試析檔案管理信息平臺的深化與應用
近年來，隨著信息技術高速發展，傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革從紙質和電子混合檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業、跨地域檔案管理轉變。
一、檔案管理信息平臺深化應用的背景
當前，國家電網公司加快實現電網和公司發展方式轉變，努力創建一強三優(電網堅強、資產優良、服務優質、業績優秀)現代公司。國家電網公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業管理重要組成部分，大力推進檔案管理信息化。20**年，國家電網公司與紫光電子檔案事業部合作開展國家電網公司檔案管理信息平臺建設項目;20**年，在國家電網公司公司總部、華中電網公司、四川省電力公司等網省公司試點成功。目前，國家電網檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網公司協同辦公系統，福建省電力公司隨即也全面推廣應用，廈門電業局作為國家電網公司轄區內唯一的特區供電企業，在福建省電力系統內率先深化應用該檔案管理信息平臺。
廈門電業局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統率先晉升為國家一級，連續3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至20**年底，共有綜合檔案室1個，二級綜合檔案室17個，共有文書、科技、會計檔案近30萬卷(件)，機讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。
但目前廈門電業局檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質檔案未實現數字化;二是各部門之間系統互不相連、數據互不交換、信息孤島較為嚴重，無法形成統一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應用水平參差不齊，低水平重復建設現象較為嚴重，軟件管理系統功能存在缺陷，無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統的自動化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足，不能適應機構調整對檔案管理的要求。因此，急需通過深化應用統一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。
二、檔案管理信息平臺深化應用的目標
福建省電力公司根據自身工作實際，在國家電網公司檔案管理信息平臺的基礎上，采用B/S多層應用體系結構，應用SOA、J2EE等先進技術對軟件應用系統進行深度開發，建成符合福建電力檔案業務工作要求的功能模塊和界面處理，實現了電子文件與電子檔案全程管理。同時，福建電力數字檔案信息資源管理系統創新性地開發了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統可隨著業務的變化而進行自行定制，減少了因業務變動而導致的二次開發費用和時間，極大地方便了使用;創新性提出了現行文件層、整編文件層和永久檔案層三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數檔中心和控制平臺，實現了信息管理系統電子文件網絡采集、整合、處理、歸檔全過程數字化。
檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數字化檔案存放在企業知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。
用戶可根據工作考查、學術研究、經濟建設、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內嵌智能操作平臺(IDOL)，在檢索的同時對信息進行智能理解，主要完成檔案內容資源的各項分析服務，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內容提煉等，從無序的海量數據中，找到數據之間的關系和規律，進一步提高檔案資源的利用價值。此外，還有一些特殊應用，例如，檔案分類并不完全采用業務職能分類方法，而是在按業務活動劃分類別的基礎上，綜合運用了機構級別、機構性質、所屬區域、文件格式等分類標準。
檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創新與技術方法創新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。
三、檔案管理信息平臺深化應用的實施步驟
