營運管理類標準指引

　　制定部門：營運部

　　購物中心部門文件資料管理規程

　　1.目的

　　為規范資料（包括電子版資料）管理，有效收集、妥善保管和高效利用部門資料。

　　2.范圍

　　適用于各項目及各部門文件資料建立與管理。

　　3.職責

　　3.1部門員工負責自己板塊的工作資料，保證資料的齊全完整以及密級資料的安全。資料管理工作由部門經理統一領導。

　　3.2各板塊員工在部門經理指導下進行資料整理工作，其主要職責是對板塊內產生的資料及時進行整理。定期對所有已歸檔的資料進行檢查。接受部門經理對資料管理工作的監督和指導，并提出合理化建議。

　　3.3各板塊資料可存放于各相關板塊員工自行保管，其余資料原則上由文員集中保管。自行保管資料員工對其所保管的資料信息（包括電子版）負有全部責任。

　　4.作業內容

　　4.1整理方法

　　裝訂：歸檔資料應按件裝訂，每份資料作為一件。

　　分類：歸檔資料采用“保管期限/年度”進行分類。

　　排列：歸檔資料應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。

　　4.2保管期限：分為永久、長期、短期。

　　4.3公司領導、部門負責人借閱非密級資料可通過資料管理人員/文員辦理借閱手續，直接提檔。

　　4.4部門負責人以下員工借閱資料時，需經部門負責人批準，填寫《資料使用申請表》，并辦理借閱手續。

　　4.5借閱部門資料須按規定辦理相關手續，不得擅自擴大查閱范圍，未經許可不得私自抄錄或復制。如確屬工作需要摘錄和復制，須經分管領導或總經理審批方可摘錄和復制。查閱“一般”級資料，須經部門負責人審批。查閱“密件”級資料，須經分管領導審批。查閱“絕密”級資料，須經總經理審批。外借資料必須在規定時間內及時歸還。

　　4.6借閱、使用資料必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密。如有資料遺失，按照資料的重要輕重程度進行處罰。

　　4.7任何個人未經允許不得隨意銷毀部門資料。

　　4.8針對保管期限已滿的資料，通過鑒定對無保存價值的檔案進行銷毀。銷毀前必須填寫《資料銷毀清單》，經資料管理負責人、部門經理審批后，由二人以上對照《資料銷毀清單》檢查資料，確認無誤后在指定地點監銷。監銷人員事后應在銷毀清單上注明“已銷毀”字樣、日期并簽名。

　　4.9資料管理人員要認真填寫、編制銷毀清單，資料銷毀清單需長期保存。如有個別資料和文件未被批準銷毀，尚需保存，則應在銷毀清單上做出適當說明。為了防止錯銷，對已批準銷毀的資料除特殊情況外，一般均應“暫緩執行”，待保存半年以后，確認已無利用價值時再行銷毀。

　　4.10若按規定需要銷毀時，凡屬密級資料須經總經理批準后方可銷毀，一般內部資料，須經部門負責人批準后方可銷毀。

　　4.11因個人原因導致資料遺失，根據資料等級進行相應處罰

　　4.11.1普通級資料：

　　記過失一次，且按公司相關獎懲規定進行現金處罰，部門內部通報批評。

　　4.11.2重要級資料：

　　記重大過失一次，且按公司相關獎懲規定進行現金處罰，在績效考核中建議HR扣除相應績效分值并上報公司，公司內部通報批評。

　　4.11.3以上情況在一年中出現兩次以上，按以上條例并處雙倍及以上處罰。

　　5.支持性文件

　　6.相關記錄

篇2：探析物業管理文件資料送達和簽收

　　探析物業管理文件資料送達和簽收

　　作為物業管理從業者，熟知物業管理法律知識可以使我們很好地與發展商、客戶進行溝通交流，對日常工作幫助很大。下面我們就一起去探討兩個在物業管理中經常遇到的案例。

　　案例一：入伙后，管理處接到房屋質量問題的報修，經過現場查看，初步判定是施工質量問題，工作人員填寫《工程質量問題通知單》告知施工單位、請施工單位負責人簽收。這個簽收是否有效？幾年后，該單能否做證據使用、效力如何？

