醫院檔案管理制度

　　為全面反映醫院歷年經營和管理工作的內容，妥善完整地保存各類重要文件、資料，加強檔案管理工作的規范化、標準化、程序化，制定本制度。

　　1、適用范圍

　　本制度適用于醫院各類檔案的管理。

　　3、職責部門

　　3.1院辦(人事行政部)負責院級文件檔案的管理工作。

　　3.2部門(科室)指派專人兼任檔案管理員，負責部門(科室)檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦(人事行政部)負責人。

　　3.3院辦(人事行政部)負責指導與監督各部門檔案管理的實施情況。

　　3.4部門(科室)負責人負責審批本部門(科室)普通文檔的借閱申請，其它文檔的借閱申請由總經理(院長)或指定負責人審批。

　　3.5機密文件借閱、所有文件的復制及銷毀申請由總經理(院長)或指定負責人審批。

　　4、檔案收集、歸檔

　　4.1凡醫院繕印發出的公文(含定稿和打印的原件與附件、批復請示、轉發文件等)，原件一律由院辦(人事行政部)統一歸檔管理，發文復印件按規定由收文部門各自歸檔。

　　4.2各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門文秘集中統一整理、歸檔。

　　4.3一項工作分別由幾個部門(科室)參與辦理形成的文件、決議，由主辦部門(科室)負責收集整理，交院辦(人事行政部)歸檔。

　　4.4部門(科室)組織召開的工作會議紀要與有關材料由本部門(科室)收集、歸檔。

　　4.5醫院召開的工作會議文件由院辦(人事行政部)收集、歸檔，并由會議組織部門(科室)指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦(人事行政部)辦理歸檔手續。

　　4.6醫院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議等公務活動需將文件歸檔的，應及時交院辦(人事行政部)歸檔。

　　5、檔案立卷

　　5.1檔案管理員應使用檔案盒(或文件夾)根據文件類型將檔案分別立卷，統一存放至檔案柜中。

　　5.2檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文必須簡明確切。

　　5.3案卷類目編制原則：含醫院全稱和經辦m.airporthotelslisboa.com部門全稱，按上(醫院全稱)、下(經辦部門全稱)排版;根據文字量，也可以按左(醫院全稱)、右(經辦部門全稱)排版。

　　5.4案卷類目名稱需根據5.3款標準，采用標黑一號字體打印，粘貼于檔案盒(或文件夾)左側距頂部3厘米處。

　　5.5歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度，對存在缺陷的文件資料要責成有關人員收集齊全后再行立卷歸檔。

　　5.6歸檔文件應符合國家有關檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復寫紙復寫。

　　5.7部門(科室)經辦的文件原則上應于收、發文后一個月內完成歸檔;醫院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。

　　6、檔案目錄編制

　　6.1檔案文件編號原則：A1A2A3A4-B1B2C1C2-D1D2其中A1A2為醫院代字(遵照《行文管理制度》附件《醫院簡稱對照表》)，A3A4為兩位數年份號，B1B2為部門(科室)代字(大類)號，C1C2為文件類型(小類)號，D1D2為兩位數檔案序號。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現代女子醫院的行政部為經辦部門，歸檔文件類型為20**年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號為：J*06-*ZTZ-07。

　　6.2檔案管理員應在檔案盒(或文件夾)首頁位置設立《檔案目錄》(附件10.1)。

　　6.3所有歸檔文件必須在首頁面右側用口取紙標記文件編號，并按順序將檔案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。

　　6.4《檔案目錄》內容應包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、經辦人、歸檔編號、備注等項目。

　　7、檔案保管權限、期限與類型

　　7.1檔案保管權限

　　7.1.1財務部檔案由財務部保存;

　　7.1.2人事部檔案由人事部保存;

　　7.1.3醫院證、章、信由總經理(院長)指定負責人保存;

　　7.1.4其它各類檔案由院辦(人事行政部)保存。

　　7.2檔案保管期限

　　7.2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規定的保管期限執行。

　　7.2.2醫院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。

　　7.2.3政府職能部門授予、發放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。

　　7.2.4本醫院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。

　　7.2.5普通文檔保管期限為3年至5年。

　　7.2.6保密文檔須于失效當日即刻銷毀。

　　7.3文檔的保存形式：m.airporthotelslisboa.com

　　7.3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。

　　7.3.2計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施，文件密碼由指定的文件保管人設定，并須將該文件路徑及密碼報院辦(人事行政部)備存，并保證其真實性。

　　7.3.3機密文檔以書面或實物形式保存。

　　7.4檔案類型

　　7.4.1行政檔案，包括：

　　營業執照正、副本，復印件;

　　法定代表人身份證(護照)(復印件);

　　對內、對外收、發的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文;

　　各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料;

　　各部門(含財務、醫務科室)現行的各項規章制度、規定、流程等;

　　院級會議的會議紀要、決議;

　　醫院年度(季、月、周)工作計劃匯總表;

　　《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案;

　　購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證(復印件)等車輛管理檔案;

　　對外簽訂的各類購買(租賃、服務)性質的合同文件;

　　其它應歸檔保管的文件、資料。

　　7.4.2人事檔案，包括：

　　全院員工個人信息資料(花名冊);

　　勞動合同及保密協議;

　　考勤打卡數據;

　　工資、社保等薪酬相關資料;

　　招聘表格、人才庫等相關資料;

　　員工績效考核相關資料;

　　其它應歸檔保管的文件、資料。

　　7.4.3財務會計檔案，包括：

　　各類審計帳冊及報表;

　　各類會計帳冊及報表;

　　固定資產資料;

　　其它須保存文檔。

　　7.4.4藥械設備檔案，包括：

　　設備臺帳;

　　設備出廠合格證、使用說明書;

　　設備安裝、調試、驗收報告;

　　設備保修卡、保修協議及維修聯系方式;

　　設備運行維修、保養記錄;

　　設備更新改造記錄;

　　設備管理制度;

　　其它應保存的設備資料。

　　7.4.5醫療檔案，包括：

　　檔案內容由醫療管理部門提供。

　　8、檔案查閱與復制

　　8.1總經理有權查閱醫院所有檔案。

　　8.2部門(科室)負責人有權查閱本部門(科室)所有檔案。

　　8.3其他員工因工作需要應經過審批方可借閱有關檔案。

　　8.4文檔查(借)閱應在檔案保管部門(科室)進行登記，機密文檔及權限外查借(閱)須辦理審批手續。

　　8.5查(借)閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由院辦(人事行政部)負責人審批，并進行相關登記。

　　8.6查(借)閱或復制財務檔案、人事檔案須由總經理審批。

　　9、檔案的銷毀

　　9.1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單，由院辦(人事行政部)負責人審核無誤后報總經理審批。

　　9.2總經理審批同意銷毀計劃后，必須指派兩名(含)以上監銷人員監督檔案銷毀過程，并進行簽字確認。

　　9.3銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關目錄中注銷。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。