物業公司質量體系文件編碼標準作業規程
1.0目的
確保公司所有的質量體系文件得到統一的編碼，規范文件和資料管理
2.0適用范圍
適用于公司質量體系文件和資料，包括資料手冊、程序文件、質量計劃、作業指導書、質量記錄以及被納入公司質量體系的相關外來文件的編碼。
3.0職責
品質部負責質量體系文件和資料編碼的歸口管理。
4.0程序要點
4.1文件和資料的編碼除有行業特殊規定外，均按以下條款規定進行。
4.2文件分類與編碼規則。
4.2.1質量手冊（采用“QM”作代碼）。
編碼格式：QM/CD—※※
文件發布年號
公司名稱
質量手冊代碼
4.2.2程序文件（采用“COP”作代碼）。
編碼格式：COP/CD—※※
文件發布年號
公司名稱
質量手冊代碼
4.2.3質量記錄（采用“QR”縮寫）。
編碼格式：CD/QR—※※—※※
版次
文件發布年號
公司名稱
記錄代碼
4.2.4標準作業規程及作業指導書（采用“WI”作代碼）。
編碼格式：WI/CD—※※—※※
規程序號
部門代碼
公司名稱
標準作業規程代碼
4.2.5其他文件資料編碼。
?。?）審核報告（采用“IQR”縮寫）：
編碼格式：×××/IQR—※※—※※
評審年度
評審報告序號
評審報告縮寫
公司名稱
?。?）管理評審報告（采用“MQR”縮寫）：
編碼格式：×××/MQR—※※—※※
評審年度
評審報告序號
評審報告縮寫
公司名稱
4.3代碼。
4.3.1公司代碼拼音縮寫CD表示。
4.3.2文件和資料名稱代碼：
質量手冊—QM程序文件—COP標準作業規程—WI
質量記錄—QR外來文件—ED審核報告—IQR
4.3.3要素號與GB/T19001—2000idtISO9001：2000第4章“質量體系要求”中的條目編號一致。
4.3.4部門代碼：
品質/拓展部—P·Z經營部—J·Y人事行政部—R·Z
財務部—C·W客服部—K·H秩序維護部—Z·H
工程部—G·C景觀環境部—J·J
4.3.5受控文件：
總經理—01副總經理—02財務部—03行政部—04品質/拓展部—05
經營部—06項目部—07
注：如果一個部門發放的文件超過2份及以上時，應在上述編號后加分編號，例如工程部發放3份文件，則受控編號分別為09—1、09—2、09—3以此類推。
4.4文件條款的編號。
4.4.1文件條款用阿拉伯數字和小寫英文字母來表達。
4.4.2文件條款以四個層次為限，分別是條、款、頂、點。
4.5文件標識的識別：
A/0
4.6文件更改狀態的識別：
A/0
更改狀態識別數字“O”為此頁文件首版，以此類推。
5.0記錄
5.1《受控文件清單》
6.0相關支持文件
篇2：編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求
編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求
編寫體系文件的原則是寫你要做的，做你所寫的，記你所做的。即：標準要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效(文件寫完后一定要下發討論和修改，達到所寫即所做)。體系文件要做到：
1.系統性
-組織應對其OHS管理體系中采用的全部要素、要求和規定，系統有條理地制訂各項程序;
-所有文件應按統一規定的方法編輯成冊;
-各層次文件應做到接口明確、結構合理、協調有序;
-各層次文件應涉及OHS管理體系一個邏輯上獨立的部分。
2.法規性
-體系文件應在總體上遵循OHSMS標準，以及國家或主管部門的有關法規要求;
-文件一旦批準實施，就必須認真執行;
-文件修改只能按規定的程序進行。
3.協調性
-體系文件的所有規定應與組織的其他管理規定相協調;
-體系文件之間應相互協調;
-體系文件應與有關技術標準、規范相互協調;
-處理好各種接口，避免不協調或職責不清。
4.見證性
-體系文件作為客觀證據(適用性證據和有效性證據)向管理者、相關方、第三方審核機構證實本組織OHS管理體系的運行情況;
-對于審核來講，OHS管理體系文件可作為下列方面的客觀證據：
