華科大檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為了進一步加強我校檔案工作，有效保護和利用檔案，更好地為全校師生員工服務，為學校教學、科研、管理等各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》和《湖北省檔案管理條例》等規定，結合本校實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案，是指學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
第三條 檔案工作是學校重要的基礎性工作，學校應當把檔案工作納入學校整體發展規劃，實行統一領導，集中管理的原則，實行文件材料形成部門、課題組立卷(件)的歸檔制度。
各單位檔案工作應納入計劃和規劃，納入管理制度，納入職責范圍;各單位在布置、檢查、驗收、總結業務工作時，檔案工作要同步進行。
第四條 學校檔案是學校各項工作的真實記錄，是工作依據和歷史憑證，是重要的信息資源。學校檔案屬國家所有，是國家檔案資源體系的組成部分，屬于學校國有資產管理的范圍。
第二章 領導體制、機構和職責
第五條 學校檔案工作在校黨委領導下，由分管校領導負責，并履行如下職責：
(一)貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章制度;
(二)加強對學校檔案工作的領導，將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校信息化建設同步實施;
(三)建立健全與辦學規模相適應的檔案機構，落實檔案人員編制，落實發展檔案事業所需設施、設備以及工作經費;
(四)研究決定檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。
第六條 檔案館負責監督、指導和檢查全校各單位的檔案工作，其管理職責：
(一)貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作;
(二)組織制訂學校檔案工作規章制度，并負責貫徹落實;
(三)指導學校各單位文件材料的形成、積累和歸檔工作，并負責監督和檢查;
(四)負責接收(征集)、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料;
(五)編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源;
(六)組織實施檔案信息化建設，開展電子文件歸檔工作;
(七)開展檔案的開放和利用工作;
(八)監督和指導各二級單位檔案室建設，開展檔案工作人員的業務培訓;
(九)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能;
(十)開展檔案學術研究和交流活動;
(十一)完成學校領導及上級業務主管部門交辦的其他任務。
第七條 對于某些需特殊條件保管或利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，根據實際需要設立檔案室或檔案分室管理。
第八條 各二級單位必須有一名負責人分管檔案工作、配備若干檔案工作人員，負責本單位文件材料的收集、整理和移交工作。
檔案工作負責人職責：
(一)貫徹執行國家檔案政策法規和學校檔案工作規章制度，制定和健全本單位有關檔案管理制度，確保檔案工作納入工作計劃和規劃，納入議事日程，納入職責范圍;
(二)檢查、督促本單位文件材料的形成、積累、整理工作，保證文件質量和文件材料的及時歸檔;
(三)負責本單位檔案材料的安全和保密工作;
(四)為檔案工作人員提高政治、業務素質創造條件，切實幫助檔案工作人員解決工作中的實際困難。
檔案工作人員職責：
(一)貫徹執行學校檔案工作的政策和規定;
(二)負責組織和指導相關人員及時整理文件材料，完成檔案材料的收集、保管、整理和歸檔工作;
(三)負責本單位檔案的完整、準確、系統、安全和保密。
第三章 檔案的形成與接收
第九條 學校各單位或個人在教學、科研、管理等職務活動中形成的文件材料，由文件材料形成人員按歸檔要求，系統整理，編目，裝訂進盒，交本單位檔案工作人員檢查、整理后向檔案部門移交。任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。對涉密檔案材料的移交，嚴格執行有關保密規定。
對于個人在其非職務活動中形成的重要文件材料，檔案部門可通過征集、代管、捐贈等形式進行管理。
第十條 各單位文件材料歸檔范圍和保管期限參照相關文件確定。歸檔材料包括紙質、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶、磁(光)盤、實物等各種載體形式。按照檔案相關法規規定，逐步實現紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。
第十一條 學校部門歸檔工作職責劃分：全校性、綜合性材料由學校辦公室負責歸檔;科研項目的歸檔，由項目組負責整理，科技管理部門負責歸檔;其余按各職能部門分工負責相應材料的歸檔。歸檔涉及多個部門的，由文件的主辦部門歸檔，其他部門協辦。
第十二條 歸檔的檔案材料應當質地優良，書繪工整，著錄規范，聲像清晰，符合有關法規和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發布的相關標準執行。
第十三條 歸檔時間與手續：
(一)學校各部門形成的綜合類文件材料應當在次年6月底前歸檔;
(二)各院系形成的教學類文件材料應當在次學年寒假前歸檔;
(三)科研、基建項目和專題性、成套性文件材料，在項目完成通過鑒定驗收后第二年，完成整理歸檔工作;
(四)專利文件在專利批準后第二年，完成整理歸檔工作;
(五)財會類文件材料按照《會計檔案管理辦法》要求歸檔;
(六)人事檔案材料在形成后的一個月內由形成部門歸檔;
(七)檔案的移交、接收必須履行相應的手續，填寫移交清冊一式二份，并由交接雙方簽字蓋章。
第十四條 學校重大會議、重大活動、重大建設項目、重大科研項目和重大設備采購項目所形成的材料，由相關承擔部門整理后及時歸檔。檔案工作要與項目立項、檢查、鑒定、驗收同步進行，未經檔案驗收或驗收不合格的，不得進行工程竣工驗收、課題結題驗收、鑒定和報(評)獎工作。
第十五條 校內單位撤銷或合并時，應做好文件材料的交接或歸檔工作，校內新成立的單位要及時建立檔案工作制度。
第四章 檔案的管理
第十六條 要將檔案納入國有資產管理范疇，嚴格執行有關國有資產管理的法規。合理設置崗位職責權限，建立檔案接收、使用、檢查、鑒定、銷毀等登記制度，防止檔案資產流失，確保檔案資產完整安全，運用現代化管理手段，深層次開發檔案信息資源，充分發揮檔案資源的效益。
第十七條 檔案館要做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目、統計等工作，加強檔案的保護工作，采用先進的檔案保護技術，防止檔案破損、褪色、霉變和失散。
第十八條 檔案館要建立健全檔案安全體系。落實人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范措施，建立完善檔案安全應急管理制度，切實改善檔案保管條件，對重要檔案實行異地異質備份保管，確保檔案實體和檔案信息的安全。
第十九條 加強對涉密計算機和涉密載體的安全保密管理，嚴格執行“涉密不上網，上網不涉密”。保密檔案實行專人專柜專庫管理，保密檔案密級的變更和解密，依照相關法規辦理。
第二十條 對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，檔案部門會同有關部門鑒定并登記造冊報校長批準后，予以銷毀。銷毀檔案時，必須有兩人監銷，并在銷毀清冊上簽名。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
第五章 檔案的開放與利用
第二十一條 檔案館對于自形成之日起滿三十年的檔案應向全校和社會開放，涉及重大安全、重大利益以及到期不宜開放的檔案，須經學校主管領導批準后延期開放。
屬下列情況之一的，檔案到期不宜開放：
(一)涉及國家秘密的;
(二)涉及專利或者技術秘密的;
(三)涉及個人隱私的;
(四)檔案形成單位規定限制利用的;
(五)學校重要會議記錄。
檔案館應按有關規定定期公布開放檔案目錄，要創造條件，簡化手續，提供方便，最大限度滿足利用者需求。
第二十二條 檔案館是學校出具檔案證明的唯一機構。加蓋印章的檔案復制件，與原件具有同等效力。
第二十三條 檔案館提供檔案利用應遵循下列規定：
(一)凡持有合法證明的單位和個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后，均可以查閱、利用已經開放的檔案。
