信息管理制度--大學后勤管理處信息工作管理辦法

　　為做好后勤管理處簡報、各中心上報的動態消息、統計數據、來信來訪、校園網、后勤網站等各類信息工作的管理，特制定本管理辦法。一、信息工作管理的原則

　　1、實事求是。各類信息要堅持真實性、準確性，要按照事物的本來面目通報情況，不夸大，不縮小，力求準確真實。

　　2、反映本質。對表面的直觀的信息進行分析研究，認識事物的本質。

　　3、快捷高效。增強信息的時效性和針對性。

　　4、安全保密。各中心和個人不得發布涉密信息和虛假信息;不得發布違反國家法律、違背社會公德、侮辱他人的信息;不得在校園內或通過校園網發布廣告、推銷、求職等與學校教育活動無關的信息。

　　二、信息工作管理的分工

　　1、辦公室是后勤管理處信息工作的管理部門。負責后勤管理處下行公文的網上發布，編發《簡報》、《情況反映》、《年鑒》;負責后勤管理處對外、對上信息的報送，對內、對下信息的傳遞;負責信息工作隊伍的組建、培訓和后勤管理處信息工作的考評;負責提供后勤管理處簡介、后勤管理處領導個人簡介、各類統計數據。

　　2、辦公室信息管理員是后勤管理處對外宣傳工作的管理人員，負責在校報、廣播、櫥窗、校園網等媒體上發布后勤管理處新聞和有關宣傳材料，提供宣傳后勤管理處的稿件、圖片、音、視頻資料及文字說明。

　　3、網絡部是后勤管理處網站對外宣傳的技術保障部門。負責在后勤管理處網站上發布后勤管理處新聞和有關宣傳材料，提供宣傳后勤管理處的稿件、圖片、音、視頻資料及文字說明。

　　4、后勤管理處網站主頁的基本框架、主要內容由辦公室牽頭，會同網絡部提出設計方案，報后勤管理處領導審定，最后由網絡部完成技術開發和后期維護、系統完善任務。

　　5、與學校計算機網絡中心協作，后勤管理處網絡部負責后勤網上交互式欄目的監控和引導工作。

　　6、后勤管理處網絡部負責后勤網站上信息監控的技術支持和安全技術防范工作。

　　7、后勤管理處各中心負責后勤網站主頁上相關管理軟件的信息更新與管理。要充分利用后勤網發布本單位工作簡報和其它信息，減少紙質信息的流轉。

　　8、后勤管理處各中心要配備相應的信息員，主要負責向后勤管理處辦公室報送本單位貫徹黨和國家方針、政策的做法，在工作中的成功管理經驗和突出成果，職工的思想動態，以及根據工作要求應提供的有關報表和數據，完成辦公室交辦的其它信息工作任務。

　　三、信息發布的規程

　　信息發布是指通過紙張、網絡向公眾傳遞的相關信息，后勤管理處信息發布按照以下規定辦理。

　　1、后勤網站上發布的下行公文、簡報由后勤管理處領導簽發后，由辦公室在后勤網站上發布。全處(公司)性通知由辦公室審核后通過后勤網站發布。各中心的通知由部門領導審核、主管領導批示后亦可通過后勤網站發布。

　　2、后勤管理處各中心提供的新聞報道，由辦公室審查后分別在校園網、后勤網站上發布。

　　3、后勤管理處各中心的信息由各中心負責人審定后報送或發布，所引用的綜合性數據必須以學校發布的數據為準。

　　四、信息工作的要求

　　1、報送

　?、俸笄诠芾硖幐髦行囊ㄆ谙蜣k公室報送信息，原則上每月一至二次，突出、重大信息及時報送。

　?、诤笄诠芾硖幐髦行慕M織的重大活動，由各中心信息員提供工作簡報和新聞稿件。

　?、酆笄诠芾硖庌k公室要定期向各中心發送后勤管理處里的工作信息，實現信息的互相交流。

　?、芎笄诠芾硖幍囊话阈畔⒅饕ㄟ^電子郵件和辦公網絡報送。重大事件6小時內、其它突發事件24小時內以書面形式報后勤管理處辦公室。

　　2、審核

　?、俸笄诠芾硖幐髦行膱笏偷钠胀ㄐ畔?，可由中心副主任審核后上報。

　?、诤笄诠芾硖幐髦行牡闹卮笮畔⒈仨氂筛髦行闹魅螌徍撕髨笏?。

　　信息審核的主要內容包括：

　　內容是否真實;內容是否涉密;是否與國家法律法規、有關政策、學校的相關規定相違背;是否與學校教育活動有關;措辭是否嚴謹;意思表達是否清楚;字詞句、標點是否有誤等。

　　3、更新

　?、俸笄诠芾硖幐艣r一般1年更新一次;

　?、诤笄诠芾硖幐髦行母艣r一般應6個月更新一次;

