A國際學院工程檔案管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 根據《中華人民共和國檔案法》、《**國際學院檔案管理辦法(試行)》及市城建檔案管理的有關規定，結合工作實際，制定本辦法。

　　第二條 基建工程檔案是重要的工程技術資料，是工程項目建設情況的歷史憑證，是工程項目建成投入使用后，管理、維修、改建、擴建的依據。

　　第三條 制定本辦法是為了加強和規范工程檔案管理，提高工程檔案的利用率，更好地為教學、科研和基建管理工作服務。

　　第二章 工程檔案的管理體制

　　第四條 基建工程檔案工作接受學院檔案室的業務管理和市城建檔案室的業務指導，實行統一領導、兩級管理、部門立卷的管理體制，由工程檔案資料管理員專門管理工程檔案資料。

　　第五條 工程檔案資料管理員的職責是：

　　(一)貫徹執行國家檔案法規和學院檔案工作管理辦法，努力學習檔案工作專業知識，終于職守，認真做好工程檔案管理工作;

　　(二)嚴格按《工程檔案歸檔范圍》的規定，認真落實檔案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用5個環節;

　　(三)每項工程竣工后3個月內，完成該項工程的立卷歸檔工作，按時向學院檔案室移交，每年3月底前把上一年立卷的檔案目錄和移交檔案室的檔案目錄書面報本辦公室檔案工作責任人;

　　(四)負責工程檔案和工程資料的保管、安全、保密和提供利用;

　　(五)定期檢查檔案裝具及案卷的保管情況，防止蟲蛀、鼠咬和霉變情況發生，發現問題及時整改;

　　(六)參加學院檔案室和市城建檔案室組織的各種檢查、評比工作。

　　第六條 基建工程檔案工作是基建管理工作的一部份，納入基建管理工作計劃和工作業績考核內容。每個工程項目的責任人任該項目的檔案工作責任人。檔案工作責任人的職責是按本辦法的規定和分工做好所管項目歸檔材料的收集及有關工作。

　　第三章 工程檔案的收集

　　第七條 工程檔案的收集是工程檔案管理工作的基礎，必須按《工程檔案歸檔范圍》的規定，認真收集。

　　第八條 工程檔案歸檔材料的收集是工程檔案資料管理員和基建工程部全體人員的共同責任，必須提高檔案意識，認識到工程檔案的重要性，齊心協力把歸檔材料收集齊全。

　　第九條 工程項目立項、投資歸檔材料的收集工作由工程檔案資料管理員負責。

　　第十條 建筑工程拆遷批準文件歸檔資料的收集工作由具體承辦人負責，在拆遷手續完成后1個月內向工程檔案資料室移交，分管領導檢查、落實。

　　第十一條 工程項目設計、設計變更及規劃報建歸檔材料的收集工作具體承辦人負責。承擔設計委托及報建的工作人員在工作完成后的1個月內向工程檔案資料室移交歸檔材料。部領導檢查、落實。

　　第十二條 工程項目招標檔案的收集、整理、立卷、保管、利用工作，工程檔案資料管理員負責。

　　第十三條 工程項目施工及施工報建歸檔材料的收集工作由具體承辦人負責。由于施工周期較長，為了防止歸檔材料的流失，應在每道工序完成后3天內，由項目負責人收齊該道工序的檢測、驗收等歸檔材料，向工程檔案資料室移交。工程項目竣工驗收合格后2個月內，由項目負責人收齊全部歸檔材料，向工程檔案資料室移交，其中的檢測、驗收及竣工資料必須完整、無誤，有監理單位及行業主管部門的審核、簽證，有項目負責的審核、簽證。

　　第十四條 工程檔案資料管理員必須及時了解各工程項目的進展情況，督促各相關人員及時移交歸檔材料。在接收歸檔材料時要按《工程檔案歸檔范圍》的規定認真檢查驗收，對不符合要求的要提出明確的整改意見，問題突出的應及時報告，及時協調解決。

　　第十五條 工程檔案資料管理員在接收歸檔材料時，必須認真填寫《工程檔案歸檔材料收集登記表》，移交人和接收人清點交接后，在表上簽名。接收和發放設計文件時要填寫《**國際學院基建工程項目設計文件接收(發放)單》。

　　第十六條 因工作需要借用已收集好的歸檔材料時，按檔案保管利用的規定，嚴格登記，辦理借用手續，并限定使用時間，用完后及時歸還。

　　第四章 工程檔案的整理與立卷

　　第十七條 為了使歸檔材料更加規范，便于整理，延長使用壽命，干部職工，特別是領導干部在日常工作中應注意以下問題：

　　(一)簽署意見、批示、簽名時須使用碳素墨水，在紙張左側要空出2厘米的位置，以免裝訂后影響查閱;

　　(二)起草各種文件，交付打印的定稿應使用A4(210毫米×297毫米)規格的紙張，使用碳素墨水書寫。

　　第十八條 工程檔案的整理是工程檔案管理的研究性工作，必須嚴格按《工程檔案歸檔范圍》的規定，認真篩選，注意保持工程項目建設的自然規律和完整性，保持材料之間的有機聯系，保持材料的系統性和不同特點。

