物業公司文件和資料控制程序(五)

　　1.0目的

　　對質量體系文件和編寫、審批、發放、更改、保管和作廢等全過程進行控制，確保公司所有受控的場合使用的均為相應文件和資料的有效版本。

　　2.0適用范圍

　　適用于公司質量體系文件和相關的外來文件(如強制執行文件或參考標準、合同、用戶提供的圖紙等)的控制。

　　3.0職責

　　3.1質管部負責對全公司有關質量體系的文件的總體控制。

　　3.2質管部負責質量手冊、程序文件的發放控制和正本保管。

　　3.3各部門負責人(ISO9000負責人)負責或指定一名文件管理人員負責對本部門有關質量體系文件的管理。

　　4.0工作程序

　　4.1文件和資料的分類

　　本公司有關質量體系的文件和資料分受控文件和非受控文件兩種。受控文件是指受更改控制的文件，本公司質量體系文件和與質量體系相關的外來文件均為受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件，如為了投標等其他目的而分發的質量體系文件。

　　A本公司質量體系文件包括質量手冊、程序文件和支持性文件，其層次結構如下圖：

　　文件內容：

　　按本單位情況制定的質量方針、目標和適用標準描述的質量體系;

　　描述各職能部門為實施質量體系要素所開展的活動;

　　詳細的工作文件，包括各類工作規程、表格、報告等。

　　B質量體系相關的外來文件包括政府部門或上級管理機構發布的各類強制性法律、法規、條例，須引用或參考的標準、合同、用戶提供的圖樣和技術要求，詳細的工作文件等。

　　4.2質量體系文件的控制

　　4.2.1編制與審批

　　A質量手冊和程序文件由質管部負責編寫，相關部門負責人對初稿進行討論后由管理者代表負責最終審核，總經理負責批準;

　　B工作規程由各部門負責人組織編寫并審核，管理者代表或其指定人員負責批準。

　　4.2.2標識與編碼

　　A受控的質量手冊、程序文件和工作規程每頁加蓋藍色"受控文件"專用印章，但正本(原稿)上不需蓋單;非受控的質量體系文件每頁均加蓋藍色"非受控文件"專用印章;

　　B沒有"受控文件"標識或為非藍色受控印章的質量體系文件在公司內禁止使用;

　　C文件的編碼方法見《文件編碼規定》。

　　4.2.3復制

　　受控文件未經批準不得復制，質量手冊和程序文件的復印由各部門文件管理員填寫《受控文件復印申請表》，經質管部核準，管理者代表批準后，同質管部負責執行;工作規程的復印由使用人向部門文件管理員申請，經本部門經理批準，由部門文件管理員負責執行。

　　4.2.4發放與保管

　　4.2.4.1受控文件的發放與保管

　　A質量手冊

　　--質管部將質量手冊發放于相關部門負責人，做好發放記錄

　　--質量手冊正本存放在質管部

　　B程序文件

　　--由質管部按照《文件發放范圍清單》發放到有關的場所和人員，并做好發放記錄;

　　--程序文件正本存放在質管部，各部門持有的程序文件由文件管理員或批準的使用人負責保管，同時保證使用的程序文件必須是有效版本;

　　C工作規程

　　--由各部門文件管理員按《文件發放范圍清單》進行發放，并建立發放記錄;

　　--工作規程正本由發放部門文件管理員保存，各部門及各管理處持有的工作規程由文件管理員或批準的使用人負責保存，并保證相關場所或人員現場使用的文件是最新有效版本;

　　D文件管理員在發放文件時，應注意文件分發號的確定

　　--質量手冊的分發號按《質量手冊發放控制員》中控制序號，對應每一個使用部門/人員，該分發號固定不變;

　　--其他受控文件的分發號按照文件的發放順序，由文件管理員確定，要求每份文件只有一個對應的分發號。

　　4.2.4.2非受控文件的發放由有需要的部門提出書面申請，經管理者代表批準后，由文件管理員做好發放登記。

　　4.2.5更改

　　A各級人員在工作實踐中發現有必要對受控文件作出修改，需填寫《文件修改建議表》報原文件編制部門/人員或所在部門負責;