　?、酆笄诠芾硖幐髦行牡挠嘘P數據一般3個月更新一次。

　?、苤匾娜耸伦儎?、機構設置變動、重要數據發生變化后應及時更新;

　?、莺笄诠芾硖幮侣勔蠹磿r更新。

　　4、考評制度

　　后勤管理處信息工作每年考評一次，評選優秀信息員和信息工作先進單位，并頒發證書和獎品。

　　5、責任追究

　　后勤管理處各中心提供或發布的信息如發現不實或有錯誤時，要及時糾正，消除不良影響。造成惡劣影響的，要追究單位主要領導和信息發布人的相關責任。

　　五、后勤管理處辦公室負責管理總經理信箱，具體管理辦法見《總經理信箱管理辦法》。

　　六、后勤管理處辦公室負責后勤管理處的統計工作，具體管理辦法見《后勤管理處統計工作管理辦法》。

　　本管理辦法自頒布之日起執行。

篇2：昆明市關于加強業主信息資料管理的通知(2010)

　　昆明市關于加強業主信息資料管理的通知(20**)

　　昆明市住房和城鄉建設局文件

　　昆建通[20**]505號

　　昆明市住房和城鄉建設局

　　關于加強業主信息資料管理的通知

　　各縣（市）區住建部門、三個開發（度假）房管局，各房地產開發企業及物業服務企業：

　　為依法保護業主隱私，防止業主信息資料泄露，維護業主合法權益，結合我市的實際，現就加強業主信息檔案資料管理工作通知如下：

　　一、建立有效的業主信息檔案資料管理制度。業主信息檔案資料包括，業主住所房號、家庭成員情況、電話號碼、身份證號等涉及個人隱私的信息。房地產開發企業、物業服務企業應建立以企業負責人、分管部門經理和檔案管理員組成的三級管理體系，明確其責任范圍。同時，應以物業項目為對象，對業主信息檔案資料實行專人管理；制訂嚴格的收集、歸檔、查閱、外借或復制制度；負責業主檔案管理的專員須經專業化培訓，具備檔案管理知識；企業應與業主檔案資料管理相關人員約定其保密事宜，明確業主信息檔案資料外泄的相關責任。

　　二、房地產開發企業、物業服務企業在與房地產銷售代理公司、銀行、專業服務公司、信息軟件公司等簽訂合作合同（或協議）時，應嚴格約定業主檔案資料保密條款及相應的違約責任，保護業主的合法權益，防止業主信息檔案資料外泄。

　　三、房地產開發企業應對銷售房屋過程中收集涉及業主信息檔案資料做好保密工作，嚴禁外泄；物業服務企業應對業主入住時收集的、房地產開發商移交的、業主委員會移交的等涉及業主個人信息的相關檔案資料做好保密工作，嚴禁外泄。

　　四、房地產開發企業、物業服務企業在使用現代信息管理手段過程中，要做好業主信息檔案資料的保密工作，嚴防泄露。要選擇信譽好，保密性強的企業的信息軟件，對業主檔案資料進行管理，包括向業主（客戶）群發短信的軟件等。對業主信息檔案資料要進行加密處理，防止他人復制或拷貝。

　　五、各縣（市）區住建部門要加強對轄區內房地產開發、物業管理活動的監督管理工作，針對物業銷售過程、入住管理、物業資料移交、檔案管理不嚴格的現象，有針對性的進行檢查，發現有業主個人信息資檔案資料外泄的行為，要嚴肅查處。

　　六、因房地產開發企業或物業服務企業以業主信息檔案資料保管不善，造成業主信息資料檔案外泄的，對房地產開發企業給予企業信用檔案不良行為記錄；對物業服務企業給予物業管理資質審查不合格，或取消物業服務企業參加物業管理示范住宅小區（大廈、工業區）的評選資格；因檔案管理人員的疏忽和過失導致業主信息檔案資料泄露，對其檔案管理人在行業內進行通報批評，取消行業內一切個人榮譽的評選資格。

　　特此通知

　　二Ｏ一Ｏ年十二月二十日

　　主題詞：城鄉建設業主信息管理通知

　　抄送：各縣（市）區政府，三個開發（度假）區管委會。

　　市政府辦公廳秘書八處。

　　昆明市住房和城鄉建設局 20**年12月20日

篇3：信息化管理改善物業管理效率

　　信息化管理改善物業管理效率

　　物業服務水平和業主所繳納物業費用是否相匹配？物業服務的成本到底是多少？物業公司如果降低成本，提升服務質量？這是不少小區業主和物業在對物業費產生矛盾時，經常會遇到的問題。

　　據了解，北京物業管理行業協會日前通過對北京市城八區78個商品房項目抽取樣本，按照小區面積規模、服務、檔次等分為9大類，經過加權平均得出20**年一季度北京城區普通商品住宅的物業服務成本信息。這次公布的成本項目為五個大項15個小項，包括保安、保潔工資等物業服務過程中所涉及的人員費用；電梯等日常設備設施的運行、維護費；物業管理區域綠化養護費；物業管理區域清潔衛生費；物業管理區域秩序維護費等。其中，物業辦公費用、秩序維護費用等內容不包括在內。

