某公司采購管理程序
總經理辦公室負責按《采購管理程序》對本公司的采購活動進行控制，保證所采購的物資或服務符合要求。
1.總經理辦公室為保證所采購用于服務的物資、材料符合要求;應向采購人員明確采購要求，確保采購活動處于受控狀態。應包括:
a.對所采購的物資、材料指定品牌。
b.明確所采購物資、材料名稱、數量、型號、價格。
c.如果可行也可以指定那些質量可靠、信譽好、價格合理的零售商為我們的合格分供方。
以上要求必須文件化。
2.各部門在采購分供方的服務時，首先應對分供方的能力能夠滿足我們要求進行評估，只有確認分供方有能力滿足我們要求時，才能把他們做為我們合格分供方為我們提供服務。
3.采購合格服務活動時，必須向合格方供方明確我們的要求，而且這些要求必須是書面文件化的。
4.采購合同、文件只有經授權人批準后方能生效執行。
5.對采購的物資、材料、服務按《采購管理程序》進行驗收。
篇2：物業公司物資采購管理程序
物業公司物資采購管理程序
1.0目的
對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。
2.0適用范圍
適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。
3.0職責
3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。
3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。
3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。
3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。
3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。
4.0定義
4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：
4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。
4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。
4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。
4.1.4D類：緊急物品采購。
4.1.5E類:所有經常性采購的物品。
4.2供方：提供產品的組織或個人。
示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。
注1：供方可以是組織內部的或外部的。
注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。
5.0工作程序
5.1物資采購的審批
5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。
5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。
5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。
5.2采購實施
5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。
5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。
5.3采購物資的驗證方式
5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：
a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；
b)由本公司在供方現場實施驗證；
5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。
5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。
5.4采購信息
采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：
5.4.1產品采購批準的要求。
5.4.2對產品的驗收要求。
5.4.3適用的質量管理體系要求。
5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。
5.5公司的采購文件
文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。
5.6對采購物資供方的評價
5.6.1合格供應商的條件
a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；
b)具有良好的供應物資業績；
c)具有質量保證能力的證明（必要時）；
d)價格合理；
e)服務良好。
5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。
5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：
a)質量管理體系認證證書；
b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；
c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；
d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；
e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。
5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：
a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；
b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；
c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；
d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。
e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；
5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。
5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。
5.7對合格供方的定期復評
行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。
6.0相關文件
6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01
7.0質量記錄
7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01
7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02
7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03
7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04
7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05
7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06
7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07
7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08
篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序
酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序
現各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據的傳遞效率，特規定以下程序：
備忘錄的傳遞：
各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經理的簽字，交總經辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經辦，由總經辦遞交總經理批閱后，總經辦負責向各部門下發、專遞，如有修改，總經辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。
采購單的傳遞：
各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經理審批，審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。
文件的傳遞：
各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱，辦公室按照總經理批閱的內容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內容交辦公室，由辦公室向總經理匯報并保存。
周會紀要的傳遞：
每周的周會紀要，由總經辦整理打印后，按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。
EOD檢查整改：
每天的EOD檢查記錄，由總經辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經辦整改結果，總經辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協助的，必須書面反饋總經辦，并且在第二天的早回上匯報和協調；
緊急文件和單據的傳遞：
當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經理，按照總經理的意見處理。
自行傳遞的內容：
各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。