信息公司檔案管理制度

　　第一節 人事檔案管理

　　第一條 人事檔案管理

　　員工人事檔案是關于個人經歷的情況材料，應使用規范的“員工應聘申請表”記錄，具體內容應該清晰和說明。

　　人事檔案的內容，主要有以下幾個部分：

　　1、文件材料：入職或轉正通知單書、員工人事調動情況記錄、聘用合同書、員工身份證、專業文憑、進修證書及其他有關個人情況(如流動人口證計生證、暫住證等)文件的復印件。(要本人簽名)

　　2、培訓記錄：包括入職培訓、在崗培訓、晉升轉崗培訓等，詳細記錄員工接受各種培訓課程的名稱、內容、時間、出勤記錄、參加有關考核的評卷，培訓師對該員工的評語及該員工的心得體會或總結等。員工自行參加公司以外的各類進修課程的情況記錄，包括：專業學科、技能種類、結業證書復印件等有關資料。

　　3、考評記錄：主要是“員工績效評價表”。公司實行制度化的評估工作，對員工工作表現進行時段的考評(季度、半年和年度的評價)。

　　4、出勤記錄：員工每月的考勤統計按月度匯總歸檔，以專設的表格形式存入員工工作檔案。

　　5、獎懲記錄：員工在日常工作中表現突出或違反紀律而受到各種獎勵或處罰的記錄是對其工作能力、可信賴程度、工作責任心及工作態度的一種檢驗尺度，也是考察員工表現，使用與提拔的重要依據。

　　6、職位變更：員工在年度工作中，由于工作表現及服務年限等因素，級別與工資福利待遇等的變化，這種變動也體現了員工工作能力和表現，貢獻大小。因此，員工工作檔案對員工職位異動記錄也是查考員工工作表現的客觀依據。

　　第二條 人事檔案保密規定

　　公司對錄用員工的人事檔案材料應作為人事權限制度指引分行政管理及按職能職責分工原則，由行政人事部負責存檔、查閱和報送。

　　第三條 員工個人情況變更規定

　　員工進入公司后，由員工填寫的“員工應聘申請表”內容若有變化，如籍貫、地址、婚姻、直系親屬關系等的變化，行政人事部應作有效的跟進和記錄入冊。

　　第四條 員工人事檔案的使用

　　員工人事檔案作為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本資料和數據，為人力資源開發和管理提供全面的支持。行政人事部專職人員應認真做好相應檔案的時段記錄和校對、入冊、入檔及各部門分冊管理，為公司規范化管理樹立標桿作用。

　　第五條 員工若有異動(晉升、降職、轉崗、調動、離職等)需按行政人事權限審批程序辦理并完成相應工作事項后，由行政人事部專員跟進，作內部通告并歸檔。工作性質對外的員工,部門負責人須對外發出公告函進行對外公告,并起草交由行政人事部確認后，再由本部門對外進行公告。

　　第六條 員工的入職、轉正、獎懲、人事異動等都以行政人事部簽發的《行政人事命令單》為準，張貼公布，并歸檔。

　　第二節 資訊檔案管理

　　第七條 歸檔范圍：

　　凡是反映公司工作活動、具有參考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍如：

　　公司的統計資料、經營情況、客戶資料、人事檔案、財務資料、會議記錄、決議、工作總結、公司宣傳資料、委任書、各類合同、通告、通知、來往信函、對外文書等紙介/電子介文件資料，圖表、聲像等

　　第八條 檔案管理員

　　公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料;公司有效證照、證件、印章、勞動合同、已簽訂的業務合同，以上由財務部專人管理。

　　人事檔案、收發文檔案、會議記錄、工作總結等行政類檔案由行政人事部負責歸檔，各部門工作檔案由各部門專人整理歸檔。重要的信息資料需備份到行政人事部檔案管理員處。

　　第九條 檔案管理要求

　　1、歸檔的文件材料種數、份數及每份材料的頁數均應齊全完整。

　　2、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的材料應依序排列在一起：批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后。

　　3、卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　4、保證原始資料及單據的齊全完整及保密。

　　5、各部門應在每月底以前將上月辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向行政人事部或財務部提交備份。

　　6、各類檔案資料必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內。

　　7、聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者，電子文檔應科學分類并標注時間及內容。

　　第十條 檔案的借閱與索?。?/p>

　　檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議， 行政人事部經理核定密級。

　　1、非保密檔案由部門經理批準，保密檔案由總經理批準;

　　2、公司員工借閱檔案時，必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、傳借、遺失，如需摘錄和復印，須向總經理書面申請并批準。

　　第十一條 檔案的銷毀：

　　1、任何部門或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案資料;

　　2、若需要銷毀時，須總經理書面批準后方可銷毀;

　　3、經批準銷毀的檔案，管理員工要認真填寫編制銷毀清單。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。