　　從公布的成本信息中不難看出，保安、保潔、客服等人員的工資開支，在物業成本中占了大頭，此外電梯相關費用也不低?？梢?，物業管理企業最大的支出在于人力支出與能耗支出。隨著物業管理的市場化、規?；?、集約化進程，使得物業管理公司的管理結構日益龐大。同時，物業管理工作涉及面廣、政策性強、技術應用復雜、日常管理工作量大，通過傳統人工管理方式，將大大增加管理成本。李先生和宋佳瑜的“不幸福”也源自于此。

　　更加規范、及時、有效地管理物業日常的工作是業主對物業服務的最基本要求，而通過信息化的手段不僅可以有效地節省了人力，同時，依靠信息化平臺的力量，提升物業管理資源的共享利用率，提高物業管理效率，能在第一時間為客戶提供更好、更全面的服務。

　　目前中小型物業公司面臨的管理難題主要體現在內外兩部分的管理支持上。在公司內部的管理系統中，比較突出的是公司財務信息系統，以及OA辦公自動化系統、HR系統、檔案管理系統、樓宇數控系統、PDA無線系統等。對外管理主要體現在維修、投訴、家政服務等方面，目標是服務于業主、政府、各物業管理公司等?？蛻舴罩行陌ê艚兄行?、服務數據中心、資源配置中心和電子信息網絡。

　　信息服務平臺的功能主要體現在：業主通過呼叫中心、把需要服務內容的信息傳遞給相關專業服務隊伍及部門；居民通過網絡平臺查詢服務信息、服務標準、收費標準；通過網絡平臺填寫各類需要的服務表單等等事項；小區管理處通過客戶服務中心把關于事件的情況反饋給平臺，以便客戶服務中心進行回訪和服務信息的集中管理；政府相關部門可以通過信息中心向各小區及相關物業管理公司傳輸文件，便于對小區、行業進行規范管理。物業應實現對公司OA系統、財務系統、HR系統、樓宇數控系統、PDA無線系統、短信系統、門戶網站及數字化社區等有效整合，從而真正達到管理對人、財、物三者的真正有效管控。

　　除此之外，大型的物業公司在信息化管理的需求上更為復雜。除了中小型物業公司所面臨的單一社區管理問題，大型物業公司還面臨如何更好的將現有多級組織架構信息進行統一管理。舉例來講，這類公司的報表通常需要按總公司、區域公司和管理處進行分級匯總。組織機構和人員關系可能需要根據業務需求進行調整，重要的業務操作。

　　例如合同簽批、物資采購等可能需要跨部門進行流程化處理，這些都是單一物業管理模式無法解決的問題。因此，大型物業企業如果要使用一套能夠真正反映管理個性化的物業管理信息系統軟件，首先應該構建在一個包括良好的網絡、數據庫、程序語言和兼容操作系統的平臺上，這是物業管理公司成功運用管理信息系統的第一步。

　　物業公司要在市場上長穩立足，就必須站在市場的前沿，研究市場、適應市場、內強管理，外樹形象，一方面要不斷加強項目經理與業務技術人員的培訓工作，另一方面就是要引入科學的管理模式，加強物業管理的專業技術力量，完善物業管理的各項流程。

　　物業管理企業最大的支出在于人力支出與能耗支出，而通過信息化的手段有效地節省了人力，與此同時，依靠信息化平臺的力量，能在第一時間為客戶提供更好、更全面的服務，這對企業來說才是雙贏的。

　　物業管理行業發展的時間較短，物業管理企業的信息化發展較其他行業也相對較晚，但是其管理的高檔寫字樓的配套設備設施技術含量高，其必然要求企業的管理水平高，物業管理企業充分意識到了這些問題，在不斷擴大業務的同時，更是加大對于信息化方面的投入。一家小型物業管理公司負責人告訴記者，目前公司使用了一套功能相對簡單的管理軟件。這套軟件涵蓋了公司的基本業務管理項目。

　　房產管理，可以對樓宇和房間分別進行了設置，對于樓宇可定義樓宇編號、名稱、房屋結構、層高、房屋數量等信息，對房屋設置可定義門牌編號、戶型、單元號、所屬樓層、面積等信息。費用管理，包括基本物業費和儀表類物業費兩大類，各自又可定義多種不同的費項。

　　基本物業費主要是定義那些按戶或按房屋面積收取的費用，比如衛生費、治安費等，逾期交費可設置滯納金；而水費、電費等，可設置定額價和超額價，逾期交費可設置滯納金。對于儀表類物業費又可分為自用表和公攤表兩大類，并在此項設置中為每戶分配儀表編號，并為住戶分配要分攤的公攤表。這種設置在一定程度上減輕了工作人員的工作強度，同時也大大提高了工作效率。