***人事檔案管理辦法(試行)

　　各分子公司、本部各部門：

　　為了規范公司勞動人事檔案管理工作，對人事檔案進行妥善保管，維護人事檔案材料的完整性，防止材料損壞和遺失，以及便于人事檔案材料的使用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據，特制定本管理辦法。

　　一、適用范圍

　　員工人事檔案日常管理。

　　二、管理原則

　　安全、保密、清晰、完整。

　　三、管理職責

　　由人力資源部(行政人事部)負責按本管理辦法對公司所有員工的人事檔案進行管理。

　　四、管理程序

　　(一)人事檔案建立

　　新員工入職之日，由人力資源部(行政人事部)為其建立一個獨立的人事檔案。人力資源部(行政人事部)首先對檔案材料進行收集和整理，若收集的是復印件必須與原件對照審驗，且由員工本人在復印件空白處標注“此為本人真實***證之復印件”，并簽字確認大母指用印，準確無誤后進行歸檔。人事檔案包括但不限于以下資料：

　　1.身份證復印件(正反面復印在同一張A4紙上)、戶口本復印件(戶口本主頁及本人頁)。

　　2.證書復印件。證書包括職業資格證書、職稱證書、學歷及學位證等。

　　3.管理及技術關鍵崗位的員工，應有其原工作單位出具的解除或終止勞動關系證明。

　　4.近期免冠1寸彩照1張。

　　5.應聘人員登記表(包括附帶的個人簡歷)以及員工信息采集表。

　　6.縣區級以上醫院體驗合格證明。體檢項目包括但不限于：血常規、胸部透視、心電圖、肝功能(禁查乙肝)。

　　7.從事保衛等重要崗位的，應有戶籍所在地公安部門開具的“無犯罪記錄證明”。

　　8.法規規定的特殊崗位，應有職業資格或從業資格證書復印件(原件應審驗)。

　　9.《勞動合同》或《勞務協議》，以及《保密協議》和《承諾函》正本各一份。

　　10、背景調查表(主管及以上崗位，出納及關鍵核心崗位)及錄用審批表。

　　11、員工手冊簽收單。

　　(二)人事檔案資料的添加

　　以下類別信息，由人力資源部檔案保管專員在收到資料后添加到其本人人事檔案中：

　　1、人員轉正申請審批表及相關轉正材料及考核資料。

　　2、員工與公司補充簽訂的各種重要的個人申請、承諾、協議、保險等材料。

　　3、員工崗位(職務)變動調整通知書。

　　4、員工晉升、各種處分、處罰材料和通報批評等獎懲類相關資料。

　　5、員工變更的個人資料。

　　6、員工勞動合同續簽意見征詢單。

　　7、員工離職申請、離職審批表、離職交接手續等記錄。

　　8、終止勞動關系通知書員工簽收回執。

　　9、其他需添加的資料。

　　(三)人事檔案的其他專項保管

　　考慮部分專項工作特殊情況，以下類別由各業務負責人對相關人事檔案材料作專項保管。

　　1、員工考勤類材料。

　　2、員工薪資變動資料。

　　3、員工考核考察資料，包括月度考核、年度考核、晉升考察等資料。

　　4、員工培訓申請、培訓記錄、培訓心得、培訓效果評估等與培訓相關的資料及考核相關資料。

　　5、按相關食品安全管理法規須持有的健康證相關資料。

　　6、其他需單項保管材料。

　　(四)人事檔案編號

　　1、公司人事檔案統一按SAPHR系統員工工號編號。

　　2、員工離職后，其檔案從在職檔案中取出歸入離職人員檔案，但檔案編號保持不變，仍采用原工號編號。

　　(五)人事資料的定期更新與維護

　　1、員工有調動、考評、獎懲等人事動態時，及個人資料有變化時，人事檔案管理人員應及時進行記錄或修改，確保人事檔案的正確性。

　　2、為確保員工人事資料的有效性，可由員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎檔案，員工一旦有個人信息資料(身份證號、聯系方式、家庭住址、戶籍地、學歷、職稱、崗位等)更新，則按最新個人信息更新人事和人事數據系統，并統一在規定時間前以電子文檔和紙質材料同時報送所在公司人力資源部(行政人事部)。

　　(六)人事檔案的查閱

　　1、人事檔案為公司密件，也是員工個人的私隱資料，人力資源部(行政人事部)必須合理存放，嚴格執行程序。員工檔案資料是保密的，原則上只有公司領導及人事保管人員方可查閱，員工不能查閱其他人員的檔案，各級管理人員只可查閱其部門下屬員工的人事檔案，特殊情況經審批后方可調閱。

　　2、員工人事檔案屬保密級文件，原則上不允許借閱(借出)，一般采取在人力資源部(行政人事部)人事檔案保管人員的陪同下查閱的方式。各級管理人員查閱本部門下屬員工的個人檔案時，必須為員工個人資料情況保密。

