職學院檔案保管制度

　　一、加強工作責任心，對檔案的收集、借出、利用、銷毀要及時進行登記，借出的檔案材料要及時收回。

　　二、庫房應備有防火、防盜、防潮、防霉、防蟲、防塵、防高溫等基本保護措施。

　　三、庫房內嚴禁吸煙、喝茶倒水，嚴禁將易燃易爆及其他有害物帶入庫房。

　　四、庫房、檔案柜箱隨開隨關，離人落鎖。

　　五、加強安全、防范意識，做到常抓不懈，發現問題及時匯報，及時處理。

篇2：物業檔案保管工作

　　物業檔案保管工作

　　一、物業檔案保管工作概論

　　(一)檔案保管、物業檔案保管工作的含義及意義

　　檔案保管是指按照一定的原則，采用適當的技術，改善檔案的存藏環境與保管條件，以便最大限度地延長檔案壽命的過程(檔案出版社1993年《檔案管理小百科》)。

　　物業檔案保管工作，是采用一定的技術設備、措施和方法，對物業檔案實行科學保管和保護，防止和減少物業檔案的自然或人為損毀的工作。物業檔案保管工作在物業檔案工作中處于特殊地位，具有十分重要的意義。

　　1.物業檔案保管工作是延長檔案壽命，維護歷史真實面貌的根本保證。物業檔案是物業公司歷史活動的真實記錄，是國家檔案的一部分。物業檔案是以一定的物質形態存在的，由于種種因素的作用和影響，檔案處在不斷老化蛻變和損毀的過程之中，直至最后消失。只有加強物業檔案保管工作，采取一切科學技術措施和方法，有效地防止和減少檔案的自然和人為損壞，才能最大限度的延長物業檔案的壽命，保證物業檔案的完整與安全，更好地維護物業公司的歷史真實面貌。

　　2.物業檔案保管工作是物業檔案業務工作的關鍵性環節，對整個物業檔案工作具有重大影響，在一定條件下甚至有決定性影響。檔案保管得好，就為整個物業檔案檔案工作提供了物質對象，這是物業檔案工作最起碼、最基本的前提；如果檔案保管得不好，雜亂無章，乃至霉爛損毀，就會影響其他檔案業務工作的正常進行，甚至無法進行。如火災、失盜或人為破壞，造成檔案實體的不復存在，其損失都是無法補救的，以后的利用工作便無法開展。1998年云南某縣檔案館發生大火，部分檔案即刻化成灰土，就是最有教訓意義的例子。所以，保管工作在物業檔案業務工作中居于特殊地位，具有極其重要的意義。

　　(二)物業檔案保管工作的任務

　　物業檔案保管的任務，概括來說，就是維護物業檔案的完整與安全，有效地延長物業檔案的壽命。它的具體任務是:

　　1.防止物業檔案的損毀

　　掌握物業檔案損壞的原因和規律，采取有效的技術措施和方法，最大限度地消除可能導致檔案損毀的各種自然的或人為的因素，把檔案的自然損毀率降低和控制在最低限度。

　　2.延長物業檔案的壽命

　　采取積極有效的措施和方法，從根本上改善保管條件，去除檔案本身不利于耐久性的因素，增強物業檔案對外界不利因素的抵抗力，緩解檔案的老化趨勢，并提高檔案的修復和復制技術，盡可能地延長檔案的壽命。

　　3.維護物業檔案的安全

　　包括兩方面:一方面是指物業檔案作為一種物質存在形態，必須保證其安全、完整地存在下去，不損毀丟失；另一方面是指物業檔案作為一種社會現象，要建立切實可行的嚴格的安全保密制度，防止失盜和失密、泄密事件的發生，保證物業檔案的信息安全。

　　(三)物業檔案保管工作的基本原則

　　1.分類保管

　　物業檔案機構對各部門移交的檔案應分類進行保管，要保持檔案文件的有機聯系，做到檔案存放條理化，排列系統化，保管科學化，便于檔案的調閱提還，并有利于物業檔案的保護管理。對于聲像檔案，由于其制作材料的特殊性，更應分庫保管。