　　B修改建議被采納實施時，原文件編制部門的文件管理須將《文件修改建議表》復印一份交質管部備案;

　　C文件的更改由原文件編制部門或人員負責執行，必要地應附有更改說明;

　　D更改后的文件按本程序4.2條款執行;

　　4.3外來文件的控制

　　4.3.1評審與批準

　　對為顧客提供服務所需的外來文件如政府部門或上級管理機構發布的強制性各類法律、法規、條例，須引用或參考的標準、合同用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等，在使用前由各部門經理進行評審后批準使用。

　　4.3.2標識

　　各部門文件管理員在批準后的《外來文件清單》上加蓋藍色受控文件專用印章。

　　4.3.3發放與保管

　　各部門的文件管理員負責外來文件的發放和保管，必要時也可張貼在有關的作業場所，但須做好發放登記。

　　4.3.4外來文件如需復印，須填寫《受控文件復印申請表》，經部門經理批準，由所在部門文件管員負責復印和登記。

　　4.3.5更改

　　各級文件管理員收到新版的外來文件后應及時將其發放到相關部門、場所。若新版文件是舊看到文件替代，則收回舊版文件;若新版文件是舊版文件的補充，則將新、舊版文件存放在一起。

　　4.4公開文件的控制

　　4.4.1每份公開文件(如用戶須知、收費標準、服務項目清單通知等)上均應注明版本號和生效日期，版本號用英文大寫字母(A，B，C…)表示。

　　4.4.2有固定張貼、發放地點或人中的公開文件，由文件管理員負責做好發放登記。

　　4.4.3公開文件的內容每發生一次更改，版本號和生效日期就隨之變更一次。文件管理員負責對有固定張貼、發放地點的公開文件進行更換，同時管理處必須發出公開告示，確保更改后的公開文件內容能及時傳達給用戶及有關人員。

　　4.5質量記錄的控制

　　見《質量記錄的控制程序》

　　4.6質量記錄表格的控制

　　4.6.1質管部保存所有質量記錄表格式樣一份，各部門文件管理員保存所需使用的質量記錄表格式樣一份。

　　4.6.2文件管理員負責填寫《質量記錄表格清單》，其中"審核人"、"批準人"即為相應文件的審批人，"日期"即為相應文件的生效日期或更改生效日期。

　　4.6.3質量記錄表格有更改時，文件管理員須隨之更改《質量記錄表格清單》，經審、批人簽名確認后，從生效之日起使用新表格，并要求文件管理員將更改后的表格與清單復印一份交質管部備案。

　　4.7對用電腦保存的文件，如質量體系文件、停車場收費系統、財務管理系統等，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由有使用權的人員進行操作。

　　5.0相關文件

　　5.1《質量手冊》

　　5.2《受控文件清單》

　　5.3《文件發放登記表》

　　5.4《受控文件復印申請表》

　　5.5《文件修改建議表》

　　5.6《外來文件清單》

　　5.7《文件編碼規定》

　　5.8《質量文件編寫導則》

　　5.9《質量記錄的控制程序》

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。

　　2.范圍：

　　本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規定了文件的編寫、審批、發布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

　　3.職責：

　　3.1總裁負責管理文件的批準。

　　3.2管理者代表負責管理文件的審核。

　　3.3辦公室負責文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。

　　3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的編寫、審批。

　　4.1.1公司文件根據文件的性質有相關部門起草。

　　a) 管理體系文件由總裁批準。

　　b) 行政文件由辦公室起草或委托有關部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。

　　c) 作業性文件如產品標準圖樣、工藝、作業指導書、操作規程、檢驗規程、確認規定、規章制度等文件由各部門負責編制，經部門領導人審核后，由主管領導批準。

　　4.2文件的編號

　　所有文件都應有唯一的編號，以便區別、歸檔、保存。具體編號方法：

　　a)管理手冊的編號方法

　　SY MM ****

　　年代號

　　管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)

