某公司文書管理制度

　　第一章 總則

　　第一條 為確保文書事務正常順利進行，促進與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。

　　第二條 文書包括：業務工作上往來公文、報告會議決議、規定、合同書、專利許可證書、各種帳簿、圖表參考書等一切業務用書與公文。

　　第三條 全部文書歸公司所有并收藏、任何個人不得私自占有。

　　第四條 必須嚴格保守文書的秘密。

　　第五條 文書按下列要點處置或辦理：

　　1.凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復等等，一律以“文書”的形式進行。所有文書的處置都必須以準確與迅速為原則，必須明確責任。

　　2.即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項，事后也必須以文書形式記錄下來。

　　第六條 文書的收發、領取與寄送，原則上由行政部負責。

　　第二章 文書的發放

　　第七條 到達文書全部由行政部接收，并按下列要點處置：

　　1.一般文書予以啟封，分送各部門。

　　2.私人文書不必開啟，直接送收信人。

　　3.分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回行政部。

　　第三章 文書的處理

　　第八條 文書按機密程度可分為以下幾類：

　　1.絕密。指極為重要并且不得向無關人員泄露內容的文書。

　　2.機密。指次重要并且所涉及內容不能向公司內外無關人員透露的文書。

　　3.秘密。指不宜向公司以外人員透露內容的文書。

　　4.普通。指非秘密文書。如果附有其他調查問卷之類的重要東西，則另當別論。

　　5.傳閱。指在本公司內部傳閱或傳達的文書。

　　第九條 普通文書的處理原則：

　　1.由部門經理以上級別的主管，負責對文書進行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對文書進行具體處理。

　　2.如果遇到重要或異常事項，必須及時與上一級主管取得聯系，按上級指使辦理。

　　3.各種有關聯的事項，必須與各部門商議后方能予以處置。

　　第十條 帶密級文書的處理原則：

　　1.帶密級文書原則上由責任者或當事者自行處理。

　　2.指名或親啟文書，原則上由信封上所指名的人開啟，其他人未竟授權，不得擅自啟封。如果某主管在職務上有權替代來件所指名者，不接受本條 規定的約束。

　　第十一條 文書的閱覽原則：

　　1.某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經閱覽完畢。如果有必要，可在文書的空白處填寫閱覽后的意見，并轉給或交還文書的主管。

　　2.有必要在各部門傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿”，按“傳閱登記簿”規定欄目填寫，并最終交還行政部相關負責人。

　　第十二條 與各部門有關的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文書的主管部門出面進行協商，如果不能協商一致，上報或請示上級領導，由上級裁決。

　　第四章 請示審批

　　第十三條 請示審批是公司經營的一項重要程序，凡公司經營重要事項，都必須經請示，獲得總裁審查、裁決和公文批復之后，方能執行。特殊情況下需董事長審批通過后方可執行。

　　第十四條 須請示審批事項如下：

　　1.職務及重要人事安排;

　　2.各種制度性規定的變更;

　　3.重要契約的締結、解除與變更;

　　4.訴訟行為;

　　5.與政府機構有關的各種重要的請求回執、申請等等;

　　6.土地、建筑物以及事務所權利的購買與轉讓;

　　7.大額饋送、謝禮、以及宣傳廣告費用的開支;

　　8.分支機構的增減與升降;

　　9.預算與決算事宜;

　　10.借款與貸款，以及借貸銀行的開設和變更;

　　11.重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉讓或廉價出售;

　　12.定期或不定期刊物發刊、修改與廢除，以及費用開支的修訂;

　　13.有關公司經營的重要計劃與企劃;

　　14.其他上述未涉及的重要事項。

　　第十五條 對請示審批的提案文書必須進行仔細斟酌，以便能順利實施。

　　第十六條 請示審批的事項，必須以提案文書的方式，經主管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快書寫請示提案文書上報。

　　第十七條 請示提案文書的內容包括標題、正文、理由、說明和附錄。提案文書應一式多份，分送有關部門如業務部門、總務部門和財務部門等。

　　第十八條 請示提案文書必須編號，注明起草者或請示者，所屬分支機構及部門，并簽名蓋章 。

　　第十九條 請示審批內容一旦被上級認可并作出決定，則以請示提案書(副本)替代批復返回，并請示部門予以執行。

　　第二十條 請示提案原本由行政部保管。

　　第五章 文書的整理與保存

　　第二十一條 文書按內容進行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結的文書，一類是可以歸檔的文書。

