辦公室文書管理制度
文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據自己的職責范圍所制發的具有執行效力的并設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內外部發文文件;而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的延續?，F把文件、文書、檔案統歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規定。
(一)文件管理制度
第一條 管理要點
1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2、文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規范，表達無歧義。
4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規范
1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。
4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。
5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。
7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。
第三條 管理流程設計
1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔
2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
(二)文書管理制度
第一條 管理要點
1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、文書管理范圍包括：一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據文書具體內容進行調整。
4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規范
1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。
2、按照文書管理范圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表;閱讀者需認真學習并簽名備注。
4、按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀;須上級審批同意，方可銷毀。
6、辦公室負責人為第一責任人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條 流程設計
起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀
(三)檔案管理制度
第一條 管理要點
1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。
2、檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。
第二條 制度規范
1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。
2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。
3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。
5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條 流程設計
根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
篇2：物業管理員試題《物業管理常用文書》
物業管理員試題《物業管理常用文書》
一、單選題
248、業主在辦理入住手續時，須到()接受入住資格審查。
A、物業管理公司財務部B、物業管理公司管理處
C、房地產開發公司財務部D、房地產開發公司地產部
249、業主應在接到樓宇入住通知書之日起(以郵戳為準)，()內辦理產權登記和入住手續。
A、 個月B、半年C、1年D、3年
250、()是一種應用廣泛的知照性文書。
A、計劃B、通知C、規章制度D、住戶手冊
251、計劃按性質分類有()
A、生產、學習、科研等B、國家、單位、部門等
C、綜合、專題、項目等。D、條文式、表格式、綜合式等
252、計劃按內容分類有()
A、生產、學習、科研等B、國家、單位、部門等
C、綜合、專題、項目等。D、條文式、表格式、綜合式等
253、計劃規定的任務和指標應該是()
A、主管部門制定的標準文本B、經過努力可以實現的
C、高標準嚴要求的D、所有員工都已經做到的
254、對住戶手冊是物業管理常用()的一種。
A、通知B、計劃C、合同D、規章制度
255、《合同法》對合同采用的形式作出了明確規定，基于安全取向，物業租賃合同()
A、必須采用書面形式B、必須采用口頭形式
C、既可以采用書面形式又可以采用口頭形式D、必須采用規范文本
256、“租憑物業的用途”是物業租賃合同的重要條款，如果承租人將物業用于()，則租賃合同無效。
A、經營性使用B、非法目的使用
C、娛樂性使用D、辦公性使用