　　3、如有特殊原因需借閱員工檔案時，遵循以下規定執行：

　　(1)必須填寫《人事借閱登記表》，按審批權限批準后，辦理借閱登記手續才可借出。

　　(2)借閱時間以規定時間為限，不得轉借，拆卸、調換、復印。

　　(3)歸還時，由人力資源部(行政人事部)核對檔案資料歸還是否完整。

　　(七)人事檔案資料的復印

　　1、如因公司業務需要復印員工的身份證、學歷證明、職業資格證明等個人證照復印件，由辦理人員填寫《人事檔案復印登記表》，按借閱人事審批權限批準后方可調用。

　　2、如因員工要求復印個人人事檔案資料，除屬于由員工本人提供的原始人事檔案資料外，其他由人力資源部(行政人事部)添加的人事檔案資料不得復印、查閱或借閱。

　　(八)人事檔案的保存

　　1、人力資源部必須對人事檔案的保存地點、環境等作出評估，以確保人事檔案的存放安全。

　　2、無論在職員工或離職員工，已建立的人事檔案任何資料不得退還員工本人。

　　3、在職員工的人事檔案將一直保存;離職員工的人事檔案原則上保存期自離職日起至少兩年備查。

　　4、屬于公司解除(終止)勞動合同、辭退、自動離職等類別員工，其人事檔案(應注意考勤、獎懲、考核、情況說明等資料)應特別審查后特別重點保存。

　　5、按規定銷毀的檔案由人事檔案保管人填寫銷毀申請單，經人力總監審核批準，并指定人員執行銷毀。審核、批準、執行人員要在銷毀申請單上簽字，并存檔案。

　　(九)人事檔案管理信息化

　　1、為提高人事管理工作效率，公司將逐步建立人事檔案信息管理系統。人事檔案數據庫嚴格按管理權限進行提交和使用。人事檔案數據庫為公司商業機密，公司任何人員不得私自竊取、拷貝系統。

　　2、人力資源部(行政人事部)必須根據人事變動情況隨時更新人事數據信息。人事檔案數據庫為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數據，并為人事統計分析提供資料。人力資源部(行政人事部)應認真做好人事檔案數據庫的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發揮人事檔案數據信息的作用。

　　五、處罰

　　(一)人事檔案保管人員必須嚴格遵守本管理辦法，以高度的責任感，嚴肅、認真地處理好公司人事檔案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，導致保密資料外泄，則視其情節，按公司獎懲管理辦法執行處罰。

　　(二)公司員工有義務向公司提供詳盡真實的人個資料，并保證所提供的人事資料的真實性。如有提供虛假資料情況出現，屬嚴重違紀行為，一經查實予以解除勞動合同，并不作任何補償。員工因提供虛假資料對公司造成經濟損失的，公司將保留追究其法律責任的權力。員工在職期間個人資料有變化的，應及時準確地向人力資源部(行政人事部)報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更新，確保人事檔案資料正確無誤。

　　(三)人事數據庫屬于公司商業機密和員工個人私隱，公司任何人員不得利用任何手段非法或私自竊取、拷貝、偷閱，否則一經查實予以解除勞動合同，并不作任何補償。

　　六、附則

　　(一)本管理辦法自下發之月起執行。

　　(二)公司保留對本規定隨時或定期作出修訂的權利。最終解釋權為公司人力資源部(行政人事部)。

　　*****股份有限公司

　　二〇一八年二月二日

篇2：人事檔案管理辦法

人事檔案管理辦法

1.員工原始檔案內容應包括以下資料:

1.1《入職登記表》或附個人履歷書

1.2《勞動合同書》

1.3身份證復印件

1.4學歷/技術資格證明復印件

1.5免冠照片

1.6《轉正晉級調薪呈批表》

1.7《考核記錄》

1.8《晉升調薪呈批表》

1.9《調動資料》

1.10表現優秀資料

1.11培訓考核資料

1.12身體健康檢查證明

1.13其他記錄員工工作表現的資料

2.人事檔案資料的查閱和借用規定：

2.1人事檔案資料（包括人事電子檔資料）屬保密性資料，非經行政人事部負責人級以上人員審批同意，任何人不得查詢；

2.2必須查閱檔案時，只限于部門經理級（含）以上人員查閱本部門屬下的相關資料，不得查閱其他部門的檔案資料。

2.3查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關人員泄漏被查檔案內容，違者應追究責任。

2.4查閱檔案時，不得抄錄或復印檔案內容，如特殊情況，須經行政人事部負責人允許后方可抄錄或復印，抄錄或復印的材料應在不超過三個工作日內送回行政人事部處理。

2.5檔案一般不得外借，在特殊情況下，經主管領導批準可以借出，但借出時要進行借閱登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。