　　第十九條 工程項目的建設是一個長期的過程，因此收到歸檔材料后必須隨時整理、分類，發現問題及時整改，而不能等到工程竣工之后再一起進行，使問題成堆，時間拖延，難于糾正。

　　第二十條 已整理好的歸檔材料應使用專用的裝具裝好，注明工程項目名稱，存放在專用的柜子里，建立歸檔材料檢索，取放方便。

　　第二十一條 工程項目竣工交付使用后，必須及時把整理好的歸檔材料立卷。

　　第二十二條 立卷時應注意下列問題：

　　(一)按時間先后順序和主次、重輕順序排卷內材料秩序，結果在前，起因在后，如：批復在前，請示在后;正稿在前，定稿在后;結論在前，證據在后等;

　　(二)按建設單位(使用單位)--工程項目--材料種類3要素書寫案卷標題;

　　(三)在案卷左側1厘米處裝訂，3孔1線，左、下方對齊，厚度不超過1厘米，一個工程項目可以分成若干卷，分卷時要注意不把一個問題分在兩個案卷中，保持案卷內容相對的完整性。

　　(四)裝訂前要清除材料中的金屬物，修補破損處，切除多余處，操作中一定不能傷害文字及符號，紙張過大時可以折疊;

　　(五)按要求填寫案卷封面、備考表和案卷目錄，貼上標簽后裝盒上柜。 第二十三條 立卷工作完成后，應將無法立卷和重復多余的歸檔材料及時銷毀，以免占用裝具。銷毀前應將擬銷毀的材料目錄書面報本辦公室和部檔案工作責任人，經批準后進行。

　　第五章 工程檔案的保管與利用

　　第二十四條 工程檔案的保管以防潮、防蛀、延長使用壽命和便于利用為原則，應滿足以下保管條件： (一)配置專用的檔案室和符合檔案保管要求的裝具; (二)配置除濕、防蟲、消防、防盜設備;

　　第二十五條 工程檔案的管理要規范化，用計算機管理檔案信息，歸檔材料的收集、歸檔材料的借用與歸還、設計文件的接收和發放、檔案的借閱與歸還、檔案的目錄、上交的檔案目錄等信息都要分類統計，建立卡片檢索和計算機檢索兩種檢索工具，保全檔案信息，提高工作效率。 第二十六條 保管工程檔案的目的是為了利用，在遵守工程檔案利用規定的前提下，應提倡和鼓勵利用。

　　第二十七條 部內工作人員查閱或復印工程檔案，須經基建工程部主官批準，認真辦理查閱登記手續后，在工程檔案室內進行，查閱人必須遵守保密制度，不翻閱與所查內容無關的案卷，嚴禁涂改、毀損、抽拆和改變檔案內容。

　　第二十八條 校內單位、個人查閱或復印工程檔案，須經后勤集國分管基建工程部的領導批準。 第二十九條 校外單位、個人查閱或復印工程檔案，應持有單位介紹信、本人工作證或身份證，按第二十六條、第二十七條規定辦理，必要時須經院辦同意。

　　第三十條 工程檔案的原件一般不外借，確因工作需要借出的，校內單位、個人要寫出書面借條，經過基建部主管批準后方可借出;校外單位、個人要寫出書面借條，經院辦批準后方可借出。借出時間一般不超過3天，確需延長的，須按上述程序辦理續借手續，續借時間最長不超過15天。檔案管理人員示情況確定交押金500-1000元。

　　第三十一條 工程檔案管理員要堅持每月清理檔案借閱情況，到期未還的，及時催還;問題突出的，及時報告本辦公室和部檔案工作責任人，協調解決。

篇2：集團公司檔案管理辦法

　　集團公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強EE公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據為已有。

　　第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

　　第四條EE公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監督和指導。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級機關文件材料應歸檔的有。

　　(一)上級機關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料;

　　(二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

　　(三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應歸檔的有。

　　(一)公司頒發的(包括轉發及其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各專業公司、各子公司及其他各所屬企業的請求與本公司的批復文件;

　　(三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告;

　　(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

　　(五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料;

　　(六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經營和管理的專業文件材料，如實業投資項目、房地產開發、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料(包括計算機盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業公司制定的規章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;

　　(十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：

　　(一)同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件;

　　(二)有關業務機關檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照(復印件)、章程、項目人員任兔文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。

　　(三)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

　　(七)本公司各部門及各專業公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統一發給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。

　　第三十一條各子公司應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

　　第三十二公司以往的相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進一步加強文書檔案的管理，規范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序，特制定本管理標準。

　　2 適用范圍

　　本標準適用于公司文書檔案管理。

　　3 術語和定義

　　文書檔案：是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。

　　4 管理職責

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，并接受市主管機關業務指導。

　　4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統計。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。

　　5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發生的重大事件及各項重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業務規定執行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區分，依照分類進行立卷。

　　5.3.3文書檔案發現文件破損要及時修復或復制。

　　5.4.文書檔案的統計和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數量統計。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結果。

　　5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。

　　5.5.2復制檔案資料時，需經公司辦公室主任批準，方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數和印發范圍和用途，并由文書檔案室進行復印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據檔案的政治、歷史，科學和現實價值確定其是否需要繼續保存，并將不需要繼續保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經相關部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業發展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監銷。檔案銷毀后，監銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。