　　2.以保護為宗旨，以利用為目的

　　檔案館(室)的工作可概括為“管好”和“用好”兩項?！肮芎谩笔菫榱恕坝煤谩?。不能片面地強調保護檔案，而不考慮到利用的方便；同時，也不能只遷就一時的利用方便，而不顧檔案的保護，影響長遠的利用。在實際工作中，“管好”和“用好”既有具體的矛盾，又有總體的一致性。所以，物業檔案保管工作應在保護措施、制度、方法和具體技術處理各方面，做到既能保護檔案不受損害，以利于延長檔案的壽命和長遠的利用，又能積極創造條件，保證當前利用的需要。

　　目前，很多單位采用計算機技術和縮微技術將檔案信息錄入數據庫或將檔案原件拍成縮微平片后提供給用戶使用，這樣既有效保護了檔案實體，延長了檔案壽命，又方便利用，真正實現了“保管是為了利用”的目的。

　　3.以防為主，防治結合

　　物業檔案保管中最為憂患的是火、水、盜、蟲、霉等“五害”。對這“五害”，必須以防為主，防治結合。特別是前“三害”，一旦事發，損失將無法挽回，尤應預防。在防、治兩方面，防是關鍵，是主導方面。從總體上講，以防為主，“防患于未然”，是積極主動的治本方法。

　　二、物業檔案保管工作的物質條件

　　做好物業檔案保管工作，除要求配備具有一定專業知識、熟悉檔案自然損毀規律的專職管理人員外，還必須有一定的物質條件。

　　(一)檔案庫房

　　具備相當容量和適宜條件的庫房，是物業檔案保管的首要物質條件。根據保管檔案的特點和檔案庫房的合理要求，選擇檔案庫房要注意堅固耐用，經濟美觀，能夠抗震、保溫、隔熱、防潮、防蟲、防霉、防塵、防光、防火、防盜、防鼠。

　　檔案庫房是存放檔案的專用房間，它有別于物資倉庫、辦公室和技術用房，有其自身獨特的要求。在設計上考慮與周圍環境協調的情況下，應以利于檔案的安全保護為根本前提。因此，在新建或改建、裝修檔案庫房時，要以加強庫房圍護結，提高其保溫、隔熱、防潮性能為主，以空調設備的造型、利用為輔。

　　一般情況下，檔案庫房建筑的基本要求有以下六點:

　　1.加厚庫房墻體。具體厚度，可依據使用材料性能、墻體結構形式進行熱工計算，以達到保溫、隔熱性能良好為度。

　　2.庫房窗戶宜小不宜大，宜少不宜多。每開間的窗戶面積與外墻面積之比，不應大于1:10。有條件采取全部空調的檔案部門，庫房可不設窗戶，這有利于庫房保溫、隔熱、防潮、防塵、防蟲和節約能源。

　　3.庫房的外觀式樣，應以利于檔案保護為前提，適當考慮檔案室專業功能的獨特風格及當地周圍環境的和諧。

　　4.庫房地面單位面積的承重，應大于其他用房。庫房排放一般的木質、金屬柜架，每平方米荷載不應小于500kg；采用密集架，每平方米荷載不應小于1200kg。

　　5.庫房的開間大小、層高、門窗的結構和形式，都應不同于其他用房，以有利于柜架排放、管理及安全為原則。庫房開間面積，應根據存儲檔案的類別、數量等情況的不同，一般小庫60~100m⒍2，中庫100~200m⒍2，大庫200~300m⒍2。庫房層高一般以2.5~2.8m為宜。