第一步：引入文件連續體模型。文件連續體(RecordsContinuum)模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業務流程相結合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發的各種業務系統必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二，對于已有的各種業務系統，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數據，盡可能地將檔案管理監控職責向前延伸;第三，對于文件檔案，明確各業務部門歸檔范圍和責任，提供檔案收集、整編及業務系統接口，實現對歸檔文件的前端控制和全程管理;第四，對于基建、設備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規則、歸檔責任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設同步、有序進行。
第二步：引入知識管理理論。知識管理(KnowledgeManagement)是企業管理的新范式，也是指導檔案管理創新的新理念，即將文件檔案視為企業重要的知識資源，將檔案管理的關注點從文件檔案實體轉向文件、檔案所蘊涵的知識，應用先進的知識管理技術方法，創新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動。因此系統應突出以下功能：
第一，數據資源全覆蓋，對于沒有納入傳統文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數據、信息進行管理，以實現企業內所有顯性知識資源的整合與共享。
第二，服務手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務等。信息推送即在其他應用系統中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現相關信息可以主動發送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題，即把相關的主題內容統一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務即將平臺的查詢窗口嵌入到各應用系統中，用戶可以在多種應用系統中便利、快速地查詢檔案信息。
第三，服務技術智能化，在基本的數據采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構建資源內容平臺，為搜索引擎系統提供應用基礎。
第三步：實施紙質檔案數字化。即通過各種掃描設備采集影像信息，通過數字化加工系統的數據錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質量審查、質量二次檢查、數據掛接等一系列流水化作業，對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉換工作，把紙制文檔轉化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。
四、檔案管理信息平臺深化應用后的效果和問題
檔案管理信息平臺建設應用后，用戶只需在個人電腦上輕點鼠標，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現。用戶或查閱數據，或打印復印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實現了圖、文、聲、像信息融合及網絡一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網絡上完成。數字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應用能力強、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強了檔案服務的實時性、實用性、安全性和保密性，實現了管理科技化、檢索便捷化、服務人性化，滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。檔案管理信息平臺是檔案工作標準化的重要手段，它將傳統管理手段和先進技術手段有機結合，注重電子文件管理、檔案管理的先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，實現了檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統一的檔案管理信息平臺，樹立了發展、創新的理念，充分發揮了檔案管理部門的信息服務功能，推進了檔案管理高素質人才隊伍建設，真正實現了檔案管理從保管范式向后保管范式的變革，真正實現了思想理念創新與技術方法創新。
因檔案管理信息平臺在廈門電業局上線運行時間不長，普及性不強，應用用戶人數不多，有待進一步宣傳推廣;檢索功能過于簡單，有待廣泛征求用戶意見后，進一步完善;其他應用系統與檔案管理信息平臺的標準接口尚未建立，有待進一步建設實施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務等應用模塊尚未正式啟用，還需要抓緊建設。
五、檔案管理信息平臺深化應用的前景
