創建安全社區文件與資料管理制度

　　一、加強文書檔案、圖像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、圖像檔案的及時歸檔和妥善保管，專人負責。

　　二、創建辦公室負責文件與資料的歸檔，督促和日常管理工作。對相關資料必須按規定立卷，各工作組在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規定分別立卷歸檔。

　　三、堅持各工作組收集保管、創建辦公室定期歸檔制度。

　　四、歸檔范圍：重要的會議資料，包括文件、會議的通知、報告、總結、領導人講話、會議記錄、會議紀要等;反映主要工作活動的報告、總結、各種規章制度等。

　　五、創建辦公室成員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理。

篇2：地產公司檔案文件資料管理規定

　　地產公司檔案文件資料管理規定

　　為了加強公司檔案的管理工作，確保檔案的保護和利用，依據檔案管理規范，結合公司檔案管理實際情況，特制定檔案資料管理制度如下：

　　第一部分：公司檔案資料管理

　　第一條 檔案的定義與范圍

　　檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業務、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第二條 檔案管理的原則

　　檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統一管理，各部門除已移交總經理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門自行保管，以便于及時利用，維護檔案文件的完整與安全。

　　第三條 檔案管理的責任部門和責任人

　　公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門，設專門的檔案管理人員，負責管理公司的各類檔案，做好登記、歸類、保管、索引、提供利用，并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監督和檢查；

　　各部門設有資料管理員，負責本部門資料管理，并接受公司檔案管理員的監督和檢查。

　　第四條 歸檔的范圍

　　1.公司證照及企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料（包括企業的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同）；

　　2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等；

　　3.公司會議記錄、紀要和決定（包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度）；

　　4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結；

　　5.公司對外的正式發文與有關單位來往的文書、招投標文件等；

　　6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復；

　　7.財務、會計及其管理方面的文件材料，公司歷年來的憑證、賬本等；

　　8.公司法律事務管理方面的文件材料；

　　9.公司各項目的技術圖紙等資料；

　　10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料；

　　11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料（含各類載體，如電子文本等）；

　　12.公司歷年獲獎資料。

　　第五條 歸檔要求

　　整理辦法：分為文書檔案和工程項目檔案（竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊）。

　　1.歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。

　　2.在一個卷內（檔案袋、盒）的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》，并且按項目、內容或文件形成時間，系統的排列。

　　3.案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期（十年以上）、短期（十年以下）三種。確定保管期限的基本原則是：

　　1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存；

　　2）對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；

　　3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

　　4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。

　　5.全部案卷組成后，要對案卷作統一排列并編寫檔案號，然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。

　　第六條 過程管理

　　屬于公司保管的檔案文件：各部門資料員做好平時文件的預立卷工作，并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管，任何人不得據為已有。

　　第七條 檔案銷毀規定

　　公司檔案文件銷毀：檔案在超出規定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請，報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批，最后經總經理同意后，兩人以上執行銷毀程序，并在銷毀清單上簽字確認，公司檔案管理員全程監督。銷毀檔案要嚴格執行保密規定，銷毀清單由公司檔案員留存，以便備查。

　　部門檔案文件銷毀：部門形成的文件資料無利用價值時，可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請，部門經理審批同意后，兩人以上執行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存，以便備查。

　　第八條 檔案借閱

　　1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的，應事先填寫檔案借閱單，逐級審批，經總經理同意后方可借閱。

　　2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時，需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因，待總經理審批同意后方可外帶，用畢歸還。

　　3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損

文章 文章
、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認，并按時歸還。

　　5.總經理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

　　第九條 檔案備份規定

　　公司所有有價值的文件、報表、業務資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無法電子掃描文檔的，必須做好備份。

　　第十條 檔案保管

　　1.公司檔案員在接收文件資料存檔時，必須認真驗收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認，完成檔案交接手續。

　　2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在資料柜內。

　　3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清m.airporthotelslisboa.com理核對，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時，須注明原因，保存依據。

　　第十一條 檔案保密規定

　　公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定，違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。

文章

篇3：工廠質量體系文件資料管理程序

　　工廠質量體系文件資料管理程序

　　1.0目的

　　1.1為對與質量體系有關的文件和資料進行控制，確保各有關場所使用文件的有效版本，特制定本程序。

　　2.0適用范圍

　　本程序適用于與質量體系有關的文件和資料（包括軟件）的控制。

　　3.0引用文件及術語

　　3.1WSC-SZ/《質量手冊》

　　3.2ISO/TS16949:20**(E)質量管理體系

　　3.3GB/T19000—2000idtISO9000：2000《質量管理體系基礎和術語》

　　3.4TL9000Release4.0質量管理體系

　　4.0職責

　　4.1質量部為質量手冊、質量體系程序文件和外來文件（包括顧客提供的文件）控制的責任部門。

　　4.2各有關部門為各自專用文件及資料控制的責任部門。

　　5.0工作程序

　　5.1文件和資料的分類及編號

　　1）文件和資料主要分為如下幾類：

　　A.質量手冊

　　B.質量體系程序文件

　　C.管理文件

　　D.作業文件及其它資料

　　E.顧客提供的產品及技術文件

　　F.各類標準和法律法規

　　2）所有文件分受控分發和非受控分發。受控分發視具體情況需加蓋紅色“ISSUETO”“ONETIMEONLY”或者“FORSUPPLIER”印章，非受控分發一定要有“NONCONTROLLED”字樣。