3.人事檔案應按部門分類編號管理并保持及時更新，由相關人員專職管理；離職人員的人事檔案資料保存期限為三年，期滿由行政人事部統一銷毀。

篇3：工貿油品調運分公司人事檔案管理辦法

　　工貿油品調運分公司人事檔案管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為了提高zz石油（集團）工貿有限公司油品調運分公司（以下簡稱“油品調運分公 司”或“公司”）檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案，使其更好地為企業改革發展 服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《z省檔案管理條例》、《干部檔案工作條例》和 工貿公司有關規定，特制定本辦法。

　　第二條 本辦法適用于公司機關各部門及各駐站。

　　第三條 本辦法中的人事檔案指企業人力資源等有關部門在工作中形成的記載個人經歷、政 治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力 資源管理與開發、反映個人成長歷史的憑證和依據。

　　第四條 人事檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，管理時要注意維護檔案完整與安全 ，便于企業各方面的利用。任何部門和個人不得私自保存、擅自銷毀或據為己有。

　　第二章 組織機構及職責

　　第五條 人事檔案是由公司綜合辦公室統一管理，業務工作接受上級有關業務部門的監督。

　　第六條 綜合辦公室的主要人事檔案管理職責是：

　?。ㄒ唬┴瀼芈鋵嶞h和國家關于人事檔案工作的方針政策；

　?。ǘ┙⒔∪救耸聶n案工作規章制度；

　?。ㄈ┴撠熃邮?、鑒別、整理、保管、轉遞、提供公司各級員工的人事檔案；

　　第三章 歸檔

　　第七條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，綜合辦公室應收集公司員工的工 作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反 映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

　　第八條 歸檔要求：

　?。ㄒ唬┦占娜耸聶n案材料，必須經過認真的鑒別，做到真實準確，完整齊全，文字清楚， 對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方 能歸入人事檔案。

　?。ǘ┤耸聶n案歸檔材料必須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或 紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

　?。ㄈ┓残桎N毀的材料必須詳細登記，并經人力資源部負責人和主管領導審查批準，由專人 負責監銷。

　?。ㄋ模┎粚儆跈n案范圍的材料，不得擅自歸檔。

　?。ㄎ澹n案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格應按照統一的標準進行制作與裝訂，以便于查 找。

　　第九條 公司要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由綜合辦公室人事干事、組織干 事負責收集各部門的歸檔材料。

　　第四章 管理和利用

　　第十條 人事檔案管理人員對人事檔案材料按在職/退休、干部/職工檔案進行分類、編號、 排架。對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按規定收取管理費。

　　第十一條 建立人事檔案登記和統計制度以及各類檔案名冊，每半年做一次檢查核對，做到 檔案號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。

　　第十二條 根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管；人事檔案管理人 員應嚴格執行保密制度，不得泄露檔案內容，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

　　第十三條 凡需利用本單位人事檔案的，必須由綜合辦公室上報主管領導，經審批后方可進 行；應妥善保存重要、珍貴的檔案，用復制品代替原件提供利用。

　　第五章 檔案的傳遞

　　第十四條 員工在公司工作期間形成的各類材料必須在調離公司前全部歸檔后再做檔案移交 。

　　第十五條 對人事檔案的接收、移交必須嚴格履行相關手續，做好登記與審批工作，留存雙 方交接單備查。

　　第十六條 人事檔案應通過機要交通渠道傳遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外 單位派專人提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，否則不予辦理。

　　第十七條 收到接收單位調檔函后，必須經綜合辦公室負責人同意簽署意見方可轉出。檔案 轉出后，應聯系確認檔案是否轉到，并收取對方回執以防丟失。

　　第六章 附則

　　第十八條 本辦法由綜合辦公室負責解釋和修訂。

　　第十九條 本辦法未盡事宜，按國家相關法律法規和集團公司、工貿公司相關規定執行。

　　第二十條 本辦法自頒布之日起施行。

　　附件：

　　人事檔案材料收集歸檔范圍

　　1.員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表（如職工履歷表、登記表），任免 呈報表（包括上報的考察材料），鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批 表，軍隊轉業部門審批表等。

　　2.錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續聘審批表，退職材料。

　　3.出國出境人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。

　　4.黨代會、人代會、政協會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登 記表和委員的簡歷表、政績材料。

　　5.辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

　　6.評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表，專業技術職務考績 材料以及聘任專業技術職務的審批表。

　　7.員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表， 組織審查

報告，上級批復以及所依據的證明材料。

　　8.黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員 登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料，民主評議黨員工作中形成的組織 意見。民主評議黨員登記表，優秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的 主要事實依據材料和審批材料，*材料，取消預備黨員資格的組織意見；入團志愿書、申 請書、團員登記表、退團材料；加入民主黨派的材料。

　　9.干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材 料；甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

　　10.表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。

　　11.各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

　　12.員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

　　13.體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

　　14.辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告；非正常死亡的調查報告。

　　15.高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學 習成績登記表、畢業登記表，授于學位的材料，學歷證明書，學習鑒定材料。

　　16.學生學籍變動記錄材料。

　　17.學生在校期間每學年的思想品德評定表。

　　18.畢業學生體檢表。

　　19.其他可供組織參考有保存價值的材料。