如何做好物業企業采購成本控制工作

　　針對日益上漲的運營成本，如何在“窮盡收入”的前提下有效控制采購成本對利潤薄微的物管行業經營業績至關重要。采購成本下降不僅體現在物管企業現金量流出的減少，而且直接體現在利潤增加、企業競爭力增強等方面。由于物管企業的采購成本占企業運營成本較高，因此，有效控制好采購成本并使之不斷下降，是物管企業不斷降低成本、增加利潤的重要和直接手段之一。

　　一般情況下，物管企業將采購活動分為外包服務采購和材料物資采購，外包服務采購泛指清潔服務、電梯維保、外墻清洗、工程改造等經判定企業無法自行完成需委托外包的服務。材料物資采購指物管企業常規性物資采購，包括辦公設備及用品類、給排水器材類、經營類物資的采購等?，F結合大部分企業的具體做法，淺談如何對采購成本進行有效控制。

　　一、建立、完善采購制度，做好采購成本控制的基礎工作

　　采購工作的關鍵在于制度規范和監督并重，健全制度，加強監督，制度為主，

　　監督為輔，兩者相輔相成，缺一不可。因此，如果企業不制定嚴格的采購和監督制度，不僅采購工作無章可依，還會給相關人員提供暗箱操作的溫床。完善采購制度要注意以下幾個方面：

　　1、建立嚴格、可行的采購制度。建立嚴格、完善、可行的采購制度，不僅能規范企業的采購活動、提高效率、杜絕部門之間推諉、扯皮，還能預防相關人員的不良行為。采購制度應規定外包服務采購和材料物資采購的申請、授權人的批準權限、招標項目和物料采購的流程、相關部門的責任和義務、各種外包服務采購和材料物資采購的相關規定、報價和價格審批流程等。比如，可在采購制度中規定采購的物品要向供應商詢價、比價和議價，最后選擇供應商。還可規定超過一定金額的采購活動需通過招標方式確定供方，并制定包括項目立項、招標文件編寫、招標小組成立、標底預算及保管、中標原則、發/開/定標方式、合同簽訂、實施與監督等制度和流程，以供內部審計部門稽核。

　　2、建立供應商檔案和準入制度。由于國家相關法規的不健全和市場發展不

　　均衡等原因，目前市場上供應商的資質良莠不齊，需要對供應商進行慎重選擇?；咀龇ㄊ?，對合格供應商要建立檔案，供應商檔案應有編號、合作范圍、適合區域、聯系方式、銀行賬號、詳細地址等，并建立相應的供方信譽評估體系，每一個供應商檔案應經嚴格的審核才能歸檔。企業的采購活動必須在已歸檔的供應商中進行，供應商檔案應定期或不定期更新，并有專人管理，同時建立嚴格的供應商準入制度。除上述方式外，還需要求每類供方存檔3家以上，并通過嚴格的資料審核、現場考察、供方會審等方式，選擇結果公示并確定后，建立完善的供方信譽評估體系，經過精挑細選和優勝劣汰，確保成為公司合格供方的嚴肅性，滿足“適合的就是最好的”這一通用、適用法則。

　　3、建立供方價格體系和價格評估體系。采購部門要對公司所有常規性材料物資建立符合市場行情價格體系，初期可通過招標的方式確定該類合作供方及價格。對于集團化的物管企業，由于區域、環境等原因，同類物資存在一定的價格差異，可分別建立適合該區域的屬地價格體系。價格體系建立后，各需求部門可通過計劃采購、應急采購等形式完成申購，若申購的物資不在價格體系內，可通過建立“特定物資”通道進行申購，采購任務完成后及時錄入價格體系?？傊?，價格體系不是一成不變的，將隨市場物價漲跌、需求調整而變化，價格體系有一個持續補充、調整、更新和完善的過程。

