物業程序文件：文件資料管理程序

　　1.目的　規范公司和各管理處/部門文件資料的管理，確保文件資料處于受控狀態。

　　2.范圍　適用于公司各管理處/部門文件資料的管理。

　　3、定義　無

　　4.職責　部門/崗位工作職責頻次/時間

　　總經理審批公司紅頭文件，必要時對各管理處/部門收到的外來公文提出處理意見。1個工作日

　　分管負責人必要時對分管管理處、部門收到的外來公文提出處理意見。1個工作日

　　管理處/部門負責人審批以本管理處/部門名義發布的文件。

　　對本管理處/部門收到的外來公文提出處理意見。及時

　　經辦人員編制需發布的文件、辦理文件規定的相關事項。及時

　　文件管理員文件的管理、控制。及時

　　辦公室負責對物業公司級行政文件、其他文件、外來公文的管理、控制及時

　　5.方法及過程控制

　　5.1文件的分類

　　5.1.1行政文件：公司級人事任免、獎懲決定、對內外發文等以紅頭文件形式發布，公司日常往來函、公司級會議紀要、管理處/部門級行政文件以非紅頭文件形式發布。

　　5.1.2業務文件：包括各類管理制度、組織架構、職務說明書等。

　　5.1.3其他文件：包括新聞稿件、宣傳海報等(不需編號)。

　　5.1.4外來文件：包括外來公文和外來標準/法規。外來公文指政府部門、上級公司下發的公文。外來標準/法規指政府部門制定的與公司業務有關的各種行業標準、管理/技術標準、法律法規;上級公司下發的各種管理制度等。

　　5.2文件的編碼及格式

　　5.2.1公司級行政文件編號方法為：物總字【年度】序號，序號為三位數。須經辦公室審批、統一管理。紅頭文件格式如下：　　紅色文件頭　　編號(小四宋體)　　文件名稱(小二號黑體、加粗)　　文件內容(小四號宋體)　　簽署人(四號宋體)　　(小四號宋體)zz物業管理有限公司

　　(小四號宋體，中文數字)二○○五年六月七日　　5.2.2部門級行政文件編號方法為：部門/管理處簡稱【年度】序號，序號為三位數。部門/管理處簡稱如：辦公室、品質、財務、經管、世貿、城花、都花、新城、美樹、水晶城、東麗湖、西青，如增加新部門/管理處，由品質管理部確定部門簡稱。格式為：　　物業公司文件(小三號黑體、加粗)　　文件編號(四號黑體)

　　文件名稱(小二號黑體、加粗)　　文件內容(小四號宋體)　　(小四號宋體)zz物業管理有限公司　　(小四號宋體)部門/管理處名稱　　(小四號宋體)簽名：　　(小四號宋體，中文數字)二○○五年七月十五日　　注：業務部門文件的字體須符合以上要求，字號可根據具體情況確定，但須保持文件各部分字號大小的協調性。

　　5.2.3業務文件格式

　　5.2.3.1組織架構和職務說明書　　*****組織架構/職務說明書(三號黑體、加粗)　　部門/管理處簡稱-年度-編號(每年從01開始)(小四黑體)　　文件內容(宋體)　　編制：審核：審批：(宋體)　　年月日年月日年月日(宋體)

　　5.2.3.2各類管理制度

　　A.文件表頭樣式　　***(管理處/部門名稱)管理制度編號TJzzWY(部門簡稱)-***　　名稱版本A/0第頁 共頁　　編制更改審核批準生效期年　月　日

　　B.管理處/部門可根據需要將管理制度分為"顧客關系"、"環境"、 "職能"、 "安全"、"工程"等類別，并通過文件編號予以區分，如：花園新城"客戶關系"類文件編號為"TJzzWY(新城)- K**(**：為序號，從01開始)"。

