L物業服務集團公司檔案管理辦法

　　GT-BF-ZHGL-005-20**(A/0)

　　1目的

　　為加強L物業服務集團有限公司檔案管理工作，實現檔案的科學管理，充分發揮檔案在公司經營管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》結合公司實際，特制定本辦法。

　　2適用范圍

　　適用于集團職能部門、在杭區域、分公司及控股子公司，參股公司遵照執行。

　　3職責

　　3.1 集團綜合管理部為檔案管理的歸口管理部門，負責集團本部的檔案管理，對其他職能部門、在杭區域、分子公司、專業公司的檔案管理工作進行檢查、監督、指導等，并負責本辦法的解釋和修訂。

　　3.2 集團各職能部門為本部門檔案的管理部門。

　　3.3 在杭區域、分子公司、專業公司綜合管理部為本單位檔案管理的管理部門。

　　3.4 集團本部、在杭區域、分子公司、專業公司應設立檔案管理員，負責本單位、本部門、本系統檔案的管理工作，并保持人員的相對穩定。文書檔案管理員一般由綜合管理部人員擔任;合同檔案管理員一般由物業管理部人員擔任;業主檔案由各物業服務中心指定專人擔任;特種載體檔案管理員由企業文化部人員擔任，其他單位統一由綜合管理部人員擔任。檔案管理員工作職責主要包括：

　　3.4.1 統籌規劃檔案管理工作，協助制定、實施檔案管理辦法;

　　3.4.2 負責文書檔案、合同檔案、業主檔案、特種載體檔案收集、整理、鑒定、歸檔、保管、統計、利用、銷毀工作。

　　4. 工作程序

　　4.1 定義

　　4.1.1 檔案

　　檔案是指公司在各項經營管理活動中形成的具有查考和利用價值的，以不同載體形式存在，并有不同內容特征的歷史記錄和原始憑證(包括文字、圖表、圖紙、聲像、電子文件等)。包括文書檔案、合同檔案、業主檔案和特種檔案四大類。檔案是記錄與反映公司發展狀況的重要依據和可靠憑證，任何部門與個人不得擅自處理或長期積壓資料。檔案管理分為收集、整理、鑒定、歸檔、保管、統計、利用、銷毀八大操作程序。

　　4.1.2 文書檔案

　　文書檔案是指公司在經營管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來的各種書面文件材料。

　　4.1.3 合同檔案

　　合同檔案是指《顧問咨詢服務合同》、《早期介入服務合同》、《前期物業服務合同》、《物業服務合同》及涉及較大金額的委托合同、采購合同、房屋租賃合同和其它會對公司有重大影響不能即時履行完畢的合同。不包括勞動合同及其它內部責任承包管理協議。

　　4.1.4 業主檔案

　　業主檔案是指與業主有關的各類信息材料，包括業主購房資料、業主領房資料、業主房屋裝修資料、業主入住資料、業主基本信息、業主健康信息、重大事項記錄等。

　　4.1.5 特種檔案

　　特種檔案是指公司在經營管理活動中直接形成的，具有保存價值的，一般以非紙質材料為信息載體的歷史資料，主要分為聲像檔案、電子檔案、實物檔案三大類。

　　4.2 檔案管理的構成

　　檔案管理是指對檔案進行收集、整理、歸檔、保管、統計、利用、鑒定、銷毀等一系列過程的管理。

　　4.2.1 檔案收集，是指對凡是反映公司經營管理活動、具有查考利用價值的書面文件材料收集的過程。

　　4.2.2 檔案整理，是指遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，并區別不同的價值，以便于保管和利用的整理過程。

　　4.2.3 檔案歸檔，是指在工作中形成的具有保存價值的應歸檔的文件材料的歸檔過程。

　　4.2.4 檔案保管，是指檔案置于檔案庫房中保管過程。

　　4.2.5 檔案統計，是指與檔案管理各項工作同步進行統計的過程。

　　4.2.6 檔案利用，是指填寫利用登記表單、審批、借閱、歸還等環節形成的系列活動。

　　4.2.7 檔案鑒定，特指對已超過保管期限的檔案進行再次鑒定的活動。

　　4.2.8 檔案銷毀，是指對鑒定無利用價值的檔案進行銷毀的活動。

　　4.3 檔案管理的內容

　　4.3.1 檔案的收集

　　凡是反映公司經營管理活動、具有查考利用價值的文件、載體材料均屬檔案范圍。集團綜合管理部檔案管理員負責集團本部及本部門檔案的收集;集團各職能部門檔案管理員負責本部門及本系統檔案的收集;各單位檔案管理員負責本單位檔案的收集。

