物業文件報批和信息傳遞程序管理規定

　　1、目的：

　　為規范文件報批和信息傳遞流程，減少管理失誤，提高效率。

　　2、適用范圍：

　　****（顧問項目）管理處

　　3、職責：

　　信息資料員負責管理處的信息收集、匯總工作。

　　4、方法和過程控制：

　　4.1文件報批流程

　　4.1.1關于報批部門

　　4.1.1.1各種重要信息的報送部門、電腦采購的審批部門為上級領導審批。

　　4.1.1.2人事、行政類文件、員工活動的報批部門為綜合管理部；

　　4.1.1.3經營管理類文件的報批部門為管理處經理；

　　4.1.1.4財務管理類文件及各種收費標準的報批部門為財務部。

　　4.1.2報批程序

　　4.1.2.1由單一部門審批的文件，由報批部門直接報相應審批部門審批；

　　4.1.2.2需由多個部門審批或業務部門不能確定由哪一部門審批的文件報經理審批，由經理綜合協調負責轉發相關部門（人員）和跟蹤。

　　4.1.2.3報批文件只能使用單一收件人（可抄送相關人員）。

　　4.1.2.4發件人以收件人為跟蹤對象，收件人負責文件的審批跟蹤。

　　4.1.2.5文件須有簽署人。

　　4.1.3各部門在執行過程中可將意見及時反饋給經理。

　　4.2信息傳遞管理制度

　　4.2.1各部門人員應保持開放心態，及時、準確地將信息在內部發布或傳遞給相應部門。

　　4.2.2各部門主管是本部門信息工作的第一責任人，全權負責本部門的信息管理工作。

　　4.2.3各部門之間及部門內部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息，不得傳播未經證實的加入個人主觀臆測的信息，對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應責任，嚴重者將移交司法機關處理。

　　4.2.4員工應樹立高度的保密意識，嚴格控制信息傳遞的范圍，不得將受控的信息向無關人員泄露。

　　4.2.5各部門須在每月月末最后一天下班前（遇節假日向前順延）將本部門《月度工作計劃表》和《月度工作完成情況表》上交經理審核、顧問審批及打印張貼；各部門須在每周五前將本部門的《周信息報》上交經理審核、顧問審批及打印張貼；如入伙、裝修、各類公司定義的專項工作負責人需每天填報《專項工作日報》，并于每日下班前提交經理審核、顧問審批后交信息管理員收檔；各部門應及時將本部門各類管理信息、突發事件、顧客投訴、重要會議或活動信息，按規定要求發送給相關領導或總公司相關部門，其中重大、突發事件，在事發生后1小時內上報經理或有關領導，所采取措施應在三天之內上報。

　　4.2.6各部門人員向其他部門發送郵件或文件必需抄送本部門主管，否則將視為重大的違反公司規定處理。

　　4.2.7各部門對上網帳號及密碼要嚴格管理，部門及職員的上網密碼應每月更換一次，如本部門有人員離職，應立即更換其在職期間所掌握的所有密碼，以確保信息安全。

　　4.2.8不得利用INTERNET及E-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。

　　4.2.9不得利用互聯網泄露公司機密，查閱、復制和傳播非法言論、淫穢黃色信息，對違反此規定的行為，公司將做嚴肅處理。

　　4.2.10操作時，應遵守INTERNET國際慣例，不得向他人發送惡意的、挑釁的郵件，不得隨意向不認識的企業或機構的信箱發送商業廣告。

　　4.2.11不得利用INTERNET從事私人工作，綜合管理部將定期對各帳號使用情況進行監控、檢查。

篇2：房地產企業信息傳遞控制

　　信息傳遞控制分為內部信息溝通控制和公開信息披露控制，主要包括：

　　(一)內部信息傳遞管理：為明確集團信息管理原則及流程，促進內部信息共享以提高工作效率，增強管理透明度以降低經營風險，由集團總經理辦公室負責制定、實施和修訂《萬科企業股份有限公司信息管理辦法》，并依據此規定對總部各職能部門和各一線公司的信息傳遞情況進行定期檢查。(具體內容見附件6"信息傳遞控制"中的6-1)

　　(二)對外信息披露管理：為進一步明確公司內部有關人員的信息披露的職責范圍和保密責任，確保信息披露真實、準確、完整，公司董事會和董事會辦公室負責制定、實施和修訂《萬科企業股份有限公司信息披露管理辦法》，總部各職能部門、各一線公司嚴格按照此辦法提供信息披露所需的所有文件和資料，并對所提供的內容的準確性負責;總部董事會辦公室負責完成具體的信息披露工作;董事會秘書對所披露的信息的真實性、完整性進行總體監督。(具體內容見附件6"信息傳遞控制"中的6-2)