　　C.版本控制：按體系文件控制方法執行。

　　5.3文件的發布

　　5.3.1所有文件均需經過審批后方可發布。通過宣傳欄向顧客公布的信息須保存審批記錄。

　　5.3.2重要文件送達開發商、業主/業主委員會及相關業務單位時，須請對方在《文件發放簽收表》簽收，并保存簽收記錄。

　　5.4文件的更改

　　5.4.1文件如需更改，須由原文件擬定部門進行更改并按文件原審批程序重新報批。

　　5.5外來文件的處理

　　5.5.1當管理處收到外來公文需處理時，填寫《文件處理表》，由管理處負責人提出處理意見，同時抄送辦公室、品質管理部，必要時報相關職能部門提出處理意見后進行處理，處理完后由文件管理員負責存檔。

　　5.5.2 收到外來標準/法規時，按《質量記錄及文檔管理程序》處理。

　　5.6文件的存檔

　　按照《質量記錄及文檔管理程序》執行。

　　5.7電子文檔的管理

　　按照《質量記錄及文檔管理程序》執行。

　　5.8文件的保密

　　5.8.1公司需嚴格保密的文件包括：總經理辦公會議紀要、公司經營戰略性會議紀要、重大事故分析報告、薪金福利制度、獎金分配數額及其它重要文件等。

　　5.8.2保密文件以電子文檔形式傳送時，須加密碼。

　　5.8.3有權閱讀保密文件的公司職員對保密文件負有保密責任。

　　6.支持性文件

　　TJzzWY4.2.4-Z01《質量記錄及文檔管理程序》

　　7.質量記錄表格

　　TJzzWY4.2.3-Z01-F2 《文件發放簽收表》

　　TJzzWY4.2.3-Z02-F1 《文件資料存儲清單》

　　TJzzWY4.2.3-Z02-F2《文件處理表》

篇2：探析物業管理文件資料送達和簽收

　　探析物業管理文件資料送達和簽收

　　作為物業管理從業者，熟知物業管理法律知識可以使我們很好地與發展商、客戶進行溝通交流，對日常工作幫助很大。下面我們就一起去探討兩個在物業管理中經常遇到的案例。

　　案例一：入伙后，管理處接到房屋質量問題的報修，經過現場查看，初步判定是施工質量問題，工作人員填寫《工程質量問題通知單》告知施工單位、請施工單位負責人簽收。這個簽收是否有效？幾年后，該單能否做證據使用、效力如何？

　　案例二：某小區入伙將近2年，有幾戶業主一直沒有來辦理入伙手續。管理處想給業主寄發催費通知單，就按照發展商提供的業主身份證復印件上的地址寄發了催費通知單。請問，按這個地址寄發的催費通知單是否合適、是否具有法律效力？

　　案例一涉及文件資料的簽收問題，案例二涉及文件資料的送達和通訊地址問題，這都是在我們日常工作中最常見、經常發生的事情。對于上述提問，大家似乎不假思索的就能給出答案，“施工單位負責人都簽字了，單據肯定有效！身份證上面的地址是戶籍所在地，肯定具有法律效力！”

　　但事實呢？我們看看律師給出的專業意見。

　　案例一：經過一段時間（如幾年）后，管理處如何證明該簽字人員是施工單位的負責人？即便證明了簽字人是施工單位的負責人，但又如何證明該簽字是其本人的簽字？

　　案例二：律師給出的意見是，按身份證上登記的地址寄送函件不一定有效！因為身份證上的地址是戶籍所在地，但通常人們的經常居住地、實際居住地與戶籍所在地存在不一致的問題。而且，在商品房買賣合同中都會約定業主的實際通訊地址，該地址才是最具有法律效力的聯系地址！管理處寄發函件應往業主留存在買賣合同中的地址為準。

