中國建筑第三工程局程序文件

　　采購管理程序

　　1 目的

　　確保采購過程處于受控狀態，保證所有的采購物資符合規定的采購要求。

　　2適用范圍

　　本程序規定了物資的分類、各類物資供方的評價、選擇和控制、采購計劃和采購合同的內容要求、對采購物資的驗證要求等，適用于工程局承建工程所需的材料、半成品、設備等物資的采購工作。

　　3引用文件

　　3.1 中建三局ZJS.QM101 《質量手冊》

　　3.2 中建三局ZJS.QM201 《質量策劃程序》

　　3.3 中建三局ZJS.QM202 《文件控制程序》

　　3.4 中建三局ZJS.QM203 《記錄控制程序》

　　3.5 中建三局ZJS.QM215 《產品的監視和測量控制程序》

　　3.6 中建三局ZJS.QM216 《不合格品控制程序》

　　4術語和定義

　　本程序采用GB/T19000-2000 《質量管理體系基礎和術語》標準和局《質量手冊》中的術語和以下定義。

　　4.1 土建工程物資的分類：

　　a)A類物資：構成建筑物或對建筑物土建工程質量有重大影響的物資，包括：鋼材、水泥、木材、商品砼、砂、石、砌塊、保溫材料、防水材料、預制構件、裝飾材料、門、窗、鋼構件、半成品等。