　　4.3.1.1 文書檔案、合同檔案具體收集對象如下：

　　a)政府機關或行業管理部門的文書材料等。

　　b)公司董事會、監事會形成的各種決議、決定等文件資料。

　　c)公司控股、參股的分子公司、專業公司的股東會、董事會、監事會形成的各種文件資料。

　　d)公司總經理辦公會議記錄、紀要，專題會議紀要以及其它會議的文件材料。

　　e)公司印發的各種正式文件的簽發單、審核稿。

　　f)公司給上級部門的情況匯報及請示等。

　　g)公司下屬各單位、部門的請示和公司的批復文件。

　　h)公司各部門及所屬公司的工作計劃、工作總結、報告等。

　　i)公司各類調研工作形成的文件材料。

　　j)公司匯總及所屬公司報送的資金計劃、財務、成本等各類數據資料。

　　k)各類投訴處理材料。

　　l)公司法律糾紛處理材料。

　　m)公司的工商登記資料，所屬公司報送的工商登記備案資料。

　　n)公司各類資質、權屬證書，所屬公司報送的各類資料、權屬證書的備案資料。

　　o)公司大事記、簡介。

　　p)公司《章程》及規章制度等文件資料;所屬公司報送的規章制度備案文件。

　　q)公司重要財產物資登記、檔案等的交接憑證、清冊。

　　r)公司固定資產的購置批文、使用說明書、維修卡或保修單等。

　　s)公司文書材料、合同、協議等。

　　t)公司重要的各類協議合同，所屬公司報送的重要的各類協議合同的備案資料。

　　u)其它各類相關資料。

　　4.3.1.2 業主檔案具體收集對象如下：

　　收集與業主有關的各類信息材料，包括業主購房資料、業主領房資料、業主房屋裝修資料、業主入住資料、業主基本信息、業主健康信息、重大事項記錄等。具體收集的種類詳見《業主檔案管理辦法》。

　　4.3.1.3 特種檔案具體收集對象如下：

　　a)聲像檔案指公司在經營活動中形成的，具有保存價值的以音響、影像等方式記錄、輔以文字說明能并反映公司的主要職能活動和工作成果的歷史資料。包括照片、錄音帶、錄像帶等，其中照片檔案由底片、照片及文字說明構成;公司領導、各級黨政領導和著名人物參加的與公司有關的重大活動;公司組織或參加的重要會議、公司領導參與的重要活動等;記錄公司重大事件和其他特殊現象;反映公司業務質量的情況;其他經典樓盤的物業管理調研資料;公司廣告宣傳內容;其他具有保存價值的聲像資料。

　　b)電子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質上的檔案，其存儲介質主要有磁盤(硬盤、軟盤)、磁帶、光盤和U盤等。電子檔案需實行紙質文件和電子文件雙套歸檔。具體收集范圍：公司行政管理與業務管理活動中形成的各種文本文件;利用計算機輔助設計等技術形成的具有查考利用價值的圖形文件和模型文件;公司使用的各種數據文件;設備運行所需要的操作系統。

　　c)實物檔案是指公司在經營活動中，形成的一些反映公司工作史實的實物材料，如錦旗、獎杯、牌匾及其他具有歷史和紀念意義或保存價值的實物材料。各單位綜合管理部負責公司特種檔案的收集工作，公司其他職能部門應配合做好特種文件的整理、收集工作。

　　4.3.1.4 收集時間

　　a)各單位、部門檔案管理員對各類檔案應隨時收集。

　　b)各單位檔案管理部門應隨時查詢、收集特種文件，相關職能部門應在工作完成后的一個月內將基礎材料整理成符合收集要求的特種資料，其中電子檔案需一式二份(一份供存檔，一份供調閱)，相應的文字資料應同時交本檔案管理部門。

