●編寫原則

　　(1) 程序文件必須是涉及到質量管理體系的一個邏輯上的獨立部分或活動

　　由于程序文件是對質量管理體系的某項質量活動實施內容、方法和順序要求的規定，因此程序文件所描述的應該是能夠構成一個邏輯上獨立的質量活動，這種邏輯上的獨立 可以是質量管理體系的一個條款的一部分，或涉及多個相關的條款。

　　程序文件對質量活動應規定目的和范圍，實施的具體步驟，實施結果的處理、反饋，以及在實施過程中與各部門的關系等，形成一個邏輯上獨立的部分。

　　(2) 程序文件的內容必須同質量手冊的規定要求相一致

　　程序文件是質量手冊的支持性的文件。因此，程序文件實際上是對質量手冊規定的進一步展 開、落實和細化。

　　程序文件的編寫要考慮質量管理體系的整體性、系統性，即要把各項質量活動加以充分展開 ，使所有的程序文件充分體現質量手冊的規定和要求，同時也要 注意處理好各個程序文件之 間的關系，使它們既是一個單獨的邏輯上獨立的部分，同時各程序文件相互又構成一個有機 的整體，充分落實和實施質量管理體系所要求的各項質量活動。程序文件編寫還要處理好質 量活動發生過程中各個部門之間的聯系，規定好各部門之間的接口問題，真正使程序文件中 規定的各項活動能夠協調進行。

　　(3) 程序文件應簡練、準確，具有很強的可操作性的要求

　　程序文件編寫應力求簡明，用詞要準確，避免贅述。要清楚地規定整個質量活動在實施過程 中的每一步驟和環節，相關部門的責任及其義務。即使是沒有從事過此項工作的人通過 程序文件也能清楚地了解此項質量活動的內容和過程，并能很快地明確按其流程應該做什么 和怎樣去做的要求。

　　(4)程序文件不涉及到純技術性的細節問題

　　程序文件是質量活動的具體實施方法和步驟，在實施某項質量活動時，會涉及到一些技術細 節和工作細節，這些細節一般情況下由工作文件來確定。

　　●程序文件編寫的要求

　　(1) 人員要求

　　編寫程序文件要落實好編寫人員。選擇合適的編寫人員對程序文件的質量起著非常重要的作用。文件編寫人員應具備以下條件：

　?、?應該是本部門能勝任的代表

　　程序文件的編寫，原則上是自己的部門編寫自己的文件，并且編寫人員應該是本部門能 夠勝 任的代表。有些組織在建立文件化的質量管理體系時，組織專職編寫人員編寫某些責任部門 的程序文件，這樣的程序文件難以得到實施，其重要的原因就是因為沒有得到實施部門的認可。

　　若條件不具備，本部門無勝任編寫者而要由其他人員代為編寫時，所編寫的程序文件在定稿之前，必須經過本部門的討論通過和認可。

　?、?熟悉所編寫程序的質量活動的內容和要求

　　程序文件的編寫人員只有非常熟悉所編程序質量活動的編寫內容和要求，編寫出的文件 才能 準確、全面，具有可操作性。相反，文件編寫人員若不熟悉質量活動，所編寫出來的文件盡 管在文字上、邏輯上都很好，卻往往由于不符合具體活動的實際情況，很難指導實施。

　?、?具備一定的文字能力

　　程序文件編寫要求簡明，用詞準確。因此編寫人員應具備一定的文字能力，把質量活動 的途徑清楚地表達出來。

　　(2) 內容要求

　　程序文件的編寫內容都包括哪些方面，具體有什么要求，這是在編寫過程中首先碰到的問題 。程序應闡明影響質量的管理人員、操作人員、驗證和審核人員的責任、權力和相互關系， 說明各種不同活動實施方法，使用的文件和所進行的控制，因此程序文件編寫要對質量活動 進行準確的敘述，并對質量活動中所涉及到的責任、權力和相互關系作出規定。文件的內容 主要是規定質量活動應做什么，即實施的方法和步驟，而不是敘述如何做的具體細節。這些細節在作業指導書等工作文件中予以規定。