　　4、建立相互制衡的監督機制。建立需求、采購、審計部門各司其職、相互

　　制約的內部監督機制。物資采購部門執行采購的職能，同時接受需求部門的監督，聽取需求部門的意見和建議。需求部門執行申購和驗收的職能，提出采購的品種和數量，及時與物資采購部門溝通。內部審計務部門履行審核付款的職能，從而形成需求、采購、審計部門之間相互制衡的監督機制，真正做到具體采購與使用相分離，具體采購與驗收相分離，具體采購與款項支付相分離。在實際運行過程中，通過公布的所有供方名稱、聯系電話和物資價格，審計部門每月通過電話或市場詢價等方式了解行情并公布調查結果，真正規避暗箱操作風險，實現公開、透明的“陽光采購”。

　　二、有效降低采購成本的方法和手段

　　1、通過付款條件的選擇降低采購成本。如果企業資金充裕，通過及時支付合作供方各類款項的方式，往往能帶來較大的價格折扣和良好的公司信譽。如有的公司規定20萬元以上的招標項目，供方在符合相關條件下，可預付材料款 20%-30%。物資采購方面，可單次結算也可月度結算，保障供方權益的同時，有效建立公司良好信譽，確保供方提供的服務優秀和價格低廉。

　　2、以有效競爭方式牽制供應商。對于大宗物料采購，一個有效的方法是實行競爭招標，往往能通過供應商的相互比價，最終得到底線的價格。此外，對同類型供方，應多找幾個供應商，通過對不同供應商的選擇和比較，使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利的地位。筆者所在公司的方法是，符合條件的項目堅決通過有3家以上競標單位參與的招標方式進行，其他采購項目同類供方必須3家以上，內部分為A、B、C類，當一家供方談判失敗，及時尋找下家，保障不影響采購工作的順利運行。

　　3、向生產廠家或制造商直接采購。向生產廠家或制造商直接采購，可有效減少中間環節，降低采購成本，同時獲得更好的技術和售后服務。在日常采購活動中，積極、努力尋找產品的最直接供方，摒棄繁多的物流或中間商環節，條件成熟時，可直接更換合作供方。

　　4、選擇信譽良好的供方并與其簽訂長期合同。與誠實、講信譽的供應商合

　　作，不僅能保證物資的質量、及時性和售后服務，還可得到其付款及價格的關照，特別是與其簽訂長期的供貨合同，往往能得到更多的價格優惠。

　　5、充分進行市場調查和信息收集。一個企業的采購管理要達到一定水平，應充分注意對采購市場的調查和信息的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場的狀況和價格走勢，使自己處于有利地位。如有條件，企業可設專人從事這方面工作，并定期形成調研報告。

　　三、實行戰略成本管理指導采購成本控制

　　1、估算供方的產品或服務成本。任何事物都具有兩面性，采購管理工作也一樣，不能只強調企業內部的努力，要真正做到對采購成本的全面控制，僅靠內部努力是不夠的，還應對供應商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價格談判中占據主導地位。事實證明，可以通過對供方的實地考察，參觀供方的相關設施，了解原材料、人力、物流等管理成本，估算供應商的成本。在估計成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可掌握價格談判的主動，盡可能與供應商共同尋求降低成本的途徑，從而降低自己企業的采購成本。進行此類談判，要始終爭取雙贏的局面，要與供應商建立長期的合作關系，就不能在談判中將供應商逼迫到賠錢的地步。

　　2、實現物管企業的采購聯盟。聯盟是指具備條件的物管企業之間達成共識，

　　形成采購聯盟，對某類物資、某類項目與同一供方談判，實行集中采購，從而規避由于量小而得不到更多優惠的矛盾，達到降低采購成本的目的。幾家企業之間可以制定合理的運作規程，建立穩定的聯盟關系，也可臨時合作，實現對某些日常物資的長期聯盟采購和某些特定項目的臨時聯盟采購，這種聯盟企業之間、采購方與供貨方之間多贏的局面，相信更多企業、商家愿意參與。