　　4.3.1.5 收集要求

　　a)各類檔案要收集齊全，包括檔案的事由、時間、地點、人物、背景等。

　　b)特種檔案除收集齊全外，應在檔案上標明名稱、數量、編制部門、編制日期、密級等。

　　c)照片檔案的文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等。

　　d)磁帶(軟盤)盒上應標明軟件名稱、文件數、編制部門、編制日期、密級等。

　　e)錄音帶盒上應標明講話人姓名、職務、主要內容、講話時間、錄制日期和密級等。

　　f)錄像帶盒上需標明攝制時間、攝制部門、規格、制式、密級等;獎杯、牌匾等應寫明背景情況。

　　g)電子文件必須是可讀文件，若有加密，應告知密碼。

　　h)所有準備歸檔的特種文件必須在有關的設備上演示檢測，運轉正常才能歸檔。

　　i)聲像檔案或電子檔案中如存放多份文件，資料提供部門應建立文件目錄清單。

　　4.3.1.6 各單位綜合管理部門確認歸檔資料符合要求后，應填寫移交清單一式兩份，由雙方經辦人簽字，一份由相關部門保存，一份由各單位綜合管理部門接收。

　　4.3.2 檔案的整理

　　檔案整理，是指遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，并區別不同的價值，以便于保管和利用的整理過程，一般包括檔案的分類、排列、編號、編目等過程。

　　檔案分類：按年度分類，指根據文件形成和處理的年度對檔案進行分類。一般檔案以文件簽發日期(落款日期)為準，跨年度形成的文件，統一以辦結年度為準;文件沒有標注日期的，通過分析、對照等方法，考證和推斷文件的日期;按問題分類，指按照文件內容所說明的問題對文書檔案進行分類。按保管期限分類，指按照時間分永久、長期、短期三種。永久保存，就是無限期地盡可能長遠地保存下去。長期保存，一般是指檔案須保存五年至二十年左右;短期保存，一般是指五年以下。后兩者稱為定期保存。定期保存的計算方法，一般是從文件產生后的第二年起計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結案后算起。所有確定為定期保存的檔案，到保管期滿后還須復查一次，如發現有繼續需要保存的，仍應保存下去，有的延長保管期限，有的轉為永久保存，特種檔案的保存方式一般為永久保存。具體劃分參見《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》。

　　檔案的排列，指在分類方案的最低一級類目內，根據一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。

　　檔案編號，應根據類目和排列順序逐件編號。檔案整理時，在文件首頁上端中間位置加蓋歸檔章或左上角包角，并填寫相關內容。歸檔章或包角應設置“全宗號”、“年度”、“保管期限”、“件號”、“問題”等項。

　　全宗號年度室編件號

　　問題保管期限*館編件號

　　示例1：

　　圖1歸檔章式樣(規格：45㎜×16㎜)

　　圖2 包角式樣

　　全宗號：集團綜合管理部負責給在杭區域、分子公司、專業公司及有關部門/單位編制全宗號代號(詳見附錄5)。

　　年度：文件形成的年度，一般以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如20**。

　　保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱，“永久”(20年以上)標注為“Y”,長期(5-20年)標注為“C”，短期(5年以下)標注為“D”。

　　件號：文件的排列順序號，包括室編件號。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從“1”開始流水標注。

　　問題：類目的問題名稱或規范化簡稱，相應的類目名稱和標注代碼參見《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》。

　　檔案編目，應依據《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》和室編件號順序編制檔案目錄。檔案目錄用紙采用國際標準A4型(297mm×210mm),檔案目錄應設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。

　　示例2：

　　歸檔文件目錄

　　件號責任者文號題名日期頁數備注

　　件號：填寫室編件號。

　　責任者：指制發文件的單位或部門，即文件的發文機關。

　　文號：即文件的發文字號。

　　題名：指文件標題，沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加"〔 〕"號。

　　日期：即文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909。

　　頁數：即每一件檔案的頁數，文件中有圖文的頁面為一頁。

　　備注欄：注釋文件需說明的情況。

　　4.3.2.1 文書、合同檔案的整理：

　　a)集團實行集團、職能部門、物業服務中心分級立卷的制度，實行“誰辦文，誰立卷”的原則，并由檔案人員負責監督指導。集團文書、合同檔案立卷整理分為二個層級。第一個層級：各單位、部門綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和本部門檔案管理專員將辦理完畢的部門文件資料收集齊全，按年代--問題分類法組合立卷。第二層級：各單位、部門綜合管理部對公司及本部門已經立卷歸檔的案卷按照年代--組織機構分類法進行排列、編號以及分類等進行系統化的整理，并用編制案卷目錄的方式固定下來。

　　b)公司文書、合同等檔案采用“年度-問題-保管期限”的復式分類法進行分類。文書檔案分類：按每年度下各問題分類，也可按照文件內容所說明的問題對文書檔案進行分類。

　　c)合同分類：A類，《顧問咨詢服務合同》、《早期介入服務合同》、《前期物業服務合同》、《物業服務合同》、《前期物業服務協議》等;B類，涉及較大金額的委托合同、采購合同、房屋租賃合同和其它會對公司有重大影響不能即時履行完畢的合同。以上B類合同不包括勞動合同及其它內部責任承包管理協議等。