　　案例二：某小區入伙將近2年，有幾戶業主一直沒有來辦理入伙手續。管理處想給業主寄發催費通知單，就按照發展商提供的業主身份證復印件上的地址寄發了催費通知單。請問，按這個地址寄發的催費通知單是否合適、是否具有法律效力？

　　案例一涉及文件資料的簽收問題，案例二涉及文件資料的送達和通訊地址問題，這都是在我們日常工作中最常見、經常發生的事情。對于上述提問，大家似乎不假思索的就能給出答案，“施工單位負責人都簽字了，單據肯定有效！身份證上面的地址是戶籍所在地，肯定具有法律效力！”

　　但事實呢？我們看看律師給出的專業意見。

　　案例一：經過一段時間（如幾年）后，管理處如何證明該簽字人員是施工單位的負責人？即便證明了簽字人是施工單位的負責人，但又如何證明該簽字是其本人的簽字？

　　案例二：律師給出的意見是，按身份證上登記的地址寄送函件不一定有效！因為身份證上的地址是戶籍所在地，但通常人們的經常居住地、實際居住地與戶籍所在地存在不一致的問題。而且，在商品房買賣合同中都會約定業主的實際通訊地址，該地址才是最具有法律效力的聯系地址！管理處寄發函件應往業主留存在買賣合同中的地址為準。

　　那么，在日常工作中我們該如何操作、注意哪些細節，才能盡可能的規避法律風險呢？

　　一、關于通訊地址和聯系人的問題。

　　1、新項目入伙前，以發展商整理登記的地址為準（如發展商寄發《入伙通知書》的地址）。

　　2、新項目辦理業主入伙時，請業主重新登記最新的通訊地址（在登記表上，應注明，該通訊地址作為日常聯系使用，具有法律效力），并請業主提供電子郵件地址。

　　3、如業主沒有辦理入伙手續，待入伙過程結束后，向發展商確認業主的通訊地址（該地址一般以商品房買賣合同上的地址為準，如業主更改了通訊地址，應以最后登記地址為準，并復印該合同和文件存檔）。

　　4、如業主辦理了入伙手續，但沒有居住在物業小區內；如向業主發函，可以同時向小區內的業主房屋地址、登記的通訊地址、身份證地址等寄發函件。

　　5、對于工程維保單位?？稍谌牖锴?，物業公司與所有施工單位簽訂一份書面協議（或采用《會議紀要》形式），約定各個施工單位負責接收《維修通知單》負責人，并請負責人人在協議上留取簽字樣本?；蛘?，請發展商要求各施工單位發函給物業公司、管理處，明確施工單位接收《維修通知單》的負責人及簽字樣本。

　　6、對于其他供方、合作方及關聯方等，可在合同、協議文本中（或另行起草協議）約定雙方的通訊地址、聯系人、聯系人簽字樣本及聯系電話等內容。

　　二、關于文件資料的送達和簽收問題。

　　送達是法律術語，是指人民法院依照法律規定的程序和方式，將訴訟文書送交當事人或者其他訴訟參與人的行為。目前我國法律沒有對通知、往來函件等非訴訟類文件的送達做出規范，但在實際工作，文件資料送達是很多很頻繁的，如工程維修通知、催費通知、與發展商的往來函件等，這些文件資料如在日后涉及到訴訟、仲裁等法律程序，就需要舉證人證明文件資料已送到收件人手中。但通常我們認為實實在在是對方簽收文件資料，在律師眼中不堪一擊、沒有什么證據力。除本文最初列舉的第2個案例，還有以下常見的不太具有證據力或證據力很弱的情況，如：

　　1、向業主送達催費通知單、裝修整改通知單等不利于業主的文件資料，業主往往拒簽、或者是由業主家庭成員簽收的。

　　2、將催費通知單、裝修整改通知單等文件資料貼在業主家的大門上，然后附加當日報紙（著重突出報紙日期）拍照存檔，作為證據。

　　3、將催費通知單、各類通知等資料直接投遞到業主信箱中。但事后查找《前期物業服務協議》、《物業服務合同》、《管理規約》等文件資料中都沒有業主同意或認可、將業主信箱約定成法定通訊地址的約定內容。