　　3）文件的編寫

　　A．質量手冊由質量部和人力資源及行政部組織編寫。

　　B．質量體系程序文件及其它文件由最高管理者指定責任部門組織編寫。

　　一個程序文件基本上就是一個控制文件，它是用來規定“質量手冊”描述的質量程序的必要功能的實際操作，一個程序文件可以起草用來填充任何相關的需要，同時必須用特別提供的文件格式。

　　C.管理文件由人力資源及行政部負責編寫.

　　D．一個程序文件由任何對執行質量程序有責任的授權人或組織起草，這個人或組織應該是：

　　a.有權力或能力改變操作

　　b.對結果負解釋權和責任

　　c.對主題具有透徹的理解。

　　一個程序文件對它的執行者必須是可理解的、全面的、準確而詳細的，對它的目的所產生的結果是充分的，負責執行該程序文件的操作者可以在預期的情況下正確完成他們的工作。

　　4）下面的格式必須被滿足(包括程序文件及作業文件)：

　　一個封面包含：

　　A.格式上的唯一識別碼。如：WSC.SZ.*—YY、WSC.SZ.*****.YY等。

　　B.頒布日期和版本號。

　　C.程序文件的標題-----描述該文件的內容。

　　D.起草者，審核者和批準者的簽名。

　　E.從封面開始，包括附錄在內每頁必須標注“版本號”、“第*頁共Y頁”和“文件編號”、“蓋紅色印章的硬拷貝文件受控”。第二頁：“版本變更記錄”

　　5.3文件的審批

　　1）質量手冊由質量管理者代表審核、總經理批準。

　　2）質量體系程序文件由責任部門負責編寫，職能部門經理／指定人員審核并由管理者代表／部門經理批準。

　　3）管理文件由人力資源及行政部編寫，部門經理負責批準.

　　5.4文件登記、發放、借閱

　　1）文件中心在公共盤上建立有效文件的清單，對所有質量體系文件進行控制管理。所有質量體系文件批準后，由文件中心在原件首頁上加蓋紅色“ORIGINAL”原件章。若為客戶提供的文件和資料則在原件首頁上加蓋紅色“RECEIVED”接受章。更新有效文件的清單，并作相應的標識。同時更新文件中心的軟拷貝件（如有）。作業文件和其它相關的圖紙等按文件作者或責任工程師的要求，建立《文件分發記錄單》，進行硬拷貝發放，發放時須在首頁上加蓋紅色“ISSUETO”章。

　　2）單頁或多頁子文件發放程序同一般文件。

　　3）當因文件和資料被丟失、嚴重破損或其他情況(如提供給顧客、供應商、認證機構等)而需申請領用時，由申請者向DCC提出，經同意后方可領用。因破損而重新領用的新文件和資料，需收回相應的舊文件和資料；丟失或破損而補發的文件應讓文件丟失或破損部門的部門經理在《文件分發記錄單》上簽名，并在備注欄中注明該文件己丟失或破損；文件中心作好相應的發放記錄。

　　4）提供給顧客和認證機構的文件和資料，不加蓋受控印章，不做更改(換)控制。5)提供給供應商的文件和資料，文件中心在硬拷貝件上加蓋紅色“FORSUPPLIER”印章發放給采購管理部，采購管理部接收后應在分發記錄上簽字確認更新版本已收,并同時對舊版本進行收回作廢簽名承諾，然后負責將新版本轉交給供應商,同時收回舊版本作廢。SQE根據一定的頻率定期去稽核供應商的文件、圖紙…..等是否為最新有效(參考所附的文件控制流程圖)。

　　6）按生產訂單分發的圖紙屬一次性使用，文控人員在硬拷貝件上加蓋紅色“ONETIMEONLY”印章，并在分發記錄單上登記，接收人簽收。分發件在一次性使用后自動失效,由生產部負責銷毀。

　　7）對于工程部設計開發中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理，可使用Draft印章進行簡單的控制：

　　A.登記：工程部在新產品樣品設計和制造階段編制的圖紙(Drawing)、工藝路線表(Routing)和經顧客批準的供應商清單(AVLlist)，由設計開發

中心登記。僅保存電子版的文件。

　　B.發放：制造件的圖紙和工藝路線表僅隨產品制造令（MO）發放到設計開發中心的制造小組，無須建立文件發放記錄。采購件圖紙和AVLlist發放到采購部和質量部，需建立文件發放記錄。

