物業公司質量體系文件編制標準作業規程

　　1.0目的

　　確保質量體系文件編制、發放的規范性、相容性和有效性。

　　2.0適用范圍

　　適用于質量體系文件的編制、審核、批準、發布、發放及標識的實施。其他類文件如通告、通知等不在此規程適用范圍內。

　　3.0職責

　　3.1總經理負責批準《質量手冊》和《程序文件》。

　　3.2品質部負責組織編寫和審核《質量手冊》和《程序文件》批準《作業指導書》。

　　3.3各部門負責人負責編寫或組織編寫并審核本部門的作業指導書。

　　3.4品質部是《程序文件》和《作業指導書》編寫的組織部門并負責編寫程序文件和公司通用的《作業指導書》，負責公司通用作業指導書的審核。

　　4.0程序要點

　　4.1文件范圍的界定。本規程所指文件包括：

　　4.1.1《質量手冊》。

　　《質量手冊》是公司文件化質量體系的A級文件，是文件質量體系的總綱。

　　4.1.2《程序文件》。

　　《程序文件》是公司文件化質量體系的B級文件，是公司《質量手冊》（A級文件）的展開和支持，它主要描述公司選定的質量體系要素如何實施和控制。

　　4.1.3《作業指導書》。

　　《作業指導書》是公司文件化質量體系的C級文件，是程序文件的開展、支持細化，它主要描寫一項具體的活動、工作和作業怎樣進行或進行的依據、要求、規定和規范。

　　4.2根據控制的需要選定的要素可以由一個程序文件描述，也可以由多個程序文件描述。

　　4.3作業指導書的描述形式。作業指導書的描述形式可以是下列形式的一種或其任意組合。

　　4.3.1文字、圖表、圖形、符號、圖樣等形式編制的文件。

　　4.3.2規定、規范、條例、制度、辦法、規則、大綱、計劃、要點、標準等名稱編制的標準作業規程。

　　4.4文件內容的要求。

　　4.4.1質量手冊的內容應滿足下列要求：

　?。?）符合ISO9000標準要求；

　?。?）滿足本公司提供物業管理（服務）要求

　?。?）切合本公司實際；

　?。?）遵守相關法規、條理的規定和要求。

　　4.4.2程序文件的內容應滿足下列要求：

　?。?）滿足ISO9000標準的全部要求；

　?。?）覆蓋公司所提供管理服務的全部階段；

　?。?）切合公司實際；

　?。?）符合相關法規、條例的要求。

　　4.4.3標準作業規程的內容應滿足下列要求：

　?。?）滿足程序文件的規定和ISO9000標準的相關要求；

　?。?）具有可操作性、可檢查評價性；

　?。?）繁簡程度與所需技能和員工的培訓程度/資格相適應。

　　4.4.4標準作業規程編制的數量與滿足需要相適應。如果沒有標準作業規程就不能不能保證管理工作和服務質量，即使簡單的過程和作業也應形成標準作業規程或在標準作業規程中予以描述和規定。

　　4.5質量體系文件的構成。

　　4.5.1程序文件描述的層次按下列順序：

　?。?）目的；

　?。?）適用范圍；

　?。?）職責；

　?。?）程序要點；

　?。?）記錄；

　?。?）相關支持文件；

　?。?）附錄。

　　4.5.2程序文件的結構按下列順序排列組成：

　?。?）封面；

　?。?）內頁；

　?。?）更改記錄。

　　4.5.3作業指導書描述的層次和結構可以參照程序文件的層次編寫，也可以根據文件表達的形式和內容進行編排。

　　4.6文件條款編號。

　　4.6.1文件條款用阿拉伯數字和小寫英文字母組合表達。

　　4.6.2文件條款以四個層次為限，分別是條、款、項、點。

　　4.6.3條款和文字排列規則符合示例：

　　1.0目的（條）

　　1.1為確保文件的分類（款）

　　1.1.1程序文件（頂）

　?。?）程序文件的分類（點）

　　4.7文件的標識。

　　4.7.1文件在質量體系中層次的標識識別如下：

　?。?）用文件封面給出的《質量手冊》、《程序文件》或《作業指導書》予以識別；

　?。?）用文件編碼予以識別，文件的編碼按《質量體系文件編碼管理文件》執行。

　　4.7.2文件版本的識別如下：

　?。?）文件封面上為出版本標識，首版為A，二版為B，以此類推；

　?。?）文件內頁、文標給出的版本標識

　　A/O——既標識此頁為首頁，以此類推

　　4.7.3文件更改狀態的識別：

　?。?）文件內文標版本欄給出的標識

　　A/O——未經更改的文件為0，第一次更改的文件為1，以此類推

　?。?）文件中更改記錄頁中做出的記錄。

　　4.8文件發布。

　　4.8.1文件發布前需經總經理或授權人審核批準。

　　4.8.2文件發布范圍、文件的符合性、完整性、適用性、規范化是審核批準人審批的內容。

　　4.8.3品質部在文件發布前應填寫相關表格，確保只有經過批準的文件才能發布。

　　4.9文件的發放。

　　4.9.1文件的發放由品質部按批準的范圍發放。

　　4.9.2文件發放前應對受控文件進行編號并對每份文件加蓋藍色《受控文件》印章及編碼。非受控文件不編號，僅在封面加蓋《非受控文件》藍色印章。

　　4.10文件補發。由于工作的需要或原文件丟失、破損，需要補發文件時，應按下列規定辦理。

　　4.10.1申請方填寫《文件審批箋》經所有部門負責人審核，管理者代表批準后方可予以補發。

　　4.10.2文件補發需執行文件發放的相關規定。

　　4.11文件發布、發放過程中形成的記錄由記錄實施部門保存，保存期3年。歸檔文件形成的記錄按相關文件規定辦理。

　　5.0記錄

　　5.1《文件更改申請表》文件編碼:

