1.0目的
1. 1 本程序規定了物資(服務)的采購和供應商管理要求，以便確保采購的物資(服務)符合規定要求。
2.0適用范圍
2. 1 本程序適用于公司對物資(服務)的采購和供應商管理。
3.0職責
3.1 采購工作由行政人事部為歸口負責部門，各部門與各單位必須指定物資采購專責。
3.2 物資采購專責負責每月物資采購單的填報工作。
3.3 各部門或各單位負責人為其部門物資采購計劃的一級審核責任人。
3.4 行政人事部負責人負責采購計劃的審核工作，財務部負責采購資金審核。
3.5 行政人事部采購員負責每月物資采購工作。
3.6 各管理處倉管員負責采購物資的驗收入庫工作。
3.7 經營部負責對服務分包方的選擇和統一管理。
4.0 程序要點與實施
4.1 物資供應商的選擇
4.1.1 財務部負責建立相對穩定的物資供應渠道，與具備一定規模、信譽較好、商品價格合理、有較可靠質量保證的公司和商店保持較為緊密的聯系，以便在價格、質量及售后服務上得到優惠。
4.1.2 實行供應商信息登記。由采購員負責把有關供貨單位的名稱、帳號、地址、業務范圍、聯系電話及聯系人等作好登記，并注意收集商品價格信息，每季度開展一次，并填報《物資采購供應商檔案》。
4.1.3實行供貨信息登記。定期對供應商的供貨質量、價格、售后服務等方面進行評定，能夠提供質優價廉及良好售后服務供應商作為合格供應商，做好記錄，與之建立較為密切的聯系;相反，對商品質次價高或售后服務較差的供應商將取消聯系。每季度開展一次，并填報《供應商評審記錄》。
4.1.4公用品按照集團公司指定物資供應商進行采購。
4.2 采購過程控制
4.2.1填寫采購計劃
a)各部門和各單位物資采購專責，首先盤查庫存量，按照《倉庫管理規定》中庫存的標準進行審核填報《物資采購計劃單》，報部門負責人或單位負責人審核簽字。
b)各部門和各單位物資采購專責于每月3日前將《物資采購計劃單》同時附上上一個月的庫存盤查表交行政人事部、財務部進行審核后每月4日報總經理審批，如是新增物品或當月計劃量超過額定標準的，須在備注欄注明原因。
4.2.3 倉管員在每月16日后對采購物品進行驗收入庫。對于驗收不合格品，返回行政人事部處理。
4.2.4緊急采購
對于因特殊事由需緊急采購的物品，由各部門物資采購專責填報《緊急采購計劃單》，同時附上采購事由專項說明，報部門負責人審核，行政人事部、財務部審核后，報總經理審批后執行。
4.3 服務分包方的選擇、管理由經營部按照《招投標管理制度》、《經濟合同評審作業規程》有關規定進行。
4.4 對違反本程序規定者，處罰RMB 100-500元。
5.0 引用文件和記錄表格
5.1 《招投標管理制度》
5.2 《經濟合同評審作業規程》
5.3 《物資采購計劃單》
5.4 《物資采購供應商檔案》
5.5 《物資采購供應商評審記錄》
5.6 《緊急采購單》
篇2：物業公司物資采購管理程序
物業公司物資采購管理程序
1.0目的
對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。
2.0適用范圍
適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。
3.0職責
3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。
3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。
3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。
3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。
3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。
4.0定義
4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：
4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。
4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。
4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。
4.1.4D類：緊急物品采購。
4.1.5E類:所有經常性采購的物品。
4.2供方：提供產品的組織或個人。
示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。
注1：供方可以是組織內部的或外部的。
注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。
5.0工作程序
5.1物資采購的審批
5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。
5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。
5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。
5.2采購實施
5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。
5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。
5.3采購物資的驗證方式
5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：
a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；
b)由本公司在供方現場實施驗證；
5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。
5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。
5.4采購信息
采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：
5.4.1產品采購批準的要求。
5.4.2對產品的驗收要求。
5.4.3適用的質量管理體系要求。
5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。
5.5公司的采購文件
文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。
5.6對采購物資供方的評價
5.6.1合格供應商的條件
a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；
b)具有良好的供應物資業績；
c)具有質量保證能力的證明（必要時）；
d)價格合理；
e)服務良好。
5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。
5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：
a)質量管理體系認證證書；
b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；
c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；
d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；
e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。
5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：
a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；
b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；
c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；
d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。
e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；
5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。
5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。
5.7對合格供方的定期復評
行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。
6.0相關文件
6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01
7.0質量記錄
7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01
7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02
7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03
7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04
7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05
7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06
7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07
7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08
篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序
酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序
現各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據的傳遞效率，特規定以下程序：
備忘錄的傳遞：
各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經理的簽字，交總經辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經辦，由總經辦遞交總經理批閱后，總經辦負責向各部門下發、專遞，如有修改，總經辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。
采購單的傳遞：
各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經理審批，審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。
文件的傳遞：
各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱，辦公室按照總經理批閱的內容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內容交辦公室，由辦公室向總經理匯報并保存。
周會紀要的傳遞：
每周的周會紀要，由總經辦整理打印后，按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。
EOD檢查整改：
每天的EOD檢查記錄，由總經辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經辦整改結果，總經辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協助的，必須書面反饋總經辦，并且在第二天的早回上匯報和協調；
緊急文件和單據的傳遞：
當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經理，按照總經理的意見處理。
自行傳遞的內容：
各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。