　　程序文件編寫要用“6問5W1H分析法”來規定該項質量活動的目的(Why)為什么做、(What) 做什么、職責(Who)誰來做、在何時(When)做、何地(Where)做，如何(How)做即采用什么方 法做。包括采用什么設備、工具、文件、以及如何控制、記錄等等。對于質量活動所涉及到 的文件應注明文件名稱。

　　(3) 編制質量管理體系要求三級展開

　　確定質量管理體系要求并進行三級展開是編制質量手冊和程序文件的首要條件，體系要求二 級展開到質量活動，三級展開到質量工作。

　　作為內部質量管理體系，在分析、確定本行的質量活動及其直接要求的同時確定質量管理體 系的間接要求，對要求進行剪裁，形成本行質量管理體系要求表，以這個要求表為基礎再形成質量管理體系要求三級展開表。然后列出組織的各個部門，再進行職能分配，把每項質量 活動落實到各個部門，并按照職能分工，確定程序文件編寫的責任部門。

　　(4) 確定程序文件目錄

　　質量管理體系要求的三級展開基本上就是質量管理體系運行必須開展的全部質量活動和工作 。為了使這些質量活動和工作處于受控狀態，一般來講有多少項質量活動就必須編制相應數 量的程序文件。對于性質相同、工作相近的程序也可以把幾個質量活動串在一起，編制一個 程序文件。

　　一個單位需要編制多少個程序文件應從本組織的實際出發，以質量管理體系要求三級展開表 為基礎，經過認真分析后提出。確定程序文件目錄一般由質量管理部門組織其他相關部門討 論，由各個部門依據ISO9000標準，按照質量管理體系的要求提出程序文件目錄，然后由質 量管理部門協調并統一確定。在2000版國際標準條款中有六處明確提到了工作程序，這些程 序如下：

　?、?文件控制程序;

　?、?質量記錄控制程序;

　?、?內部審核程序;

　?、?不合格品控制程序;

　?、?糾正措施程序;

　?、?預防措施程序。

　　以上所提到的程序文件是標準特別提出的，但實際僅有上述六個程序肯定是不夠的。在具體 編寫時，組織可根據自己的情況，確定程序文件數量，列出程序文件清單。編制程序清 單是協調質量手冊與程序文件使之保持一致的重要環節，也是協調各部門之間關系的重要環 節，因此務必做好此項工作。

篇2：編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求

　　編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求

　　編寫體系文件的原則是寫你要做的，做你所寫的，記你所做的。即：標準要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效(文件寫完后一定要下發討論和修改，達到所寫即所做)。體系文件要做到：

　　1.系統性

　　-組織應對其OHS管理體系中采用的全部要素、要求和規定，系統有條理地制訂各項程序;

　　-所有文件應按統一規定的方法編輯成冊;

　　-各層次文件應做到接口明確、結構合理、協調有序;

　　-各層次文件應涉及OHS管理體系一個邏輯上獨立的部分。

　　2.法規性

　　-體系文件應在總體上遵循OHSMS標準，以及國家或主管部門的有關法規要求;

　　-文件一旦批準實施，就必須認真執行;

　　-文件修改只能按規定的程序進行。

　　3.協調性

　　-體系文件的所有規定應與組織的其他管理規定相協調;

　　-體系文件之間應相互協調;

　　-體系文件應與有關技術標準、規范相互協調;

　　-處理好各種接口，避免不協調或職責不清。

　　4.見證性

　　-體系文件作為客觀證據(適用性證據和有效性證據)向管理者、相關方、第三方審核機構證實本組織OHS管理體系的運行情況;

　　-對于審核來講，OHS管理體系文件可作為下列方面的客觀證據：

　　危險因素已被辯識、評價并得到控制;

　　有關活動的程序已被確定并得到批準和實施;

　　有關活動處于全面的監督檢查之中;

　　職業安全健康績效和持續改進等。

　　5.唯一性

　　-對一個組織，其OHS管理體系文件是唯一的;