　　b)B 類物資：除A 類物資以外的其他物資，包括：工用具、安全勞保用品、機械設備、機配件、電器、電料、油料、化雜、小五金等。

　　4.2 安裝工程物資的分類

　　a)A類物資：包括電器電路、燈具、橋架、母線、電線電纜、儀器儀表、閥門、給排水管件、消防、空調、暖通、電梯等物資和設備；

　　b)B 類物資：除A 類安裝工程物資以外物資，包括：焊接材料、工用具、電焊機等。

　　4.3 供方：物資設備的提供者（包括生產廠家和中間供應商）

　　5 職責

　　5.1 生產副局長、局工程部和科技部負責對本程序在公司物資系統執行過程中的檢查與指導工作。

　　5.2 公司物資部

　　5.2.1 負責公司物資采購管理工作，負責全公司建筑物資（動力用物

　　資設備除外）的采購權限的確定及自身權限內的物資采購實施，確保

　　各分公司、項目經理部、安裝部物資采購管理工作處于受控狀態。

　　5.2.2 組織對供方的選擇、評價和控制，編制、發布合格供方名冊，

　　組織對供方的重新評價。

　　5.2.3 負責公司采購文件的編制、修訂和組織實施。

　　5.3 公司經營部負責向公司物資部提供所需物資的預算數據。

　　5.4 公司工程部必要時參與物資供方的評價及采購物資的驗證工作。

　　5.5 公司動力部動力用物資設備的采購管理工作可參照本程序執

　　行。

　　5.6 公司安裝部

　　5.6.1 組織對安裝工程物資供方的選擇、評價和控制以及對供方的重

　　新評價。

　　5.6.2 負責安裝工程物資的采購、驗證、標識、保存等實施工作。

　　5.7 項目經理部

　　5.7.1 負責編制、審批、報送物資設備需用計劃。

　　5.7.2 負責進場物資設備的搬運、檢測、驗收、標識、堆放儲存、保

　　管、使用以及回收處理等。

　　5.7.3 負責物資部授權范圍內的物資采購工作。

　　6措施和方法

　　6.1 供方的評價。

　　6.1.1 A 類土建、安裝工程物資供方必須進行評價，B 類物資中總價

　　值超過 2000 元以上的物資供方也必須進行評價，其他 B 類物資的供

　　方提供的產品只需進行現場驗證。

　　6.1.2 對供方評價的內容：

　　a) 采購員在采購前收集供方相關資料：供方的營業執照、生產許

　　可證、產品準用證、質量體系認證證書、產品質量證明書、樣品及其

　　檢測報告等質量活動相關文件和信息資料；

　　b)供方為生產廠家時的評價主要針對其生產規模、生產能力、質

　　量保證能力、信譽、服務能力等；

　　c)供方為流通企業時的評價主要針對其供應物資的來源及能力、

　　以往業績、信譽、服務能力等。

　　6.1.3 供方評價的方式：

　　a)要求供方提供與 6.1.2 條內容相關的證明文件和資料；

　　b)對供方提供的樣品進行檢驗或驗證；

　　c)供方以往提供類似物資的供貨歷史、業績、信譽、服務等；

　　d)對供方生產或倉儲實地進行考察評價；

　　e)從其他單位了解該供方提供同類物資的使用情況。

　　6.1.4 對 A 類物資的評價必須采取 6.1.3.a)條及b、c、d 條中的任

　　意一條進行，對B 類物資的評價可采取 6.1.3 條中的任意一條進行。

　　6.1.5 根據評價結果填寫《物資供方評價表》。

　　6.2 供方的選擇

　　6.2.1 相關物資部門依據《物資供方評價表》，選擇其中合格供方，

　　進入《合格物資供方名冊》，公司物資部合格供方名冊須經物資部經

　　理審批后執行，公司安裝部合格供方名冊須經安裝部材料科長審核，

　　物資部經理審批后執行，區域分公司合格供方名冊須經分公司材料科

　　長審核，物資部經理批準后執行。

　　6.2.2 凡進入《合格物資供方名冊》中的供方，其生產或供應的物資

　　設備，各需用單位、部門可直接按各自的采購權限從中選擇供方進行

　　采購。

　　6.2.3 正在評價過程中還未進入合格物資供方名冊的供方，經物資部

　　經理審批后可進行采購，采購完成或一段時間后經評價合格可進入合

　　格供方名冊。

　　6.2.4 對B類物資中數量較小、且不直接影響工程質量的物資，可直

　　接進行市場采購，而無須對供方進行評價，但要進行相應的驗證或檢

　　驗。

　　6.3 供方的控制

　　6.3.1 物資設備進場后必須填寫供方供貨

記錄，內容應包括：生產廠

　　家、供應單位、物資設備名稱、規格型號、計劃進場時間、數量、實

　　際進場時間、數量、提單號、運輸車號、爐/批號、質量證明單號、

　　檢驗狀況及報告單號、使用工程或部位等。

　　6.3.2采取與供方溝通、與顧客溝通、現場驗證、檢驗等跟蹤措施，

　　確保提供的物資設備持續符合規定要求。如合格供方在合作中出現供

　　貨質量不合格，全年累計達三次以上者，將取消合格供方資格；如供

　　貨不及時、服務不到位且情況嚴重，連續達三次以上者或全年累計達

　　六次以上者將取消合格供方資格。

　　6.3.3 每年年底，由相關物資部門對分別所管理的合格供方進行重新

　　評價，填寫《物資供方評價表》，當出現6.3.2 條情況時，被除名的

　　供方 1年內不得進入合格物資供方名冊。

　　6.3.41 年內沒有進行采購或使用其物資的合格供方，在采購前須

　　按照 6.1、6.2 條對其進行重新評價、選擇。

　　6.3.5 每年初，必須對《合格物資供方名冊》更新調整并及時下發新

　　的名冊。

　　6.4采購信息

　　6.4.1采購計劃

　　6.4.1.1 項目經理部工程技術部門根據施工生產計劃安排、施工組織設計和施工方案的要求等編制物資需用計劃，經項目經理或分公司經理審批后分別報送各采購權限部門實施采購；

　　6.4.1.2 采購計劃中應清楚地說明采購物資的要求，包括：工程項目名稱、規格型號、數量、計量單位、質量要求、進場時間等。

　　6.4.2 采購合同

　　6.4.2.1 A 類物資的采購必須訂立書面合同，B 類物資必要時也訂立書面合同；

　　6.4.2.2 采購合同中應對所要采購的物資有清楚的說明，包括：物資的名稱、商標牌號、規格、型號、生產廠家、計量單位、質量要求、驗收標準、交貨地點等。

　　6.5 采購物資設備的驗證

　　6.5.1 采購物資設備驗證的內容：

　　a) 物資設備的名稱、數量、規格型號、生產廠家等；

　　b）物資設備的質量證明文件 （材質書、爐批號、合格證、檢驗報告等）；

　　c) 物資設備的外觀、幾何尺寸等。

　　6.5.2 物資設備的驗證方式：

　　a）依據采購計劃、采購合同要求或提供樣品進行核查；

　　b) 檢測、測量、度量；

　　c) 抽樣送檢；

　　d) 小批量試用、設備試運行；

　　e）設備開箱驗證。

　　6.5.3 對采購物資設備進行驗證時，至少要兩人或兩部門同時進行，如采購員和庫管員、采購部門和技術部門等。對外觀質量有特殊要求的物資，驗證時采購員必須做好物資外觀驗證記錄。

