物業公司質量體系文件編碼管理標準作業規程
1 目的
確保公司內部所有的質量體系文件得到統一的編碼，規范文件和資料的管理。
2 適用范圍
適用于公司質量體系文件和資料，包括質量手冊、程序文件、質量計劃、作業指導書、質量記錄以及被納入公司質量體系的相關外來文件的編碼。
3 職責
品質部負責質量體系文件和資料編碼的歸口管理。
4 程序要點
(1)文件和資料的除有行業特殊規定外，均按以下條款規定進行。
(2)文件分類與編碼規則
a) 質量手冊(采用“A”作代碼)
編碼格式：×××/A-※※-※※
文件發布年號、標準要素號、質量手冊代碼、公司名
b) 程序文件(采用“B”作代碼)
編碼格式：×××/B-※※-※※
文件序號、標準要素號、程序文件代碼、公司名
c) 各類計劃(采用“QP”縮寫)
編碼格式：×××/A-※※-※※-※※
計劃序號、部門代碼、標準要素號、質量計劃縮寫、公司名
d) 標準作業規程(采用“C”作代碼)
編碼格式：×××/C-※※-※※
規程序號、部門代碼、規程代碼、公司名
e) 質量記錄
★程序文件要求的記錄編碼格式
編碼格式：×××/B-※※-※※-※※
該文件記錄表格、該要素文件的序號、標準要素號、程序文件代碼、公司名
★標準作業規程要求的記錄編碼格式
編碼格式：×××/C-※※-※※-※※
該文件記錄表格、規程序號、部門代碼、規程代碼、公司名
f) 其他文件資料編碼：
★審核報告(采用“IQR”縮寫)
編碼格式：×××/IQR-※※-※※
評審年號、評審報告序號、評審報告縮寫、公司名
★管理評審報告(采用“MQR”縮寫
編碼格式：×××/MQR-※※-※※
評審年號、評審報告序號、評審報告縮寫、公司名
(3)代碼
a)公司代碼用英文全稱×××表示。
b)文件和資料名稱代碼：
質量手冊--A 程序文件--B 標準作業規程--C
質量計劃--QP 外來文件--ED 審核報告--IQR
管理評審報告--MQR
c)要素號與GB/T19002--1994idtISO9002：1994第4章“質量體系要求”中的條目編號一致。
d)部門代碼：
品質部及公司通用--G·S 部門共用--G·Y 公共事務部--A·W
保安部--B·A 行政部--*·Z 人事部--R·S
財務部--C·W 消防管理中心--*·F 機電維修部--J·D
園林綠化部--Y·L 保潔部--B·J
e)受控代碼：
總經理--01 管理者代表--02 副總經理--03
行政部--04 人事部--05 財務部--06
品質部--07 經營部--08 管理處經理--09
管理處副經理--10 公共事務部--11 機電維修部--12
保安部--13 消防管理中習--14 園林綠化部--15
保潔部--16
注：如果一個部門發放的文件超過 2份及以上時，應在上述編號后加分編號，例如機電維修部發放3份文件則受控編號為12-1、12-2、12-3以此類推。
(4)文件條款的
a)文件條款用阿拉伯數字和小寫英文字母來表達;
b)文件條款以四個層次為限，分別是條、款、項、瞇。
(5)文件的標識
a) 文件版本的識別：
A / O
版本識別字母“A”為首版，“B”為第版，以此類推。
b) 文件更改狀態的識別：
A / O
更改狀態識別數字“O”為此頁文件首版，以此類推
5 記錄
6相關性支持文件
《質量體系文件和資料管理標準作業規程》
《質量體系文件編制標準作業規程》
篇2：物業管理質量體系文件編碼規定
1.0 目的
1.1本指導書確保每一個質量體系文件都有唯一的編碼。便于文件的識別、追溯和控制。
2.0 適用范圍
2.1 本指導書適用于本公司質量體系文件的編碼。
3.0 職責
3.1 行政人事部負責對公司質量體系文件統一編碼和登記。
4.0 編碼規定
4.1 質量體系文件在編寫完成后,由行政人事部按照規定的要求進行登記、編碼。
4.2 代號
4.2.1公司內各級部門代號從該部門名稱中取三個漢語拼音字母來表示,如:
*ZB——行政人事部CWB——財務部JYB——經營部
GCB——工程部BAB——保安部YLB——園林清潔部
YCG——怡翠花園管理處DLG——電力大樓管理處N*G——能興大樓管理處
YDG——移動通信管理處FYG——法院管理處RJG——軟件科技園管理處
KTB——怡翠花園康體部(其他依次類推)
4.2.2文件類別代號取兩個漢語拼音字母表示:
ZL——質量手冊C*——程序文件ZY——作業指導書JL——質量記錄
4.2.3順序號用四位數表示,從左到右前二位表示文件所屬內容,后二位代表順序。程序文件前二位的編號是—00,作業指導書前二位的編號如下:
a)按職能部門、管理處區分
10—行政人事部管理20—工程部管理30—保安部管理
40—經營部管理50—財務部管理60—園林清潔部管理
70—其他部管理90—社區中心康體部管理(其他依次類推)
b)按管理處內部專業管理區分
80—接管驗收管理81—公共場地管理82—設備設施管理
83—清潔