建設集團采購管理控制程序

　　1 目的

　　為確保對影響采購質量的關鍵環節實施控制，保證采購產品的質量、性能、交付和服務等各方面，符合顧客、法律法規、職業健康安全和環境的要求，并滿足公司工程建設和管理的需要，特制定本程序。

　　2 適用范圍

　　適用于公司在工程建設和生產準備過程中的所有產品或服務的采購控制。

　　3 職責

　　3.1 采購管理實行業務管理原則和法律歸口管理的原則。

　　3.2 總經理負責領導公司的采購管理，副總經理協助總經理負責領導公司的采購管理。

　　3.3 物資部、綜合管理部以及計劃部是采購管理主要部門。

　　4 管理內容與要求

　　4.1.1 物資部負責與設備、材料等有關的采購管理工作，包括：

　　--設備、原輔材料;

　　--生產性低值易耗品;

　　--非標設備加工承攬;

　　--貨物倉儲保管;

　　--貨物運輸;

　　--貨物保險;

　　--行政管理所涉及的形成固定資產的低值易耗品。

　　4.1.2 綜合管理部負責與行政管理、基礎設施建設有關的采購管理工作，包括：

　　--人員聘用;

　　--培訓;

　　--法律咨詢;

　　--審計事務;

　　--廣告、宣傳;

　　--后勤管理;

　　--綠化維護;

　　--行政管理涉及的不形成固定資產的非生產性低值易耗品。

　　4.1.3 計劃部負責與工程建設有關的勞務采購的采購管理工作，包括：

　　--建設工程(包括勘測設計、建筑安裝工程等);

　　--工程監理;

　　--技術引進;

　　--工程設備安裝調試;

　　--技術咨詢、評估監測及科學試驗;

　　--財產保險;

　　--財產租賃;

　　--其他與工程建設有關的采購。

　　4.2 采購的申請

　　4.2.1 工程項目(勞務)采購的申請

　　由工程項目涉及業務管理部門填寫《工程項目(勞務)采購申請表》提出申請，部門主管提出初審意見，提交計劃部，計劃部提出審核意見，報公司領導批準后備案并進行采購管理工作。

　　4.2.2 物資采購申請

　　4.2.2.1 工程用物資的采購申請

　　由物資使用部門填寫《物資采購申請表》提出申請，各專業(包括汽機、鍋爐、發電機、熱工以及土建專業)負責人對申請審核后，由物資使用部門主管提出初審意見，計劃部根據經批準采購申請的工程實際需要提出審核意見，報公司領導批準后備案并提交物資部，物資部將已批準的采購申請的物資納入采購計劃，并進行物資采購管理工作。

　　4.2.2.2 生產性低值易耗品的采購申請

　　由物資使用部門填寫《物資采購申請表》提出申請，部門主管提出初審意見，計劃部根據工程預算以及年度預算提出審核意見，報公司領導批準后備案并提交物資部，物資部將已批準的采購申請的物資納入采購計劃，并進行物資采購管理工作。

　　4.2.2.3 行政管理涉及的貨物采購申請

　　由使用部門填寫《物資采購申請表》提出申請，部門主管提出初審意見，提交綜合管理部，綜合管理部提出審核意見并備案，報公司領導批準后由物資部或綜合管理部進行貨物采購管理工作。物資部負責形成公司固定資產低值易耗品以及生產性低值易耗品的采購;綜合管理部負責不形成固定資產非生產性低值易耗品的采購。

　　4.2.3 培訓采購申請

　　由需求部門提出填寫《培訓申請表》提出申請，部門主管提出初審意見，提交綜合管理部，綜合管理部提出審核意見并備案，報公司領導批準后，由綜合管理部組織采購。

　　4.2.4 其他采購申請

　　由需求部門填寫《簽報》提出申請，部門主管提出初審意見，提交相關采購主要管理部門，主要管理部門提出審核意見并會簽后報公司領導批準，由采購主要管理部門組織采購。

　　4.3 潛在合格供方的選擇以及合格供方名錄的建立

　　4.3.1 各管理部門應建立各職能范圍內的合格供方名錄，潛在的合格供方的選擇應根據以下信息確定：

　　--供方提供的產品已在公司使用的，使用部門反饋的信息;

　　--供方提供產品在同容量電廠的使用情況;

　　--供方資質證明、質量、安全、環保業績以及遵循法律法規要求的符合情況;

　　--公司專業技術人員的推薦;

　　--承辦部門在市場上了解、收資的信息。

　　4.3.2 確定潛在的合格供方后，由各管理部門負責組織各職能范圍內的潛在合格供方進行調查，進行資質審查。

　　4.3.3 潛在合格供方的資質審查內容應包括：

　　--主體資格：具有經年檢的企業法人營業執照或營業執照;