篇2：公司物品采購及領用制度

　　公司物品采購及領用制度

　　第 一 章總則

　　第一條公司各類物品的采購及領用實行事前計劃、集中采購、分類管理、憑單領料的原則。

　　第二條本規定適用于公司總部各部門及下屬各管理單位的物品采購及領用活動。

　　第三條本規定不包括固定資產及無形資產的購置行為。

　　第四條公司的物品采購及領用活動在單位負責人的領導下，由采購部統一管理。

　　第五條本規定所稱物品使用部門含公司總部各部門及下屬各管理單位。

　　第 二 章物品需求計劃

　　第六條各物品使用部門于月初按不同類別填制“物品需求計劃單”，按月報采購部，“物品需求計劃單”應注明所需物品的名稱、規格、型號、數量、用途、質量及售后服務等內容，用途應詳細具體。

　　第七條“物品需求計劃單”由經辦人制單，并經如下審批程序批準同意后，交采購部作為采購依據：

　　經辦人→部門經理→主管副總→財務經理→總經理

　　第八條“物品需求計劃單”應分部門按年連續編號，一式四聯，申請單位、采購部、財務部、庫房各一聯。

　　第九條“物品需求計劃單”按以下分類分別填制：

　　1.維修材料類，

　　2.衛生用品類，

　　3.辦公用品類，

　　4.工具類，

　　5.其他

　　第十條各物品使用部門編制的“物品需求計劃單”所列物品應能夠應付日常使用，并能應付可以預測到的突發事件所需物品，以減少緊急采購的發生次數。

　　第十一條“物品需求計劃單”編制完后，如有跡象表明物品不夠用時，應立即填寫一份新的“物品需求計劃單”，并按上述程序審批報采購部組織采購。

　　第十二條需要緊急采購物品的事件必須具有突發性，是發生前無法預測的。

　　第十三條需要緊急采購時，經辦人應盡量嘗試向部門負責人或總經理請示，在得到部門負責人或總經理認可后，組織采購;如確實無法與部門負責人或總經理取得聯系，經辦人先行處理。

　　第十四條緊急采購發生后，物品使用部門應在第一時間，補辦“物品需求計劃單”，并對緊急采購的必要性進行詳細、充分的說明。如果該項緊急采購是相關人員應該能夠預見，但由于其工作失誤造成未能及時申請購買的，應追究當事人的責任。

　　第 三 章采購及供應商

　　第十五條采購部綜合各使用單位的“物品需求計劃單”，結合庫存情況，確定所需采購物品的名稱、規格、型號、數量，并結合供應商的情況編制“采購訂單”。

　　第十六條“采購訂單”按如下審批程序批準后，由采購部向供應商下單訂購：

　　采購員→采購部經理→主管副總→財務經理→總經理

　　第十七條“采購訂單”應連續編號，一式四聯，采購部、供應商、財務部、庫房各一聯。

　　第十八條為保證采購工作能夠順利、有序地進行，各項物品都應選擇2-3家供應商，作為物品的長期供應商。除供應商出現變更外，物品的采購都應向選定的供應商采購。

　　第十九條供應商的選擇：由采購部收集有關供應商的資料，填制《供應商確認審批表》，報各相關部門聯合會審評估，經總經理批準后予以確認，確認后報各相關部門備案。

　　第二十條所購物品出現質量問題，如屬個別現象，由采購部負責退換;如果是經常出現或者出現質量問題的物品數量較大，應考慮更換供應商。

　　第二十一條采購物品時，應綜合質量、服務、價格等各方面因素向供應商下單訂購。首先在保證產品質量、售后服務等能夠滿足使用部門要求的前提下，選擇價格更優惠的供應商。

　　第 四 章物品入庫

　　第二十二條采購員將所購的物品交庫房，由保管員填制“物品入庫單”。“物品入庫單”應連續編號，一式三聯，庫房、采購部、財務部各一聯。

　　第二十三條入庫單上的物品應注明訂單號，采購員在驗收物品前應核對采購訂單，核對并驗收無誤后，在入庫單上簽名確認。

　　第二十四條保管員依據“物品入庫單”記錄物品明細賬，記錄時應記錄相應的“物品入庫單”號。

　　第二十五條保管員應妥善保管財物，及時記錄明細帳簿，并定期不定期地將實物與帳簿核對，做到賬實相符。其中，月度終了時，必須進行盤點，如賬實不符，應盡快查明原因。

　　第 五 章付款

　　第二十六條貨款應采用月結的方式結算，并以銀行票據為主要的支付手段，盡量避免使用現金。如情況所限必須使用現金的，應與財務部溝通確認后予以支付。

　　第二十七條貨款到期時，由采購員填制“付款審批單”，向財務部申請付款。“付款審批單”應附相應的“采購訂單”、“物品入庫單”、供應商發票及明細清單等單據，并按付款審批程序審核。