(二)查閱利用未開放檔案須經相關部門同意，并經檔案部門負責人批準，憑介紹信及有效證件方可查閱。涉密檔案的利用按保密部門規定執行，涉及重大問題的，還須經主管校領導批準。
(三)本校工作人員因公務查考，可憑介紹信及個人有效證件直接查閱利用本單位歸檔的檔案。查閱利用非本單位歸檔限制使用的檔案，須經檔案形成單位和檔案部門有關負責人同意。
(四)境外組織或個人利用檔案，按照國家有關規定辦理。
第二十四條 檔案館應積極開展檔案編研和宣傳工作。出版檔案史料和公布檔案，應當經檔案形成單位同意，并報請校領導批準。未經學校授權，其他任何組織或個人無權公布學校檔案。
第二十五條 檔案館一般不外借檔案，提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要外借的，應由分管校領導批準。
第六章 條件保障
第二十六條 檔案館檔案工作所需經費單獨立項，列入學校預算。各職能部門應對用于保存本部門歸檔文件所需的檔案裝具等設備，在本部門經費中開支。
第二十七條 學校應當為檔案館提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，館庫建設按照《檔案館建設標準》的要求執行。
存放涉密檔案應當設有專門庫房。存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。
第二十八條 學校應當為檔案館配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。
第七章 激勵與責任追究
第二十九條 有下列事跡之一的，學校以及有關部門應當給予表彰：
(一)在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的;
(二)在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的;
(三)在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的;
(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給檔案館的;
(五)同違反檔案法律法規的行為作斗爭，表現突出的。
第三十條 學校建立檔案工作責任追究制度，檔案館和各二級單位對各自分管范圍的檔案工作承擔主體責任。各單位黨政負責人是各自檔案工作的第一責任人。檔案館要加強檔案法規宣傳教育和業務培訓，提高學校各單位領導和工作人員檔案責任意識和檔案工作能力。
第三十一條 分管檔案工作校領導、檔案館及各二級單位負責人應認真履行本辦法第二章規定的檔案管理職責。建立檢查考核制度，納入工作計劃，與各項工作緊密結合，一同部署、一同落實、一同檢查、一同考核。
第三十二條 檔案管理責任落實不到位造成嚴重后果的,視情節輕重，按照問責程序由學校相關部門給予批評教育、誡勉談話，責令作出書面檢查、進行通報批評，給予組織處理或紀律處分。
第三十三條 有檔案管理違法違紀行為的單位，其負有責任的領導人員和直接責任人員，以及有檔案管理違法違紀行為的個人，應當承擔紀律責任。有下列行為之一的，由學校對有關責任人員，依照《檔案管理違法違紀行為處分規定》、《事業單位工作人員處分暫行規定》給予警告，記過，降低崗位等級或者撤職，開除處分。
(一)將公務活動中形成的應當歸檔的文件材料、不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的;
(二)違反保密規定，擅自提供、抄錄、復制、公布檔案的;
(三)因工作不負責任或者不遵守檔案工作制度，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的;
(四)擅自出賣、贈送、交換檔案的;
(五)涂改、偽造檔案的;
(六)擅自從檔案中抽取、撤換、添加檔案材料的;
(七)攜運、郵寄禁止出境的檔案或者其復制件出境的;
(八)未配備安全保管檔案的必要設施、設備，或者未建立檔案安全管理規章制度，或者明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，導致檔案安全事故發生的;
(九)檔案安全事故發生后，不及時組織搶救，或者隱瞞不報、虛假報告、不及時報告，或者干擾阻撓有關部門調查的;
(十)其他違反檔案法律法規的行為。
有檔案管理違法違紀行為，應當給予黨紀處分的，移送黨的紀律檢查機關處理。涉嫌犯罪的，移送司法機關依法追究刑事責任。
第八章 附則
第三十四條 附屬協和醫院、同濟醫院、梨園醫院等附屬單位參照本文件制定本單位的檔案管理辦法。
第三十五條 政策性較強的干部人事等檔案門類的管理除執行本辦法外，還要執行國家有關文件規定。
第三十六條 本辦法由檔案館負責解釋。
第三十七條 本辦法自公布之日起施行?！秡科技大學檔案管理辦法》(校檔[20**]2號)同時廢止。
z科技大學
篇2：集團公司檔案管理辦法
集團公司檔案管理辦法范本
第一章 總 則
第一條為了加強EE公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。
第二條凡總公司各部門、專業公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據為已有。
第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。
第四條EE公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監督和指導。
第二章 歸檔范圍
第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。
第六條上級機關文件材料應歸檔的有。
(一)上級機關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料;
(二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。
(三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。
(四)其他文件材料。
第七條公司文件材料應歸檔的有。
(一)公司頒發的(包括轉發及其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。
(二)公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各專業公司、各子公司及其他各所屬企業的請求與本公司的批復文件;
(三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告;
(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;
(五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料;
(六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;
(七)反映公司經營和管理的專業文件材料，如實業投資項目、房地產開發、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等;
(八)公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料(包括計算機盤片等);
(九)公司及各部門、各專業公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;
(十)公司及各部門、各專業公司制定的規章制度等;
(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;
(十三)公司及各部門、各專業公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;
(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;
(十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根;
(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;
(十八)公司或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料;
(十九)公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證;
(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。