　　4.3.2.2 業主檔案信息的整理：

　　a)業主檔案應按規劃區塊的幢、單元、房號的順序進行排列。檔案排列順序一經確定，即對檔案進行編號。檔案編號方法采用自然數。

　　b)應指派專人負責業主檔案的整理編號工作。

　　c)建立業主檔案目錄。

　　具體整理要求詳見《業主檔案管理辦法》

　　4.3.2.3 特種檔案的整理：

　　a)檔案人員在將特種文件歸檔前，應首先填寫《特種文件目錄清單》;登記并驗收合格后，將錄音、錄像帶、磁盤等電子檔案以及實物上貼上標簽，按照年代--問題分類，按內容編號(同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編同一案卷號，然后每盤再依次編排序號)，寫明相關內容;最后將具有共同主題內容的特種文件組成案卷，集中編放。

　　b)電子文件按其形成規律和自身特點可劃分為文本文件、圖像(紙)文件、數據文件和命令文件四部分。

　　c)文本文件應分門別類加以管理，可建立子目錄系統加以分類;圖像(紙)文件、命令文件應根據成套性原則按項目加以整理;數據文件根據其相關性加以整理。

　　4.3.3 檔案的歸檔

　　檔案歸檔，在工作中形成的具有保存價值的應歸檔的文件材料的歸檔過程，包括檔案的立卷、案卷排列、編號、歸檔等過程。按歸檔內容、歸檔時間和歸檔程序，由檔案管理員集中統一收集本單位、部門檔案并進行預整理，所有員工不得據為己有或拒絕歸檔。

　　4.3.3.1 文書、合同檔案等歸檔要求：

　　a)各單位綜合管理部一般情況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　b)在歸檔的文件資料中，應當將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，合一立卷。

　　c)歸檔文件應按其形成年度分別立卷;跨年度的請示與批復在批復的年度立卷;跨年度的規劃、計劃在針對年度的第一年立卷;跨年度的總結、決算、統計資料在針對年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結與當年計劃、上年決算與本年預算立上年度檔案;跨年度的會議文件在會議閉幕年度立卷;合約、協議等文件在簽字年度立卷。

　　d)歸檔文件要根據其聯系、重要程度、問題或時間順序進行排列、裝訂。

　　e)文書、合同等檔案一般應按“件”裝訂。一般以每份文件、合同、協議等為一件，文件正本與審批件為一件;正文與附件為一件;原件與復制件為一件;請示與批復為一件;轉發文與被轉發文為一件;報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件。

　　f)文書、合同等檔案裝訂時，應保持正本在前，審批件在后;正文在前，附件在后;原件在前，復制件在后;轉發文在前，被轉發文在后;批復在前，請示在后;不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

　　g)文書、合同等檔案采用線裝方式或包角方式。在文件裝訂邊裝訂時，應將檔案的左、下側對齊，用三孔一線裝訂法裝訂;采用文件檔案左上角包角裝訂時，應將文件左、上側對齊，用膠水將每頁文件左上角粘連。

　　h)文書、合同、協議等檔案裝訂時，不得使用任何易生銹物或易腐蝕品。

　　4.3.3.2 業主信息檔案歸檔要求：

　　a) 盒內資料首先應為業主檔案目錄。

　　b) 目錄頁后為按目錄內容順序放置業主相關資料，如內容增加，應及時在目錄中予以登記。

　　c)制作并放置業主檔案相關資料的檔案盒應按順序號排列在業主檔案專用文件柜中。業主檔案盒的制作詳見《業主檔案管理規程》(GT-BF-KF003-20**)。

　　4.3.3.3 特種檔案歸檔要求

　　a)檔案人員在將特種文件歸檔前，應首先填寫《特種文件目錄清單》;登記并驗收合格后，將錄音、錄像帶、磁盤等電子檔案以及實物上貼上標簽，按照年代--問題分類，按內容編號(同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編同一案卷號，然后每盤再依次編排序號)，寫明相關內容;最后將具有共同主題內容的特種文件組成案卷，集中編放。