在現行檔案管理信息平臺的應用基礎上，可進一步規范檔案數字化信息標準接口，開發檔案掛接輔助工具包，精細權限分層分級控制，完善檔案日志跟蹤，強化檔案元數據管理和統計報表管理，提供主動性推送服務。待檔案管理信息平臺在廈門電業局逐步完善并深化應用后，將建立以高速信息網絡為基礎，檔案數據管理為核心，內容建設為重點的統一有序的綜合資源檔案管理系統。新的檔案信息管理系統將實現歷史、現在、將來的檔案管理，涵蓋檔案管理的接收、整理、利用和保管等環節，將檔案管理的全部流程納入系統一體化管理，并與各相關業務系統關聯對接，實現數據資源的共建共享。從而將檔案管理信息平臺進一步演化為專屬供電企業的、資源更加豐富的、功能更加強大的、自動化程度更高的數字化檔案館。
正如加拿大著名檔案學家特里庫克所言，檔案管理人員要停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者，這樣才能重新坐回上帝的身邊。
篇2：檔案管理信息平臺的深化與應用
試析檔案管理信息平臺的深化與應用
近年來，隨著信息技術高速發展，傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革從紙質和電子混合檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業、跨地域檔案管理轉變。
一、檔案管理信息平臺深化應用的背景
當前，國家電網公司加快實現電網和公司發展方式轉變，努力創建一強三優(電網堅強、資產優良、服務優質、業績優秀)現代公司。國家電網公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業管理重要組成部分，大力推進檔案管理信息化。20**年，國家電網公司與紫光電子檔案事業部合作開展國家電網公司檔案管理信息平臺建設項目;20**年，在國家電網公司公司總部、華中電網公司、四川省電力公司等網省公司試點成功。目前，國家電網檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網公司協同辦公系統，福建省電力公司隨即也全面推廣應用，廈門電業局作為國家電網公司轄區內唯一的特區供電企業，在福建省電力系統內率先深化應用該檔案管理信息平臺。
廈門電業局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統率先晉升為國家一級，連續3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至20**年底，共有綜合檔案室1個，二級綜合檔案室17個，共有文書、科技、會計檔案近30萬卷(件)，機讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。
但目前廈門電業局檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質檔案未實現數字化;二是各部門之間系統互不相連、數據互不交換、信息孤島較為嚴重，無法形成統一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應用水平參差不齊，低水平重復建設現象較為嚴重，軟件管理系統功能存在缺陷，無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統的自動化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足，不能適應機構調整對檔案管理的要求。因此，急需通過深化應用統一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。
二、檔案管理信息平臺深化應用的目標
福建省電力公司根據自身工作實際，在國家電網公司檔案管理信息平臺的基礎上，采用B/S多層應用體系結構，應用SOA、J2EE等先進技術對軟件應用系統進行深度開發，建成符合福建電力檔案業務工作要求的功能模塊和界面處理，實現了電子文件與電子檔案全程管理。同時，福建電力數字檔案信息資源管理系統創新性地開發了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統可隨著業務的變化而進行自行定制，減少了因業務變動而導致的二次開發費用和時間，極大地方便了使用;創新性提出了現行文件層、整編文件層和永久檔案層三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數檔中心和控制平臺，實現了信息管理系統電子文件網絡采集、整合、處理、歸檔全過程數字化。
檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數字化檔案存放在企業知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。
用戶可根據工作考查、學術研究、經濟建設、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內嵌智能操作平臺(IDOL)，在檢索的同時對信息進行智能理解，主要完成檔案內容資源的各項分析服務，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內容提煉等，從無序的海量數據中，找到數據之間的關系和規律，進一步提高檔案資源的利用價值。此外，還有一些特殊應用，例如，檔案分類并不完全采用業務職能分類方法，而是在按業務活動劃分類別的基礎上，綜合運用了機構級別、機構性質、所屬區域、文件格式等分類標準。
檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創新與技術方法創新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。
三、檔案管理信息平臺深化應用的實施步驟
第一步：引入文件連續體模型。文件連續體(RecordsContinuum)模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業務流程相結合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發的各種業務系統必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二，對于已有的各種業務系統，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數據，盡可能地將檔案管理監控職責向前延伸;第三，對于文件檔案，明確各業務部門歸檔范圍和責任，提供檔案收集、整編及業務系統接口，實現對歸檔文件的前端控制和全程管理;第四，對于基建、設備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規則、歸檔責任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設同步、有序進行。
第二步：引入知識管理理論。知識管理(KnowledgeManagement)是企業管理的新范式，也是指導檔案管理創新的新理念，即將文件檔案視為企業重要的知識資源，將檔案管理的關注點從文件檔案實體轉向文件、檔案所蘊涵的知識，應用先進的知識管理技術方法，創新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動。因此系統應突出以下功能：
第一，數據資源全覆蓋，對于沒有納入傳統文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數據、信息進行管理，以實現企業內所有顯性知識資源的整合與共享。
第二，服務手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務等。信息推送即在其他應用系統中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現相關信息可以主動發送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題，即把相關的主題內容統一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務即將平臺的查詢窗口嵌入到各應用系統中，用戶可以在多種應用系統中便利、快速地查詢檔案信息。
第三，服務技術智能化，在基本的數據采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構建資源內容平臺，為搜索引擎系統提供應用基礎。
第三步：實施紙質檔案數字化。即通過各種掃描設備采集影像信息，通過數字化加工系統的數據錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質量審查、質量二次檢查、數據掛接等一系列流水化作業，對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉換工作，把紙制文檔轉化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。
四、檔案管理信息平臺深化應用后的效果和問題
檔案管理信息平臺建設應用后，用戶只需在個人電腦上輕點鼠標，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現。用戶或查閱數據，或打印復印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實現了圖、文、聲、像信息融合及網絡一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網絡上完成。數字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應用能力強、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強了檔案服務的實時性、實用性、安全性和保密性，實現了管理科技化、檢索便捷化、服務人性化，滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。檔案管理信息平臺是檔案工作標準化的重要手段，它將傳統管理手段和先進技術手段有機結合，注重電子文件管理、檔案管理的先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，實現了檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統一的檔案管理信息平臺，樹立了發展、創新的理念，充分發揮了檔案管理部門的信息服務功能，推進了檔案管理高素質人才隊伍建設，真正實現了檔案管理從保管范式向后保管范式的變革，真正實現了思想理念創新與技術方法創新。
