物業經理人

TJ物業公司信息傳遞管理程序

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  TJ物業公司信息傳遞管理程序

  1.目的

  建立xx物業統一的信息管理標準,進一步規范衡量物業公司業務體系。

  2.適用范圍

  本規定適用于公司各部門、各管理處信息傳遞管理。

  3.定義

  4.職責

  各部門經理負責貫徹執行,由辦公室負責監督執行。

  5.方法及過程控制

  5.1公司各部門人員應保持開放心態,及時、準確地將信息傳遞給公司相應部門。

  5.2各部門/管理處經理(負責人)是本部門信息工作的第一責任人,全權負責本部門/管理處的信息管理工作。各部門/管理處設一名信息員(可以兼職)。

  5.3公司各部門/管理處之間及部門/管理處內部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息,不得傳播未經證實的加入個人主觀臆測的信息,對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應責任,嚴重者將移交司法機關處理。

  5.4公司員工應樹立高度的保密意識,嚴格控制信息傳遞的范圍,不得將受控的信息向無關人員泄露。

  5.5定時編制并傳遞文件時間

  5.5.1工作計劃:每月26日(遇公休日順延)由各管理處、各部門自行制定,并經項目、部門負責人審核后,傳遞辦公室匯總,待公司辦公室主任審批后知會地產公司相關部門或人員。

  5.5.2物業管理信息周報:每周五由各管理處、各部門按照統一文本格式制作,并經項目、部門負責人審核后,傳遞行政事務辦公室匯總,品質管理部審核,公司總經理最終審核后發送地產公司和物業公司相關人員。

  5.5.3物業管理月報:每月1次,每月3日報送;由各管理處、各部門按照統一文本格式制作,并經主管第一負責人審核后,傳遞辦公室,由辦公室發送至地產公司總辦和集團物業管理部。

  5.5.4 經營月報表:每月8日前(遇法定節假日,順延);

  5.5.5 重大的質量事故、突發事件、顧客投訴須在一個工作日內通報。見《突發事件管理控制程序》、《顧客投訴處理程序》

  5.6職能部門人員向其他部門發送郵件,需提前報送本部門經理(負責人)審批,否則將視為無效信息。

  5.7關于公司內外文件的收發與網絡安全

  5.7.1公司對內、對外發文都應有統一格式,公司對外發文需由總經理確認后方可發送。各部門在公司內部發文由部門經理確認后張貼、發送。

  5.7.2各部門及各位職員必須采用給定的帳號和密碼上公司內部網,并對帳號嚴格保密,不得泄露給外界(他人)使用,對于因泄露帳號給公司造成損失的,視情節給予相應處理,直至追究相關法律責任。

  5.7.3各部門對上網帳號及密碼要嚴格管理,部門及職員的上網密碼應定時更換,如本部門有人員離職,應立即更換其在職期間所掌握的所有密碼,以確保信息安全。

  5.7.4不得利用INTERNET及E-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。

  5.7.5不得利用互聯網泄露公司機密,查閱、復制和傳播非法言論、淫穢黃色信息,對違反此規定的行為,公司將做嚴肅處理。

  5.7.6操作時,應遵守INTERNET國際慣例,不得向他人發送惡意的、挑釁的郵 件,不得隨意向不認識的企業或機構的信箱發送商業廣告。

  5.7.7不得利用INTERNET從事私人工作,辦公室電腦人員將定期對各部門電腦使用情況進行監控、檢查。

  5.8單據、合同的傳遞與督促

  5.8.1單據、文件、合同的傳遞

  各類單據、文件、合同,經總經理批復后,將批復件轉交指定人員取回。

  5.8.2審批時限

  審批人自接收后不超過2個工作日(物業公司范圍內),完成審批。

  5.8.3如審批人外出,可通過電話方式授權其他人員代簽意見,待審批人員外出歸來后補簽。

  5.9關于公司內部網平臺

  5.9.1公司內部網各部門信息由各部門/管理處信息管理員負責維護更新,整體維護由辦公室電腦管理員負責。

  5.9.2內部網建立了正常的溝通渠道,即內部網論壇.不得利用公司網絡進行人身攻擊,否則后果自負。

  5.9.3內部網各部門/管理處的信息需由各部門/管理讓經理確認后方可上傳發布。

  5.10內部溝通辦法

  5.10.1公司各項政策、制度、措施一般通過會議或文件的形式進行傳達,一般情況每二周召開經營管理業務會,每年年初召開年度工作會議,以及召開一些臨時會議。

  5.10.2每月第一個整周的周六為總經理接待日,所反映問題由總經理落實有關部門妥善處理。

  5.10.3各部門可采取例會、座談等方式進行內部溝通,傳達公司和部門政策,聽取各組意見。

  5.10.4溝通時應耐心、禮貌傾聽員工意見,對員工的意見及困難予以重視并做好回復工作。

  5.10.5減少浪費、節約成本。開源與節流,是公司在經營管理中并行不悖的兩種手段,公司歡迎員工提出增產節約的方法和節約費用開支的建議。

  5.10.6通過公司內部網平臺實現信息共享與內部溝通,總經理ONLINE板塊實現了員工與領導層的直接對話.暢所欲言板塊體現了溝通無極限.

