TS企業總公司檔案管理制度

　　一、 職責

　　各部門經理負責本部門管理范圍內的檔案管理工作。對本部門工作過程中產生的文件資料及與本部門工作相關的外來文件進行管理和控制，所有檔案立卷、歸檔后由行政部實行管理。行政部應設立檔案管理員。

　　二、管理內容與方法

　　1、立卷歸檔

　　(1)公司應立卷歸檔的文件資料包括：

　?、僮C照資料：包括營業執照、稅務登記證、法人代碼證、以及公司開辦、年檢、變更等有關資料;

　?、谝幷轮贫龋喊ü局贫ê托薷牡娜恐贫?、規定、辦法、細則等。

　?、凼瞻l文書：包括總公司內部文件、總公司與各子公司(辦事處)往來文件、總公司與政府公文及批復、總公司與其它公司業務文件、總公司發出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等。

　?、芎贤Y料：包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產生的有關資料。

　?、莨こ碳夹g資料：包括公司工程技術項目實施過程中產生的設計、施工圖紙、設備資料等。

　?、拚掌?、聲音資料：包括反映公司發展歷程和重大活動的有關攝影、錄音、錄像、光盤資料。

　?、咂渌铓w檔的文件資料。

　　(2)立卷歸檔的要求：

　?、俑黝愇募謩e立卷。所有外來文件、內部文件由行政部統一分類、登記、編制目錄、按年按類裝訂成冊，外來文件、內部文件包含公文、傳真、會議記錄、通報、紀要等。

　?、谖募恼呐c附件、底稿等應歸案在一起，保持文件、材料的完整性。

　?、哿⒕須w檔的文件要便于查找。

　?、芪募袠祟}的，應在目錄中列上標題。無標題的，應根據文件內容擬定標題，并標上方括號以示立卷人加的標題。

　?、莅妇矸饷嬉妹P或鋼筆填寫清楚，對破損文件應加以裱糊。

　?、拚掌?、聲像、磁盤檔案需用文字標明內容、時間、地點。

　　2、檔案的利用

　　(1)各部門因工作需要借閱檔案，應在借閱登記簿上登記。

　　(2)借閱檔案，要填借閱簿，用后應按時歸還。借閱人員對所借檔案應妥善保管，嚴防遺失，泄密和污損，不得抽換、涂改、勾畫、拆散和轉借，不得擅自復制。

　　(3)借閱和查詢公司檔案，應經借閱和查詢人的分管領導批準。

　　(4)外單位人員借閱和查詢公司檔案，應經董事長批準。

　　3、銷毀

　　(1)檔案保存期，由行政部提議，報董事長批準。專業性檔案(如工程技術、財務等)保存期限按照國家有關制度。

　　(2)對超過保存期限、失去保存價值的檔案，由檔案室提出銷毀申請，報董事長批準。

　　(3)銷毀檔案時，應認真清點，由2名以上監銷人員監銷。監銷人員由行政部經理指定，銷毀后，由銷毀經辦人和監銷人員在銷毀記錄上簽字。

　　(4)對已銷毀文件，應制定目錄清冊存檔。

　　4、檔案室管理

　　(1)檔案室應建立登記、統計制度。檔案收進移出、銷毀必須在流水帳簿上登記，對保管、利用情況定期進行統計。

　　(2)檔案管理人員離職或調職，必須與接任人員辦理移交手續。

　　(3)檔案管理人員對保存的檔案應根據需要進行全面或重點檢查，平時注意檔案的保存情況，發現問題，及時報告解決。

　　(4)檔案室須特別注意防火、防霉、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作;電子存檔應注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓，并注意溫度適宜。

　　(5)立卷的檔案應分類放入檔案盒存放;

　　(6)檔案移交

　?、儆刹块T自定責任人保管的檔案不移交，但每年要接受檔案室一年一至兩次的檔案檢查;

　?、诎茨甓葰w檔的檔案，在每個自然年結束后1個月內，由各部門立卷歸檔，移交檔案室;

　?、圬撠煴９軝n案的職員離職或調離工作崗位時，應將有關檔案資料按要求整組卷后，與檔案室負責人、部門經理一同進行檔案移交，移交給本部門經理或接崗人;

　?、軝n案移交時，移交人填制移交清單一式三份，交接雙方按清單核對交接，并在移交清單上簽字;移交清單由移交人、接交人、檔案室各執一份。

　　三、責任

　　1、損壞、丟失公司檔案的;

　　2、擅自提供、銷毀公司檔案的;

　　3、涂改、偽造檔案的;

　　4、違反第三條制度，不按制度歸檔或不按期移交檔案的;

　　5、檔案管理人員玩忽職守，造成公司檔案損失的。

　　違反檔案管理制度的，公司將據《人事管理制度》，視情節輕重，給予處罰。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。