因檔案管理信息平臺在廈門電業局上線運行時間不長，普及性不強，應用用戶人數不多，有待進一步宣傳推廣;檢索功能過于簡單，有待廣泛征求用戶意見后，進一步完善;其他應用系統與檔案管理信息平臺的標準接口尚未建立，有待進一步建設實施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務等應用模塊尚未正式啟用，還需要抓緊建設。
五、檔案管理信息平臺深化應用的前景
在現行檔案管理信息平臺的應用基礎上，可進一步規范檔案數字化信息標準接口，開發檔案掛接輔助工具包，精細權限分層分級控制，完善檔案日志跟蹤，強化檔案元數據管理和統計報表管理，提供主動性推送服務。待檔案管理信息平臺在廈門電業局逐步完善并深化應用后，將建立以高速信息網絡為基礎，檔案數據管理為核心，內容建設為重點的統一有序的綜合資源檔案管理系統。新的檔案信息管理系統將實現歷史、現在、將來的檔案管理，涵蓋檔案管理的接收、整理、利用和保管等環節，將檔案管理的全部流程納入系統一體化管理，并與各相關業務系統關聯對接，實現數據資源的共建共享。從而將檔案管理信息平臺進一步演化為專屬供電企業的、資源更加豐富的、功能更加強大的、自動化程度更高的數字化檔案館。
正如加拿大著名檔案學家特里庫克所言，檔案管理人員要停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者，這樣才能重新坐回上帝的身邊。
篇3：探索應用律師函催繳業主陳欠物業費
探索應用律師函催繳業主陳欠物業費
當下，律師函是一種文明、快捷、經濟的敦促工具，我們在管理處所服務的區域內探索應用律師函催繳業主陳欠物業費，并對這些成功案例進行收集、歸類、整理、分析、總結經驗，為公司或業界同行收取陳欠物業費提供參考。
事件描述
我們服務的住宅小區建筑面積21萬平方米，業主的主體經濟條件較好，一部分物業是1998年和1999年建成的商品房,其中一部分是商鋪、車庫與住宅混合的;一部分是1990年和1995年建成的房改房，總計1,700多戶。近些年，我們采用常規、委托、起訴等方式催繳上來一部分陳欠物業費，但是截至20**年11月，仍然有300多戶業主有陳欠物業費。我們對此有四點顧慮：
1、300戶陳欠物業費如果全部由律師進行催繳，律師是否有足夠多的精力應對;
2、每一筆金額不是很大，絕大多數每筆都在一萬元以下，律師是否愿意接這些案子;
3、物管雇傭律師的費用支出相對來說也是一個不小的數字;
4、如果全部以起訴方式，法院的受理數量太大，這樣做的結果將可能會對小區和諧穩定產生不良影響。
因此，我們發揮律師函的功能和借助律師法律知識的幫助，由收費員代替律師送達律師函催繳。20**年12月份，管理處統一策劃，先爭取公司支持，與律師事務所的律師合作，具體組織六名收費員使用律師函催繳陳欠物業費。我們集中進行一個月催繳，先后三次使用300 多份律師函，共收上75戶陳欠物業費27萬多元，其中有些是20**、20**、20**、20**年的物業費。六名收費員中最多的一個收到8萬多元，最少的一個也收到2 萬多元。
使用律師函催繳陳欠物業費的作用
可以獲得更多的陳欠物業費的信息
陳欠物業費的特點是時間長、原因復雜多樣。在常規催繳陳欠物業費的過程中，業主或物業使用人經常會隱瞞很多信息。接到律師函后，業主或物業使用人一般能夠提供更多的信息，諸如：
1、物業產權人與使用人之間的租賃合同中雙方約定的權利和義務的具體內容;
2、房屋經過多次產權交易后，交物業費的可能是新業主，也可能是物業使用人，還可能是原來的業主。比如一個車庫經過開發商抵押給商業銀行再拍賣給一個業主的過程，當向新業主催繳陳欠物業費時，他只想交自己購買后的那部分物業費，根據收費員掌握的信息，應該由他承擔以往的費用，當收費員把律師函送達后，他迫于壓力承認了是由自己承擔以往的債務，于是收費員上門一下子收上來10年陳欠的物業費9,800多元。
重新劃分欠費業主類型，為起訴做好準備
我們對接到律師函后的業主進行再次分類：第一類能夠通過律師函催繳上來物業費的;第二類產權變更過戶前的物業費可能是死費的;第三類房屋空置找不到業主的;第四類必須通過起訴的方式才能交上的;第五類確實經濟困難交不起的;第六類與物業服務企業有相關利益或利害關系單位領導或相關人員暫時不宜起訴的。對于使用律師函催繳不上來的應該根據實際情況，選擇其中的大部分業主分批進行起訴，形成律師函與起訴的良性循環。
轉變陳欠物業費業主的態度
業主通常會避而不見或找各種理由拒絕交納陳欠物業費，而且態度還很強硬，收費員往往是生了一肚子氣，還一分錢沒有收到。律師函具有一定的心理強制功能，一封潤色加工后的律師函能夠使對方迫于法律的嚴肅性而產生恐慌。律師函可以借律師事務所之招牌和律師的職業形象，以法律的名義將物管公司要起訴的強勢態度進行放大式的傳達。接到律師函后絕大多數業主的態度來了一百八十度大轉彎，主動與收費員或與管理人員溝通協商。
改變收費催繳流程
這有利于讓陳欠物業費業主形成良性的繳費習慣。我們使用律師函催繳陳欠物業費，增加了送達律師函和日后起訴內容，改變了原來的催繳流程：目前是以公司委托律師事務所為起訴業主的角色，收費員扮演的是業主和律師之間的中間溝通角色。這樣收費員可以有很大的發揮空間來反復催繳。我們經過努力把陳欠的物業費催繳上來后，當年和次年的物業費相對來說要容易收，而且更容易促使業主形成日后良好的繳費習慣。
使用律師函催繳陳欠物業費的經驗
多方配合系統使用律師函