　　第二十二條 全部完結的文書，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。

　　第二十三條 制度規定、不動產權利書、合同書、往來公文與特許專利等特別重要的文書，由行政部填寫“重要文書目錄”后，予以保存。

　　第二十四條 文書的保存年限如下：

　　1.永久保存文書，包括章 程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規定;重要的契約書、協議書、登記注冊文書;股票關系書類;重要的訴訟關系文本;重要的政府許可證書;有關公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。

　　2.保存十年文書，包括請求審批提案文書，人事任命文書，獎金工資與津貼有關文書，財務會計帳簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要文書。

　　3.保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。

　　4.保存一年文書，指無關緊要或者臨時性文書。如果是調查報告原件，則由所在部門主管負責確定保存年限。

　　第二十五條 所有重要的帶密級文書，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。

　　第二十六條 保存期滿以及沒必要繼續保存的，經主管決定，填寫廢除理由和日期后，予以銷毀。機要文書以焚燒或碎紙機銷毀。

　　第二十七條 如果職務或部門劃分發生變更，或者作出調整，則必須在有關登記簿上注明變更與調整的理由，以及變更調整后的結果。

　　第二十八條 必須做好重要文件的借閱登記工作，并注明歸還日期。

　　第二十九條 本制度難以執行時，須與行政部聯系，由行政部相關負責人作出裁定。

　　第三十條 本制度自頒布之日起實施。

篇2：機關單位印章、文件和文書管理制度

>　　某機關單位印章、文件和文書管理制度

　　一、印章由專人負責管理、使用。

　　二、函件、介紹信需加蓋印章時，以縣人大常委會及其黨組名義發出的，須經人大常委會主任和黨組書記或委托副主任和副書記審核同意，以人大常委會辦公室名義發出的，須經辦公室主任審核同意。

　　三、以縣人大常委會及其黨組名義發出的文件，由辦公室核稿后，送常委會主任、黨組書記或由主任、黨組書記委托副主任、副書記簽發;以縣人大常委會辦公室名義發出的文件，由辦公室主任簽發，或由辦公室主任委托辦公室副主任簽發。

　　四、文件印刷由專人負責，手續不完備的文件一概不得打印分發。文件打印后，由起草人負責校對，凡涉及機密的文件，應隨時將校樣銷毀。文件按規定份數印刷后由印章管理人員加蓋印章，并按發文范圍及時登記分發、寄送，上黨政信息網的文件，須經辦公室主任簽發后發送。

　　五、文件的收發由專人負責，必須建立來文登記制度，上級來文以及縣委、縣政府的文件要及時登記、送批。

　　六、“急轉”文件要送各有關人員即閱即收。一般傳閱文件在各環節滯留時間：常委會主任、副主任一般不超過三天，各工作委員會負責人一般不超過兩天。

　　七、呈送領導閱批的文件，先呈送常委會主任，然后再呈送常委會副主任。

　　八、實行“呈送領導閱批文件清單”制度，清單注明文件目錄、份數、呈送時間和退回時間等，以備查找。

篇3：公司文書管理制度范本（9）

　　公司文書管理制度范本(九)

　　總 則

　　第一條 為適應公司全方位規范化科學管理，做好公司文書管理工作，使之規范化和制度化，特制定本辦法。

　　第二條 公司文書是傳達方針、發布指示、請示和答復問題，指導和商洽工作，報告情況、交流經驗的重要工具，

　　各級部門必須認真做好文書管理工作。

　　第三條 文書處理必須做到準確、及時、簡便，文書由辦公室統一收發、分發、傳遞、用印、立卷、歸檔。

　　第四條 文書管理工作必須嚴格執行保密制度，確保公司機密。

　　文書主要種類

　　第五條 公司文書種類主要有：

　　(一)決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”;經會議討論通過并要求貫徹執行的事項，用“決議”。