　　4、發展商或相關單位發函。

　?。?）使用傳真方式，但沒有合同或協議約定傳真號碼。

　?。?）有書面簽收的，但簽收人不是合同或協議約定的簽收人，或者書面簽收人不是單位的法人代表、負責人或具有收發文件職責的行政、門崗人員。

　?。?）發文單位請簽收人員在簽收表上簽名，但事后不能證明簽字文件內容與留存文件內容相一致。

　?。?）發文單位請簽收人在發函函件復印件上簽收，但只有簽名和日期，無詳細的簽收單位和簽收人的職務，證據力很弱。

　　那我們在實踐中如何送達和簽收函件，才是合法有效、才能成為以后雙方爭議乃至訴訟時對己方有利的證據。我們可以：

　　1、按本文前段內容，提前在合同和協議中約定聯系地址、通訊地址（送達地址）和聯系人或文件簽收人（預留簽名樣式），以便文件的直接送達。

　　2、直接送達。自然人的必須由本人簽收（無完全民事行為能力人由法定代理人簽收）；受送達人是法人或者其他組織的，應當由法人的法定代表人、其他組織的主要負責人或者該法人、組織負責收件的人簽收；受送達人有代理人（需提前書面告知，或有合同、協議約定），可以送交其代理人簽收。

　　3、郵寄送達。目前常用的是采用“EMS”郵政快遞或其他快遞公司郵寄送達。但須注意：

　?。?）發件人一定要在快遞運單上的“物品名稱”及“數量”一欄中詳細記載文件的準確名稱及份數（如：郵寄催費通知單，在快遞運單上要注明“物業服務費催繳通知單、文件份數和頁數、欠費期間、欠費金額等”）。

　?。?）保存好快遞運單的底單和函件復印件；如快遞被退回，將退回的快遞保存好。

　?。?）如郵寄函件是多頁的、需注意函件要加蓋騎縫章。

　?。?）業主具體居住地址不確定的，可多發幾份快遞，可以同時向身份證登記地址、提前約定的通訊地址及物業小區內的房屋地址等擊發快遞。

　?。?）、重要文件或需要證據力很強的文件，可采用“公正送達”。

　　4、電子郵箱送達。電子郵箱作為現代人常用的聯系方式，以其快速、便利、成本低等優勢已成為人們生活中不可或缺的一部分。而且，電子郵件被新合同法所確認，采用電子郵箱形式發送函件是具有法律效力的。另外，發送電子郵件等數據電文、只要該數據電子到達被送達人的特定系統就視為送達，不存在拒收的情況。發送電子郵件，我們需要注意：

　?。?）必須提前在合同、協議或者其他書面文件中約定好電子郵箱，并注明該電子郵箱作為有效通訊聯系地址、具有法律效力。

　?。?）對外發送相關郵件時務必使用公司郵箱 ；在公司郵箱的設置上，設置發送回執，這樣對方收到郵件后打開即發送送達回執，表明對方已收到。

　?。?）注意保存電子郵件，不要隨便刪除，以便應對不時之需；重要的郵件要另外備份，重裝電腦系統等要備份出所有郵件。

　?。?）通過郵件的后續行為確定電子郵件的存在，例如在發出電子郵件交易信息后，發出方在之后的交易單證中證明了前期電子郵件中的內容。

　?。?）重要文件可采用掃描儀等器材制作成圖片、作為附件發送，避免篡改。

　　在日常工作中，如須向業主、發展商及相關供方送達文件資料，在直接送達存在困難的情況下，我建議應采用快遞和電子郵件形式送達。

　　三、關于外來函件的簽收問題。

　　我們在日常工作中，經常碰到業主、發展商拿著書面函件（不利于我方的函件）要求簽收。簽還是不簽，大家心里很糾結，因為大家通常認為簽收函件就相當于確認了函件的內容了，其實不然。律師告訴我們，外來函件大部分都可以簽收，但若涉及到與公司有關權利處分的事宜時，當場不要做任何有關責任方面的承諾即可。

