開發公司檔案管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強對公司檔案的管理，促進對各類檔案的共享和有效利用，防止各類檔案的丟失、損壞，制定本辦法。

　　第二條 本辦法適用于公司本部及項目部對工程、文書、聲像、實物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。

　　第三條 職責分工

　　(一)辦公室負責對公司的各類檔案實行統一管理和公司文書檔案、影像檔案、實物檔案的直接管理;監督、檢查本辦法的施行情況，對各部門的檔案工作及資料員進行業務指導和培訓。

　　(二)財務審計部在遵照本制度和財務檔案管理的有關法規性文件的前提下，負責公司會計檔案的管理，并接受辦公室的監督、檢查。

　　(三)各部門應指定本單位的檔案管理人員(兼)并報公司辦公室備案。

　　(四)各部門負責人負責本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。

　　第四條 檔案的分類

　　公司檔案分為七大類：文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案、影像檔案、實物檔案、經營檔案。各類檔案的具體管理見附件一至附件七。

　　第二章 檔案立卷、歸檔

　　第五條 辦公室及各職能部門的檔案(資料)管理員應定期(每月一次)進行檔案的收集。

　　第六條 立卷歸檔的時間

　　(一)各類法規、政府文件等外來文件，各部門在收到或取回文件后，原件必須在7日內交辦公室，由辦公室負責外來文件的統一登記、傳閱、保管。各經辦部門或個人視實際需要，可留存復印件。除了項目技術性文件外，其他內部受控文件在成稿后，原稿由公司辦公室歸檔。

　　(二)凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料、合同、協議等，均應在當月內立卷歸檔。每月底，各部門檔案管理員應把整理審定完畢的檔案資料移交辦公室保管。

　　(三)在獲得證照后，除了“稅務登記證”在財務審計部保存外，公司的其它各類證照(營業執照、資質證書、企業代碼證等)應在7日內交辦公室保存。項目的各類批文、證照原件，在辦理結束后三日內移交辦公室保存。

　　第七條 立卷歸檔的要求

　　(一)歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規律進行科學的分類、立卷，要保持文件之間的歷史聯系。

　　(二)案卷要求

　　1、歸檔案卷封面的各個項目均應填寫清楚。案卷標題要簡明確切，保管期限要準確，裝訂要整齊。

　　2、歸檔文件要按規定的次序系統排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。移交檔案時，雙方根據目錄清點核對，并履行簽字手續。

　　3、卷內文件排列要有順序，案卷能夠反映公司業務的全貌，便于保管和利用。

　　4、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

　　(三)各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章 、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

　　(四)影像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　第八條 交接檔案的要求

　　(一)交接的資料必須完整;

　　(二)交接的資料必須準確，務必真實地記錄企業發展地全過程，做到文、圖、物相符，數據準確要靠，簽字手續完備;

　　(三)歸檔資料必須為原件，用圓珠筆、復寫紙形成的資料和傳真件一般不得作為歸檔資料，如遇特殊情況需總經理助理批準;

　　(四)交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，由移交部門負責完善，無法完善的由移交部門形成書面說明材料報總經理助理審批方可歸檔;

　　(五)檔案盒、檔案袋的標簽及目錄的格式和內容實行統一的制作標準

　　(六)卷內資料均按有書寫內容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從“1”開始。頁號編寫位置：單面書寫的資料在右下角，雙面書寫的資料，正面在右下角，背面在左下角，折疊后圖標一律在右下角;

　　(七)交接資料時必須當面清點，核對確認無誤后，在材料交接清單上由雙方經手人和負責人簽字。移交清單一式二份，雙方各執一份(如有需要可提供電子版)。

　　(八)對工程資料檔案的特殊要求：

　　1、工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章 手續要完備。文字材料尺寸規格應采用A4幅面(297mm*210mm)，圖紙應采用國家標準圖幅(圖紙一般采用藍曬圖,竣工圖應是新藍圖);

　　2、用計算機出圖必須清晰。并且不同幅面的工程圖紙應統一折疊成A4幅面，圖標欄要露在外面;

　　3、所有竣工圖均應加蓋竣工圖章 ;

　　4、文字材料應按事項、專業順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

　　第三章 檔案的保管

　　第八條 歸檔后的檔案由辦公室統一保管。各部門、項目部臨時保管的檔案應設專用檔案柜，并由專(兼)職管理員負責保管。

　　第九條 檔案資料要按門類和載體進行科學的分類、排列和編號。檔案管理員要熟悉檔案情況，主動了解公司各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作，為公司各項業務的開展提供依據性資料。

　　第十條 辦公室要嚴格按照“八防”(防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防失密)的要求做好檔案的技術保護并定期檢查檔案保管情況。