　　(二)通告：公布應當普遍遵守的事項，用“通告”。

　　(三)通知：發布規章制度，轉發上級，同級和不相隸屬部門的文書，批轉下級部門的公文，要求下級部門辦理和需要周知或共同執行事項，用“通知”。

　　(四)通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況，用“通報”。

　　(五)報告、請示：向上級部門匯報工作，反映情況，提出建議，用“報告”;向上級請求指示，批準，用“請示”。

　　(六)批復：答復請示事項或對下級布署工作，用“批復”。

　　(七)會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求與全單位共同遵守執行者，用“會議紀要”。

　　(八)工作志：記錄日、周、月工作情況(包括工作安排，工作進度、工作業績、工作設想與建議等)者，用“工作志”。

　　(九)工作計劃;進行本年、季、月、周工作安排者用“工作計劃”。

　　文書格式

　　第六條 文書一般由標題、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間，抄送機關，附注等部分組成。

　　(一)文書標題，應當準確、簡要地概括文書的主要內容，一般應標明發文機關和文書種類，除批轉規章制度外，

　　一般不加書名號。

　　(二)發文字號，包括機關代字、年號、順序號，如幾個部門聯合發文只標明主辦部門發文字號。

　　(三)文書一律加蓋印章，上報的文書，應注明簽發人。

　　(四)秘密文書應分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。

　　(五)緊急文書分別標明“特急”、“急”。

　　(六)請示一般只寫一個主送部門，如需同時送其他部門，應用抄報形式。

　　(七)文書如有附件，應在正文之后注明附件名稱和順序。

　　(八)發文部門應寫全稱和規范化簡稱，幾個部門聯合發文，應將主辦部門排列在前。

　　(九)會議通過的文件，應在標題之下，正文之前注明會議各名稱和通過日期。

　　(十)文字從左至右橫寫，橫排。

　　第七條 文書用紙一般用十六開型(包括國際標準大十六開)，左側裝訂，如公司統一格式者，必須使用公司印制的統一式樣?！巴ǜ妗?、“通知”用紙大小，根據實際需要確定。

　　文書辦理

　　第八條 文書處理一般包括登記、分發、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發、繕印、用印、傳遞、歸擋、銷毀等程序。

　　第九條 凡需辦理的文書，辦公室應根據內容和性質送總經理，副總經理或交有關部門辦理，并提出辦理時限。

　　第十條 已送總經理、副總經理批示的文書，應在兩日內批辦，緊急文書應當日批辦，過期不批辦者自動生效，責任由批示人承擔，交有關業務部門辦理的文書，辦公室應根據辦理時限檢查催辦，防止漏辦和延誤，凡逾期延誤或漏辦者，部門負責人負擔相應責任。

　　第十一條 草擬文書必須符合下列要求：

　　(一)要符合公司的規章制度及有關規定，如提出新的政策規定，應加以說明。

　　(二)情況要具體，觀點要明確，內容要全面，表達要規范，條理要清楚，層次要分明，文字要精練，書寫要工整，標點要準確，篇幅要簡短。

　　(三)人名、地名、數字、引文要準確、時間應寫具體的年、月、日。

　　(四)文書中的數字，除發文字號，統計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者外，

　　一般用漢字書寫，在同一文書中9數字的使用前后一致。

　　第十二條 公司對外發出的文書由總經理簽發，公司對內發出的文書，由總經理授權，副總經理簽發，辦公室直

　　接發出的文書，辦公家主任簽發，其他部門發出的文書，由部門負貴人簽發。

　　第十三條 各級領導人審批文書要認真負責，文件主批人應簽屬自己明確具體的意見，姓名和時間。

　　第十四條 草擬和簽批文書，應使用碳素墨水鋼筆或毛筆。

　　第十五條 行文部門在將文書送領導人簽發之前，應認真做好審核工作，審核的重點為：是否需要行文，文書內

　　容，文字表達，文種使用

　　，格式等是否符合本辦法的有關規定。然后上報總經理，主管副總經理，簽報后的文書由辦公室審核。

　　第十六條 秘密文書不得翻印、轉發，傳遞秘密文書時，必須采取相應的保密措施，確保文件安全。

　　文書立卷和銷毀

　　第十七條 文書辦完后，應及時將文書定稿，正本和有關材料整理立卷。

　　第十八條 文書立卷應根據其特征，相互聯系和依存價值分類整理，保證齊全完整，正確反映部門主要工作情況

　　便于保管、查找、利用。

　　第十九條 立卷的文書應按有關規定由力b公室保管，個人不得保存應存檔的文書。

　　第二十條 沒有存檔價值和存查必要的文書經過鑒別并報.副總經理批準，可定期銷毀，銷毀秘密文書要進行登記，有專人監督，保證不丟失、不漏銷。

　　附 則

　　第二十一條 本辦法根據實際情況可制定規定，其修改、補充、解釋權歸公司辦公室。

　　第二十二條 本辦法從發布之日起施行。