　　--經營范圍：欲簽合同標的應復核當事人經營范圍，設計專營許可的，應具有相應的許可、等級及資質證書等;

　　--代理權限：由代理人代簽合同的，應出具真實、有效的法定代表人(主管)身份證明、授權委托書、代理人身份證明等;

　　--履約能力：具有支付能力、生產能力、運輸能力、技術能力。必要時應要求其出具資產負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件;

　　--履約信用：重合同、守信用，無違約事實，現時未涉及重大經濟糾紛或重大犯罪案件。

　　4.3.4 潛在合格供方的資質審查經相關部門會簽后，并報分管副總經理批準后，納入合格供方名錄。

　　4.3.5 相關職能部門應每年定期對合格供方名錄進行復評。

　　4.4 勞務、物資及服務的采購管理

　　4.4.1 申請經公司領導批準后，物資部、綜合管理部及計劃部負責各自職能范圍內的采購管理。

　　4.4.2 采購的標的金額按以下管理內容進行管理：

　　4.4.3 預算金額在人民幣伍拾萬元以下的采購，管理部門應在合格供方名錄中選擇3家以上合格供方，報公司領導或授權人確定供方后實施采購。

　　4.4.4 預算金額在人民幣伍拾萬元以上(含伍拾萬元)的采購，管理部門應選擇3家以上合格供方，作為潛在投標方，報招標領導小組確定投標方，在招標領導小組的領導下，由招標工作小組按《招標管理實施細則》進行招標，確定供方后實施采購。

　　4.5 招標管理

　　4.5.1 公司依法成立公司招標領導小組、招標工作小組。

　　4.5.2 公司招標領導小組是公司招標的最高決策機構，決定公司招標的方針、政策、重大工程及物資的招標方案。

　　4.5.3 招標工作小組由物資、工程兩個招標工作小組組成，負責招標的各項具體組織工作。

　　4.5.4 招標管理工作具體按《招標管理實施細則》執行。

　　4.6 合同管理

　　4.6.1 確定供方后，金額在1萬元以內的，由采購管理部門自行采購;金額在1萬元(含1萬元)以上的，由采購管理部門起草合同，按合同管理流程進行合同管理，具體按《合同管理辦法》執行。

　　4.7 采購產品的驗證

　　4.7.1 勞務采購的驗證

　　產品交付前，按《工程驗收管理規定》進行驗收，并根據相關供方的施工工期、施工能力、安全、環境和服務進行勞務和服務采購的驗證，驗證結果可作為合格供方復評的輸入。

　　4.7.2 物資采購的驗證

　　產品交付時，物資部按《設備、物資材料質檢管理辦法》進行驗證，產品交付并投入使用一定時期后，由物資部可向產品使用部門發問卷調查，進行產品驗證，問卷調查可作為合格供方復評的輸入。

　　4.7.3 服務采購的驗證

　　綜合管理部根據服務采購的協議或合同要求，對提供服務相關供方的服務態度、工作績效及需求部門反饋的信息，實施驗證，驗證結果可作為合格供方復評的輸入。

　　4.8 對供方采購勞務、服務及物資的管理

　　4.8.1 公司對相關供方擬選擇的設備、材料供應商有否決權。相關供方所采購的材料、設備及特種材料，必須由公司審定。相關供方應提供所有物資供應分供方名錄以及相應的資質資料報物資部備案

　　4.8.2 公司對勞務供方擬選擇的勞務分供方有否決權，重大分包合同招標應邀請公司參加，勞務供方應提供所有勞務分供方名錄以及相應的資質資料報計劃部備案。

　　5 相關文件

　　《培訓控制程序》

　　《合同管理辦法》

　　《工程招標管理實施細則》

　　《物資招標管理實施細則》

　　《設備、物資材料質檢管理辦法》

　　《工程驗收管理規定》

　　6 相關記錄

　　《工程項目(勞務)采購申請表》

　　《物資采購申請表》

　　7 附錄

　　附錄A 流程圖

　　附錄B 《工程項目(勞務)采購申請表》

　　附錄C 《物資采購申請表》

　　附 錄 A

　　(資料性附錄)

　　流程圖

　　A.1 合格供方名錄建立流程圖

　　A.2

　　使用部門采購申請

　　采購管理控制流程圖

　　附 錄 B

　　(規范性附錄)

　　工程項目(勞務)采購申請表

　　附 錄 C

　　(規范性附錄)