　　第二十八條財務部依據審核批準的“付款審批單”開具支票或匯票，交采購經辦人，由采購經辦人向供應商辦理付款結算手續。財務部不直接面對供應商。

　　第 六 章物品領用

　　第二十九條各部門領用物品時，應填制“領料單”。 “領料單”上應注明具體的用途，明確支出的性質。

　　第三十條經常使用的低值易耗品應如燈泡等應做到以舊領新。

　　第三十一條工具類物品，應按領用人分別建立領用檔案，登記領用情況，以便在員工離職時，審查員工的工具領用情況，避免工具的丟失。

　　第三十二條“領料單”應按年連續編號，一式三聯，領料單位、財務部、庫房各一聯。

　　第三十三條領用“物品需求計劃單”已列范圍內的物品時，由部門負責人簽名即可領用。領用非“物品需求計劃單”已列范圍內的物品時，應另填“領料單”，除部門負責人簽名外，還應由總經理簽名同意方可領用。

　　第三十四條領用“物品需求計劃單”已列范圍內的物品時必須注明“物品需求計劃單”號，以備審查。

　　第三十五條月度終了時，保管員應將當月發出物品的財務聯送交財務部，財務部據以進行賬務處理。

篇3：物資與服務采購過程管理程序

　　物資與服務采購過程管理程序

　　1.　目的

　　有效控制物資/服務采購過程，確保所購物資/服務質量、采購價格、采購行為符合公司要求。

　　2.　適用范圍

　　適用于公司各部門、管理處采購過程的管理

　　3.　定義

　　A類：對服務質量影響較大、技術性能高和價值高的物資及設備等。

　　B類：指各管理處/部門備用物品計劃中的經常性消耗品及管理處/部門自行控制的采購物資。

　　服務項目外包類：各管理處/部門將有關設備設施新(改)建工程、維修養護、清潔綠化等服務項目委托專業機構提供服務的行為。

　　4、職責

　　4.1工作職責

　　責任部門/崗位工作職責頻次/數量

　　品質管理部負責服務供方的選擇評估與管理;A類物資中物業管理專業設備物資

　　按權限審核各管理處/部門報批的物資/服務采購申請

　　選擇評估CI產品合格供方每年集中評估一次

　　及時

　　辦公室負責對A、B類物資供方的選擇評估與管理

　　審核《備用物品計劃表》

　　監督管理處/部門對B類物資采購

　　按權限審核報批的物資采購申請及時

　　管理處上報后2天內及時

　　財務管理部按權限審核物資/服務采購價格，必要時須審算

　　審核《經營資金月度計劃申報表》

　　采購行為、價格的抽查、監控及時

　　管理處上報后2天內

　　每季度

　　管理處負責管理范圍內B類物資/服務供方的選擇評估與管理

　　按權限審核/審批報批的物資/服務采購申請

　　物資采購行為、價格的抽查回訪

　　負責所有采購物資/服務的檢查驗收和使用過程的跟蹤。

　　清潔、綠化、設備設施供方的考核評估。每年集中評估一次

　　及時

　　每月

　　及時

　　每月

　　4.2采購審批權限權限

　　單宗采購額

　　經理職能部門分管負責人財務負責人總經理

　　2000元以下

　　審批////

　　2000-10000元審核審核審核審核/

　　10000元以上及所有固定資產采購審核審核審核審核審批

　　20000元(含20000元)以上

　　由公司品質管理部統一組織招投標,按《招投標管理辦法》執行。

　　5. 方法及過程控制

　　5.1供方的選擇評估與管理

　　5.1.1 評估時須具備的資料(包括但不限于以下內容)

