檔案管理辦法

第一章總則

　　第一條為規范公司檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，更好地為公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》和有關工程建設管理法規、制度，結合公司實際，制定本辦法。

　　第二條公司檔案是指在黨群、行政、工程監理、商務、財務審計、干部人事、科學研究、試驗儀器、基本建設等工作過程中直接形成的具有保存價值的各種形式的文件材料。

　　第三條檔案工作是公司工作的組成部分，是衡量公司管理水平的一個重要尺度，是維護公司歷史真實面貌的一項重要工作。任何人都有維護公司檔案完整和安全的義務。各部門應把檔案工作納入公司規劃和管理制度，配合檔案工作，保證檔案工作的積極開展。

第二章管理機構與職責

　　第四條公司檔案工作由公司一名領導分管，各分公司、部室應有一名負責人分管檔案管理工作。

　　第五條公司檔案室是保存和提供利用公司檔案的部門，各分公司、部室應配合檔案室工作，按規定定期移交檔案，任何人不得將檔案材料據為己有或無故拖延歸檔。

　　第六條公司檔案室的職責是：

　　一、貫徹執行《檔案法》和有關檔案工作的方針政策，規劃公司檔案工作;

　　二、制定公司檔案工作規章制度，并負責貫徹落實;

　　三、負責收集、整理、鑒定、統計、保管公司的技術、文書、商務等檔案資料;

　　四、組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作;

　　五、開展檔案的開放和利用工作;

　　六、利用檔案積極開展多種形式的企業文化教育活動;

　　第七條各分公司、部室檔案工作的職責是：

　　一、學習和執行檔案工作方針、政策和公司關于檔案工作的各項規章制度;

　　二、做好分公司、部室檔案的形成、積累、立卷和移交工作;

　　第八條檔案人員要努力提高政治與業務素質，忠于職守，嚴守機密，鉆研業務，踏實細致，熱心服務，保證工作任務的完成。

第三章文件材料的形成和歸檔

　　第九條各類文件材料的形成、積累、整理、歸檔是確保檔案完整、準確、系統的基礎。各部門應按工作程序進行文件材料的形成、積累，工作結束時，按歸檔要求經本部門負責人審查合格后歸檔。

　　第十條文件材料的歸檔范圍：

　　一、黨群類：主要是指黨委、紀檢、工會、團委在工作過程中形成的有保存價值的文件材料。包括黨委紅頭文件、各種黨務活動材料等;

　　二、行政類：主要是指公司為保證政令暢通，保證經營管理活動的順利進行而發放的有保存價值的文件資料。包括行政紅頭文件、公司年度工作報告、領導重要講話、各種重要會議材料等;

　　三、商務合同類：主要是指公司在對外商業活動過程中形成的有保存價值的文件資料。包括委托監理合同、施工承包合同等;

　　四、財務審計類：主要是指公司財務管理和會計活動中直接形成的文件材料。包括各類統計報表、財務報表、財務報告、投融資報告、各種財務憑證、審計報告等;

　　五、工程監理技術類：主要是指各監理項目運行過程中形成的有價值的技術資料。包括監理規劃、監理組織機構、人員任命、監理實施細則、監理工作總結、重要技術方案的審核資料等;

　　六、科學研究類：主要是指自行研制、試制產品的文件材料及在生產過程中形成的文件材料、樣品或樣品照片等;

　　七、基本建設類：主要是指基建綜合管理和各項工程項目(包括新建、擴建、改建、維修等)全過程形成的文件材料。包括開工、竣工資料、施工圖紙、決算資料等;

　　八、試驗儀器設備類：主要是指試驗檢測儀器設備綜合管理和各種國產與國外引進的精密、貴重儀器設備(價值在10萬以上)的全套隨機技術文件以及在接收、使用、說明、維修和改進工作中產生的文件材料;

　　九、干部職工人事檔案類：主要是指公司員工的年度花名冊、人事檔案、干部任免檔案以及職工的合同、保險資料等;