  5.10.7溝通的信息及內容:

  a)正常信息,如工作情況、方針、目標、檢驗、檢測結果、顧客對產品質量投訴、內部審核與管理評審報告及體系運行的其他記錄;

  b) 不符合信息;

  c) 其他內部信息,如員工對于產品質量工作的建議等。

  6支持性文件

  無

  7質量記錄表格

  TJXXWY5.5.3-Z02-F1《物業信息收集一覽表》

篇2:信息收集、傳遞管理制度

信息收集、傳遞制度

1.0 通則

1.1 本制度旨在為需求信息的搜集、整理、加工、上報和具體運行提供規范性處理方法。
1.2 需求信息處理的基本步驟為:
1.2.1 確定搜集需求信息的基本方針和需求。
1.2.2 確定具體的業務分工和職責分擔。
1.2.3 選擇最佳搜集和調查的方法。
1.2.4 制作詳細的信息報告。
1.2.5 根據需求信息,確定擴大客戶定貨的基本方針。
1.2.6 信息報告的分類歸檔。
1.2.7 通過信息發布,促進營部銷售人員的推銷工作。
1.2.8 在公司內實行信息提供獎勵制。
1.3 需求信息的搜集整理及日常管理工作由企劃部負責。
1.4 需求信息搜集工作的基本方針由企劃部經理確定,并負責組織實施。
1.5 企劃部制訂信息搜集和市場調查規范,并負責培訓指導有關人員。
1.6 所有需求信息都應交到企劃部,由企劃部進行歸類、分析和保存。提供信息者要填制信息提供記錄卡。
1.7 在綜合分析的基礎上,企劃部對各種信息的內容、可信度、使用價值等做出分析判斷,并提供給有關部門。
1.8 各營業部門要將近期工作重點、業務內容、需要的信息種類等及時通報企劃部。
1.9 對確有實用價值或采用后取得明顯效果的信息提供者,給予×××元至×××元的一次性獎勵。

2.0 信息搜集要領

2.1 與主要客戶和本公司有業務關系的企業、機構、組織等保持聯系,及時了解其需求動向,并通過它們搜集種類間接信息。
2.2 制訂信息搜集管理計劃,根據計劃合理分工,并派專人負責。
2.3 做好基礎工作,如建立客戶檔案和客戶名錄,掌握全國主要工商企業的名錄及通訊聯系方法等。
2.4 在具體實施過程中,應根據信息的性質和信息源的特點,選擇不同的搜集調查方法。
2.5 為此項工作提供充足的經費和物質條件保證。
2.6 信息搜集工作不能局限于專職人員,要使公司每一位員工都關心和參與。
2.7 需求信息的信息源主要包括:
2.7.1 政府部門。
2.7.2 各種協會、團體。
2.7.3 各類事業單位、研究機構。
2.7.4 各類工商企業。
2.7.5 各類信息機構。
2.7.6 各種傳播媒介。
2.8 上門訪問客戶未取得信息時,應注意:
2.8.1 在正式訪問前,應對其營業狀況進行觀察,了解基本情況。
2.8.2 善于從對方話語中獲取信息。
2.8.3 要給對方以親切感和信賴感。
2.8.4 避免單刀直入,應多聽多問。
2.8.5 善于把握話題,圍繞既定目標展開談話。
2.9 獲取的信息應及時整理,對重要信息要向上級提交信息報告。

篇3:房地產企業信息傳遞控制

  信息傳遞控制分為內部信息溝通控制和公開信息披露控制,主要包括:

  (一)內部信息傳遞管理:為明確集團信息管理原則及流程,促進內部信息共享以提高工作效率,增強管理透明度以降低經營風險,由集團總經理辦公室負責制定、實施和修訂《萬科企業股份有限公司信息管理辦法》,并依據此規定對總部各職能部門和各一線公司的信息傳遞情況進行定期檢查。(具體內容見附件6"信息傳遞控制"中的6-1)

  (二)對外信息披露管理:為進一步明確公司內部有關人員的信息披露的職責范圍和保密責任,確保信息披露真實、準確、完整,公司董事會和董事會辦公室負責制定、實施和修訂《萬科企業股份有限公司信息披露管理辦法》,總部各職能部門、各一線公司嚴格按照此辦法提供信息披露所需的所有文件和資料,并對所提供的內容的準確性負責;總部董事會辦公室負責完成具體的信息披露工作;董事會秘書對所披露的信息的真實性、完整性進行總體監督。(具體內容見附件6"信息傳遞控制"中的6-2)

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