　　5.1.1.1供方的營業執照復印件(本年度已年審)、稅務登記證明

　　5.1.1.2特種產品/服務的生產/經營許可證(如：安防器材)和特種產品的檢驗報告

　　5.1.1.3代理商代理授權證書，代理產品合格證書，必要時應有工程安裝資質證書或維修資質證書

　　5.1.1.4采購物資/服務的報價單

　　5.1.1.5合同樣本

　　5.1.1.6證明供方品質保障能力的其它相關文件

　　5.1.2評估方法

　　5.1.2.1可通過電話咨詢被評估供方的現有客戶、到其現有客戶的生產/服務現場或到被評估供方的經營現場進行考察、查詢了解其它供方同種物資/服務價格等，了解供方的資信、物資/服務質量、價格、服務的及時性、品質保障能力等。

　　5.1.2.2評價供方提供的合同條款的合理性，必要時提出修改意見并與供方溝通，直至雙方達成一致。

　　5.1.2.3每年對A類、B類物資供方及合格服務供方進行年度評估時，須檢查5.1.1所列資料的有效性和完整性，對已失效、未年審或有變更的資料須更改完善。

　　5.1.2.4年采購額累計達10萬以上的A類物資，須與供方簽訂采購框架協議。

　　5.1.2.5外包項目須制訂報價清單和檢查/工藝流程標準，按《物業管理業務外包管理辦法》評估。

　　5.1.3 合格供方一覽表的編制

　　5.1.3.1 A類物資、合格服務供方由品質管理部組織相關部門分別編制《合格物資供方一覽表》(A類)和《合格服務供方一覽表》，下達通知至公司全體。

　　5.1.3.2 B類物資由各管理處/部門負責編制《合格物資供方一覽表》(B類)，并報辦公室、品質管理部備案，由辦公室下達通知公司全體。

　　5.1.4 對物資/服務供方的定期評估

　　5.1.4.1財務管理部每半年對物資采購回訪中的問題進行總結，提交分析報告。

　　5.1.4.2 每年5月，各管理處須對上年5月至本年4月的B類物資采購情況進行全面評估，并編寫《工作評估報告》，報辦公室、財務管理部、品質管理部備案。

　　5.1.4.3每年末公司應組織對A類物資供方和服務供方的年度評審，品質管理部負責組織對服務供方的年度評估，辦公室負責組織對A類物資供方的年度評估，填寫《供方年終評估表》并編寫評估報告，由品質管理部統一匯總。

　　5.1.4.4 管理處對服務供方的定期評估按《服務項目外包監控辦法》進行。

　　5.1.5清潔類服務供方的選擇過程

　　5.1.5.1 非招投標形式選擇服務供方

　　5.1.5.1.1由管理處負責人組織相關人員優選三家以上專業機構參與報價并進行調查，對公司已評估合格的服務供方資料可直接引用。

　　5.1.5.1.2 管理處負責人負責準備以下資料：

　　序號資料內容責任部門協助部門協助部門責任

　　1日常服務成本數據統計(含人員配置、日常服務用品、工具費用等)本管理處財務管理部

　　辦公室

　　品質管理部

　　2外包后的成本預算本管理處財務管理部

　　品質管理部負責相關財務統計數據、合同報價等簽署意見。

　　3服務供方資信、技術能力證明以及品質保證能力本管理處品質管理部

　　辦公室審核服務供方資信、品質保證能力、相關合同內容、控制程序并簽署意見。

　　4合同草案包括：雙方的責權、合同金額、付款方式、違約責任及服務范圍、人員配置、材料、用具配置，每月耗材計劃、作業計劃，對服務供方的檢查標準、辦法等內容。本管理處辦公室負責合同樣本的審核，及簽訂前合同內容的確認。