　　十、業績榮譽類：主要是指總公司、各分公司、各部室取得的工作業績、榮譽，包括工程交竣工鑒定證書、獎杯、錦旗、榮譽稱號等;

　　第十一條歸檔要求：

　　一、實行由文件材料形成單位部門統一歸檔的制度;立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求，進行系統整理組卷，并編寫頁號或件號，輸入卷內目錄、填寫備考表，擬定案卷標題，注明密級和保管期限;

　　二、歸檔的文件材料應為正本，簽署完備，格式統一，質地優良，符合規范和標準的要求;填寫的字跡要工整，應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆和純藍墨水，可用計算機打印;

　　三、文件材料整理立卷后，由立卷人經本部門負責人審查簽字后，擬制移交清單，向公司檔案室移交;

　　四、凡由幾個部門合作完成的項目，由主辦部門立卷歸檔;

　　五、重要的、利用頻繁的檔案材料，可復制副本隨原件一同歸檔，以便保護原件。

　　第十二條歸檔時間是：

　　一、一般要求文書檔案在次年六月底前將上年度形成的檔案材料歸入檔案室;

　　二、商務監理合同應在合同簽定后一個月內連同廉政合同、安全合同一并交檔案室存檔;

　　三、技術檔案應在工程項目竣工驗收后三個月內接收歸檔。

第四章檔案的管理與保管

　　第十三條對入庫的檔案做到分類科學、排架合理、整理系統、保管安全、統計正確、利用方便。

　　第十四條嚴格執行安全和保密制度。檔案庫房、閱覽室、辦公室三分開，添置必要設備，要有“八防”措施，經常檢查檔案保管情況，確保檔案安全。

　　第十五條定期檢查檔案情況，發現破損、變質的檔案，及時修補和復制。

　　第十六條檔案人員調動時，必須辦理檔案和文件材料的交接手續，不得私自帶走和銷毀檔案材料。

　　第十七條對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。

　　第十八條做好檔案管理的各項基礎工作和檔案計算機管理工作，逐步實現檔案的標準化、規范化的現代化管理。

　　第十九條檔案工作經費，應列入公司預算，統籌解決。

　　第二十條建立檔案借閱制度。借閱人在指定地點查閱，不得隨意拆卷、抽取、涂改、損毀或轉讓他人。

第五章檔案的開放與利用

　　第二十一條除有特殊規定的以外，檔案室應將保存的檔案，按照《檔案法》和有關規定，向公司公布和開放，持有合法證明的單位和個人，都可利用已開放的檔案。屬下列情況之一的檔案，不對外公布：

　　一、涉及專利或者技術秘密的;

　　二、涉及個人隱私的;

　　三、檔案形成部門規定限制利用的。

　　第二十二條檔案室要編制各種必要的檢索工具，逐步實現檔案計算機檢索，努力開發檔案信息資源，積極主動做好提供利用服務。

　　第二十三條開放和利用檔案必須遵循以下原則：

　　一、本公司工作人員因工作需要，查閱已公開的檔案材料，或查閱本人承辦部分的未公開檔案材料，經辦理查閱登記手續，均可查閱;

　　二、查閱本部門其他不予公開的檔案，須經本部門負責人簽字;

　　三、重要的檔案須經分管領導簽字批準，方可借閱;

第六章檔案的鑒定和銷毀

　　第二十四條檔案鑒定工作在分管領導主持下，由檔案室、有關責任部門組成鑒定小組。其職責是調整密級和保管期限，提出銷毀無保存價值檔案的意見。

　　第二十五條檔案保管期限分為永久、定期兩種。劃定的原則是：

　　一、凡是反映公司主要職能部門活動、基本歷史面貌和各項工作，具有長遠利用查考價值的檔案，列為永久。

　　二、凡是在一定時間內公司進行各項工作需要利用查考的檔案，可列為定期，定期一般分為30年、10年。

　　第二十六條銷毀檔案，應造具清冊，經分管領導批準后，在指定的地點、規定的時間按照一定的程序和方式進行。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

