1.0目的:通過對采購的控制和管理,確保供方和供方提供的產品和服務符合公司的要求。

　　2.0適用范圍:公司業務涉及所有外包過程的相關供方選擇與業務控制管理。

　　2.1規劃設計部主辦業務:勘察、設計、地質災害評估、地質安全性評估、設計監理、設計審查;

　　2.2項目部主辦業務:施工監理、總承包、專業承包、樁基檢測、沉降觀測(含基坑支護);

　　2.3材料部主辦業務:材料、設備(包括甲供、認質認價)、家具、電器;

　　2.4項目事務部主辦業務:環境測評、環境監理、水土保持方案編寫、水土保持監測;

　　2.5營銷策劃部主辦業務:項目策劃、樓盤銷售代理、廣告、宣傳、展位設計制作、銷售模型、禮儀、飾品、贈品;

　　2.6總經理辦公室主辦業務:辦公設備、設施、贈品;

　　2.7成本管理部主辦業務:工程造價咨詢;

　　2.8審計部主辦業務:工程造價咨詢委托二次審核;

　　2.9招投標管理中心主辦業務:招標代理;

　　2.10其他各類需要選擇與控制業務。

　　3.0術語和定義

　　3.1引用與GB/T19001:2000 idt IS09001:2000《質量管理體系要求》'7.4采購'。

　　3.2招標:指招標人以招標公告或邀請不特定的法人或者其他組織投標的活動。大型基礎設施、公共事業等關系社會公眾利益、公眾安全的項目必須進行招標。

　　3.3采購:指以合同方式有償取得貨物、工程和服務的行為,包括購買租和雇傭等。

　　3.4不簽定合同事項:針對特定的合作事項,屬于臨時、隨機采購行為。

　　4.0職責

　　4.1董事長批準招標中標單位

　　4.2董事長助理負責審查采購過程和結果

　　4.3總經理負責批準投標單位、參與定標、批準議標業務中標單位、簽署合同文件。

　　4.4招投標管理中心主管領導負責統籌管理招標業務

　　4.5材料部主管領導負責統籌管理認質認價業務、批準材料設備的要求、批準材料樣板、品牌范圍。

　　4.6技術經濟委員會/總工程師組織重大、技術含量高、有爭議性的采購業務需求技術經濟、供方技術標書的評審,批準招標文件(營銷類除外)、參與定標。

　　4.7業務主辦部門主管領導批準業務需求、批準直接委托業務的供方、參與定標。

　　4.8成本管理部領導主持定標會議

　　4.9規劃設計部或項目部領導負責批準招標用圖紙文件

　　4.10營銷策劃部主管領導負責批準營銷類招標文件、參與定標

　　4.11招投標管理中心

　　A.組織采購合同簽定前的管理工作及供方評審工作

　　B.負責提出招標管理時涉及各職能部門的要求

　　C.組織招標文件的編制、發標、答疑、收標、評標、投標定價的比較和分析、談判、定標

　　D.組織對投標單位的考察并審核、推薦投標單位

　　E.負責組織合同的簽定工作,(來自:m.airporthotelslisboa.com)并向公司相關部門發放合同

　　F.協助各業務部門在合同執行過程中有關合同條款爭議的解釋及處理

　　G.負責供方信息庫的建立和組織供方評價工作

　　4.12業務主辦部門

　　A.配合采購招標過程的管理工作

　　B.負責委托或議標采購業務合同簽定工作

　　C.負責提出采購需求,包括供方選擇要求、技術要求(包括施工方案要求)、招標范圍的劃分等

　　D.負責一般供方技術標書的審查,參與對供方的考察

　　E.參與招標文件審查

　　F.參與招標過程談判

　　G.負責合同執行的控制管理

　　H.負責對業務內的供方評價

　　4.13相關業務部門

　　參與投標單位考察、評審、開評標、談判、定標推薦及合同審查工作。下列部門除履行4.12外,還要履行以下職責:

　　4.13.1成本管理部:負責工程清單編制、根據需要編制工程成本標底,進行報價分析,負責合同經濟糾紛的解決及工程結算管理。其中估算金額大于1000萬元的工程必須編制標底;小于1000萬元的工程原則上不編制標底,確有需要的,經成本管理部主管領導同意后編制標底。

　　4.13.2材料部:

　　A.負責提出招標業務材料設備控制要求

　　B.負責認質認價(含認綜合價)招標全過程管理

　　C.負責其主辦業務采購的材料、設備驗收

　　D.協助項目部對乙供及合同包定材料、設備驗收

　　4.13.3規劃設計部:

　　A.負責提供經評審的所負責專項設計的招標圖紙及材料樣板

　　B.負責解決招標過程中設計技術文件的缺陷。

　　4.13.4項目部:

　　A.負責提供經評審的所負責專項設計的招標圖紙及材料樣板

　　B.負責解決招標過程中設計技術文件的缺陷

　　4.13.5審計部:監督招標過程及審核定標結果。

　　5.0工作程序

　　5.1直接委托供方選擇與管理

　　在以下范圍內的項目,由業務主辦部門直接組織供方報價,由業務主辦部門負責合同擬訂及審批,經業務主辦部門主管領導批準可直接委托供方,并將合同報招投標管理中心備案。在直接委托過程中,如金額超出范圍,應由總經理進行批準。

