公司檔案室管理工作辦法

　　目的

　　加強檔案管理工作，保證檔案的及時收集、歸檔、完整和有效利用。

　　適用范圍

　　適用于公司檔案室的各種檔案的管理工作。

　　職責

　　主管行政公司領導負責外單位(個人)查閱檔案的審批。

　　行政管理部經理負責公司員工借閱檔案的審批。

　　檔案員職責

　　1) 檔案員負責檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放;

　　2) 檔案資料的交接;

　　3) 辦理檔案的借閱、登記、統計;

　　4) 執行相關保密制度;

　　5) 檔案室設備、設施的管理等。

　　工作步驟

　　檔案資料的確定

　　凡屬下列幾類資料均屬歸檔資料：

　　1) 本公司基本情況資料，包括批文、營業執照、代碼本、財產登記臺帳、管理制度、合同、人事勞資、工作基本情況描述等資料;

　　2) 公司行文，包括發文、發函、會議紀要、報告、請示等;

　　3) 各部門資料，包括業務、行政管理等材料;

　　4) 外來資料，包括中央、省、市、區、集團公司來文、友鄰單位及其它單位、組織來文及法律法規等;

　　5) 圖書等參考資料，包括參考書籍、期刊、報紙及其它宣傳資料等;

　　6) 其它。

　　檔案編號

　　檔案分劃

　　為便于系統化管理，根據檔案的內容和形式特征，將公司檔案劃分為八大類(為一級分類)，每一大類下再劃分出若干子類(為二、三、四級分類)。具體分劃詳見《檔案分劃編號表》

　　檔案編號

　　為方便查閱檔案資料，根據檔案分劃對檔案進行編號。編號采用八位阿拉伯數字。具體編號方法如下：

　　1)分類圖示：

　　┌─┬─┬─┬─┐

　　│*│*│*│*│

　　└┬┴┬┴┬┴┬┘

　　│ │ │ └───── 第四級類，類數0～99

　　│ │ │

　　│ │ └─────── 第三級類，類數0～999

　　│ │

　　│ └───────── 第二級類，類數0～9

　　│

　　└─────────── 第一級類，類數0～99

　　每一編號的具體意義。

　　2)案卷號、文件順序號按電腦輸入時間自動排序，從00000001開始。

　　檔案地址確定

　　檔案存放位置利用分類編號來確定。

　　確定檔案一級類存放區：根據各一級類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一級類檔案存放區。各一級類檔案存放區依序按從右到左、從正面架到反面架的順序在檔案架上標出。

　　各一級類檔案區內的子級類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。

　　每一份檔案均存放在某一級類的檔案盒內。

　　同一個檔案盒內的檔案資料按編號順序從上到下排列存放。

　　每一類檔案在柜架存放時均須留有一定余地，以保證新增檔案的存放。

　　歸檔管理

　　歸檔前資料管理

　　1) 分散在各部門的資料歸檔前由各部門兼職資料員負責管理。

　　2) 各部門必須設置資料固定存放處，并將資料分類放入不同的卷宗內。

　　3) 各部門負責人對應歸檔資料的完整、完好負責。

　　歸檔時間

　　各類檔案資料視其類別、性質等不同，分別按如下原則確定歸檔時間。

　　1) 公司批文、供水、供電增容計劃指標下達執行書等重要文件隨時歸檔;

　　2) 法律訴訟、外來文件等資料處理完畢即行歸檔;

　　3) 用戶資料在用戶辦理完各項手續后即行歸檔;

　　4) 各項工程資料在驗收后一個星期內歸檔;

　　5) 各部門當年的業務、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內歸檔;

　　6) 圖書資料購買后即歸檔，期刊、雜志半年歸檔一次。

　　7) 其它資料按公司領導確定的時間歸檔。

　　歸檔要求

　　1) 歸檔資料必須完整，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設計圖紙及其更改通知等都必須齊全;

　　2) 歸檔的文件資料必須是原件。部門須常用的資料可留用復印件，原件歸檔。書寫材料必須是耐久的紙張、墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆，純蘭墨水;

　　3) 歸檔資料必須準確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數字準確”，設計的修改也須在圖紙上反映出來。