第七章附則

　　第二十七條依據《檔案法》、上級文件和本辦法，各責任部門分別制定本部門檔案管理辦法報公司檔案室備案。

　　第二十八條本辦法規定自發布之日起試行。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：長春市城市建設檔案管理條例(2014)

　　長春市城市建設檔案管理條例(20**)

　?。?0**年10月30日長春市第十四屆人民代表大會常務委員會第六次會議通過20**年11月29日吉林省第十二屆人民代表大會常務委員會第五次會議批準20**年12月13日長春市人民代表大會常務委員會公告[十四屆]第7號公布自20**年1月1日起施行）

　　長春市城市建設檔案管理條例

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強城市建設檔案的管理，發揮城市建設檔案在城市規劃、建設、管理中的作用，根據有關法律、法規，結合本市實際，制定本條例。

　　第二條 本條例適用于本市行政區域內城市建設檔案的管理。

　　本條例所稱城市建設檔案（以下簡稱城建檔案），是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。

　　第三條 市、縣（市）建設主管部門負責本轄區城建檔案管理工作，其檔案業務受同級檔案主管部門的監督、指導。

　　有關部門應當按照各自職責，依法做好城建檔案管理的相關工作。

　　第四條 市、縣（市）城建檔案管理機構受同級建設主管部門委托，負責下列城建檔案管理工作：

　?。ㄒ唬┙邮蘸捅９軕斢谰煤烷L期保存的城建檔案；

　?。ǘ┦占驼骷匾某墙n案；

　?。ㄈ┎捎矛F代科技手段修補、完善、管理城建檔案；

　?。ㄋ模┚幹聘鞣N檢索工具，開展城建檔案的利用工作；

　?。ㄎ澹┍O督和指導城建檔案業務工作，培訓業務人員；

　?。﹨⒓咏ㄔO工程竣工檔案驗收；

　?。ㄆ撸┙M織和參與城建檔案學術研究活動；

　?。ò耍┬麄髫瀼爻墙n案工作的法律、法規和規章；

　?。ň牛┢渌婕俺墙n案管理的工作。

　　第五條 市、縣（市）人民政府應當加強對城建檔案工作的領導，把城建檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，建立健全城建檔案管理機構。確定必要的人員編制，統籌安排城建檔案事業所需經費。

　　第六條 對在城建檔案管理工作中做出突出貢獻的單位或者個人，應當按照國家和省有關獎勵規定給予表彰獎勵。

　　第二章 報送、移交、接收

　　第七條 下列城建檔案應當向城建檔案管理機構報送或者移交：

　?。ㄒ唬┕I建筑、民用建筑、市政基礎設施、公用基礎設施、交通基礎設施、園林建設、風景名勝建設、市容環境衛生設施建設、城市防洪工程、抗震工程、人防工程（機密級以上的工程除外）等建設工程檔案；

　?。ǘ┏鞘械叵陆ǎ嫞┲镆约肮┧?、排水、燃氣、熱力、電力、電信、有線電視等各類管線工程檔案及地下管網普查、補測、補繪成果檔案。軍事工程檔案資料中，除軍事禁區和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖；

　?。ㄈ┙ㄔO系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案；

　?。ㄋ模┯嘘P城市規劃、建設及其管理的方針、政策、法規、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經濟等方面的基礎資料。

　　第八條 建設單位在辦理建設工程規劃許可證前，應當向城建檔案管理機構登記，并與城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書。

　　相關部門在核發建設工程規劃許可證、建設工程施工許可證時，應當查驗建設工程檔案報送責任書。

　　第九條 建設單位編制建設工程檔案應當與工程進度同步，保證建設工程檔案真實、準確、完整。因建設單位提供虛假檔案，給利用單位或者個人造成損失的，由檔案提供單位依法承擔賠償責任。