　　b)錄音、錄像等聲像檔案應有相應的文字說明，主要項目包括編號、收到日期、錄制日期、內容、責任者、錄制單位、錄制地點、放送時間、技術狀況、數量、備注等。實物檔案的標簽上應寫明編號、實物名稱、數量、特征、來源、獲得者以及必要的說明。

　　c)照片一般將一項內容整理為一卷，內容相近的也可組成一卷。照片的編號，應先編每卷的卷號，再編每卷的頁號，再編卷內照片的序號。照片的分類號、底片號、參見號應在文字說明欄中寫清。

　　d)底片要先進行分類，再編號登入目錄登記簿中。一張底片或一組密不可分的底片為一個保管單位，編一個底片號。底片號按收到的先后次序編號登記保管。底片目錄登記簿包括如下項目：分類號、底片號、簡要內容、拍攝者、拍攝地點、拍攝時間、底片數量、技術狀況、底片來源、收到日期、備考。其中底片號是上述項目中最重要的一項，編寫在乳劑面的右上角，同時在保存的紙袋外面打上底片號。

　　e)特種檔案根據涉及公司商業秘密情況分為“秘密”、“機密”、“絕密”三級。檔案人員在編目立檔時應標明密級，并妥善保管好檔案資料，嚴防外泄。

　　4.3.3.4 立卷

　　a)按排列順序，依次編寫頁號。一個頁面一個頁號，頁號位置在每頁文件正面的右上角，背面的左上角。

　　b)照要求填寫卷內文件目錄和備考表。卷內文件的件數，一般以每份文件單獨計算為一件;請示與批復，來文與復文一般應分別計算件數;正件與附件，按一件計算。文件材料沒有題名的應擬寫題名;文件沒有責任者或時間不清楚的，要查清，填入有關項內。

　　c)卷封面逐項按規定填寫清楚，字跡工整、清晰，簡明扼要，確切地反映卷內文件資料內容，一般包括責任者、內容和名稱等，體式一致，保管期限劃分準確。

　　d)內文件資料要去掉金屬物，對破損的文件資料應裱糊、復制。案卷必須裝訂整齊，采用三點一線裝訂法。裝訂前須經檔案室人員復核。

　　4.3.3.5 案卷排列編號

　　a)案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序，一般按照時間先后依次排列。案卷排放的順序一經確定，就應對各案卷逐個進行編號，案卷編號方法只能采用自然數，并嚴格按照案卷排列順序依次編號。編號系統可有兩種，一種是統編，適用于案卷數量較少的情況;另一種為分編，即按案卷的類別、年度等分別編立從1號卷開始的號序。

篇2：集團公司檔案管理辦法

　　集團公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強EE公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據為已有。

　　第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

　　第四條EE公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監督和指導。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級機關文件材料應歸檔的有。

　　(一)上級機關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料;

　　(二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

　　(三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應歸檔的有。

　　(一)公司頒發的(包括轉發及其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各專業公司、各子公司及其他各所屬企業的請求與本公司的批復文件;

　　(三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告;

　　(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

　　(五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料;

　　(六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經營和管理的專業文件材料，如實業投資項目、房地產開發、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料(包括計算機盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業公司制定的規章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;

　　(十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：

　　(一)同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件;

　　(二)有關業務機關檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照(復印件)、章程、項目人員任兔文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。

　　(三)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

　　(七)本公司各部門及各專業公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統一發給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。

　　第三十一條各子公司應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

　　第三十二公司以往的相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進一步加強文書檔案的管理，規范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序，特制定本管理標準。

　　2 適用范圍

　　本標準適用于公司文書檔案管理。

　　3 術語和定義

　　文書檔案：是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。

　　4 管理職責

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，并接受市主管機關業務指導。

　　4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統計。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。

　　5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發生的重大事件及各項重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業務規定執行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區分，依照分類進行立卷。

　　5.3.3文書檔案發現文件破損要及時修復或復制。

　　5.4.文書檔案的統計和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數量統計。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結果。

　　5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。

　　5.5.2復制檔案資料時，需經公司辦公室主任批準，方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數和印發范圍和用途，并由文書檔案室進行復印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據檔案的政治、歷史，科學和現實價值確定其是否需要繼續保存，并將不需要繼續保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經相關部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業發展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監銷。檔案銷毀后，監銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。