　　那么，在日常工作中我們該如何操作、注意哪些細節，才能盡可能的規避法律風險呢？

　　一、關于通訊地址和聯系人的問題。

　　1、新項目入伙前，以發展商整理登記的地址為準（如發展商寄發《入伙通知書》的地址）。

　　2、新項目辦理業主入伙時，請業主重新登記最新的通訊地址（在登記表上，應注明，該通訊地址作為日常聯系使用，具有法律效力），并請業主提供電子郵件地址。

　　3、如業主沒有辦理入伙手續，待入伙過程結束后，向發展商確認業主的通訊地址（該地址一般以商品房買賣合同上的地址為準，如業主更改了通訊地址，應以最后登記地址為準，并復印該合同和文件存檔）。

　　4、如業主辦理了入伙手續，但沒有居住在物業小區內；如向業主發函，可以同時向小區內的業主房屋地址、登記的通訊地址、身份證地址等寄發函件。

　　5、對于工程維保單位?？稍谌牖锴?，物業公司與所有施工單位簽訂一份書面協議（或采用《會議紀要》形式），約定各個施工單位負責接收《維修通知單》負責人，并請負責人人在協議上留取簽字樣本?；蛘?，請發展商要求各施工單位發函給物業公司、管理處，明確施工單位接收《維修通知單》的負責人及簽字樣本。

　　6、對于其他供方、合作方及關聯方等，可在合同、協議文本中（或另行起草協議）約定雙方的通訊地址、聯系人、聯系人簽字樣本及聯系電話等內容。

　　二、關于文件資料的送達和簽收問題。

　　送達是法律術語，是指人民法院依照法律規定的程序和方式，將訴訟文書送交當事人或者其他訴訟參與人的行為。目前我國法律沒有對通知、往來函件等非訴訟類文件的送達做出規范，但在實際工作，文件資料送達是很多很頻繁的，如工程維修通知、催費通知、與發展商的往來函件等，這些文件資料如在日后涉及到訴訟、仲裁等法律程序，就需要舉證人證明文件資料已送到收件人手中。但通常我們認為實實在在是對方簽收文件資料，在律師眼中不堪一擊、沒有什么證據力。除本文最初列舉的第2個案例，還有以下常見的不太具有證據力或證據力很弱的情況，如：

　　1、向業主送達催費通知單、裝修整改通知單等不利于業主的文件資料，業主往往拒簽、或者是由業主家庭成員簽收的。

　　2、將催費通知單、裝修整改通知單等文件資料貼在業主家的大門上，然后附加當日報紙（著重突出報紙日期）拍照存檔，作為證據。

　　3、將催費通知單、各類通知等資料直接投遞到業主信箱中。但事后查找《前期物業服務協議》、《物業服務合同》、《管理規約》等文件資料中都沒有業主同意或認可、將業主信箱約定成法定通訊地址的約定內容。

　　4、發展商或相關單位發函。

　?。?）使用傳真方式，但沒有合同或協議約定傳真號碼。

　?。?）有書面簽收的，但簽收人不是合同或協議約定的簽收人，或者書面簽收人不是單位的法人代表、負責人或具有收發文件職責的行政、門崗人員。

　?。?）發文單位請簽收人員在簽收表上簽名，但事后不能證明簽字文件內容與留存文件內容相一致。

　?。?）發文單位請簽收人在發函函件復印件上簽收，但只有簽名和日期，無詳細的簽收單位和簽收人的職務，證據力很弱。

　　那我們在實踐中如何送達和簽收函件，才是合法有效、才能成為以后雙方爭議乃至訴訟時對己方有利的證據。我們可以：

　　1、按本文前段內容，提前在合同和協議中約定聯系地址、通訊地址（送達地址）和聯系人或文件簽收人（預留簽名樣式），以便文件的直接送達。

　　2、直接送達。自然人的必須由本人簽收（無完全民事行為能力人由法定代理人簽收）；受送達人是法人或者其他組織的，應當由法人的法定代表人、其他組織的主要負責人或者該法人、組織負責收件的人簽收；受送達人有代理人（需提前書面告知，或有合同、協議約定），可以送交其代理人簽收。