　　城建檔案管理機構應當向建設單位提出報送工程檔案的具體要求，并及時進行檢查、指導。

　　第十條 報送城建檔案應當符合下列要求：

　?。ㄒ唬n案資料應當是原件。依照有關規定可以報送副本或者復制件的，復制件上應當注明原件的保存處，并加蓋原件保存單位印章；

　?。ǘ┙ㄔO工程文件、圖紙簽字不得使用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具；

　?。ㄈn案資料應當真實、齊全、完整、字跡清楚、規格統一；

　?。ㄋ模┙ㄔO工程竣工圖圖樣清晰，與工程實體相符，并加蓋竣工圖章；

　?。ㄎ澹└鞣N管線工程竣工圖應當以竣工測量成果為依據。

　　建設單位在報送建設工程項目紙質檔案的同時，應當將工程聲像、電子檔案一并報送城建檔案管理機構。

　　第十一條 建設單位在申請辦理建設工程規劃許可證前，應當到城建檔案管理機構查詢并取得施工地段的地下建（構）筑物、管線工程現狀資料；沒有現狀資料的，應當委托具有相應資質的測繪單位進行補測、補繪，并及時將測繪成果報送城建檔案管理機構。

　　第十二條 建設單位在組織工程竣工驗收前，應當向城建檔案管理機構申請建設工程檔案預驗收。

　　城建檔案管理機構應當自收到建設單位預驗收申請之日起十個工作日內預驗收完畢。建設工程檔案符合要求的，出具建設工程檔案認可文件；不符合要求的，建設單位應當按照城建檔案管理機構提出的要求補充、完善，并重新提請預驗收。

　　未進行建設工程檔案預驗收或者預驗收不合格的，建設單位不得組織竣工驗收。

　　建設主管部門在辦理工程竣工驗收備案時，應當查驗城建檔案管理機構核發的建設工程檔案認可文件。

　　政府投資主管部門組織或者委托組織進行竣工驗收的重大固定資產投資項目，由同級檔案管理部門組織工程檔案驗收。

　　第十三條 建設單位應當自建設工程竣工驗收合格之日起三個月內，向城建檔案管理機構報送建設工程檔案。

　　地下建（構）筑物、管線工程竣工驗收前，建設單位應當組織竣工測繪，形成竣工測繪成果，并在竣工驗收合格之日起十五日內，向城建檔案管理機構報送測繪成果。

　　第十四條 停建、緩建工程的檔案，暫由建設單位保管。建設單位被撤銷或者注銷的，建設工程檔案應當向上級主管機關或者城建檔案管理機構報送。

　　第十五條 改建、擴建的工程項目，建設單位應當組織勘察、設計、施工和監理單位據實修改、補充原建設工程檔案。凡結構和平面布置等改變的，應當重新編制建設工程檔案，并在工程竣工驗收后三個月內向城建檔案管理機構報送。

　　第十六條 地下管線普查、補測、補繪形成的檔案，應當在普查、測繪結束后三個月內報送或者移交城建檔案管理機構。

　　第十七條 城建檔案管理機構在收到符合規定要求的建設工程檔案后，應當在五個工作日內向建設單位核發建設工程檔案合格證。

　　第十八條 建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案，以及其他單位形成的具有永久保存價值的城建檔案，應當在三年內全部向城建檔案管理機構移交。