危險因素已被辯識、評價并得到控制;
有關活動的程序已被確定并得到批準和實施;
有關活動處于全面的監督檢查之中;
職業安全健康績效和持續改進等。
5.唯一性
-對一個組織，其OHS管理體系文件是唯一的;
-通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現唯一的理解;
-決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用;
不同組織的文件可具有不同的風格。
6.適用性
-體系文件應根據標準的要求、組織規模、生產活動的具體性質采取不同的形式;
-體系文件的詳略程度應與人員的素質、技能和培訓等因素相適應;
-所有文件規定都應在實際工作中能得到有效的貫徹。
篇3：OHS體系文件編寫的步驟與技巧
OHS體系文件編寫的步驟與技巧
一. 文件編寫步驟
1.編寫OHS初始評審報告
2.編寫OHSMS標準要求建立的12個要素的程序
(1) 危害辨識,危險評價與危險控制程序;
(2) 法律、法規及其他要求獲取、更新程序;
(3) 管理方案定期評審程序;
(4) 教育培訓程序;
(5) 協商與交流管理程序;
(6) 文件和資料管理程序;
(7) 運行控制管理程序;
(8) 應急預案與響應控制程序;
(9) 績效測量和監測控制程序;
(10)事故、事件、不符合、糾正與預防措施管理程序;
(11)OHS記錄管理控制程序;
(12)內部審核程序。
3.如果組織規模較大，可以編寫OHSMS標準中幾個未明確要求的程序，如：
(1)管理評審程序;
(2)目標、指標確定更新程序
4.按照危害辨識，風險評價與風險控制程序去執行，評價出重大危險源，并進行分級，制訂清單。
5.根據重大危險因素來編制或修訂OHS方針。
6.根據OHS方針和重大危險因素及技術經濟可行性，確定目標、指標和管理方案。
7.根據上述4、5、6的結果策劃運行控制程序和作業指導書。策劃時應注意：
(1)為使重大危險因素受到控制，減少工傷事故和職業病，應建立每一個重大危險因素相應的管理方案和運行控制程序;
(2)對同一個重大危險因素，可以既有管理方案又可有運行控制程序，當然也可以只有其一;
(3)同一個目標可以分解成多個指標，相應地，同一個目標也就可以由多個管理方案或多個運行控制程序來實現;
8.通過上述各程序提出各部門的職責，補充完善之，將其提煉到管理手冊相應的條款中。
9.將上述各程序中的主要內容，提綱摯領地提煉到手冊對應的要素中。
10.最后再寫沒有程序支持的手冊中的要素，此部分應寫詳細一些。
二.文件編寫技巧
OHS管理體系文件的編寫建議按以下五條主線分頭編寫，一條線一個組或一個人，每一條線中的手冊、程序和記錄格式乃至作業指導書都包含在內，這樣寫可以避免前后重復和矛盾。
1. 第一條線：
危險辨識，危險評價與危險控制;
法律、法規及其他要求;
方針、目標、指標;
管理方案。
2. 第二條m.airporthotelslisboa.com線：
培訓、意識和能力;
文件管理(控制);
記錄和記錄管理。
3. 第三條線：
運行控制;
應急準備與響應。
4.第四條線：
績效測量與監測;
事故、事件、不符合、糾正與預防措施;
內部審核;
管理評審。
5、第五條線：
其他及附錄。
也可采取如下的編寫方式：
(1)自上而下依此展開方式
按方針、管理手冊、程序文件、作業文件、OHSMS記錄的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質要求較高，文件編寫所需時間較長，且必然伴隨著反復修改。
(2)自下而上的編寫方式
按基礎性文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這適用于管理基礎較好的組織，但如無總體設計方案指導易出現混亂。
(3)從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式
先編寫程序文件，再開始手冊和基礎性文件的編寫，實際是從分析活動，確定活動程序開始，將OHSMS標準的要求與組織實際緊密結合，可縮短文件編寫時間。