公司采購管理控制程序（五）

　　一、目的：為合理和有效率地利用公司的資金資源，減少不必要的浪費和損失，提高采購質量，服務公司的產品實現過程，降低生產成本，確保產品的質和量，提高企業的經濟效益。

　　二、適用范圍：產品實現過程一切原輔材料的采購工作及公司配套產品外購工作，外加工產品原輔材料采購工作及專賣事業統一形象外發材料的采購工作。

　　三、職責與權限：

　　3.1負責組織相關部門對合格供方的選擇與評定；

　　3.2負責組織對合格供方提供的樣品進行檢驗、評估與驗證，并參與對采購的原輔料和貨物樣品進行監督和封存。

　　3.3根據采購依據負責實施采購合同的談判和簽訂。

　　3.4負責采購合同所規定事項的執行、全程控制和監督。

　　3.5負責參與原輔材料及貨物質量控制過程中檢驗，評定與分析。

　　3.6負責采購合同執行過程中質量事故和違約事宜的追蹤、實施談判與處理。

　　3.7負責采購合同執行完畢并配合財務部付款及對付款情況實施監督。

　　3.8負責根據實際生產和經營需要貨物的質和量進行采購，配合生產、經營需要，確保質量和生產經營需要。

　　四、合格供方評定：

　　4.1要采購優質的原輔材料及貨物，重要的工作是慎選合格供方。

　　4.2合格供方必須具備供貨產品的生產資格、質量依據、有關手續。

　　4.3根據生產及經營需要，在不同的合格供方提供同類原輔料和貨物的情況下，采購人員應負責組織質管部、生技部和實際用料部門的相關人員進行質量資格評審和認定。

　　4.4合格供方必須是同類產品生產廠家的佼佼者，具備按時交貨的生產能力，最重要的是應具備質優價廉的基本條件。

　　4.5合格供方的產品必須是經質檢部門檢驗合格或委托有檢驗資質的機構檢驗合格的產品，并經公司實際生產使用證明供方產品質量優良者優先。

　　4.6必須采用科學的辦法，合理的檢驗手段來進行分析而確定每一種合格原輔材料及所需貨物的合格供方。

　　4.7對合格供方必須采用"貨比三家"的傳統方法，用不帶偏見的主導思想、實事求事的態度并根據供方的產品質量、服務方式、企業信譽及一貫實際交往的表現來評定合格供方。

　　4.8合格供方的選擇必須采用擇優汰劣的市場競爭原則，同類產品可供選擇的合格方必須同時評定二至三家，以達到物美價廉的最佳效果的目的。

　　4.9質優的合格供方應在付款時給予優先；對質差的供方經通知改進，質量沒有明顯改善的則應給予刪除合格供方資格的處罰，以觀后效。

　　4.10每半年應由經營部組織質管部、生技部及相關人員參加評定會議，重新評定合格供方的資質問題及重新確認合格供方。

　　4.11穩定的原輔材料及經營所需貨物的合格供方是降低企業質量管理成本的重要因素，未經公司有關部門及相關人員討論通過，未經公司有關領導批準，采購人員無權自行決定取舍合格供方。

　　4.12合格供方的評定必須通過相關部門、相關人員的專門評定分析并形成決議，由相關人員簽名確認，并經有關領導批準執行。

　　4.13公司外購配套產品和自行采購原輔材料委托外加工的產品的合格供方的評定按本評定方法有關規定執行。

　　五、采購依據

　　5.1根據對市場的分析和判斷，公司決策投產的新產品所需原輔材料。

　　5.2根據產品開發部新產品試產試制所需的原輔材料。

　　5.3根據公司下達的產品生產計劃任務所需的一切原輔材料。

　　5.4根據經營部專賣事業所需的一切整體形象所需的材料。

　　5.5根據公司生產經營所需要的其它配套產品。

　　5.6根據公司委托外加工所需的原輔材料。

　　5.7所需采購的原輔材料及貨物均必須按實際需要的質和量。

　　5.8所有采購依據必須有充分的授權和文字確認。

　　六、控制程序：

　　6.1 根據公司計劃和下達的生產任務所需的原輔材料及貨物，通知已通過評審確認的二至三家合格供方提供樣品和報價。

　　6.2不同的合格供方提供的同類原輔材料及貨物，在通過提供樣品或生產實踐證明質量優質的情況下，并經質管部評定分析；確認后的合格供方，應用比價格、比服務、比信譽的方法擇優錄取。

　　6.3合格供方確認前其采購品種的質量必須經質管部、生技部，及用料部門的相關人員協商認可并書面確認。

　　6.4采購合同談判均需具備同時二人以上的參與，采購合同凡是在公司所在地簽定的必須由我方提供合同文本，在外地簽訂有條件的應采用我公司的合同文本。

　　6.5合同簽訂前應向合格供方聲明公司的采購原則：我方要求供方提供質優價廉的產品；我方不希望用比別人高的價格來購買供方同樣質量的產品，要求合格供方必須在這一點上做出承諾，違反這一點我方將有權采取懲罰辦法。

　　6.6合同簽訂前，有提供樣品檢驗的應由質管部負責組織評定分析確認質量并把樣品封存，封存的樣品作為貨到后質管部進料檢驗的依據，經產品開發部試產的產品應具備試用報告及確認結果。

　　6.7經常業務往來的合格供方原則上也應按6.5條款執行，如果沒有條件或沒有必要按6.5條款執行的合格供方則應由質管部、生產技術部、產品開發部相關人員簽名給予確認。

