檔案管理制度

　　檔案是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄，是實現今后決策科學化的重要依據。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。

第一節檔案范圍

　　公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。

　　其中，文件包括：規劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協議、內外行文等。

第二節檔案分類及編號

　　一、檔案按其內容及關聯部門可分為六大類：

　　1、行政類

　　2、財務類

　　3、人事類

　　4、業務類

　　5、工程類

　　6、拓展類

　　二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規則見本制度第三節第二條。

　　三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。

　　四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1)。

第三節機要檔案

　　一、機要檔案按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。其中：

　　二、劃分標準：

　　絕密檔案包括：

　　公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及金額在100萬元以上的重大合同。

　　機密檔案包括：

　　1、財務資料;

　　2、公司重要會議紀要;

　　3、公司經營情況;

　　4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;

　　5、技術資料;

　　6、金額在10萬-100萬元的合同。

　　秘密檔案包括：

　　1、重要項目資料;

　　2、項目合同協議。

第四節檔案裝訂

　　一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。

　　二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

第五節保存期限

　　檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外，一律按照下列規定辦理：

　　一、永久保存：1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會、董事會、監事會會議紀要;4、公司證照;5、各級批文;6、印鑒;7、公司年度經營計劃;8、公司年度經營總結;9、年度財務報表;10、技術資料;11、不動產所有權狀及其他債權憑證;12、人事資料;13、大型活動圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書。

　　二、十五年保存：1、會計憑證;2、其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規定執行)

　　三、五年保存：1、期滿或解除的合同協議;2、完結后的項目方案;3、其他經核定須保存五年的文書。

　　四、一年保存：1、部門工作計劃及工作總結;2、完結后的部門請求報告;3、完結后無長期保存必要文書。

　　五、公司規章制度由總經理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。

第六節保管部門

　　一、財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。

　　二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。

　　三、股東會、董事會、監事會資料由董事會秘書保管。

　　四、其他檔案均由總經辦指派專人保管。

第七節檔案移交

　　一、公司各類證照、批文在頒發之日起移交總經辦。

　　二、公司章程，股東會、董事會、監事會會議紀要、決議，應自簽發之日起三日內移交總經辦。

　　三、合同協議應在簽訂之日移交總經辦。

　　四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

　　五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的1月和7月。

　　六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》(附表2)。

　　七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經辦留存一份。

第八節檔案調閱

　　一、因工作需要需調閱檔案時，須填寫《檔案調閱申請單》(附表3)，并經相應核準人核準后方可調閱。

　　二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調閱須部門經理核準，跨部門檔案調閱須總經辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。(保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》)。

　　三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。

　　四、調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。

　　五、《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。

　　六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

　　七、如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。

第九節檔案銷毀

　　一、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。

　　二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》(附表4)，經相應核準人核準后方可銷毀。

　　三、部門內部檔案由部門經理核準銷毀;機要檔案由總經理核準銷毀;其余檔案由主管副總經理核準銷毀。

　　四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經辦指定專人監督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5)。

　　五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的1月和7月。

　　六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經辦一份。

第十節其他

　　一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

　　二、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。

　　三、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。

　　四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。

　　五、以上表格均由總經辦統一編號。

　　六、各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。