　　5外包后保留的人員配置及原有人員分流計劃本管理處辦公室負責審核人員安排、配置及相關計劃，并簽署意見。

　　5.1.5.1.3管理處負責提供上述資料，填寫《物資/服務項目申請報告》(附合同草案)按程序報批。

　　5.1.5.2采用招投標方式選擇服務供方時，同樣需準備上述資料，按《招投標管理辦法》執行。

　　5.1.5.3綠化、消殺、家政服務、工程外包參照以上程序進行。

　　5.1.5.4對尚未成立管理處的新接物業的服務項目外包，由品質管理部、籌備組負責組織評估、選擇服務供方。

　　5.1.6物資/服務供方的增加及變更

　　5.1.6.1因服務需要或供方無法滿足公司服務質量要求、破產倒閉或發生搬遷、更名，需增加或變更A類、B類物資合格供方或服務合格供方時，應根據該項物資/服務對服務質量的影響程度進行評價，填寫《物資/服務供方申請表》，A類物資經辦公室主任審批后，A類物資中物業管理專業設備物資經品質管理部經理審批后，服務供方經品質管理部經理審批后，加入《合格物資供方一覽表》(A類)，B類物資經本管理處經理審批后，加入《合格物資供方一覽表》(B類)中。

　　5.1.6.2采購過程中,發現偽劣商品或價格異常，驗收人員須在三個工作日內上報辦公室(A類)或管理處經理(B類)。發現同一供方一個月內有兩次以上或半年內有四次以上偽劣商品時，應取消其合格供方資格。

　　5.1.6.3 品質管理部及各采購部門在年度評估時，如發現某指定供方超過一年時間公司各管理處/部門均未向其采購，經辦公室主任(A類物資)或品質管理部經理(A類物資中物業管理專業設備物資及外包服務)或管理處經理(B類物資)批準后可取消其合格供方資格。

　　5.1.6.5取消A類物資/合格服務供方資格后，品質管理部應在一個工作日內通知到公司全體，并適時選擇新的合格供方。

　　5.1.6.6各管理處/部門以定期結算方式采購的B類物資，須與供方簽訂物資采購協議，明確質量保證條款及付款方式等。合同期滿前需重新評估。

　　5.2采購過程

　　5.2.1資產管理員每月進行盤點，作出下月補充物資采購計劃，填入《備用物品計劃表》中，各管理處/部門負責人審核后于當月25日前將下月計劃發送辦公室、財務管理部審核備案 。

　　5.2.2如價值在貳千元以上的物品或設備，除填寫《備用物品計劃表》外還需要填寫《固定資產購置申請表》，并根據集團相關制度執行《公司資產購置、領用登記卡》、《資產轉交審批明細表》、《公司資產報損、報廢申請表》，并由辦公室歸口管理。

　　5.2.3采購手續的辦理

　　5.2.3.1所有物資/服務采購均須事先做好采購前的準備工作，辦理相應審批手續，待手續完善后方可采購。

　　5.2.3.2 非招投標的采購

　　5.2.3.2.1A類、B類物資及服務必須在指定的合格供方中采購，特殊情況無法在合格供方中采購時，須經辦公室主任(A類物資)或品質管理部經理(A類物資中物業管理專業設備物資及服務)或本管理處經理(B類物資)書面同意后方可采購，保存審批記錄。

　　5.2.3.2.2在指定的合格供方中采購物資及服務時不需評估，但須取得至少兩家以上報價，某些特殊物資不能取得兩家以上報價時，須在評估記錄中說明。采購完成后按財務制度報銷。

　　5.2.3.2.3管理處/部門負責人審批權限內的物資采購：各管理處/部門根據月工作計劃，結合倉庫庫存情況或服務需要，填寫《月度備用物品計劃表》，經管理處/部門負責人批準后在指定供方中采購。