257、出租人在出賣房屋時應當履行通知義務，必須提前()通知承租人。
A、1個月B、2個月C、3個月D、半年
二、多選題
258、平時人們所說的()都可以成為計劃。
A、方案B、意見C、規劃D、打算
259、為了讓計劃切實可行，制定計劃時要()
A、事先調查研究B、事后及時總結
C、走群眾路線D、高標準嚴要求
260、在制定規章制度時()
A、不得隨意超越權限B、不能與上級已有的規章制度相抵觸
C、必須符合憲法和法律的規定D、必須經有關部門批準
261、住戶手冊的作用是為了讓業主和住戶了解()
A、物業小區的概況B、管理單位的職責權限
C、維修管理內容和服務范圍D、業主和住戶的權利及義務
262、建立健全企業規章制度有利于()
A、明確職責，協調工作，統一步伐B、加強紀律，維護正常秩序
C、約束行為，規范道德D、加強經營管理，提高服務質量
263、在同等條件下，承租人享有優先購買房屋的權利。所謂“同等條件”是指()同等。
A、支付地點B、支付期限C、支付價格D、支付手段
三、判斷題
264、()告知性通知用于上級對所屬下級指示，布置工作，傳達上級指示。
265、()告知性通知也叫發布性通知，包括事務性通知，會議通知，任免通知等。
266、()在定計劃時，能量化的指標應盡量做到量化。
267、()物業管理企業的規章制度是企業章程、制度、守則和公約的總稱，是國家法律、法規和政策的具體化。
268、()無論采用什么方式選聘物業管理企業，都應簽訂物業管理委托合同。
篇3：物業管理師物業管理實務試題匯編之物業管理應用文書(附答案解析)
物業管理師物業管理實務試題匯編之物業管理應用文書(附答案解析)
物業管理師物業管理實務試題匯編之第十五章物業管理應用文書
一、單項選擇題(備選項中只有1個符合題意)
1．屬于內行文、上行文和后行文的行政公文是()。
A、決定B、報告C、通知D、通報
【答案】B
【解析】本題考查的是考生對行政公文的掌握?！皼Q定”是內行文或下行文；“通知”是內行文、下行文或前行文；“通報”是內行文、下行文或后行文；“報告”是內行文、上行文和后行文。故本題選B，有關內容可參見教材第231～232頁。
2．唯一不受內外、上下、用印等規范限制的行政公文是()。
A、函B、意見C、批復D、會議紀要
【答案】D
【解析】本題考查的是考生對行政公文的理解，特別是對會議紀要的掌握。故本題選D，有關內容可參見教材第233頁。
3. 在實際使用的各類文書中，規范性最強的是()。
A、行政公文B、事務文書C、制度文書D、禮儀文書
【答案】A
【解析】本題考查的是考生對行政公文與其他文書的區別的掌握。故本題選A，有關內容可參見教材第235頁。
4．以下哪種文書不是行政公文()。
A、決定B、通報C、意見D、守則
【答案】D
【解析】本題考查的是考生對行政公文和制度文書區別的掌握?！皼Q定”、“通報”和“意見”行政公文，“守則’’是制度文書。故本題選D，有關內容可參見教材第231和234頁。
5．會議紀要開頭不可缺少的“七要素’’不包括以下哪一項內容()。
A、起止時間
B、參加人員
C、記錄人
D、主要成果
【答案】C
【解析】本題考查的是考生對會議紀要的寫法的掌握。會議紀要的“七要素”包括：起止時間、地點、主持人、參加與列席人員、議題、會議進展情況、主要成果，不包括記錄人。故本題選C，
有關內容可參見教材第240頁。
6．以下不屬于物業管理事務公文的是哪一項()。
A、計劃B、總結C、大事記D、會議紀要
【答案】D
【解析】本題考查的是考生對行政公文和制度文書區別的掌握。事務文書包括計劃、總結、大事記、倡議書，會議紀要是行政公文。故本題選D，有關內容可參見教材第233頁。
7．行政公文與其他文書最簡單的區別辦法是()。
A、從公文標題上加以區分
B、從公文內容上加以區分
C、從發文單位上加以區分
D、從主送機關上加以區分
【答案】A
【解析】本題考查的是考生對行政公文與其他文書的區別的掌握。故本題選A，有關內容可參見教材第235～236頁。
8．以下那種說法是物業管理制度文書的寫作要領()。
A、一般由前言、主體和結尾三部分構成
B、一般由標題、稱謂、正文、署名、時間等幾部分構成
C、一般由緣由、意義和事項三部分構成
D、一般由標題、正文和簽署三部分構成
【答案】D
【解析】本題考查的是考生對制度文書寫作要領的掌握。制度的內容一般分標題、正文和簽署三部分構成。故本題選擇D，有關內容可參見教材第241頁。
9．屬于物業管理事務文書的類型是()。
A、海報B、收條C、啟事D、總結
【答案】D
【解析】本題考查的是考生對事務文書的掌握。事務文書包括計劃、總結、大事記、倡議書，會議紀要是行政公文，啟示、海報屬于告啟類應用文書，收條屬于條據類應用文書。故本題選D，有關內容可參見教材第233頁。
10．以下那種說法屬于告啟類應用文書()。
A、邀請函、請柬、感謝信和賀信等
B、標語、溫馨提示和好消息等
C、告知函、商洽函、詢問函和答復函等
D、通知、通報、報告和請示等
【答案】B
【解析】本題考查的是考生對告啟類應用文書的掌握。告啟類文書包括標語(提示牌)、溫馨提示、啟示、海報和好消息。故本題選擇B，有關內容可參見教材第235頁。
11．關于應用文書寫作的行款格式規則，說法不正確的是()。
A、文章大標題居中排列，字號應大
B、署名一般放在文章的大標題之上
C、每個自然段的開頭要空兩個字的位詈
D、較短的引文可夾在正文中
【答案】B
【解析】本題考查的是考生對應用文書寫作的行款格式規則的掌握。署名一般放在文章的大標題之下才是正確的。故本題選擇B，有關內容可參見教材第236～237頁。
二、多項選擇題(備選項中有2個或2個以上符合題意)
1．應用文書在選用詞語上要注意哪些問題()。