　　6.檔案庫房應集中，自成一體，不與其他辦公、技術用房相混雜或穿插，以便于檔案的整理、保管、利用。

　　(二)檔案裝具

　　檔案裝具是保管檔案必須的基本設備。主要有檔案柜、檔案箱、檔案架等，一般有鐵制、木制兩種。鐵制的防火、耐久，便于機械加工，做成組合構件，有可調節性和機動性，便于運輸、組裝，便于使用，但造價較高。檔案裝具種類很多，各有所長，應按庫房特點、檔案價值以及規格的不同，合理使用，靈活配置。

　　物業公司檔案室在庫房面積不是很寬敞的條件下，可選用新型的檔案密集架，既節省空間又美觀方便。對于圖紙檔案多的單位，為了避免紙張的折疊影響物業檔案的利用及其壽命，最好選購專門的圖紙柜。

　　(三)包裝材料

　　檔案包裝材料既能防止光線、灰塵和有害氣體對檔案直接損害，又能減少機械磨損，對檔案有保護作用。目前我國檔案包裝材料一般有卷皮、卷盒和包裝紙。聲像檔案、縮微膠片則有相冊、磁帶盒等保護。

　　(四)溫濕度調節裝置及其他庫房設施

　　1.溫濕度計

　　根據我國的實際情況，檔案庫房溫濕度的正常要求是:溫度為攝氏14~24℃，相對濕度為45%~60%。為了掌握庫房溫濕度是否符合正常要求，庫房應設有對溫濕度進行測試的儀表。目前有一種專門為檔案庫房設計的溫濕度計，可以很直觀的了解庫房的溫濕度狀況。

　　2.空調和抽濕機

　　為有效的控制和調節庫房的溫濕度，在現有的技術條件下，最好的措施是安裝空調和抽濕機。

　　3.窗簾

　　光線對檔案紙張和字跡能造成很大的危害，其中破壞作用最大的是太陽光中的紫外線。除了在庫房建筑和檔案裝具排放上考慮減少陽光直射外，庫房窗戶上應安裝防光和防火的窗簾。

　　4.滅火器

　　檔案庫房應放有消防器材。有條件的單位可安裝煙感報警裝置和自動滅火裝置。

　　三、物業檔案庫房的管理

　　(一)檔案分庫的一般原則

　　檔案如何分庫存放，是庫房管理的重要一環。這一步考慮周全了，就為以后的庫房管理奠定了基礎，會省去很多麻煩和困難。需要特別注意的是，不同載體的檔案要盡量分庫存放，聲像檔案和檔案縮微膠片應單獨存放。

　　(二)檔案裝具的排放要求

　　檔案裝具在庫內排放，應本著便于檔案的提調、運送、采光、空氣流動、整齊美觀的要求。庫房門應對著庫內的主通道，主通道的凈寬不少于1.5m。固定式的裝具，相鄰兩排之間的凈寬應不少于0.8m。為便于通風和防潮，裝具不能緊貼墻壁，與墻壁的距離應不少于8cm，裝具于墻壁之間的通道不少于0.6m。有窗戶的庫房，裝具的行排應與窗戶垂直，利于通風和避免室外光線直射檔案。

　　各排裝具靠近主通道的一端，應有整齊統一的側板，以便于貼插標簽。

　　(三)檔案的排列次序和方法

　　檔案在庫內的排放次序，包括檔案裝具的編排次序、全宗內各類項檔案之間的排列次序，以及同一類項檔案在柜架上的排放次序。

　　裝具在庫內的編排次序，應根據庫房的形狀、裝具的排放方式而定。無論是固定式柜架還是活動式柜架，其編排次序一般是:人站在庫內主通道上，面對各排行柜架，左起第一排為首排，右起第一排為末排。

　　全宗內檔案的排放要保持相互之間的聯系，按照分類方案逐類排放。每類檔案排完后預留一定的空間。

　　檔案在柜架內的排放次序，應先左后右，先上后下。對于一個檔架來說，起始卷號在架的左上角，終止卷號在架的右下角。一個排面的檔案排放滿后，轉到背面的柜架，仍是按前一排面的方式次序排列。