　　-通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現唯一的理解;

　　-決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用;

　　不同組織的文件可具有不同的風格。

　　6.適用性

　　-體系文件應根據標準的要求、組織規模、生產活動的具體性質采取不同的形式;

　　-體系文件的詳略程度應與人員的素質、技能和培訓等因素相適應;

　　-所有文件規定都應在實際工作中能得到有效的貫徹。

篇3：OHS體系文件編寫的步驟與技巧

　　OHS體系文件編寫的步驟與技巧

　　一. 文件編寫步驟

　　1.編寫OHS初始評審報告

　　2.編寫OHSMS標準要求建立的12個要素的程序

　　(1) 危害辨識,危險評價與危險控制程序;

　　(2) 法律、法規及其他要求獲取、更新程序;

　　(3) 管理方案定期評審程序;

　　(4) 教育培訓程序;

　　(5) 協商與交流管理程序;

　　(6) 文件和資料管理程序;

　　(7) 運行控制管理程序;

　　(8) 應急預案與響應控制程序;

　　(9) 績效測量和監測控制程序;

　　(10)事故、事件、不符合、糾正與預防措施管理程序;

　　(11)OHS記錄管理控制程序;

　　(12)內部審核程序。

　　3.如果組織規模較大，可以編寫OHSMS標準中幾個未明確要求的程序，如：

　　(1)管理評審程序;

　　(2)目標、指標確定更新程序

　　4.按照危害辨識，風險評價與風險控制程序去執行，評價出重大危險源，并進行分級，制訂清單。

　　5.根據重大危險因素來編制或修訂OHS方針。

　　6.根據OHS方針和重大危險因素及技術經濟可行性，確定目標、指標和管理方案。

　　7.根據上述4、5、6的結果策劃運行控制程序和作業指導書。策劃時應注意：

　　(1)為使重大危險因素受到控制，減少工傷事故和職業病，應建立每一個重大危險因素相應的管理方案和運行控制程序;

　　(2)對同一個重大危險因素，可以既有管理方案又可有運行控制程序，當然也可以只有其一;

　　(3)同一個目標可以分解成多個指標，相應地，同一個目標也就可以由多個管理方案或多個運行控制程序來實現;

　　8.通過上述各程序提出各部門的職責，補充完善之，將其提煉到管理手冊相應的條款中。

　　9.將上述各程序中的主要內容，提綱摯領地提煉到手冊對應的要素中。

　　10.最后再寫沒有程序支持的手冊中的要素，此部分應寫詳細一些。

　　二.文件編寫技巧

　　OHS管理體系文件的編寫建議按以下五條主線分頭編寫，一條線一個組或一個人，每一條線中的手冊、程序和記錄格式乃至作業指導書都包含在內，這樣寫可以避免前后重復和矛盾。

　　1. 第一條線：

　　危險辨識，危險評價與危險控制;

　　法律、法規及其他要求;

　　方針、目標、指標;

　　管理方案。

　　2. 第二條m.airporthotelslisboa.com線：

　　培訓、意識和能力;

　　文件管理(控制);

　　記錄和記錄管理。

　　3. 第三條線：

　　運行控制;

　　應急準備與響應。

　　4.第四條線：

　　績效測量與監測;

　　事故、事件、不符合、糾正與預防措施;

　　內部審核;

　　管理評審。

　　5、第五條線：

　　其他及附錄。

　　也可采取如下的編寫方式：

　　(1)自上而下依此展開方式

　　按方針、管理手冊、程序文件、作業文件、OHSMS記錄的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質要求較高，文件編寫所需時間較長，且必然伴隨著反復修改。

　　(2)自下而上的編寫方式

　　按基礎性文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這適用于管理基礎較好的組織，但如無總體設計方案指導易出現混亂。

　　(3)從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式

　　先編寫程序文件，再開始手冊和基礎性文件的編寫，實際是從分析活動，確定活動程序開始，將OHSMS標準的要求與組織實際緊密結合，可縮短文件編寫時間。