　　6.5.4 當需要在供方貨源處對所采購的物資進行驗證時，應在采購合同中加以說明，驗證工作由物資采購部門組織，由物資采購部門負責填寫《采購物資驗證報告》。

　　6.5.5當顧客要求對供方的物資進行驗證時，物資采購部門應與供方進行聯系，并協助顧客實施驗證，即使經顧客驗證合格，采購部門仍將對其質量負責。此驗證活動不得取代采購物資交付時的質量驗證活動。

　　6.5.6 物資設備進場后需要進行檢驗和試驗時執行《產品的監視和測量控制程序》。

　　6.5.7 物資設備進場后經檢驗或驗證不合格時，執行《不合格品控制程序》。

　　6.6 監管和控制

　　6.6.1 安裝部、區域分公司將自行發布的《合格物資供方名冊》報公司物資部一份備案。

　　6.6.2 直屬項目經理部的采購合同報公司物資部一份備案。

　　6.6.3 公司物資部每半年對公司所有物資采購管理工作進行一次檢查。安裝部、分公司每月對其所屬單位實施檢查。

　　6.6.4 每次檢查應有檢查記錄，檢查中發現物資采購管理工作中對工程質量有影響的問題要有跟蹤檢查措施。

　　7 支持性文件

　　7.1《合格物資供方名冊》

　　7.2《物資采購合同管理規定》

　　7.3《物資采購工作實施細則》

　　8記錄

　　8.1表 209-01 《物資供方首次/再次評價表》

　　8.2表 209-02 《物資進場計劃》

　　8.3表 209-03 《采購合同》

　　8.4表 209-04 《物資進場記錄》

　　8.5表 209-05 《采購物資驗證報告》

　　8.6表 209-06 《物資采購工作檢查表》

篇2：物業公司物資采購管理程序

　　物業公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：

　　5.4.1產品采購批準的要求。

　　5.4.2對產品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業績；

　　c)具有質量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：

　　a)質量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；

　　d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：物業管理公司采購管理制度

　　物業管理公司采購管理制度

　　1.0 總則

　　1.1 目的

　　為了規范公司采購行為，兼顧效率及成本，在保證公司日常運營所需物資按時、按質、按量交付使用的前提下，降低風險，減少交易成本，保持并保證對供應商的談判能力，以獲得較優性價比的采購物資，特制定本制度。

　　1.2 適用范圍

　　本制度適用于**物業管理有限公司經營活動所需的所有物資的采購管理。

　　2.0 采購職能部門劃分

　　2.1物資使用部門：負責《申購單》的申報及物資質量的把關。

　　2.2采購部門：負責物資具體的采購以及采購資料的管理。

　　2.3倉庫管理部門：負責采購物資的數量、外觀質量的驗收。

　　2.4財務部門：負責采購貨款的支付結算。

　　2.5總經理：負責權限內的采購、貨款的審批和超出權限范圍的審核，以及采購的監督。

　　2.6集團采購部：對采購的監督和檢查。

　　3.0 采購管理

　　3.1采購物資分類

　　3.1.1A類物資：辦公用品類物資。為滿足公司正常辦公而所需的IT設備、備件、網絡設備及備件、開發工具、軟件產品、計算機外設與耗材及其維護服務；公司用車輛、家具、辦公設備、辦公文具、辦公耗材、印刷類產品、禮品、財產保險、場地修飾、設施維護以及其它行政類物資及服務。

　　3.1.2B類物資：工程水電類物資。為滿足各小區物業維護而需要的各種水電配件、土建施工常用品。

　　3.1.3C類物資：清潔綠化類。包括小區清潔所需常用設備、工具、消耗品；小區綠化所需的設備、工具、消耗品、補種的花草、樹木以及維護。

　　3.1.4D類物資：勞保類物資。包括辦公室、保安、綠化、工程、清潔等全集職工的工服及勞動保護用品。

　　3.1.5E類物資：固定資產類物資。會同集團采購部統一采購。

　　凡本制度定義范疇內的采購物資類型，均按照本制度執行。未包括物資管理應參照本制度逐步統一集中管理。

　　3.2購方式

　　3.2.1計劃采購：各部門根據正常經營活動、以及工作計劃于每月25日編制申購計劃，并填寫《申購單》報主管經理、管理處經理審核后，報總經理審批，如超出審批權限，上報集團審批。