篇3：酒店典型案例:信息傳遞脫節以后……

　　酒店典型案例：信息傳遞脫節以后……

　　上月高交會的一天，我上早班，接班時夜班交班清楚地寫著：接前臺通知4087，4076房已被**和*預定。

　　**和Z是我們酒店的一位熟客，他每次入住必指定4087房，而且每次都會帶一位朋友來住4076房，他是位對服務要求很高的人，整個房務部的人幾乎都知道。因為一些熟客的個性化需求GRO早已公布在易航上，而且在開交班會時都會傳達。所以當知道**和Z預定了這兩間房后，服務員一大早就對這兩間房進行了保潔工作。按照客人的個性化需求，早班部長開完早會后將兩部DVD分別加入到這兩間房內，并在房間多加了10個信封，10張紙。房間準備好后，主任認真仔細地檢查了一遍，一切準備就緒，就等著客人入住了。

　　中午11點多，前臺通知4076入住，我將此信息反饋給樓層。很久了，就是沒接到4087入住，我很納悶：**和Z以前入住都是與朋友一起來的，入住時間一般在傍晚，這次怎么會他朋友一個人先來呢？帶著疑問，我打開電腦查看4076房資料，資料顯示的是一位陌生客人的姓名。以前**和Z的朋友訂房登記入住都是用他的名字，難道這次是用他朋友的名字登記的？我致電前臺，一名接待人員回答說：4076住的不是**和Z的朋友，她把這間房賣給了其他客人，把**和Z的預定換成了4072房！我很驚訝：“賣給其他客人了，這么重要的客人預定變換房號，管家中心怎么不知道呀，不知道我們就無法做好個性化服務的跟進啊?！边@時前臺員工的態度不太友善了，聲調也提高了：“我不知道**的朋友也要個性化服務，你們加了DVD也沒通知我，這預訂換房了為什么要通知你！” “**預訂的房要加DVD機是誰都知道的，就算你不知道，但你們夜班的同事看到有**的預訂都會及時通知管家部，我們有交班，你們肯定也有交班，那么你現在將房號換了是不是也應該通知一聲，更何況我們的DVD機都全借出去了，現在已經沒有DVD可加了！”前臺同事的聲調更高了：“沒DVD機關我啥事，沒房賣我肯定要先把這房賣了……”

　　爭論解決不了問題，眼前緊急的是管家部已經沒有DVD了，而現在4072房一定要按**和Z的個性化要求加DVD機的，否則……。但4076房已入住近一個小時了，客人入住時沒要求要加DVD機，可當他進入房時，房內是有DVD的，如果敲門進去取出來，客人會怎么想呢？

　　后來大堂副理給4076房打電話，電話無人接聽，于是又通知該區部長到4076房敲門進入房間，客人不在，房間沒有用過的跡象?？磥碓摽腿耸歉呓粫囊晃簧虅湛腿?，進入房間后放下行李就匆忙出去了，應該對房內的設施還來不及細看，部長請示大副后，將DVD機搬到了4072房，大家這才松了一口氣。

　　類似的事情曾同樣發生過。熟客連先生有個習慣，就是在他入住前一定要先在房內放好香焦和蘋果兩種歡迎水果。一天，當看到電腦資料顯示4016為連先生預訂時，早班同事早早就將歡迎水果及當天的報紙放在4016房?？傻诙煸鐣?，主任說昨天連先生投訴沒給他房間送水果，要該區部長查明原因。明明送了客人怎么說沒送？打開電腦一看，4016是空房，而連先生卻住在4017房，當早班人員進入4016房時，看到一盤水果和一張昨天的報紙還靜靜地躺在那里，等待著客人的到來。

　　后來調查得知：當天晚上連先生到前臺登記入住時，前臺沒給連先生開預定好的4016房，而是把4017房給了他，之后并沒有通知管家部換了房號，所以導致連先生投訴……

　　點評:

　　從以上的兩個事例可以看出我們的內部管理還存在著以下的問題:

　　1、部門的各個分部在平時的工作中缺少足夠的溝通，導致彼此抱怨，彼此不理解；

　　2、部門對熟客的個性化需求應該建立完善的檔案，對新進員工要加強熟客資料的培訓；

　　3、預訂部在接到熟客（尤其是有個性化需求）的預訂時，應該立即通知管家中心、大堂副理，并在電腦備注中注明此預排不可更改；如果前臺人員需要更改這些預排的，請示大堂副理處理，由大副統一協調。

　　撰寫：房務部Z點評: Z