3-Z01-F5 《借閱登記表》

篇2：勞動合同管理程序

　　1.總則

　　1.1勞動合同是根據《中華人民共和國勞動法》和國家有關勞動法規的規定,由公司與轉正員工在雙方平等協商、一致同意的情況下為建立勞動關系而簽定的勞動協議。為了加強對勞動合同的管理,特制定此項制度。

　　1.2勞動合同簽訂后作為人事檔案進行管理。勞動合同屬公司秘密級資料,由行政部指定專人按照公司保密制度進行。

　　1.3勞動合同的管理分為勞動合同的簽訂和勞動合同的解除。

　　2.勞動合同的簽訂

　　2.1公司勞動合同實行一年一簽。

　　2.2勞動合同包含以下基本內容:

　　1)基本情況--合同雙方的稱呼,即企業名稱和職工的姓名。

　　2)勞動合同期限--規定合同的有效期。

　　3)工作內容--員工的工作時間,崗位職責及應遵守的有關守則。

　　4)勞動保護和勞動條件

　　5)勞動(來自:m.airporthotelslisboa.com)報酬

　　6)社會保險和福利待遇。

　　7)勞動紀律--規定員工如違背合同應受到的處罰措施及程序。

　　8)勞動合同變更、終止、續訂和解除條件。

　　9)違反和解除勞動合同的責任。

　　10)簽署:由員工親筆簽署,公司法定代表人簽章,加蓋公司公章。

　　11)律師見證:由律師見證后簽字并加蓋律師見證章。

　　2.3簽訂勞動合同的程序

　　2.3.1可使用公司格式勞動合同,雙方須協商另立的條款可簽訂補充協議。

　　2.3.2正式簽訂勞動合同、補充協議及公司保密協議,雙方簽字蓋章。

　　2.3.3律師加蓋見證章。

　　3.勞動合同的解除

　　3.1勞動合同解除的條件

　　3.1.1自然解除:合同到期、簽訂合同人死亡或公司破產,自然解除。

　　3.1.2中途解除

　　3.1.2.1雙方協商一致,可以提前解除勞動合同;

　　3.1.2.2員工主動提出辭職;

　　3.1.2.3員工在試用期間被證明不符合錄用條件的;

　　3.1.2.4嚴重違反勞動紀律和公司規章制度的;

　　3.1.2.5嚴重失職、營私舞弊,給公司造成重大損害的;

　　3.1.2.6被依法追究刑事責任的;

　　3.1.2.7員工患病或非因工負傷,醫療期滿后,不能從事原工作也不能從事公司另行安排的工作的;

　　3.1.2.8員工不能勝任工作,經過培訓或調整崗位后仍不能勝任工作的;

　　3.1.2.9勞動合同訂立時所依據的客觀情況發生重大變化,致使原勞動合同無法履行,經雙方協商不能就變更勞動合同達成協議的;

　　3.1.2.10甲方瀕臨破產進行法定整頓期間或者生產經營發生嚴重困難,符合國家有關規定確需裁減人員。

　　3.2員工有下列情形之一的,不準或暫時不準辭職。

　　3.2.1公司重要工作尚未處理完畢,須由該員工繼續處理,或該員工辭職將對工作造成較大損失或不良影響的。

　　3.2.2由公司出資培訓、進修或由公司負擔學費參加業余學習,服務期限未滿的。

　　3.2.3正在接受公司審查,有經濟或其他問題上未做結論的。

　　3.2.4其他原因暫不宜辭職的。

　　3.3勞動合同解除程序

　　3.3.1員工自動辭職,必須提前半個月書面報告公司行政部,公司因工作事由與員工解除勞動合同,必須提前半月向被該員工發出書面通知。管理層人員須提前一個月。

　　3.3.2員工進行工作交接,管理人員和財務部門的所有人員在辦理離職前應進行離任審計。

　　3.3.3員工填寫員工離職清單,并由本部門負責人,公司領導簽字。

　　3.3.4財務結算。員工解除勞動合同須結清所有財務往來帳目后結算工資,由公司提出解除勞動合同的已轉正員工除支付員工工作期工資外,應每年多支付一月工資以作補償,自動辭職員工和試用期員工不享受此款。