　　檔案資料移交

　　1) 資料歸檔前各部門須按類整理好，并填寫《檔案資料移交清單》。

　　2) 移交時，檔案員須仔細核對移交的資料，核對無誤后，交接人在移交清單上簽字。

　　3) 移交清單一式兩份，交接人各留存一份。

　　資料編號歸檔

　　檔案員把各類移交資料按編號辦法進行整理、編號。

　　檔案員須把每份檔案資料名稱、編號和歸檔時間等逐一登記在《登記冊》上。

　　編號后的檔案，按4.3“檔案地址確定”的規定上架排列存放。

　　檔案管理

　　檔案室由行政管理部負責管理，行政管理部指定檔案員負責具體管理工作。

　　檔案員崗位職責

　　1) 檔案員必須熟練掌握檔案業務知識，了解、掌握公司職能活動和檔案材料情況。

　　2) 檔案員負責檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放、管理等工作。

　　3) 檔案員負責督促各部門檔案資料的移交工作。

　　4) 檔案員負責檔案資料的借閱、登記、統計等工作。

　　5) 各部門兼職資料員必須配合公司檔案員做好有關檔案資料的收集、整理及交接等工作。

　　6) 檔案員必須按要求做好保密工作。

　　7) 檔案員必須做好檔案室設備、設施的保管維護工作。

　　8) 檔案員必須完成公司安排的其它相關工作任務。

　　檔案保管

　　1) 檔案架合理排放，既保證光線充足、通風，又能方便使用。

　　2) 檔案室必須每天清潔一次，每周大掃除一次，保持清潔衛生。

　　3) 檔案室內嚴禁煙火，室內須配滅火器材，檔案員必須掌握正確使用滅火器材的方法。

　　4) 保持檔案室干燥，定期在柜架中投放干燥劑。

　　5) 雨季加強檢查，每逢大雨必須檢查檔案室有無漏水、滲水現象，雨后即檢查檔案有無潮霉現象。

　　6) 檔案柜架內須定期投放防霉、防鼠藥品，定期檢查檔案有無霉變、鼠咬現象。

　　7) 發現檔案有潮霉、鼠咬情況，應立即采取措施加強防范，對已造成損壞的檔案進行修復、補制。

　　8) 下班時或檔案員離開時應仔細關好、鎖好門窗。檔案室鑰匙除檔案員外，其他人不得持有。

　　檔案鑒定與銷毀

　　文書檔案資料保存期限分別為短期15年、長期25年、永久三類。城建檔案的保存期限分為短期30年，長期70年，永久三類。

　　公司抽調各部門有關人員組成檔案鑒定小組，鑒定小組負責審議、鑒定檔案資料的保存期限。

　　鑒定小組于每年的最后一個季度內召開一次鑒定會，審議、鑒定新增資料的年限及應銷毀的資料。

　　檔案資料的銷毀由檔案員具體執行，鑒定小組委派一人監督執行。

　　銷毀檔案編號的處理

　　經鑒定不需保存但暫時不能銷毀的檔案，將其從原存放架上取出，用*(表示暫存記號)標識記號，并將其裝訂放入專門存放區內。

　　檔案銷毀情況均須登記在《金地物業管理有限公司檔案銷毀登記表》上。

　　檔案借閱

　　檔案資料一般只限于公司員工及集團公司需要查閱的人員查閱。

　　外單位及個人因工作需要查閱檔案的，必須經主管行政副總經理批準。

　　檔案一般只限于在檔案室內查閱，因工作需要借出時，必須填寫《檔案借閱申請審批表》。

　　審批表經部門負責人批準簽字后，交行政管理部負責人批準簽字，方可借出檔案。

　　借出檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點等，不得缺頁、遺失、私自復印，并保證如期歸還。

　　檔案借還情況須在登記本上登記。

　　檔案統計

　　檔案資料定期進行清理、統計。

　　檔案員必須每季度統計一次檔案增刪、使用及管理情況，并將統計結果報行政管理部負責人。

　　檔案管理意外事件處理程序

　　檔案失盜、借出檔案人丟失或損毀檔案、潮霉鼠咬損毀檔案等均屬于檔案管理中的意外事件。

　　處理程序

　　發生意外事件時，首先應立即將事件情況報告行政管理部負責人和主管領導。

　　當發生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時，應立即設法追回所失檔案;

　　當發生借出人損毀檔案或潮霉鼠咬等損毀檔案事件時， 應立即對損毀檔案設法進行修補、復原;

　　若無法追回、修補損失的檔案，則應請有關部門協助設法重新補制。

　　在進行補救工作的同時，對意外事件發生的原因進行調查，追究有關人員的責任。

　　根據意外事件發生的性質及檔案損毀程度，對有關責任人進行行政和經濟處罰。

篇2：集團公司檔案管理辦法

　　集團公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強EE公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據為已有。

　　第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

　　第四條EE公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監督和指導。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級機關文件材料應歸檔的有。

　　(一)上級機關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料;

　　(二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

　　(三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應歸檔的有。

　　(一)公司頒發的(包括轉發及其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各專業公司、各子公司及其他各所屬企業的請求與本公司的批復文件;

　　(三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告;

　　(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

　　(五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料;

　　(六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經營和管理的專業文件材料，如實業投資項目、房地產開發、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料(包括計算機盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業公司制定的規章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;

　　(十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：

　　(一)同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件;

　　(二)有關業務機關檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照(復印件)、章程、項目人員任兔文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。

　　(三)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

　　(七)本公司各部門及各專業公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統一發給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。

　　第三十一條各子公司應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

　　第三十二公司以往的相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進一步加強文書檔案的管理，規范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序，特制定本管理標準。

　　2 適用范圍

　　本標準適用于公司文書檔案管理。

　　3 術語和定義

　　文書檔案：是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。

　　4 管理職責

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，并接受市主管機關業務指導。

　　4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統計。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。

　　5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發生的重大事件及各項重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業務規定執行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區分，依照分類進行立卷。

　　5.3.3文書檔案發現文件破損要及時修復或復制。

　　5.4.文書檔案的統計和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數量統計。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結果。

　　5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。

　　5.5.2復制檔案資料時，需經公司辦公室主任批準，方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數和印發范圍和用途，并由文書檔案室進行復印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據檔案的政治、歷史，科學和現實價值確定其是否需要繼續保存，并將不需要繼續保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經相關部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業發展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監銷。檔案銷毀后，監銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。