　　5.2《文件發放記錄》文件編碼:

　　6.0相關支持文件

篇2：房地產公司質量體系文件資料控制工作程序

　　房地產公司質量體系文件資料控制程序

　　1.目的

　　通過對質量體系運行有關文件的控制，確保在項目的開發建設過程中能得到和使用相關的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制，包括外來文件和資料。

　　3.職責

　　3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：

　　a.指導、監督各部門對文件控制的執行情況；

　　b.質量手冊和質量管理作業文件的歸口管理工作。

　　3.2總經理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；

　　3.3各部門負責分管范圍內的文件管理工作；

　　3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范圍：

　　4.1.1用以指導質量體系運行的文件和資料，包括質量手冊、程序文件和質量管理作業文件；

　　4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；

　　4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規、標準、規范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據質量體系文件中的有關規定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規定的授權人進行審核和批準：

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經理批準；

　　b.質量管理作業文件由各歸口管理部門編制，部門經理審核，管理者代表批準；

　　c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據各業務活動的有關規定，由相應人員進行審核和批準。

　　d.外來文件由總經理工作部負責審核、登記，由總經理工作部經理或分管副總經理批準下發。

　　4.2.2文件的編寫要求，執行Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》的規定。

　　4.3文件的標識與發放

　　4.3.1文件的編制部門依據Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》所規定的范圍和方法，對文件進行編號。

　　4.3.2對質量手冊和質量管理作業文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規等資料，不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據文件的發放范圍，由發放部門做好發放登記，填寫"文件發放登記表"。公司內部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發放章，登記發放情況。

　　4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發至各部門資料員。

　　4.4.3各部門資料員根據"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態，以字母"G"加順序數字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經過多次修改或主要內容修改后，應換版發行。

　　4.4.4對圖樣的修改，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.5文件的保存與回收

　　4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。

　　4.5.4文件換版后，由原發放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應加蓋"作廢"章予以標識。

　　4.6外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機關下發的行政和管理性文件以及房地產開發的法律法規，由總經理工作部負責簽收登記，交分管領導簽批后貫徹實施；

　　b)工程施工技術類文件，由工程部負責保存和處理，對

建筑施工類的國家、地區和行業標準、工藝、技術規范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發放項目部使用。

　　c)項目經營運作的有關文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。

　　4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應的外來文件（如：最新頒布的法律法規、技術標準、規范、上級政府主管部門的有關政策等），并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。

　　4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.8總經理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9總經理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發和處理工作，執行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10總經理工作部負責公司的圖書資料管理，執行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監督檢查，并結合質量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。

　　5.質量記錄

　　5.1QR05-01文件發放登記表

　　5.2QR05-02文件接收登記表

　　5.3QR05-03文件借閱登記表

　　5.4QR05-04文件更改申請/通知單

　　5.5QR05-05受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》

　　6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規定》

篇3：編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求

　　編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求

　　編寫體系文件的原則是寫你要做的，做你所寫的，記你所做的。即：標準要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效(文件寫完后一定要下發討論和修改，達到所寫即所做)。體系文件要做到：

　　1.系統性

　　-組織應對其OHS管理體系中采用的全部要素、要求和規定，系統有條理地制訂各項程序;

　　-所有文件應按統一規定的方法編輯成冊;

　　-各層次文件應做到接口明確、結構合理、協調有序;

　　-各層次文件應涉及OHS管理體系一個邏輯上獨立的部分。

　　2.法規性

　　-體系文件應在總體上遵循OHSMS標準，以及國家或主管部門的有關法規要求;

　　-文件一旦批準實施，就必須認真執行;

　　-文件修改只能按規定的程序進行。

　　3.協調性

　　-體系文件的所有規定應與組織的其他管理規定相協調;

　　-體系文件之間應相互協調;

　　-體系文件應與有關技術標準、規范相互協調;

　　-處理好各種接口，避免不協調或職責不清。

　　4.見證性

　　-體系文件作為客觀證據(適用性證據和有效性證據)向管理者、相關方、第三方審核機構證實本組織OHS管理體系的運行情況;

　　-對于審核來講，OHS管理體系文件可作為下列方面的客觀證據：

　　危險因素已被辯識、評價并得到控制;

　　有關活動的程序已被確定并得到批準和實施;

　　有關活動處于全面的監督檢查之中;

　　職業安全健康績效和持續改進等。

　　5.唯一性

　　-對一個組織，其OHS管理體系文件是唯一的;

　　-通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現唯一的理解;

　　-決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用;

　　不同組織的文件可具有不同的風格。

　　6.適用性

　　-體系文件應根據標準的要求、組織規模、生產活動的具體性質采取不同的形式;

　　-體系文件的詳略程度應與人員的素質、技能和培訓等因素相適應;

　　-所有文件規定都應在實際工作中能得到有效的貫徹。