　　C.更改：當草稿版的技術文件由于設計的原因或客戶的更改要求進行升版時，工程部負責按發放記錄收回舊版文件，發放新版文件。采購件圖紙由采購部通知供應商作廢，然后收回。

　　D.文件收回：當新產品準備進入小批量生產時，工程部會將原來的草稿版的圖紙、工藝路線表和AVLlist更新升級為正式版。同時會通過Agile輸入系統。此時任何草稿版的文件將自動作廢。原發放給質量部和供應鏈部的和AVLlist將被收回。采購件圖紙由采購部通知供應商并收回，然后發放正式版采購件圖紙。

　　5.5文件的更改

　　1）文件需要更改時，應由文件原設計或編制部門（人）直接把升級版本的軟拷貝和一份硬拷貝原件送至文件中心。文件中心立即更新軟拷貝及硬拷貝文件有效文件的清單。

　　2）文件更改的審核、批準一般情況下應由原審批部門及人員進行，當發生機構調整或原審批人不在職時應由替代職能部門及人員審批。

　　3）文件升級以后，原來低版本的文件即刻作廢。作廢文件由文件中心人員按原《文件分發記錄單》逐本收回，作廢文件和資料的原稿應加蓋藍色“OBSOLETE”印章，保存在文件中心，不作銷毀，在有效的文件清單中加以標識。其它拷貝由文件中心收集后統一碎化銷毀。按新《文件分發記錄單》發放新硬拷貝件。需廢止的文件，由起草人或指定人員填寫《作廢文件通知》交文件中心。

　　4）一般情況下文件更改由原編制或設計部門進行，更改非本部門設計或編制的文件，必須有原設計或編制部門的書面授權，并提供有關的背景資料。

　　5）文件中心接收到來自文件起草人或其接任者的通知，說明一個文件已經作廢，不再有新版本取代，須將該文件的原件和通知一起移放到歷史檔案庫中。具體程序同作廢文件，作廢文件保存一年。

　　6）所有程序文件，作業指導書保存三年。

　　5.7顧客提供的文件的控制

　　1）顧客提供的文件，包括軟件，由文件中心負責登記,建立相應的文件清單，按受控文件方式管理。有關這些文件的更新，由項目經理控制。當這些文件需要更新時，項目經理或負責此項目的的工程師把新版文件送至DCC（包括軟件）。若客戶僅提供了軟拷貝件，項目工程師根據需要打印出硬拷貝件送文件中心人員，文件中心人員加蓋紅色”RECEIVED”接受章，然后按項目工程師的要求發放硬拷貝件，舊版文件是否報廢由項目工程師決定。所有這些顧客文件都視作顧客財產，在沒有得到顧客的書面授權時，絕對不可擴散和傳播。

　　2）質量部負責對發放m.airporthotelslisboa.com到公司外部受控管理性文件的更改和作廢的控制。

　　3）總經理負責公司內部執行的有關國家的法律、法規性文件的有效性。

　　4)顧客文件長期保持在文件中心。

　　5.8各類標準建立相應清單，由使用者直接向文件中心借閱。

　　5.9主要文件和資料的編號法則

　　1）質量手冊的編號說明

　　WSC-SZ/QEM-**

　　手冊的版本號

　　手冊英文縮寫

　　深圳z公司英文名稱簡稱

　　圖表1

　　2）質量體系程序文件的編號說明

　　WSC.SZ.*-YY

　　程序文件序號（從01開始的流水號）

　　質量手冊中對應要素序號

　　深圳（英文縮寫）

　　深圳z公司

　　*注：其中“*”是質量手冊中對應的要素序號，對于管理程序中和質量管理程序有關的，按質量手冊中的序號分配，無法并入質量手冊的要素序號的文件，統一分配“4”。

　　3）管理/作業文件的編號說明

　　WSC.SZ.*****.YY

　　管理/作業文件序號（從01開始的流水號）

　　管理/作業文件分類名稱（英文縮寫）

　　深圳（英文縮寫）

　　深圳z公司

　　4）產品文件的編號說明

　　由于產品文件的歷史的多樣性，繼續使用它們的格式。一般它們的名稱和它們的產品代碼相對應。機柜產品稱作PI，電子組裝產品稱作MPI。

　　5）質量記錄的編號說明

　　Form*.*Y-ZIssueA

　　版本號（從1開始的流水號）

　　序列號（從1開始的流水號）

　　從a開始的流水號

　　質量手冊中對應要素序號

　　6.0文件中心使用的樣章

　　“分發”章

　　內部文件”原件”章

　　外部文件“收到”章

　　“非受控”章

　　“給供應商”章

　　”作廢”章

　　”一次性使用”章

　　7.0文件控制流程圖(見下頁)

　　8.0執行本程序形成以下記錄：

　　8.1《文件借閱記錄單》

　　8.2《文件分發記錄單》

　　8.3《作廢文件通知》

　　附加說明

　　本程序由質量部提出

　　本程序由質量部起草，并負責解釋