　　第十九條 縣（市）城建檔案管理機構應當在每年第一季度，向市城建檔案管理機構報送上年度城建檔案目錄。

　　第二十條 開發區的建設工程檔案由所在地市、縣（市）城建檔案管理機構接收；跨市、縣（市）的建設工程檔案，由市城建檔案管理機構接收。

　　第二十一條 市、縣（市）人民政府應當組織相關單位，有計劃地收集、征集、恢復、完善缺失的以及具有保存價值的歷史城建檔案。

　　第三章 保護、利用

　　第二十二條 市、縣（市）人民政府應當加強城建檔案保護利用設施建設，建立城建檔案信息動態管理系統。

　　城建檔案信息動態管理系統的基礎地理信息數據由城市規劃主管部門負責提供并及時更新。

　　第二十三條 城建檔案管理機構應當將建設工程檔案信息及時導入城建檔案信息動態管理系統，實現城建檔案信息的動態管理。

　　第二十四條 城建檔案管理機構應當遵守下列規定：

　?。ㄒ唬n案館館庫選址、設計、建設符合國家規定的建設標準；

　?。ǘ┡渲眠m宜安全保存檔案的專門庫房，配備恒溫、恒濕、防盜、防火、防蟲、防磁、防塵、防有害生物和防污染等必要設施；

　?。ㄈ┬枰谰帽４娴臋n案，采取光盤、磁盤及其他現代技術手段備份保存和保護；

　?。ㄋ模╇娮訖n案的存放，符合信息安全要求，具備載體存放環境。同時進行異地備份；

　?。ㄎ澹┙n案資料信息庫、目錄庫，匯編檔案綜合信息。

　　第二十五條 城建檔案形成單位，應當建立健全檔案管理制度，配備檔案管理人員，做好城建檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、報送、移交和利用工作。

　　第二十六條 城建檔案管理機構出具的載有本單位印章的檔案復制品，具有與檔案原件同等的效力。

　　第二十七條 城建檔案管理機構應當按照國家有關規定，向社會公開館藏檔案結構、案卷目錄信息，方便社會公眾利用。

　　第二十八條 向城建檔案管理機構移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，城建檔案管理機構應當維護其合法權益。

　　第二十九條 公民、法人和其他組織持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的城建檔案。

　　利用城建檔案應當遵守有關規定，不得有損毀、涂改等行為。

　　第三十條 城建檔案管理機構依照有關規定?？梢允杖〕墙n案服務費。其服務費標準由價格主管部門核定。

　　第四章 法律責任

　　第三十一條 違反本條例第十三條、第十五條、第十六條規定的，由建設主管部門責令改正，并按照下列規定予以處罰；

　?。ㄒ唬┯馄谌齻€月以下的，處一萬元以上三萬元以下罰款；

　?。ǘ┯馄谌齻€月以上六個月以下的，處三萬元以上五萬元以下罰款；

　?。ㄈ┯馄诹鶄€月以上九個月以下的，處五萬元以上八萬元以下罰款；

　?。ㄋ模┯馄诰艂€月以上的，處八萬元以上十萬元以下罰款；

　?。ㄎ澹┙o予單位罰款處罰的，對單位直接負責的主管人員處單位罰款額的百分之五以上百分之十以下罰款。

　　第三十二條 違反本條例第二十九條第二款規定的，由建設主管部門處一千元以下的罰款；造成損失的，應當依法賠償。

　　第三十三條 建設單位有下列情形之一的，由建設主管部門責令限期改正；逾期未改正的，由建設主管部門記入建設行為不良信用記錄：

　?。ㄒ唬┪磁c城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書的；

　?。ǘ┪窗凑展こ踢M度編制、收集建設工程檔案材料的；

　?。ㄈ﹫笏偷慕ㄔO工程檔案不符合本條例規定的；

　?。ㄋ模┪丛谝幎〞r間內報送建設工程檔案的。

　　第三十四條 城建檔案管理工作人員有下列行為之一的，按照有關規定給予處理；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

　?。ㄒ唬p毀、丟失城建檔案的；

　?。ǘ┥米蕴峁?、抄錄、公布、銷?城建檔案的；

　?。ㄈ┩扛?、偽造城建檔案的；

　?。ㄋ模┟髦４娴臋n案面臨危險而不采取措施，造成城建檔案損失的；

　?。ㄎ澹┢渌婧雎毷?、濫用職權、徇私舞弊的。

　　第五章 附則

　　第三十五條 本條例施行前已驗收合格的建設工程，其建設工程檔案未向城建檔案管理機構報送的，建設單位應當按照本條例的有關規定報送。

　　第三十六條 房地產權屬檔案的管理，按照國家有關規定執行。

　　第三十七條 本條例自20**年1月1日起施行。