　　第十一條 檔案柜內不得存放與檔案無關的物品。

　　第四章 檔案的借閱和保密

　　第十二條 檔案資料一般不外借。需要外借的檔案，借閱人應辦理借閱審批和登記手續。借閱、復印一般檔案，應經辦公室主任批準;重要檔案(機密文件、證照等)，需經公司總經理批準。

　　第十三條 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經辦公室主任和原形成檔案的部門負責人批準，方可借閱。

　　第十四條 借閱人員在抄寫、查閱檔案時，檔案管理員應積極配合、協助，嚴禁擅離崗位。

　　第十五條 借閱人員要愛護檔案，按期歸還。借閱人員不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借、涂改和私自復印。私自復印者，公司經查證屬實后給予“嚴重警告處分”。預期歸還者，檔案管理人員應及時催收。如延長借閱時間，須辦理續借手續。

　　第十六條 檔案的保密

　　(一)檔案管理人員必須有嚴格的保密觀念，保證公司檔案的絕對安全。

　　(二)檔案室要堅固，保管設備要符合保密要求。

　　(三)合理劃分并調整檔案密級，嚴格履行借閱手續，涉及公司重要信息的檔案必須由副總經理以上領導簽字后方可借閱，涉及本部業務的由部門負責人簽字后方可借閱，涉及其它部門的由本部門負責人及相關部門負責人簽字方可借閱。

　　(四)經常對員工進行保密教育，不斷增強保密觀念。檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

　　(五)企業在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案。

　　第五章 檔案鑒定和移交

　　第十七條 公司辦公室檔案管理員、各部門、項目部專(兼)職檔案管理員應按照檔案保管期限的規定，定期對檔案進行鑒定，準確確定檔案的存毀。

　　第十八條 檔案的鑒定工作應在公司分管領導的指導下，由公司辦公室和有關業務人員共同鑒定。失去保存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經公司總經理或總經理助理批準后，由專人進行監銷，并在銷毀清冊上簽字。

　　第十八條 檔案的移交工作需嚴格按照檔案館的規定，定期向檔案館移交。移交的檔案應保留一份復印件以備查考。

　　第六章 附則

　　第十九條 本公司人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方可離開崗位。

　　第二十條 檔案人員應積極開展檔案編研工作，積極配合公司相關部門編寫大事記、組織機構沿革等，為公司品牌建設服務。

　　第二十一條 公司所屬的各項目部的檔案管理工作遵照本辦法執行。

　　第二十二條 本辦法附七個附件，附件文件是本辦法的組成部分。

　　附件一：文書檔案管理細則

　　附件二：人事檔案管理細則

　　附件三：經營檔案管理細則

　　附件四：會計檔案管理細則

　　附件五：工程技術檔案管理細則

　　附件六：影像檔案管理細則

　　附件七：實物檔案管理細則

　　第二十三條 本辦法有辦公室負責解釋。

　　第二十四條 本辦法自頒布之日起施行。

篇2：集團公司檔案管理辦法

　　集團公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強EE公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據為已有。

　　第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

　　第四條EE公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監督和指導。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級機關文件材料應歸檔的有。

　　(一)上級機關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料;

　　(二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

　　(三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應歸檔的有。

　　(一)公司頒發的(包括轉發及其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各專業公司、各子公司及其他各所屬企業的請求與本公司的批復文件;

　　(三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告;

　　(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

　　(五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料;

　　(六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經營和管理的專業文件材料，如實業投資項目、房地產開發、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料(包括計算機盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業公司制定的規章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;

　　(十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：

　　(一)同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件;

　　(二)有關業務機關檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照(復印件)、章程、項目人員任兔文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。

　　(三)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

　　(七)本公司各部門及各專業公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統一發給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。

　　第三十一條各子公司應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

　　第三十二公司以往的相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進一步加強文書檔案的管理，規范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序，特制定本管理標準。

　　2 適用范圍

　　本標準適用于公司文書檔案管理。

　　3 術語和定義

　　文書檔案：是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。

　　4 管理職責

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，并接受市主管機關業務指導。

　　4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統計。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。

　　5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發生的重大事件及各項重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業務規定執行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區分，依照分類進行立卷。

　　5.3.3文書檔案發現文件破損要及時修復或復制。

　　5.4.文書檔案的統計和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數量統計。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結果。

　　5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。

　　5.5.2復制檔案資料時，需經公司辦公室主任批準，方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數和印發范圍和用途，并由文書檔案室進行復印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據檔案的政治、歷史，科學和現實價值確定其是否需要繼續保存，并將不需要繼續保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經相關部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業發展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監銷。檔案銷毀后，監銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。