　　檔案在裝具內不應放得過緊過擠，以免給提取和存放帶來困難，并因此造成卷皮和卷盒的損傷。此外，每一類項的排尾，要空留一定數量的裝具空間，以備以后檔案增補、修復或改裝卷盒卷皮時的體積增大。

　　(四)檔案柜架貼插標簽

　　檔案柜架貼插標簽，是庫房管理中的一項必須工作。其作用在于:使庫房管理人員明了檔案存放位置，便于提還檔案，便于新來工作人員熟悉環境、業務，便于檢查、參觀。

　　具體做法是，在每一排柜架靠近主通道的一端，在適當高度位置統一貼插字體工整醒目的標簽，每一柜架內的各個隔層，也要標明檔案類項名稱和案卷起止號，以便查找和提還案卷。

　　檔案裝具標簽內容包括全宗名稱、全宗號、分類號、項目號、案卷起止號、年度、保管期限、箱柜號。

　　(五)物業檔案存放位置索引

　　為了便于保管工作人員和提供利用工作人員全面掌握檔案存放情況，迅速地提還檔案，物業檔案分庫分類排好之后，應該編制《檔案存放位置索引》(或稱《檔案存放地點索引》)。依其作用分為兩種:

　　其一，是指明檔案存放位置的，以檔案類項為單位，標明存放處所。

　　其二，是指明各檔案庫房保存檔案情況的，以檔案庫房和檔案架(柜)為單位，標明所存放的是何種檔案。

　　上述兩種索引，按形式又可分為書本式和卡片式兩種。第二種并可采取圖表形式，把每個庫房(樓、層、房間)內檔案的存放情況繪成示意圖，懸掛在醒目的地方，以便隨時參看。這兩種索引的詳略程度和項目，可根據檔案館(室)的具體情況決定。

　　(六)庫房衛生

　　檔案庫房衛生是庫房管理中的經常性工作，是檔案保護技術中諸多內容的一個重要項目，關系到檔案的生蟲、長霉、污染、磨損等問題。庫房衛生的要求是:(1)地板、門窗、墻壁、燈具及頂棚保持光潔明亮；(2)檔案柜架各部位及所放檔案和包裝材料清潔無土；(3)檔案放置整齊，其他器材物品放置有序；(4)與庫房管理無關的器材、雜物一律不準存放等。

　　為保證庫房衛生清潔，還應采取以下措施:(1)新建或改建庫房時，地板應為水磨石；(2)在資金允許的條件下，將墻壁四周和頂棚粘貼墻布或涂刷涂料；(3)窗戶要嚴實，最好少設或不設窗戶；(4)對新增添的裝具，接收或征集來的檔案、出庫利用較久的檔案，入庫前必須進行擦洗、除塵和消毒；(5)管理人員入庫必須穿工作服、換鞋，非庫房管理人員禁止入庫，盡量少接待或不接待庫房參觀；(6)堅持經常和定期進行清掃衛生和維護工作。

　　(七)檔案安全檢查

　　定期和不定期地對檔案進行安全檢查，是庫房管理工作中的一項重要內容，是維護檔案安全和完整的一項重要措施。

　　1.檢查的內容和目的

　　主要從三個方面進行檢查:一是從政治安全方面出發，檢查檔案有無被盜、被損和泄密等情況，及時發現不安全的因素，以便采取有效措施，確保檔案的安全；二是從保護技術方面檢查，看檔案有無發黃變脆、字跡褪色、蟲霉感染、潮濕粘連等自然損毀現象，以便采取相應措施，積極防治；三是從檔案管理方面檢查檔案是否缺少、案卷有否錯位。并應檢查庫房是否進水、門窗是否牢固、消防設備是否齊全、有無異常變化等情況，以便分析原因，改進工作，加強管理，防止意外事故的發生。

