在管理處管理體系運作過程中,各種因素均可導致管理體系文件和資料的更改,其原因、內容由申請更改的相關部門提出,并填寫《管理體系文件更改申請表》交管理處,由管理處與原文件編寫部門/人進行更改。

　　1.0程序目的通過對與管理處質量有關的文件(包括外來文件,如適用的國家、行業、地方標準、業主提供文件和上級發文等)的管理控制,確保其有嚴格的分類編號、編制、審核、批準、發放管理、有效控制、保管和更改的規定,使管理處的各項工作依據正確的指示進行。

　　2.0適用范圍適用于管理處所有與管理工作有關的文件的管理與控制。

　　3.0主要職責和權限

　　3.1管理處客服中心文員負責公司管理體系文件和其它相關文件的收集、分類編號、整理存檔保管、發放及其它相關工作。

　　3.2各部門負責人負責本部門文件的管理和控制。

　　4.0程序內容

　　4.1文件的編制、審核、批準文件的編制、審核和批準按下述規定執行:文件類別 編制 審核 批準

　　4.2文件的歸屬、分類、編號

　　4.2.1 管量處所有的已審批生效的程序文件、工作手冊、質量記錄表格均應歸檔、分類,由管理處統一編號。

　　4.2.2 管理處所有已審批的外來文件,根據類別交管理處客服中心文員和各部門負責人進行歸檔、分類。編號方法如下:(1)JYHT-QP - □□(程序文件)(2)JYHT-□□- □□(工作手冊)(3)QR-□□-□□(操作表格)

　　4.3 管理文件的有效性控制

　　4.3.1 為確保管理處管理體系的有效性能夠得到控制,對所有文件及表格采用版次來控制最新有效版次。版本采用英文字母如:A、B、C表示第一版本、第二版本、第三版本;改次采用兩位阿拉伯數字如00、01、02表示未經修改、第一次修改、第二次修改。

　　4.4管理體系文件發放

　　4.4.1 程序文件的發放由管理處客服中心文員將程序文件復印,讓部門責任人在《文件發放/回收記錄表》上簽字后發放。

　　4.4.2 部門工作手冊的發放,由管理處客服中心文員復印后,讓部門責任人在《文件發放/回收記錄表》上簽字后發放。

　　4.4.3 操作記錄空白表格作為規范填寫方式的文件,其發放由各部門責任人制定《操作記錄表格一覽表》,進行統一管理和控制。

　　4.5管量體系文件的保管和借閱

　　4.5.1 管理體系文件由各部門責任人負責統一歸檔保管,嚴禁復印。

　　4.5.2 如管理處內部員工需要暫借閱某種管理體系文件和資料,應到相關部門辦理借閱和歸還手續,并填寫在《管理體系文件借閱登記表》。

　　4.6管理體系文件的更改

　　4.6.1 在管理處管理體系運作過程中,各種因素均可導致管理體系文件和資料的更改,其原因、內容由申請更改的相關部門提出,并填寫《管理體系文件更改申請表》交管理處,由管理處與原文件編寫部門/人進行更改。

　　4.6.2管理體系文件的更改一般由其原審批部門/人審批,如因某種特殊原因必須指定其他部門/人審批時,該部門/人需獲得審批所需依據的背景資料,以保證修改之適宜性。文件編寫部門/人應將審批后的更改文件交與管理處。4.6.3 管理處客服中心文員接到已審批《質量體系文件更改申請表》和更改文件后,應更新文件原版,復印更改的管理體系文件后,按《文件發放/回收記錄表》發給文件相關部門及換回作廢質量體系文件和資料。

　　4.7 管理體系文件的作廢4.7.1 對于已作廢的管量體系文件,由管理處客服中心文員或相關部門文件管理員統一保管,其上應注明“作廢”字樣,并在《管理處保留作廢管理體系文件登記表》上登記。

　　4.8 外來文件的管理本程序所提及外來文件指適用的國家、行業、地方標準、法律法規、業主提供的文件和上級發文等。

　　4.8.1 編號由收文部門對外來文件進行編號,編號方法為:1)發文單位有統一的原編號時,保持原編號。2)單位無統一編號時,由收文單位按收文時間先后編號。

　　4.8.2 外來文件的有效性控制1)外來文件如適用的國家、行業、地方標準、法律法規、業主提供的文件和上級發文等,由文件歸口部門填寫《外來文件登記表》。對國家、行業、地方的標準、法律法規等對物業服務有強制性的外來文件,并經審批后生效。2)文件歸口部門對有更新要求的外來文件應每年跟蹤一次最新有效版本,填寫在《外來文件登記表》中,及時獲取、更新和發放最新版本外來文件,確保公司使用的外來文件為最新有效版本。

　　4.8.3 外來文件的發放1)與物業服務質量有關的、有強制性要求的外來文件,由歸口部門發放,同時,讓接收人在《文件發放/回收記錄表》上簽收。2)理性文件由行政人事部按公司領導批示傳閱,不需編制文件控制清單。