　　3.2.2緊急采購：采購人員得到總經理口頭允許，可以先行采購，而后補辦《申購單》手續。

　　3.3采購流程

　　申請人填寫《申購單》--主管審核--區域經理審核--總經理審批--采購人員按計劃采購--物資使用部門和倉庫驗收接受--采購人員辦理財務等相關手續并登記管理。

　　3.4采購審批權限

　　3.4.1為提高工作效率，采購在2000元以下的，由總經理審批權后，可進行采購；

　　3.4.2采購在2000以上的由總經理審批后，報集團總經理或總經理授權人審批，方可進行采購。

　　3.5采購價格管理

　　3.5.1采用貨比三家的方法：由采購人員與使用人員對市場價格進行調查，向幾家供應商發放詢價表，進行比價、議價到最后定價，并做好詢價、定價表的管理。

　　3.5.2由集團采購部提供價格參考表，再進行市場詢價、定價。

　　3.6采購實施

　　3.6.1采購人員根據審批的《申購單》，依據實際情況，進行詢價、定價后，確定供應商，進行采購。

　　3.6.2大宗用品或長期需用物資，與有關廠家、供應商簽訂長期供貨協議，以保證質量以及合理的價格供應。

　　3.6.3與集團采購部保持信息共享，做好物資采購保障工作。

　　3.6.4原則上采購人員應尋找至少三家以上的供應商，進行各方面的比較后再確定最終供應商。

　　3.7采購貨款的支付與報銷

　　3.7.1采購人員報銷時，必須具備正式發票、手續齊備的《申購單》、送貨單、倉庫的《入庫單》。

　　3.7.2由經辦人在發票上簽字確認、主管經理審核、財務經理審核、總經理審批后，由財務部負責支付結算工作。

　　3.8采購協議和合同以及各種采購資料的管理

　　3.8.1長期供應商。要求其提供營業執照復印件，都要與公司簽訂供貨協議(合同)，以確保其供應物資的質量、規格以及價格的合理性。

　　3.8.2臨時供應商。要求與其達成口頭協議，保證物資質量、規格以及價格的合理性。

　　3.8.3表格管理。規范各種表格，做好各種表格的管理

　　4.0 供應商管理

　　4.1建立供應商檔案。做好原始詢價表的管理，以及對供應商定期評價，包括產品質量、價格、送貨時間觀念等各項評價。

　　4.2不達標的供應商。及時調整，減少對公司的損失。

　　5.0 采購的監督和檢查

　　5.1采購人員每月5日向集團采購部上報《月度采購報告》，每年1月20日向集團采購部上報《年度采購報告》。

　　5.2集團采購部、審計部對**物業采購情況進行檢查、監督、審計。

　　6.0 采購人員職業規范

　　6.1本規范適用于采購人員及公司其它部門直接或間接參與采購工作人員(以下統稱為采購人員)。

　　6.2采購人員應以公司利益為己任，不允許向供應商索要禮品或接受禮品，以及私自收受其它個人利益，一經發現，公司將根據有關規定處理直至予以辭退。

　　6.3采購人員只有在合理的工作原因情況下，經主管經理認可后，方可接受供應商的宴請；在采購談判過程中，無論任何原因，都不允許接受供應商的邀請。

　　6.4采購人員只有在有利于商業合作及協調工作的前提下，方可接受供應商的邀請，前往參觀公司、觀摩產品展示公開商務活動。

　　6.5采購人員代表公司形象，對于供應商方面的工作人員，應當做到有禮有節，公平對待，不允許傲慢的舉止和不公平的態度。

　　6.6采購人員在與供應商的談判過程中，應嚴格遵守保密制度，杜絕任意或無意的泄密行為。

　　6.7對違反本制度的行為，公司有權進行處理，包括必要時對嚴重違反本制度的員工解聘，情節嚴重的移交司法機構處理。

　　7.0 附則

　　7.1本制度由公司辦公室負責解釋；

　　7.2本制度報集團總經辦審批備案后生效。