　　2.檢查方式和方法

　　定期檢查一般一年或兩年一次，按檔案目錄逐卷檢查。不定期檢查一般在庫房發生水火災害、檔案被盜或懷疑被盜、發現蟲蛀、鼠咬和霉爛等現象以及檔案保管人員調換工作等情況時進行?？上染植繖z查，發現問題再全面檢查。檢查時必須做檢查記錄，以一級類目為單位進行。檢查后應寫出檢查報告，內容包括檢查工作的組織、人員、檢查時間、進行情況、發現的問題，以及妥善處理發現的問題和改進工作的意見等。

　　(八)借閱檔案制度

　　館內外人員借閱檔案，必須辦理正式借閱手續，填寫提調單。提調單一式二份，一份留庫房存查，一份隨檔案送交利用出納臺。并應嚴格規定:正常情況下，檔案原件不能調離檔案館(室)；利用者不得在檔案上作任何圈點勾劃標記；閱覽室內不得吸煙，閱覽桌上不得放置水杯、墨水等易污染檔案之物品；破損、待修的檔案，一律不提供利用；有復印件、縮微品的檔案，除特殊原因經批準同意者外，不再提供檔案原件。

篇3：學校教師業務檔案保管制度

　　教師業務檔案保管制度

　　為了認真貫徹《專業技術人員業務考績檔案管理暫行辦法》、加強對專業技術人員業務考績檔案(以下簡稱業務考核檔案)的管理，充分發揮業務考績檔案在教育、教學工作中的積極作用，現就業務考績檔案建立歸檔、收集、傳遞、借閱、保管等制度提出如下意見.

　　一、每個專業技術人員都必須建立業分考級檔案，作為對本人考察、使用、晉升、獎勵的主要依據.業務考績檔案由學校領導指定專人負責建立和保管.

　　二、業務考績檔策的歸檔范圍：

　　1、任職資格申報表。

　　2、考核材料。

　　3、成果材料。

　　4、其他有關活動中形成的各種有價值的表冊和材料，如指導培養青 年教師上公開課、作輔導報告、優秀教條、先進班主任工作小結等方面.

　　三、業務考績材料的收集

　　。

　　1、按歸檔材料的范圍，形成收集歸檔材料的網絡，將專業技術人員

　　在日常工作中形成的已辦理完畢的有關材料經負責人審核后，及時送交業務考級檔案的負責人.

　　2、業務考績檔案的負責人應在每年6-7月份到各有關部門收集一次，拾遺補缺，經清理后利用暑假分類歸檔.

　　四、業務考績檔案的傳遞和借閱

　　1、專業技術人員調動工作時，其業務考級檔案應及時轉人有關單位組織人事部門.轉出時須辦理登記注銷手續.不得個人自帶.

　　2、部門借閱，一般在檔案室進行，特殊情況，經學校分管領導批準后方可借出，但不得超過借閱期限.加本人要求查閱，須經單位領導同意，但只能借閱不得將檔案帶出檔案室.有關的組織推薦意見，鑒定、民意測驗一般不允許查閱。m.airporthotelslisboa.com

　　3、借閱檔案一般不超過一周。如確保因工作需要超期借閱，應辦理續借手續。

　　4、任何人不得徐改.增刪檔案材料，歸還時要清點核對，如發現問題，將追究責任，嚴肅處理。

　　五、業務考核檔案的保管和保密

　　1、保管人員要模范地執行國家、機關上級機關和單位制定的檔案工作法規、制度。忠于職守，積極地做好本職工作。

　　2、保管人員要定期將收集的材料進行清理、分類和歸檔，對已形成的檔案定期進行檢查。

　　3、對業務考績檔案要進行科學的管理，按照便于利用、便于管理的要求進行分類編號，要定期做好業務考績檔案的統計工作。

　　4、保管人員必須自覺遵守《中華人民共和國檔案法》中的保密法規按照要求辦事，做到萬無一失.

　　5、檔案室耍健全防火、防盜、防潮等設施，特別每年黃梅季節要前要做好防潮措施，并定迅檢查，如發現問題要及時處理.