　　5.2.3.2.4超過管理處/部門負責人審批權限的物資/服務采購：采購部門填寫《物資/服務項目申請報告》(須簽訂合同時附合同草案)，按權限報批。

　　5.2.3.2.5各管理處/部門已評估合格的B類物資供方，其他管理處/部門如需向其采購，無須評估，只須取得兩家以上報價，按權限報批后即可采購。

　　5.2.3.3采用招投標形式采購時，按《招投標管理辦法》執行。

　　5.2.4采購合同的簽訂

　　5.2.4.1簽訂所有物資/服務采購合同均須按《合同(協議)管理程序》執行。

　　5.2.4.2以下幾種情況的物資/服務采購必須簽訂合同：

　　5.2.4.2.1采購的物資對服務質量影響較大，但沒有獨立的保修單(卡)，必須以合同形式約定保修或質量保證條款。

　　5.2.4.2.2采購金額在2千元以上的物資，必須以合同約定付款方式。

　　5.2.4.2.3所有服務項目均須簽訂合同。

　　5.2.4.3公司有合同范本的均須采用公司合同范本。

　　5.2.5物資的驗收

　　5.2.5.1物資采購完成后，由專項檢驗人員驗收入庫，填寫《入庫單》，并注明對應的供應商名稱。

　　5.2.5.2對于電腦和打印機零配件、辦公用品等直接使用的物品，可不填《入庫單》，未使用的須填寫《入庫單》。

　　5.2.5.3專項檢驗人員驗收時須檢查物資質量、數量及是否在指定供方中采購，發現未在指定供方中采購，應及時報管理處經理處理。

　　5.2.5.4驗收時須檢查物資有無破損、受潮、水跡、油污等異樣，備品配件、說明書、合格證、保修卡等是否齊全;對設備、儀器儀表的驗收須進行試驗;安防工程器材試驗可在工程竣工驗收時進行。

　　5.2.5.5檢驗出現不合格物資時作退貨處理，由倉庫管理員填寫《不合格物資處理單》跟蹤處理，《不合格物資處理單》上每種物資必須注明供應商名稱，并在季度評估報告中體現。

　　5.2.5.6采購完成后，有關產品說明書、合格證、保修卡等由資料管理員收集、保管。

　　5.2.5.7對服務質量的檢查驗收按《服務項目外包監控辦法》進行。

　　5.2.5.8在指定供方處采購的物資/服務如發現批量/嚴重的質量問題，A類物資由辦公室主任牽頭、服務由品質管理部牽頭、B類物資由管理處牽頭聯系供方處理。

　　5.2.6CI產品及宣傳品的采購

　　5.2.6.1 CI產品的采購參見《標識管理程序》執行。

　　5.2.6.2各管理處、部門宣傳品如需委托外界設計、制作，必須由辦公室統一安排制作。

　　5.3采購行為及采購價格監督

　　5.3.1各管理處須指定專人每月對本管理處各類物資采購進行抽查回訪，了解采購人員的職務行為及各類物資價格的變動情況，發現異常及時上報本管理處負責人及公司相關職能部門。

　　5.3.2財務管理部每季度對各管理處/部門物資采購進行抽查回訪，每半年對回訪的情況進行總結分析。

　　5.3.3采購回訪樣本的選取

　　5.3.3.1 對采購單價超過2000元的資產須全部進行回訪。

　　5.3.3.2 對其他采購的物資，根據其成本控制重要性確定選取種類的數量。保證每次回訪涵蓋當月所有采購的種類，一年內的回訪須履蓋所有發生采購的供應商。

　　5.3.3.3辦公室根據財務管理部回訪結果，應每季度公布一次常用物資參考價格。各管理處/部門應參考辦公室公布的常用物資參考價格，對物資進行采購。

　　5.3.4回訪方法

　　5.3.4.1回訪前了解待回訪商品的品牌、規格、質量、價格等市場行情。

　　5.3.4.2回訪人以顧客身份通過電話、現場、索取報價單或函證等方式詢價、還價。

　　5.3.5回訪結果的處理

　　5.3.5.1回訪后應及時填寫《物資供方回訪表》，發現疑問時與采購人員溝通，要求其做出解釋，簽署回訪結論。

　　5.3.5.2如采購人員不能做出合理解釋，將回訪結果提交管理處/部門經理處理，情況嚴重時及時上報公司。

　　6.支持性文件

　　TJVKWY7.4-Z01-01《物業管理業務外包管理辦法》

　　TJVKWY7.4-Z01-02《招投標管理辦法》

　　TJVKWY7.4-Z01-03《服務項目外包監控辦法》

　　TJVKWY7.2.2-Z01《合同(協議)管理程序》

　　TJVKWY7.5.3-Z01《標識管理程序》

　　7.質量記錄表格