　　公司代號()

　　b)程序文件的編號方法

　　SY PF **

　　順序號

　　程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代號()

　　c)作業文件的編號方法

　　SY OF ***

　　順序號

　　作業文件代號(OF-Operantion File)

　　公司代號()

　　d)記錄文件的編號方法

　　RF ** **

　　順序號

　　程序文件順序號

　　記錄代號(RF-Record File：記錄文件)

　　e)行政文件和技術文件按公司文件方法編號。

　　4.3文件的發布

　　4.3.1文件發放前應規定文件的發放范圍，經管理者代表審批，并填寫好《文件發放范圍簽收表》(QR0501)

　　4.3.2經審批后的管理手冊、程序文件、作業性文件(管理性)統一由辦公室發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.3.3各部門內部文件由部門負責人發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.4文件的標識

　　4.4.1管理手冊、程序文件、作業性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態、分發號、持有者。

　　4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

　　4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

　　4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

　　4.4.5內部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。

　　4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。

　　4.5文件的使用的實施

　　4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

　　4.5.2受控文件不可轉抄、外傳，管理手冊、程序文件經管理者代表審批方可復印。作業文件及外來文件由辦公室審批方可復印。

　　4.5.3工作場所如發現過期或作廢文件，應交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

　　4.5.6各部門應編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

　　4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監督文件的完好保存及貫徹實施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用過程中發現有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執行。

　　4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經審批后交原發放部門執行更改。

　　4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料(委托、授權、或其他)。

　　4.6.1.3糾正和預防措施、管理評審、內部質量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統一發放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1筆誤可用劃改。

　　4.6.2.2文件只改動某頁內容時，可用換頁方式。

　　4.6.2.3文件內容多處或多次改動，可用改版方式。

　　4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態。

　　4.6.4《文件更改申請單》(QR050

　　4)應注冊更改性質：筆誤、更改、刪除、新增。

　　4.7作廢文件處置

　　4.7.1更改后的文件發放由原發放部門按原《文件發放范圍/簽收表》范圍發放， 并從原使用場所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經管理者代表審批后銷毀。

　　4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續保留作廢文件。

　　4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

　　4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

　　4.7.4.2經管理者代表審核，總裁批準。

　　4.7.4.3由電腦操作員進行清除。

　　4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經總裁批準后自行銷毀。

　　4.8文件的歸檔

　　4.8.1文件經批準發布后，經批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

　　4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執行的外來文件，經審批后(審批手續按4.3)將復印件轉發到相關部門貫徹執行。

　　4.9文件和資料的借閱

　　4.9.1部門經理及以下人員借閱文件，應填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

　　4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。

　　4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。

　　4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術開發部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。

　　4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質管部，技術文件由技術部按本程序控制。

　　5.相關文件：

　　SYPF02 《記錄控制程序》

　　6.記錄：

　　QR0501《文件發放范圍/簽收表》

　　QR0502《文件清單》

　　QR0503《文件檢查記錄表》

　　QR0504《文件更改申請單》

　　QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

　　QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

　　QR0507《文件和資料借閱登記卡》

　　QR0508《文件和資料編號登記卡》

　　QR0509《文件和資料修改狀態控制清單》

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據的傳遞效率，特規定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經理的簽字，交總經辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經辦，由總經辦遞交總經理批閱后，總經辦負責向各部門下發、專遞，如有修改，總經辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經理審批，審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱，辦公室按照總經理批閱的內容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內容交辦公室，由辦公室向總經理匯報并保存。

　　周會紀要的傳遞：

　　每周的周會紀要，由總經辦整理打印后，按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經辦整改結果，總經辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協助的，必須書面反饋總經辦，并且在第二天的早回上匯報和協調；

　　緊急文件和單據的傳遞：

　　當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經理，按照總經理的意見處理。

　　自行傳遞的內容：

　　各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。