雅園物業檔案收集、保管管理制度

　　檔案管理工作是公司的一種重要基礎工作，建立健全檔案收集、保管制度是提高工作效率，實現管理規范化，工作標準化的重要舉措之一。各部門在日常工作中產生下列文件均請按有關要求及時交行政辦公室歸檔。

　　一、各種會議材料（實時上報存檔）

　　1、董事會及公司、管理處各類辦公例會的會議記錄、紀要；

　　2、公司、管理處各種專題工作會議的會議記錄、紀要或報告；

　　二、各種文件材料（實時上報存檔）

　　1、公司、管理處下發的通知、通報、決定、規定；

　　2、管理處所有對客通知；

　　3、管理處各種活動的紀實性材料照片及總結報告；

　　4、工作計劃、總結；

　?。?）公司、管理處的年度、月度工作計劃、總結；

　?。?）公司、管理處各部門的年度、月度工作計劃、總結及各種專項工作方案及總結；

　?。?）公司、管理處預算及各階段預算執行情況總結。

　　5、公司、管理處各部門的情況匯報、工作報告、批示過的請示報告；

　　6、公司、管理處制定的工作流程、崗位職責及各種規章制度，公司、管理處各部門制定的工作手冊及各種工作規范；

　　7、公司、管理處大事記（行政辦公室編寫）；

　　8、公司人力資源部及公司、管理處各部門組織實施培訓的培訓記錄、培訓大綱和教案；

　　9、各管理處設備臺帳及建筑檔案（定期變更內容）、各種維修改造的施工圖紙和技術文件。

　　三、外來文件（實時上報存檔）

　　1、各行政管理機關行業主管部門下發的需貫徹執行的決定、通知、規定、條例等；

　　2、對工作有參考借鑒價值的各種資料；

　　四、工作記載性文件（對客資料每周收一次，內部管理資料每月收一次，各種工作記錄后延一個月上報）

　　1、物業部：

　　記載客戶報修、返修或投訴事宜的記錄和工作票、車位管理檔案、客戶繳費歷史記錄，客戶簽署的各種單據（包括入住手續文件等），各種經營性文件；

　　2、工程部：

　　所有值班記錄、運行記錄、維修記錄、保養記錄（包括外包單位的工作記錄）、交接班記錄，二次裝修工作記錄；

　　3、保衛部

　　所有值班記錄、工作記錄（包括外包單位的工作記錄）、交接班記錄及外管局及有關對口管理單位備案資料，聯系資料；

　　4、保潔部

　　所有工作記錄（包括外包單位的工作記錄）；

　　五、其他材料

　　如其它材料需要收集，按行政辦公室通知辦理。

　　注：

　　1、財務檔案、人事檔案不在此例，自行存檔嚴格管理。

　　2、各管理處會所及租賃單位發出的各種對客通知及經營性文件亦需備案存檔。

篇2：科技公司檔案管理制度

　　某科技公司檔案管理制度

　　第一章 總則

　　第一條 為加強公司文書檔案、聲像資料的管理工作，保證文書檔案、聲像資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本制度。

　　第二條 公司行政部負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。

　　第三條 公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規定及時歸檔，部分資料須在行政部備份。

　　第二章 文件資料的收集管理

　　第四條 歸檔范圍：

　　公司印發的公文。

　　公司的各種規章制度、實施細則、程序文件。

　　公司與其他單位簽訂的合同、協議書等文件正本。

　　公司重要會議資料，包括會議通知、決議、總結、重要發言、會議紀要等。

　　上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、條例、規定、計劃等文件資料。

　　公司對外的正式發文及與有關單位來往的文書及傳真。

　　公司重要的技術資料、供應商檔案資料、客戶資料等。

　　公司管理人員的任免文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。

　　公司所有員工的考核與培訓資料。

　　公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的簡報、照片(及底片)、錄音、錄像等。

　　公司及產品的獲獎證書。

　　第五條 資料承辦人員應及時將辦理完畢或經批準的文件資料，收集齊全，加以整理、歸檔。

　　第七條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的重要文件資料，由此項工作的負責人收集并交行政部歸檔保管。

　　第八條公司員工外出參加培訓、學習、考察、調研等公務活動，必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。

　　第九條各部門須有一名檔案管理人員，認真執行定期歸檔制度。

　　第三章 歸檔管理

　　第十條檔案管理人員應根據公司的業務及工作現狀，編制"案卷類目" 。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上明細名稱。

　　第十一條 檔案管理人員應及時將文件資料按照"案卷類目"放入文件夾內，對號入座。

　　第十二條 在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、請示與批復、轉發文件與原件，歸放在一起，不得分開。

　　第十三條 對于重要的聲像類資料，檔案管理人員應在卷首附上文字說明，包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)。

　　第四章 附則

　　第十四條 本制度由公司行政部負責解釋。

　　第十五條 本制度自頒布之日起施行。

篇3：某公司檔案管理員職務分析樣本

　　公司檔案管理員職務分析樣本

　　崗位名稱：檔案管理員;

　　直接上級：文秘科科長;

　　工作目標：負責公司的檔案的管理工作;

　　權力和責任：

　　1.負責收集公司分散在各個部門和個人手中的文件、資料集中起來，經過整理、立卷、當檔保存;

　　2.做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限;

　　3.負責對檔案的收進、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時以表冊、數字形式，進行登記和統計;

　　4.負責保管檔案系統完整和安全;

　　5.負責編集檔案文件資料匯集、編制目錄、卡片、索引等;

　　6.負責建立檔案借閱管理制度;

　　7.遵守國家和公司的保密規定及有關規程;

　　8.做好公司領導臨時交辦的事項;

　　9.熟悉計算機的使用;

　　崗位要求：

　　1.具有高中以上的文化程度;

　　2.具有檔案管理基礎知識和工作經驗;

　　3.工作心細，品行端正，原則性強;

　　參加會議：

　　1.參加每周一次的工作會議;

　　2.參加每月一次的管理工作評比會;

　　3.參加公司召開的職工大會;