第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：
(一)同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件;
(二)有關業務機關檢查本公司工作形成的重要文件;
(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。
第三章 立卷歸檔要求
第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。
第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。
第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。
第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：
(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照(復印件)、章程、項目人員任兔文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。
(二)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。
(三)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(五)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。
(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。
(七)本公司各部門及各專業公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統一發給。
第四章 檔案保管期限
第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
第十四條確定公司檔案保管期限的原則
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。
第五章 檔案的鑒定與銷毀
第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。
第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。
第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。
第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。
第六章 檔案的借閱
第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。
第二十條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。
第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。
第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。
第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。
第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。
第七章 罰 則
第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。
第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。
第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。
第八章 附 則
第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。
第三十一條各子公司應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。
第三十二公司以往的相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。
篇3：公司文書檔案管理辦法(6)
公司文書檔案管理辦法(六)
1 總則
為進一步加強文書檔案的管理，規范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序，特制定本管理標準。
2 適用范圍
本標準適用于公司文書檔案管理。
3 術語和定義
文書檔案：是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。
4 管理職責
4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，并接受市主管機關業務指導。
4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。
4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統計。
5 管理活動、程序及要求
5.1.文書檔案收集
5.1.1文書檔案收集的范圍
5.1.1.1上級來文及資料。
5.1.1.2公司文件。
5.1.1.3公司歷史檔案。
5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。
5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。
5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。
5.1.1.7公司發生的重大事件及各項重要活動的音像資料。
5.1.2文書檔案的收集
5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關的資料。
5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。
5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權拒收。
5.2.立卷與歸檔
5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業務規定執行。
5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。
5.3文書檔案的整理和保管
5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。
5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區分，依照分類進行立卷。
5.3.3文書檔案發現文件破損要及時修復或復制。
5.4.文書檔案的統計和檢查
5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數量統計。
5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結果。
5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續。
5.5.文書檔案的利用和借閱
5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。
5.5.2復制檔案資料時，需經公司辦公室主任批準，方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數和印發范圍和用途，并由文書檔案室進行復印。
5.6.文書檔案的鑒定和銷毀
5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據檔案的政治、歷史，科學和現實價值確定其是否需要繼續保存，并將不需要繼續保存的檔案剔出銷毀。
5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經相關部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業發展部組成。
5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監銷。檔案銷毀后，監銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。