　　3.3.5填寫勞動合同解除表。

　　3.4離任審計內容

　　3.4.1工作審計

　　3.4.1.1外聯關系的交接。凡工作涉及的外聯關系,包括聯系人、聯系方式、聯系地址都應有所交接,對重要的外聯關系進行引見。

　　3.4.1.2重要的工作文件的交接

　　3.4.2財務審計

　　3.4.2.1資金收支的審計

　　3.4.2.2資產管理的審計

　　3.4.2.3個人和公司債權債務的審計及清理

　　3.4.3離任審計小組

　　對需要進行離任審計的人員,由行政部、財務部、離職員工所在部門組成離任審計小組進行審計,在完成審計內容的工作后,由行政部確認方可辦理離職手續。

篇3：合同管理標準作業程序

一、目的
規范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序，確保公司利益、信譽得到保障。

二、適用范圍
適用于物業部所有合同的管理工作。

三、職責
1、總經理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。
2、行政部負責公司所有合同的審核、監管及歸檔（員工勞動合同除外）。
3、人事部負責公司員工勞動合同的審核、監管及歸檔。

四、程序要點
1、合同管理的范圍：包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同。
(1)對外提供服務的合同，包括以下幾類：
①開發/建設單位或業主委員會委托進行物業管理的合同；
②投標書；
③對外租賃合同；
④公司承諾提供的常規服務和管理；
⑤顧客（業主、住戶或其他委托方）委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養、清潔、搬運及其他有償服務的合同；
⑥公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同；
⑦其他對外提供服務的合同。
(2)對外委托服務的合同，包括以下幾類：
①采購合同；
②招標合同；
③勞動合同；
④公司委托顧客（供應商或其他受委托單位）進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養、清潔、搬運等合同；
⑤其他須進行對外委托服務的合同。
2、合同的形式包括以下幾種形式
(1)書面的和非書面的。
(2)協議或其他法規性文件的規定和要求。
(3)規范合同和格式合同。
(4)口頭承諾。
(5)招、投標書。
3、合同的制定
(1)一般情況下由合同的執行部門負責制定，其內容包括以下條款：
①標的；
②數量和質量（或工作內容）；
③價款或酬金；
④履約期限、地點方式及其他履約條件；
⑤合同終止條件；
⑥違約責任；
⑦專用合同約定的其他必要條款。
(2)各種合同若有合同范本，可依照全同范本填寫或修改各項條款。
4、合同的評審
(1)評審權限：
①標的在10萬元以下的合同，由總經理委托分管副總經理組織合同執行部門及及行政部經理進行評審；
②標的在10~50萬元的合同，由總經理組織有關人員進行評審；
③標的50萬元以上的合同，由董事會進行評審。
(2)評審內容：
①對外提供服務合同的評審內容：
——公司的履約能力；
——顧客提供的價格；
——合同的風險；
——合同的條款是否明確；
——合同是否合法；
——合同的社會效益；
——其他需要評審的內容。
②對外委托服務合同的評審內容：
——分供方的履約能力；
——分供方提供的價格；
——分供方的信譽；
——分供方提供服務的售后服務；
——合同的條款是否明確；
——合同是否違法；
——合同的風險；
——合同履約監控能力；
——其他需要評審的內容。
5、合同的簽署與生效
(1)合同經評審合格，由總經理簽署。非書面的合同除外。
(2)經總經理簽署的合同按《印章管理標準作業程序》辦理蓋章審批手續。
(3)所有書面合同均須加蓋公司印章，合同頁數一頁以上的必須加蓋騎縫章。
(4)經簽署并加蓋公司印章的合同正式生效，需公證的合同，經公證后生效。
(5)公司承諾提供常規服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條塊的限制。
(6)生效的合同原則上一式肆份，公司與顧客各兩份，需進行公證的報公證機關一份備案。
6、合同的編號與歸檔
(1)書面合同統一進行編號，編號的方法按《檔案管理標準作業程序》辦理。
(2)一般情況下書面合同由公司行政部統一歸檔（經總經理審批同意，由其他部門保管的除外），歸檔方法按《檔案管理標準作業程序》辦理。
(3)行政部歸檔合同原件，合同履行完畢或需分階段付款的，報財務部存檔