　　6.8對于客戶訂單的原輔材料采購及其它采購工作，也應按本控制程序執行，必要時應先經產品開發部試作樣衣由客戶確認封樣后方可實施采購計劃。

　　6.9簽訂采購合同時應明確價格及付款辦法，質量保證要求、技術標準、驗收條件、運輸方式、到貨時間等需求雙方權益保證的相關內容，一并在合同中填寫清楚，以防不必要的糾紛。

　　6.10合同必須一式四份，合格供方、經營部、財務部

、原輔料倉庫各存一份，并且要求是原件，復印件無效。

　　6.11所有采購合同的簽訂均必須遵照本控制程序執行，報經公司有關領導人以文字確認的方式批準后執行，條件不允許電話批準的應補辦文字確認證明。

　　6.12合同簽訂后由采購人員負責監督合同的執行，并把有關信息通知相關部門，以便滿足公司生產和經營的需要。

　　6.13對部分不直接影響產品質量的輔料，可由經營部直接授權原輔材料倉庫，填寫《臨時采購要求》單，送經營部主管或采購人員簽名確認呈總經理批準后直接采購，但合格供方必須具備本程序規定的資格評定和已由采購人員商討并經總經理確認批準的價格。進貨時也應經質管部進料檢驗合格后方可放行投入使用。

　　6.14采購貨物到達公司前應事先通知倉庫做好收貨準備，到達公司后應由原輔材料倉庫管理員按其提供的貨單與采購合同核對，確認無誤進倉堆放，同時報質管部要求檢驗和驗證。

　　6.15進料檢驗員驗收的標準是按樣品或合同規定及按《進料檢驗作業指導書》的要求進行。

　　6.16貨品發現質量問題應由采購人員負責組織質管部、生技部等相關人員的評定分析并在處理結果的質量記錄文件上簽名確認；有條件的合格供方代表人也應現場一起驗證。

　　6.17經驗證確認不合格的原輔材料及貨物，采購人員應負責通知供方和無條件的執行6.16的處理決定。

　　6.18由公司直接采購原輔材料委托合格承包加工方加工成品時，必須要求委托加工方對原輔材料進行檢驗、驗證和質量控制，并在加工合同上注明是委托加工方必須履行的責任，要求承加工方必須提供我方檢驗結果和驗證樣品，有必要時我方可直接由質管部派員到承加工方檢驗和驗證。

　　6.19采購人員簽訂加工合同時應要求承加工方提供原輔材料經檢驗和驗證后的報告和樣品，收貨數量及清單，經我方質管部、生技部等相關部門確認后方可組織生產。

　　6.20承加工方在委托加工產品完成后，必須經質管部、經營部、生產技術部對其產品的質與量驗證簽名確認后財務部門方可付款。

　　6.21外購產品應向合格供方索取產品其原輔材料的原產廠商的質檢報告和提供外購產品供方的合格產品檢驗報告，以作為質管部檢驗外購產品質量的檢驗依據。

　　6.22采購人員負責參與采購的原輔材料及貨物在公司產品實現過程和使用過程質量控制的信息反饋；負責聯絡和組織突發性原輔材料和貨物質量事故的評定分析，負責執行處理決定。

　　6.23采購人員負責采購合同執行完畢的財務結算工作，參與按合同規定的付款辦法的監督、確認和簽名。

　　6.24本控制程序規定的所有采購工作外，經營部的電腦噴繪及專賣店的統一形象加工生產也應遵照本控制程序執行。

　　6.25因采購工作的需要，必須到合格供方處考察、審查、產品事故的協調處理和監督合同實施過程需要出差的應填寫《出差申請單》并經有關領導批準；出差期間有條件的每天應向公司傳真匯報出差情況；沒有傳真條件的應向相關領導電話匯報和請示以便進一步的接受工作安排。

　　七、獎懲辦法

　　7.1采購人員應以公司利益為最高利益，忠于職守、大公無私，堅持采購原則，用嚴格負責的態度對待采購工作，保證采購質量在采購工作中有顯著成績者，每月將根據采購人員的采購實際控制情況，由總經理組織相關部門評審決定分別給予50--400元的獎勵。

　　7.2采購人員違反或不按本控制程序執行工作，玩忽職守、疏于監管、粗心大意、嚴重失職，給公司造成損失，每月將根據不同的損失程度給予50--400元的罰款。

　　7.3社會上發生的拿回扣等腐敗行為都是以犧牲自家公司的利益為前提，采購人員如假公濟私、損公肥已、貪贓枉法，一經查出將根據腐敗程度按《公司法》追究責任，直至追究刑事責任。

篇2：物業公司物資采購管理程序

　　物業公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：

　　5.4.1產品采購批準的要求。

　　5.4.2對產品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業績；

　　c)具有質量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：

　　a)質量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；

　　d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據的傳遞效率，特規定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經理的簽字，交總經辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經辦，由總經辦遞交總經理批閱后，總經辦負責向各部門下發、專遞，如有修改，總經辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經理審批，審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱，辦公室按照總經理批閱的內容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內容交辦公室，由辦公室向總經理匯報并保存。

　　周會紀要的傳遞：

　　每周的周會紀要，由總經辦整理打印后，按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經辦整改結果，總經辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協助的，必須書面反饋總經辦，并且在第二天的早回上匯報和協調；

　　緊急文件和單據的傳遞：

　　當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經理，按照總經理的意見處理。

　　自行傳遞的內容：

　　各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。