步行街物管公司文件、表格編碼規定

一.目的:
確保每一個質量體系文件都有唯一的編碼，便于文件的識別，追溯和控制，便于統一領導，統一步調，協助指揮、貫徹、落實文件之精神。

二．適用范圍：
適用于本公司質量體系文件的編碼。

三．職責：
(一)行政人事部負責制定文件的編碼方法；
(二)各級文件管理、傳遞按本規定對公司范圍內的文件進行編碼和登記。

四.編碼規定：
(一)各部門編寫的質量體系文件在完成后，由文件管理員按照本規定、要求進行登記、編碼，每一份文件、表格只允許有唯一的一個編碼；

(二)部門名稱與部門代號：
公司內各部門代號用該部門名稱中兩個漢語拼音字母組成表求：
**公司：D*行政人事部：RSB工程部：GCB經營部：JYB
**公司：D*財務部：CWB安防部：AFB客戶中心：KHB

(三)編碼方法：
1.《工作規程》的編碼方式有兩種：
1.1公司工作規程的編碼由：公司代號部門代號順序號幾部分組成；
1.2其它部門工作規程的編碼由：公司代號部門代號順序號順序號……幾部分組成。

2.編碼表達形式：

** / (** **) - (** **)……

順序號（從01、02、03……）

篇2：物業公司質量體系文件編碼標準作業規程

　　物業公司質量體系文件編碼標準作業規程

　　1.0目的

　　確保公司所有的質量體系文件得到統一的編碼，規范文件和資料管理

　　2.0適用范圍

　　適用于公司質量體系文件和資料，包括資料手冊、程序文件、質量計劃、作業指導書、質量記錄以及被納入公司質量體系的相關外來文件的編碼。

　　3.0職責

　　品質部負責質量體系文件和資料編碼的歸口管理。

　　4.0程序要點

　　4.1文件和資料的編碼除有行業特殊規定外，均按以下條款規定進行。

　　4.2文件分類與編碼規則。

　　4.2.1質量手冊（采用“QM”作代碼）。

　　編碼格式：QM/CD—※※

　　文件發布年號

　　公司名稱

　　質量手冊代碼

　　4.2.2程序文件（采用“COP”作代碼）。

　　編碼格式：COP/CD—※※

　　文件發布年號

　　公司名稱

　　質量手冊代碼

　　4.2.3質量記錄（采用“QR”縮寫）。

　　編碼格式：CD/QR—※※—※※

　　版次

　　文件發布年號

　　公司名稱

　　記錄代碼

　　4.2.4標準作業規程及作業指導書（采用“WI”作代碼）。

　　編碼格式：WI/CD—※※—※※

　　規程序號

　　部門代碼

　　公司名稱

　　標準作業規程代碼

　　4.2.5其他文件資料編碼。

　?。?）審核報告（采用“IQR”縮寫）：

　　編碼格式：×××/IQR—※※—※※

　　評審年度

　　評審報告序號

　　評審報告縮寫

　　公司名稱

　?。?）管理評審報告（采用“MQR”縮寫）：

　　編碼格式：×××/MQR—※※—※※

　　評審年度

　　評審報告序號

　　評審報告縮寫

　　公司名稱

　　4.3代碼。

　　4.3.1公司代碼拼音縮寫CD表示。

　　4.3.2文件和資料名稱代碼：

　　質量手冊—QM程序文件—COP標準作業規程—WI

　　質量記錄—QR外來文件—ED審核報告—IQR

　　4.3.3要素號與GB/T19001—2000idtISO9001：2000第4章“質量體系要求”中的條目編號一致。

　　4.3.4部門代碼：

　　品質/拓展部—P·Z經營部—J·Y人事行政部—R·Z

　　財務部—C·W客服部—K·H秩序維護部—Z·H

　　工程部—G·C景觀環境部—J·J

　　4.3.5受控文件：

　　總經理—01副總經理—02財務部—03行政部—04品質/拓展部—05

　　經營部—06項目部—07

　　注：如果一個部門發放的文件超過2份及以上時，應在上述編號后加分編號，例如工程部發放3份文件，則受控編號分別為09—1、09—2、09—3以此類推。

　　4.4文件條款的編號。

　　4.4.1文件條款用阿拉伯數字和小寫英文字母來表達。

　　4.4.2文件條款以四個層次為限，分別是條、款、頂、點。

　　4.5文件標識的識別：

　　A/0

　　4.6文件更改狀態的識別：

　　A/0

　　更改狀態識別數字“O”為此頁文件首版，以此類推。

　　5.0記錄

　　5.1《受控文件清單》

　　6.0相關支持文件