　　那么，收到外來函件（直接、郵件或者電子郵件等）我們該注意什么呢？

　　1、簽收確認。在簽收后要做好登記記錄（包括簽收時間），對于簽收的函件應充分重視，所有來函應保留存檔以備隨時查詢。

　　2、如有異議應及時回函。對來函中所述內容如有異議的，則應及時回函澄清，表明觀點。

　　3、如對方又回函表示新的不同意見時，應再予回函澄清。如無新意見，則不必回函。

　　以上，就是本人的片面之見，希望能起到拋磚引玉的作用，引起大家思考和注意。

　　周勇/《深圳物業管理》/20**年第7期

篇3：地產公司檔案文件資料管理規定

　　地產公司檔案文件資料管理規定

　　為了加強公司檔案的管理工作，確保檔案的保護和利用，依據檔案管理規范，結合公司檔案管理實際情況，特制定檔案資料管理制度如下：

　　第一部分：公司檔案資料管理

　　第一條 檔案的定義與范圍

　　檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業務、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第二條 檔案管理的原則

　　檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統一管理，各部門除已移交總經理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門自行保管，以便于及時利用，維護檔案文件的完整與安全。

　　第三條 檔案管理的責任部門和責任人

　　公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門，設專門的檔案管理人員，負責管理公司的各類檔案，做好登記、歸類、保管、索引、提供利用，并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監督和檢查；

　　各部門設有資料管理員，負責本部門資料管理，并接受公司檔案管理員的監督和檢查。

　　第四條 歸檔的范圍

　　1.公司證照及企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料（包括企業的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同）；

　　2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等；

　　3.公司會議記錄、紀要和決定（包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度）；

　　4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結；

　　5.公司對外的正式發文與有關單位來往的文書、招投標文件等；

　　6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復；

　　7.財務、會計及其管理方面的文件材料，公司歷年來的憑證、賬本等；

　　8.公司法律事務管理方面的文件材料；

　　9.公司各項目的技術圖紙等資料；

　　10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料；

　　11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料（含各類載體，如電子文本等）；

　　12.公司歷年獲獎資料。

　　第五條 歸檔要求

　　整理辦法：分為文書檔案和工程項目檔案（竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊）。

　　1.歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。

　　2.在一個卷內（檔案袋、盒）的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》，并且按項目、內容或文件形成時間，系統的排列。

　　3.案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期（十年以上）、短期（十年以下）三種。確定保管期限的基本原則是：

　　1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存；

　　2）對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；

　　3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

　　4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。

　　5.全部案卷組成后，要對案卷作統一排列并編寫檔案號，然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。

　　第六條 過程管理

　　屬于公司保管的檔案文件：各部門資料員做好平時文件的預立卷工作，并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管，任何人不得據為已有。

　　第七條 檔案銷毀規定

　　公司檔案文件銷毀：檔案在超出規定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請，報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批，最后經總經理同意后，兩人以上執行銷毀程序，并在銷毀清單上簽字確認，公司檔案管理員全程監督。銷毀檔案要嚴格執行保密規定，銷毀清單由公司檔案員留存，以便備查。

　　部門檔案文件銷毀：部門形成的文件資料無利用價值時，可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請，部門經理審批同意后，兩人以上執行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存，以便備查。

　　第八條 檔案借閱

　　1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的，應事先填寫檔案借閱單，逐級審批，經總經理同意后方可借閱。

　　2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時，需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因，待總經理審批同意后方可外帶，用畢歸還。

　　3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損

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、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認，并按時歸還。

　　5.總經理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

　　第九條 檔案備份規定

　　公司所有有價值的文件、報表、業務資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無法電子掃描文檔的，必須做好備份。

　　第十條 檔案保管

　　1.公司檔案員在接收文件資料存檔時，必須認真驗收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認，完成檔案交接手續。

　　2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在資料柜內。

　　3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清m.airporthotelslisboa.com理核對，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時，須注明原因，保存依據。

　　第十一條 檔案保密規定

　　公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定，違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。

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