公司、分公司、管理處經理、收費員、客服人員等內部組織、人員之間與外部律師事務所指定的律師之間默契配合，共同應對陳欠物業費的業主。管理處這個層面是使用律師函催繳流程的核心。我們先爭取公司層面的支持，使公司層面同意使用律師函，之后就是與律師進行配合，起草好律師函;再之后就是有組織有計劃推進，比如可以以會戰的方式，集中發放一批律師函，制造出一定聲勢，讓欠費的業主知道很快就要集中進行起訴;最后需要與各方協調溝通配合，比如收到律師函的業主一般會給管理處經理、律師、收費員、服務中心打電話詢問情況，這就需要各方面共同應對，而后與業主的現場商談往往需要反復幾次溝通與交鋒，才能催繳成功。
使用律師函針對的對象及使用的數量、頻次、時機
針對的對象：原則上是對所有拖欠物業費的業主，但是側重在多年陳欠物業費的業主;一般選擇陳欠三年以上金額較大的。但是也有例外，如有一次，收費員在收物業費時有個別業主只欠二年物業費，而在交費時猶豫不決時，收費員靈活地把一張律師函送上去，很快物業費就交了上來。大的商鋪業主包括只有一年陳欠但是物業費的金額比較大，而且經過多次交鋒之后仍然拒絕交納物業費，也可以使用。
使用的數量：律師函在筆者所服務的公司也曾經使用過，由于使用區域的業主繳費能力相對弱和使用的數量少，沒有起到多大作用，因此棄之不用。而此次之所以能出效果，其原因包括業主繳費能力較強和發放的數量大。我們的經驗是使用律師函真正能催繳上來的陳欠的物業費數量占發放總數的25%左右，因此發放的數量應當盡可能大一些。
使用頻次：一次使用的數量太多，從電話應對到現場溝通交鋒談判，管理處經理和收費員還有律師時間和精力都不夠，效果不好。為了能夠從容應對，我們采用了分批的方式，比如第一次發放30張，見到初步效果后，第二次擴大到100張,第三次發放170張。
把握使用時機：借助收費旺季之力效果會更好，以公司在管大慶龍苑項目的物業費為例，一般進入九月以后才逐漸進入收費的旺季，我們就是在此時使用律師函催繳取得了較好的效果;如果在收費淡季使用可能會改變業主的繳費習慣，但不一定馬上收到效果。還有，無論什么時間進行，都要給陳欠物業費的業主留有一個充足的交費時間。
催繳效果存在時間滯延性
從20**年12月初我們開始分批使用律師函，以下是五周收取陳欠物業費的統計。第一周(12月8日)收上陳欠物業費1.1萬元，第二周(12月13日)收上陳欠物業費5.4萬元，第三周(12月22日)收上陳欠物業費7.6萬元，第四周(12月29日)收上陳欠物業費6.3萬元，第五周(1月5日)收上陳欠物業費6.6萬元。
分析上述周統計的情況，我們認為使用律師函催繳陳欠物業費存在時間滯延性，這主要是由于有的業主曾經被起訴過、有的業主害怕被起訴、有的業主法律意識較強、有的業主是出門多日回來后才發現了律師函、有相當數量的業主在觀望和試探物管公司的決心和態度等多種原因。這些復雜多樣的原因造成了催繳效果逐漸顯現，只有極少業主一二天就來交的，大多數業主是二三個星期后來交的、還有一個多月以后才來交、有兩個在次年的3月份和5月份交，時間持續比較長， 因此收費員要有足夠的耐心進行反復催繳。
律師函與收費員的法律知識、收費經驗相結合
收費員使用律師函成功收取陳欠費的多少，與收費員掌握的法律知識及收費經驗也有一定關系。
有些收費員由于法律知識的欠缺，把律師函當成催費單子用，效果當然要差一些，而善于學習、掌握、運用相關法律知識的收費員效果就要好很多，比如律師函的作用、起訴的程序、民事訴訟二審終結制度、違約金的計算、強制執行等，還有像強制執行方法的知識，根據《民事訴訟法》第二十二章的規定，我國人民法院強制執行的通常方法和手段共有以下九種。查詢、凍結、劃撥被申請執行人的存款;扣留、提取被申請執行人的收入;查封、扣押、拍賣、變賣被申請執行人的財產;搜查被申請執行人隱匿的財產;強制被申請執行人交付法律文書指定交付財物;強制被申請執行人遷出房屋或者退出土地;強制執行法律文書指定的行為;強制加倍支付遲延履行期間支付遲延履行金;強制辦理有關財產權證照轉移手續。
收費員的經驗、感覺能力、耐心、技巧都有可能成為催繳陳欠物業費成功的重要因素。收費技巧的應用，比如可以把律師函送到業主所在的工作單位，或分別送達到物業使用人與業主，制造雙重壓力，都會起到一定的效果。再比如有些業主經常會使用“哭窮”的辦法說沒有錢，而物業收費員可以其人之道還治其人之身，同樣的辦法，我們已經多年沒有漲工資，企業成本連年上升，物價不斷上漲，如果你們物業費不交，我們的飯碗都是個問題，人家好的單位都有私家車而我們天天騎自行車上班等回應。
威恩并重
“威”，體現在“三種代價”：
信用方面的代價--物管公司可以把業主陳欠物業費的信息提供給征集個人信用信息相關部門，并且這些信息也會逐步依法向金融機構和其他社會公眾開放。我們相信業主一定也不希望這種有損業主信用的事情發生。
經濟上的代價--讓其付出更多的代價包括訴訟費、違約金、執行費等等并追繳相應的逾期利息等一切必要費用。
法律上的代價--對已經拒絕協商方式解決的業主，物業服務公司將依法起訴，從起訴、判決、申請強制執行、強制執行(法院對這些業主可以采取上文提到的九種方式和手段來執行)等過程來對業主制造更大的心理攻勢。
“恩”，體現在補償、減免、緩交。業主不交物業費有些確實有對物業服務方面的不滿，此時可以解決業主提出的一些問題。對于確實沒有解決，而給業主造成一定損失的，可以根據其損失的情況給予一定的補償;我們對于經濟條件確實有困難，可以參考熱力費補貼的辦法給予一定的減免。在此過程中要體現人性化，對于有交費意向的業主從語言和態度方面理解同情，比如對于一次拿出較多資金確有一定困難，可以考慮先把過往的陳欠物業費先交上，然后再交當年或近年的物業費。