　　物資采購申請表

篇2：物業公司物資采購管理程序

　　物業公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：

　　5.4.1產品采購批準的要求。

　　5.4.2對產品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業績；

　　c)具有質量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：

　　a)質量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；

　　d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：新建項目甲供材料(設備)采購管理工作程序

　　新建項目甲供材料（設備）采購及管理工作程序

　　1.目的：

　?。?）確保采購材料（設備）100％符合有關國家規范及標準。

　?。?）確保采購材料（設備）嚴格按合同要求進場，保證工程按質按期完成。

　?。?）嚴格按采購合同要求支付材料（設備）款，做到付款進度不超前于材料（設備）進場進度。

　　2.范圍

　　新建項目工程承包合同中所指定的甲供材料（設備）。

　　3.職責

　?。?）設計部從建筑設計角度考慮，提出采購材料（設備）在美觀及使用功能等方面的要求，并提供甲供料清單及驗收規范。

　?。?）工程部負責甲供材料（設備）的采購資料準備、采購實施、組織驗收以及檢查采購材料（設備）是否按合同要求進場。

　?。?）預算部負責控制采購材料（設備）的付款方式以及付款進度。

　　4.程序

　?。?）工程部主辦工程師按《招投標管理工作細則》規定要求進行甲供材料（設備）的采購。

　?。?）工程部主辦工程師擬定《招投標文件》、《采購合同》及投標廠商的入圍資格報請部門經理審批。

　?。?）主辦工程師按經審批的《入圍資格》要求邀請三至五家分供商進行招投標，并封樣存至倉庫，做好標識。

　?。?）施工圖紙出齊后7天內，主辦工程師應要求施工單位上交材料設備使用計劃，同時考慮生產周期，由主辦工程師編制《甲供材料（設備）采購工作計劃》，經甲、乙雙方協商后作為招投標的依據之一。

　?。?）所有甲供料須在房屋預售前一個月簽訂合同，在簽訂合同之前須預留20天合同審批時間，20天招投標時間。

　?。?）主辦工程師會同預算部人員實施招投標。

　?。?）主辦工程師按《招投標管理工作細則》及招投標結果，與供貨廠商簽訂采購合同并報請審批。

　　5.甲供材料（設備）進場管理工作程序

　?。?）在甲供材料（設備）簽約之前，主辦工程師必須檢查供貨廠商的法人委托書、地址、營業執照、資質證書、準用證、合格證、檢測報告及其技術指標等資料是否符合《合同》和入圍資格要求。

　?。?）監理公司材料員、施工單位材料員檢查進場材料（設備）與"產品封樣"是否相符，并將"產品封樣"保留到工程竣工及至保修期結束。

　?。?）檢查進場材料（設備）的品牌是否符合合同要求。

　?。?）檢查進場材料（設備）的色澤、材質（指材料）、外觀等是否符合設計及合同要求。

　?。?）檢查進場材料（設備）的尺寸、規格、型號等是否符合設計及合同要求。

　?。?）檢查進場材料（設備）是否符合出廠標準或有關國家行業標準以及合同要求達到的標準。

　?。?）檢查進場材料（設備）合同要求的配件及輔材等是否齊全、正確。

　?。?）檢查進場材料（設備）的產品保護措施是否到位。

　?。?）檢查進場材料（設備）的供貨時間是否按合同及供貨時間計劃要求執行。如供貨時間延誤造成工期、經濟損失，則由主辦工程師書面通知供貨廠商主辦人員及其上級領導并按采購合同規定處理。

　?。?0）對關鍵材料（設備）的關鍵生產加工過程，主辦工程師須會同監理工程師委派專門人員對其過程進行現場跟蹤監督。

　?。?1）檢查進場材料（設備）的數量是否符合合同要求及供貨計劃要求。

　?。?2）檢查進場材料（設備）的存貯及堆放是否符合有關規定要求。

　?。?3）進場材料（設備）的檢查、驗收工作必須做到100％，由工程部主辦工程師負責會同監理公司、總承包公司等有關單位共同參與進行（必要時設計部也參加），驗收合格后方可支付材料（設備）款。

　?。?4）如施工單位要求延時交貨，應提交書面申請。

　?。?5）公司內部相關環節影響工期時，項目主辦人應書面通知相關人員可能發生的費用損失。

　?。?6）項目結束后，項目主管匯總甲供材料（設備）的供貨質量、交貨期、配合情況，填寫《甲供材料（設備）供貨單位考核情況評分表》，報部門經理審批。

　　6.相關文件

　　《招投標管理工作細則》

　　《甲供材料（設備）招標文件采購合同》

　　有關材料（設備）國家行業標準及國際標準

　　7.相關表單

　　《甲供材料（設備）采購工作計劃》

　　《甲供材料（設備）入圍資格》

　　《甲供材料（設備）清單》

　　《甲供材料（設備）產品封樣表單》

　　《甲供材料（設備）進貨質量、進度統計表》

　　《甲供材料（設備）供貨單位考核情況評分表》