　　5.8.4 外來文件的保管外來文件由歸口部門分類造冊,歸檔保管,借閱文件時應填寫《管理體系文件借閱登記表》

　　5.0支持性文件《操作記錄控制程序》

　　6.0質量記錄

　　6.1《外來文件登記表》

　　6.2《管理體系文件借閱登記表》

　　6.3《管理體系文件更改申請表》

　　6.4《管理處保留作廢質量體系文件登記表》

　　6.5《文件發放/回收記錄表

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。

　　2.范圍：

　　本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規定了文件的編寫、審批、發布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

　　3.職責：

　　3.1總裁負責管理文件的批準。

　　3.2管理者代表負責管理文件的審核。

　　3.3辦公室負責文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。

　　3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的編寫、審批。

　　4.1.1公司文件根據文件的性質有相關部門起草。

　　a) 管理體系文件由總裁批準。

　　b) 行政文件由辦公室起草或委托有關部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。

　　c) 作業性文件如產品標準圖樣、工藝、作業指導書、操作規程、檢驗規程、確認規定、規章制度等文件由各部門負責編制，經部門領導人審核后，由主管領導批準。

　　4.2文件的編號

　　所有文件都應有唯一的編號，以便區別、歸檔、保存。具體編號方法：

　　a)管理手冊的編號方法

　　SY MM ****

　　年代號

　　管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)

　　公司代號()

　　b)程序文件的編號方法

　　SY PF **

　　順序號

　　程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代號()

　　c)作業文件的編號方法

　　SY OF ***

　　順序號

　　作業文件代號(OF-Operantion File)

　　公司代號()

　　d)記錄文件的編號方法

　　RF ** **

　　順序號

　　程序文件順序號

　　記錄代號(RF-Record File：記錄文件)

　　e)行政文件和技術文件按公司文件方法編號。

　　4.3文件的發布

　　4.3.1文件發放前應規定文件的發放范圍，經管理者代表審批，并填寫好《文件發放范圍簽收表》(QR0501)

　　4.3.2經審批后的管理手冊、程序文件、作業性文件(管理性)統一由辦公室發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.3.3各部門內部文件由部門負責人發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.4文件的標識

　　4.4.1管理手冊、程序文件、作業性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態、分發號、持有者。

　　4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

　　4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

　　4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

　　4.4.5內部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。

　　4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。

　　4.5文件的使用的實施

　　4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

　　4.5.2受控文件不可轉抄、外傳，管理手冊、程序文件經管理者代表審批方可復印。作業文件及外來文件由辦公室審批方可復印。

　　4.5.3工作場所如發現過期或作廢文件，應交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

　　4.5.6各部門應編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

　　4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監督文件的完好保存及貫徹實施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用過程中發現有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執行。

　　4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經審批后交原發放部門執行更改。

　　4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料(委托、授權、或其他)。

　　4.6.1.3糾正和預防措施、管理評審、內部質量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統一發放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1筆誤可用劃改。

　　4.6.2.2文件只改動某頁內容時，可用換頁方式。

　　4.6.2.3文件內容多處或多次改動，可用改版方式。

　　4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態。

　　4.6.4《文件更改申請單》(QR050

　　4)應注冊更改性質：筆誤、更改、刪除、新增。

　　4.7作廢文件處置

　　4.7.1更改后的文件發放由原發放部門按原《文件發放范圍/簽收表》范圍發放， 并從原使用場所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經管理者代表審批后銷毀。

　　4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續保留作廢文件。

　　4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

　　4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

　　4.7.4.2經管理者代表審核，總裁批準。

　　4.7.4.3由電腦操作員進行清除。

　　4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經總裁批準后自行銷毀。

　　4.8文件的歸檔

　　4.8.1文件經批準發布后，經批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

　　4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執行的外來文件，經審批后(審批手續按4.3)將復印件轉發到相關部門貫徹執行。

　　4.9文件和資料的借閱

　　4.9.1部門經理及以下人員借閱文件，應填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

　　4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。

　　4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。

　　4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術開發部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。

　　4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質管部，技術文件由技術部按本程序控制。

　　5.相關文件：

　　SYPF02 《記錄控制程序》

　　6.記錄：

　　QR0501《文件發放范圍/簽收表》

　　QR0502《文件清單》

　　QR0503《文件檢查記錄表》

　　QR0504《文件更改申請單》

　　QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

　　QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

　　QR0507《文件和資料借閱登記卡》

　　QR0508《文件和資料編號登記卡》

　　QR0509《文件和資料修改狀態控制清單》

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據的傳遞效率，特規定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經理的簽字，交總經辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經辦，由總經辦遞交總經理批閱后，總經辦負責向各部門下發、專遞，如有修改，總經辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經理審批，審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱，辦公室按照總經理批閱的內容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內容交辦公室，由辦公室向總經理匯報并保存。

　　周會紀要的傳遞：

　　每周的周會紀要，由總經辦整理打印后，按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經辦整改結果，總經辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協助的，必須書面反饋總經辦，并且在第二天的早回上匯報和協調；

　　緊急文件和單據的傳遞：

　　當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經理，按照總經理的意見處理。

　　自行傳遞的內容：

　　各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。