　　3、郵寄送達。目前常用的是采用“EMS”郵政快遞或其他快遞公司郵寄送達。但須注意：

　?。?）發件人一定要在快遞運單上的“物品名稱”及“數量”一欄中詳細記載文件的準確名稱及份數（如：郵寄催費通知單，在快遞運單上要注明“物業服務費催繳通知單、文件份數和頁數、欠費期間、欠費金額等”）。

　?。?）保存好快遞運單的底單和函件復印件；如快遞被退回，將退回的快遞保存好。

　?。?）如郵寄函件是多頁的、需注意函件要加蓋騎縫章。

　?。?）業主具體居住地址不確定的，可多發幾份快遞，可以同時向身份證登記地址、提前約定的通訊地址及物業小區內的房屋地址等擊發快遞。

　?。?）、重要文件或需要證據力很強的文件，可采用“公正送達”。

　　4、電子郵箱送達。電子郵箱作為現代人常用的聯系方式，以其快速、便利、成本低等優勢已成為人們生活中不可或缺的一部分。而且，電子郵件被新合同法所確認，采用電子郵箱形式發送函件是具有法律效力的。另外，發送電子郵件等數據電文、只要該數據電子到達被送達人的特定系統就視為送達，不存在拒收的情況。發送電子郵件，我們需要注意：

　?。?）必須提前在合同、協議或者其他書面文件中約定好電子郵箱，并注明該電子郵箱作為有效通訊聯系地址、具有法律效力。

　?。?）對外發送相關郵件時務必使用公司郵箱 ；在公司郵箱的設置上，設置發送回執，這樣對方收到郵件后打開即發送送達回執，表明對方已收到。

　?。?）注意保存電子郵件，不要隨便刪除，以便應對不時之需；重要的郵件要另外備份，重裝電腦系統等要備份出所有郵件。

　?。?）通過郵件的后續行為確定電子郵件的存在，例如在發出電子郵件交易信息后，發出方在之后的交易單證中證明了前期電子郵件中的內容。

　?。?）重要文件可采用掃描儀等器材制作成圖片、作為附件發送，避免篡改。

　　在日常工作中，如須向業主、發展商及相關供方送達文件資料，在直接送達存在困難的情況下，我建議應采用快遞和電子郵件形式送達。

　　三、關于外來函件的簽收問題。

　　我們在日常工作中，經常碰到業主、發展商拿著書面函件（不利于我方的函件）要求簽收。簽還是不簽，大家心里很糾結，因為大家通常認為簽收函件就相當于確認了函件的內容了，其實不然。律師告訴我們，外來函件大部分都可以簽收，但若涉及到與公司有關權利處分的事宜時，當場不要做任何有關責任方面的承諾即可。

　　那么，收到外來函件（直接、郵件或者電子郵件等）我們該注意什么呢？

　　1、簽收確認。在簽收后要做好登記記錄（包括簽收時間），對于簽收的函件應充分重視，所有來函應保留存檔以備隨時查詢。

　　2、如有異議應及時回函。對來函中所述內容如有異議的，則應及時回函澄清，表明觀點。

　　3、如對方又回函表示新的不同意見時，應再予回函澄清。如無新意見，則不必回函。

　　以上，就是本人的片面之見，希望能起到拋磚引玉的作用，引起大家思考和注意。

　　周勇/《深圳物業管理》/20**年第7期

篇3：X公司文件和資料控制規定

　　某公司文件和資料控制規定

　　總經理辦公室負責按《文件和資料控制程序》對公司執行的質量文件、引用外部標準、技術文件進行總體控制，保證公司相關管理人員、操作人員執行的質量文件、技術資料、引用外部標準均為最新版本的有效文件。

　　1.各部門執行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質量體系文件、技術資料、引用的外部標準.保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。

　　2.公司使用的質量體系文件、技術資料、外部標準，均須得到總經理或其授權人批準后，方能生效執行。

　　3.發至部門應根據文件內容涉及的部門、確定文件分發范圍，并做好發至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。

　　4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準人進行，如果指定更改人則更改人應有原批準人所依據的背景資料。

　　5.文件和資料的作廢，須由原發放部門根據發文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。