1、公文辦理一般包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序;
2、凡酒店的收文(信、函)包括領導的親收件,由總經理室秘書處簽收、登記,轉交董事長或總經理;
3、公文登記后,根據總經理的批示,由總經理辦公室轉交各位領導傳閱,如需轉交有關部門閱辦,應由總辦秘書送交,并經登記、簽收后方可送交;
4、閱讀文件應按規定范圍,秘密級以上文件須到總經理辦公室閱讀,因工作需要借閱文件應辦理手續,用完后及時退還,秘密級以上文件,各級領導及有關人員均不得攜離辦公室;
5、各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責,按規定期限迅速辦理,不得拖延積壓;
6、各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員,對自己經手處理的公文,應件件有著落,事事有下文,轉辦要及時,催辦有結果,防止積壓誤事;
7、公文辦完后,應根據文書立卷、歸檔的有關規定,及時將公文定稿,正本和有關材料整理立卷,當年文件應于第二年第二季度移交完畢;
8、各級干部調動時,應將文件(含保密記錄本)清理移交,凡參加會議帶回的文件,應及時送總辦秘書處登記保管;
9、沒有保存價值的文件,經過鑒別和主管領導批準,由總經理定期銷毀。銷毀秘密文件,要進行登記,有專人監督,保證不丟失、不漏銷,秘密級以上文件不準作廢出售,一律集中銷毀。
篇2:公司藥業文件管理制度
**藥業文件管理制度
1.目 的:為確保文件收發等事務正常、順利進行,規范文件管理,特制定本規定。
2.適用范圍:本制度適用于總公司,各分子公司應根據本制度制定細則并報總公司批準后執行。
3.權責說明:總經辦管理公司的收發文工作,各部門負責本部門相關文件的管理。4.公司發文
4.1公司發文由公司總經理(或其授權人)簽發,加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發布的文件。
4.2公司發文程序
4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件,必須經分管領導同意后起草,交總經辦核稿后呈送總經理簽發。
4.2.2總經理簽發后由總經辦制作文件,并將總經理簽發原件一起送印鑒管理員蓋章。
4.2.3蓋章完畢后,由總經辦辦理發、送、呈、存檔事宜。
4.2.4未簽發的文件,總經辦按收文分類登記;簽發后的文件按發文分類登記??偨涋k需做好收文及發、送、呈登記,并將有總經理簽字的原件存檔。
4.3公司發文分類、編號:西藏藥業〔20**〕××號。
4.4對外文件必須做成紅頭,以示嚴肅和正規,格式附后。
4.5無總經理或總經理授權人簽字的文稿一律不得加蓋公章。
5.公司部門發文
5.1公司部門在內部行文一律以部門第一負責人、部門分管領導同時簽署生效,不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。
5.2公司部門發文主要分為總經辦發文和其他部門發文。
5.2.1總經辦發文:在管理制度內制訂的實施細則,以及不必對子公司及公司外的其他單位發布的文件,原則上可由總經辦制訂、分管領導簽發生效。
5.2.2其他部門發文。其他部門可在其部門職權范圍內對公司內部部門行文,經部門經理、部門分管領導簽發后,在公司內部有效。
5.3公司部門發文格式附后。
5.4部門發文超出部門職權范圍,又不應由公司發文的,須由相關部門共同簽發,經分管領導批準后行文。
5.5公司內部發文按以下辦法分類、編號:
西藏藥業(總經辦、信息部、***)發〔20××〕××號
6.收文
6.1公司以外單位送、發給我公司的文件由收文單位簽收,包括:政府職能部門行文、業務管理部門行文、合作、協作單位行文等,同時填寫《收發文登記表》,格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關部門和有關人員,不得積壓延誤;屬于急件的,應在接件后立即報送。
6.2各部門應指定專人辦理收文事宜。
6.3各部門應將處理完后的來文、處理過程和處理結果一并交總經辦存檔,同時,每半年清理一次,沒有及時存檔的全部存檔,并將填寫的《收發文登記表》一起存檔。
7.其他
7.1文件的發文、收文部門負責人應注明文件密級或者"不得復印"、"不得攜出"字樣。
7.1.1絕密:絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密,如董事會、公司經營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯企業等文件,公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。
7.1.2機密:機密檔案為公司重要證件批文、合同協議、技術資料、人事勞資體系等文件。
7.1.3 秘密:秘密檔案為僅可內部公開的一般文件資料。
7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。
7.3單位、個人調、借閱文件或部門間借閱文件,必須按規定填寫文件借閱登記表,屬秘密級以上的文件需分管領導以上人員批準。
7.4文件及有關資料的打印、復印、簽章,必須按規定嚴格辦理,并做好登記,嚴禁未經同意私自處理。
7.5收發文處理不當或不及時造成損失的,由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規定處理,沒有或不及時歸檔的,每次貢獻50元愛心基金。
8.附則
8.1 本制度由總經辦負責解釋。
8.2本制度施行后,凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。
8.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。
附:
篇3:酒店文件管理制度(6)
酒店文件管理制度(六)
1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。
2.收到的公文由行政辦公室簽收登記,分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。
3.總經理批辦的公文,根據批示,由行政辦公室轉交承辦部門和傳閱員,并進行簽收登記。
4.因工作需要,借閱文件和檔案,按規定程序辦理借閱手續,用完后及時歸還,秘密級以上的文件和檔案,各級領導均不得攜離酒店。
5.各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責,按規定期限及時辦理,不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議,及時提出書面意見。
6.各部門均應實行公文催辦制度,負責辦理公文的人員,對自己經手處理的公文負有催辦義務,轉辦要及時,催辦有結果,防止積壓誤事。
7.公文處理過程中,要做好平時歸卷工作,辦完后,及時將公文定稿,正本和有關材料整理成卷,每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。
8.的所有人員調動和離職時,應將文件清理移交,沒有移交清理完畢的,不予辦理調動和離職手續;參加會議帶回的文件,應及時交欄案室登記和保管。
9.行政辦公室沒有保存價值的文件,經過鑒別和行政辦公室主任的批準,予以定期銷毀。