A、所選用的詞語不能是誤讀誤寫、以訛傳訛的錯誤詞
B、不能是被淘汰的等義詞(包括異體詞)
C、不能是不規范的方言詞、或舊詞語
D、不能是濫用的簡稱和生造詞
E、不能引用外來詞
【答案】A B C D
【解析】本題考查的是考生對應用文書的基礎知識的掌握程度。應用文書在詞語的使用上應力求準確、簡練、得當，E選項的內容不包括在內。有關內容可參見教材第228頁。
2．屬于物業管理行政公文的是()。
A、決定、通知和通報
B、報告、請示和批復
C、意見、函
D、大事記和倡議書
E、各類會議紀要
【答案】A B C E
【解析】本題考查的是考生對行政公文的理解。本題選A、B、C、E，有關內容可參見教材第231頁。
3．通報大體上可分為哪幾類()。
A、會議通報B、批評性通報C、情況通報D、專題通報E、表彰性通報
【答案】B C D E
【解析】本題考查的是考生對行政公文的理解，特別是對通報的掌握。本題選B、C、D、E，有關內容可參見教材第232頁。
4．事務文書包括哪些類型()。
A、計劃和總結
B、邀請書、請柬、感謝信
C、制度和辦法
D、收條和欠條
E、大事記和倡議書
【答案】A E
【解析】本題考查的是考生對事務文書的理解。本題選A、E．有關內容可參見教材第233頁。
5．以下應用文書標題的寫法錯誤的是()。
A、《關于召開××會議的通知》
B、《關于更換對講機的請示報告》
C、《××公司員工考勤管理辦法》
D、《關于在A花園組織象棋比賽的報告》
E、《關于20**年度培訓計劃的請示》
【答案】B D E
【解析】本題考查的是考生對應用文書標題的制作的理解。本題選B、D、E，有關內容可參見教材第236頁。
6．會議紀要開頭不可缺少的“七要素”包括哪些內容()。
A、起止時間、地點、主持人
B、參加與列席人員
C、記錄人
D、會議進展情況、主要成果
E、會議議題
【答案】A B D E
【解析】本題考查的是考生對會議紀要的寫法的掌握。會議紀要的“七要素”包括：起止時間、地點、主持人、參加與列席人員、議題、會議進展情況、主要成果，不包括記錄人。本題選A、B、D、E，有關內容可參見教材第240頁。
7．制度文書的內容一般包括以下哪幾部分()。
A、標題B、主送C、正文D、稱呼E、簽署
【答案】A c E
【解析】本題考查的是考生對制度文書寫作要領的掌握。制度的內容一般分標題、正文和簽署三部分構成。本題選擇A、c、E，有關內容可參見教材第241頁。
8．行款格式是長期的書面語表達中約定俗成的行列款式，包括以下哪幾項()。
A、標題、署名B、引文、分段C、子號D、序碼E、稱呼
【答案】A B D
【解析】本題考查的是考生對應用文書寫作的行款格式規則的掌握。行款格式是長期的書面語表達中約定俗成的行列款式，包括：標題、署名、分段、引文和序碼，故本題選擇A、B、D，有關內容可參見教材第236～237頁。
9-行政文書的內容一般包括以下哪幾項內容()。
A、署名B、發文字號C、印章D、前言E、文頭
【答案】B C E
【解析】本題考查的是考生對行政文書的掌握。本題選B、C、E，有關內容可參見教材第235～236頁。
10. 事務文書是物業管理企業表述工作事務所有的書面文書。主要包括以下哪幾項內容()。
A、總結B、通知C、計劃D、大事記E、倡議書
【答案】A C D E
【解析】本題考查的是考生對行政公文和制度文書區別的掌握。事務文書包括計劃、總結、大事記、倡議書，通知是行政公文。本題選A、c、D、E，有關內容可參見教材第233頁。
11．禮儀文書的內容一般包括以下哪幾項內容()。
A、標題、稱呼B、正文C、時間D、印章E、結語、簽署
【答案】A B E
【解析】本題考查的是考生對禮儀文書的掌握程度。本題選A、B、E，有關內容可參見教材第242-243頁。
12．除了行政公文、事務文書、制度文書和禮儀文書等正式文書外，其他日常文書包括以下哪幾項內容()。
A、條據類文書
B、告啟類文書
C、守則類文書
D、計劃類文書
E、請示類文書
【答案】A B
【解析】本題考查的是考生對物業管理應用文書類型的理解和對其他日常文書的掌握程度。本題選A、B，有關內容可參見教材第235頁。
三、案例題
“1．請按物業管理通知的常規要素，糾正以下通知中的錯誤(3處)：
日期：20**年7月8日星期四范圍：7號樓文件編號：20**099
停水通知
尊敬的業主：
由于7號樓6單元供水管道出現問題，物業公司工程部決定臨時搶修下水管道，現對7號樓6單元02戶型暫停中水及生活用水的供應。請您做好準備。
在此給您的生活帶來不便，請諒解!
敬請轉達周知!
北京××物業管理有限公司
×××管理部
?。◤堎N期限：20**-7-81）
【解析】(1)通知中說上水管道有問題，可物業公司下一步的工作是修下水管道。
(2)在通知中沒有說明具體的維修時間。
(3)通知中沒有留下咨詢聯系電話，客戶如果有問題不知道找誰聯系。
2. 你是某物業公司的員工，負責應用文書的起草工作，請說明通用的應用文書可分為哪些類型?
【答案】可分為行政公文、事務公文、會議公文、制度公文、禮儀文書、經濟公文、其他El常文書和司法公文等八大類。
【解析】本題考查的是考生對物業管理應用文書的類型的掌握有關內容可參見教材第231頁“物業管理應用文書的類型”。
3．你是某物業公司的員工，請說明公文式標題的構成要素和構成模式是什么?
【答案】組成公文式標題的要素包括單位、區域(范圍)、時間、事由(內容)、性質和文種等，其中“事由”和“文種”是最基本的要素。
文章式標題的構成模式：從構成形式看，可以有單標題和雙標題。主標題一旦概括到某種程度，不能概括和反映需要傳達的含義就必須用副標題來做具體說明。
【解析】本題考查的是考生對物業管理應用文書標題制作的掌握。有關內容可參見教材第236頁。