　　A.費用預計在3萬元(含)以下的勘察、設計、監理等項目

　　B.估計工程造價在5萬元(含)以下的工程施工項目

　　C.預計3萬元(含)以下的項目材料、設備、家具、電器、飾品、贈品及辦公設備設施等采購項目

　　D.一次性費用預計3萬元(含)以下的項目策劃、樓盤銷售代理、禮儀廣告服務、設計制作、公關禮儀等營銷、策劃、推廣項目及工程造價咨詢等中介業務項目

　　5.2議標業務供方選擇與管理

　　在以下范圍內的項目由業務主辦部門組織供方報價,選擇不少與三家供方以議標的形式,按"貨比三家"的原則組織談判。招投標管理中心參加談判確定中標單位,談判定標結果報總經理批準。成本管理部參加以下"B"項的談判。業務主辦部門負責擬訂合同及審批,報招投標管理中心備案。在議標過程中,如金額超出范圍,應由董事長進行批準。

　　A.預計費用在3~10萬元(含)的勘察、設計、監理等項目

　　B.預計工程造價在5~20萬元(含)的工程施工項目

　　C.預計采購金額在3~20萬元(含)的材料、設備、家具、電器、飾品、贈品及辦公設備設施等采購項目

　　D.預計一次性費用在3~10萬元(含)以下的項目策劃、樓盤銷售代理、廣告服務、設計制作、公關禮儀等營銷、策劃、推廣項目及工程造價咨詢等中介業務項目。

　　5.3報紙、廣播電臺、電視廣告等不適宜公開招標的廣告業務或專營不能招標的其他項目可直接委托或議標,由業務主辦部門組織相關部門通過談判確定,并負責擬訂合同及審批,按審批程序報總經理、董事長批準。

　　5.4對于按規定應招標但因特殊情況或特別原因不進行招標的項目,由業務主辦部門提出書面申請報主管領導、招投標管理中心主管領導、總經理、董事長批準,可采取議標或直接委托方式,但在開展業務工作之前應先談定取費或結算辦法。涉及政府單位/部門引起的合同協議除主管領導/董事長審核批準外,不執行文件傳簽要求。

　　5.5除上述5.1-5.4以外的所有采購業務,均需按5.7條的規定執行。

　　5.6直接委托業務及議標采購業務,涉及合同管理及供方評價按照5.7條執行。

　　5.7招標供方選擇與管理

　　5.7.1招標項目應選取不少與三家單位參加競標,并根據項目金額大小增加競標單位數量。5.7.2招標采購計劃按照《計劃控制程序》的規定執行。

　　5.7.2在招標采購計劃經審批后,招投標管理中心接業務主辦部門提交《供方選擇要求》后,組織相關部門對供方進行選擇和確定,具體實施見《投標單位作業指引》。

　　5.7.3招標文件的編制及審批

　　招投表管理中心在接到業務主辦部門的《采購要求》及材料部提供的材料設備要求(包括《材料、設備認質認價清單》、《甲供材料、設備清單》《材料設備、設備品牌要求》),在規定的時間內編制招標文件(包括投標報價書、投標報價要求、招標范圍、工程量清單、材料設備控制要求、主要合同條款等)具體按《招標文件編 制作業指引》執行。

　　5.7.4招標實施過程的控制

　　招標實施過程包括發標、答疑、收標、開標、評標、談判、定標、簽發《中標通知書》,具體控制過程按照《招標實施過程作業指引》、《評標、定標委員會管理作業指引》執行。

　　5.7.5合同簽定、審批、執行控制

　　招標過程完成,由招投標管理中心負責合同的擬訂和傳簽,具體操作程序按《合同管理作業指引》執行。

　　5.7.6供方評價

　　項目驗收后3個月內,由招投標管理中心組織業務主管部門及相關業務。 部門對供方實施評價,具體操作程序按《供方評價作業指引》的規定執行。

　　5.8材料部主辦的認質認價采購業務管理,參照本文件管理思路,編制《認質認價作業指引》,并按照《認質認價作業指引》執行。

　　5.9采購過程涉及的材料、設備驗收,按《材料設備驗收作業指引》執行。

　　6.0支持文件

　　6.1《計劃控制程序》QP-10

　　6.2《投標單位確定作業指引》WI-1901

　　6.3《招標文件編制作業指引》WI-1902

　　6.4《招標實施過程作業指引》WI-1903

　　6.5《評標、、定標委員會管理作業指引》WI-1904

　　6.6《合同管理作業指引》WI-1905

　　6.7 《供方評價作業指引》WI-1906

　　6.8《認質認價作業指引》WI-1907

　　6.9《材料設備驗收作業指引》WI-1908

　　7.0記錄

　　7.1《供方選擇要求》

　　7.2《采購要求》

　　7.3《材料、設備認質認價清單》

　　7.4《甲供設備、材料清單》

　　7.5《材料設備品牌要求》

　　7.6《中標通知書》

篇2：物業公司物資采購管理程序

　　物業公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：

　　5.4.1產品采購批準的要求。

　　5.4.2對產品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業績；

　　c)具有質量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：

　　a)質量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；

　　d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據的傳遞效率，特規定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經理的簽字，交總經辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經辦，由總經辦遞交總經理批閱后，總經辦負責向各部門下發、專遞，如有修改，總經辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經理審批，審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱，辦公室按照總經理批閱的內容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內容交辦公室，由辦公室向總經理匯報并保存。

　　周會紀要的傳遞：

　　每周的周會紀要，由總經辦整理打印后，按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經辦整改結果，總經辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協助的，必須書面反饋總經辦，并且在第二天的早回上匯報和協調；

　　緊急文件和單據的傳遞：

　　當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經理，按照總經理的意見處理。

　　自行傳遞的內容：

　　各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。