P物業質量記錄控制作業指導書

　　1.目的：規范各類質量記錄的管理。

　　2.范圍：適用于公司各部門。

　　3.職責

　　3.1營運管理部負責編制及修訂《質量記錄清單》，監督、檢查各部門質量記錄的控制情況。

　　3.2 部門經理負責質量記錄借閱和處理的審批。

　　3.2 各部門指定專人負責質量記錄的管理。

　　4.方法和過程控制

　　4.1 工作現場質量記錄的管理

　　4.1.1 工作現場的質量記錄應保存在標有質量記錄名稱的文件夾中。

　　4.1.2 工作現場質量記錄應保持整潔。各級管理人員須對現場質量記錄進行檢查，并于每月5日前將上月質量記錄收集后上交部門經理審閱。

　　4.2 已收集的質量記錄的管理

　　4.2.1 各部門須指定專人在每月初檢查上月生成的質量記錄，確保無異常。

　　4.2.3質量記錄歸檔須合理編目、標識，每卷資料的封面需裝訂《歸檔資料封面》。

　　4.2.4質量記錄一般可按月/季/年度定期歸檔。對于數量較少或延續性不強的可在一月份進行;對于數量較多的可在每月或每季第一個月的5日前進行。

　　4.3 已歸檔質量記錄的管理和報廢

　　4.3.1質量記錄的保管依照《檔案資料管理程序》執行。

　　4.3.2各部門參照營運管理部制定的《質量記錄清單》保存質量記錄。超過保存期限的質量記錄填寫《質量記錄報廢申請表》報部門經理審批后作報廢處理。

　　4.4 質量記錄的檢查

　　4.4.1營運管理部每月組織一次質量記錄管理情況檢查，并將檢查情況記錄在《質量記錄檢查記錄表》上。

　　4.4.2質量體系文件更改后，營運管理部須對各部門質量記錄進行一次全面檢查，重點抽查當次更改的質量記錄，將檢查情況記錄在《質量記錄檢查記錄表》上。

　　5.相關文件

　　*Z-CQ01-01 《質量記錄清單》

　　6.質量記錄和表格

　　*Z-CQ01-F1 《質量體系文件編制(更改)申請表》

　　*Z-CQ01-F2 《質量記錄檢查記錄表》

　　*Z-CQ01-F3 《質量記錄報廢申請表》

　　*Z-CQ01-03-F3 《借閱登記表》

　　*Z-CQ02-F1 《歸檔資料封面》

　　*Z-CQ02-F2 《歸檔資料登記表》

篇2：M物業質量記錄控制程序

　　M物業質量記錄控制程序

　　1目的

　　對質量管理體系所要求的記錄予以控制。

　　2范圍

　　適用于為證明服務符合要求和質量管理體系有效運行的記錄。

　　3職責

　　3.1質管部負責監督、管理各部門的質量記錄。

　　3.2各部門資料員負責收集、整理、保管本部門的質量記錄。

　　3.3管理部檔案室負責保管超過一年的質量記錄。

　　3.4各部門負責人負責批準本部門編制的質量記錄格式。

　　4程序

　　4.1各部門資料員負責收集、整理、保存本部門的質量記錄。

　　4.2質量記錄的標識編號

　　質量記錄的標識編號按《文件控制程序》執行。

　　4.3質量記錄填寫

　　4.3.1質量記錄填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意涂改;如因某種原因不能填寫的項目，應能說明理由，并將該項用單杠劃去;各相關欄目負責人簽名不允許空白。

　　4.3.2如因筆誤或計算錯誤要修改原數據，應采用單杠劃去原數據，在其上方寫上更改后的數據，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。

　　4.4質量記錄的保存、保護

　　4.4.1各部門的資料員必須把所有質量記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風，干燥的地方，所有的質量記錄保持清潔，字跡清晰。各部門按規定的期限保存記錄，對于保存一年以上的記錄交檔案室保存。

　　4.4.2質管部編制《質量記錄清單》，將公司所有與質量管理體系運行有關的記錄匯總，包括名稱、編號(版本)、保存期等內容，交管理者代表審批，并匯集備案記錄的原始樣本。各部門應將本部門使用的《質量記錄清單》作為部門工作手冊的附錄，并匯總本部門的質量記錄原始樣本。

　　4.4.3質管部每3個月要檢查一次各部門質量記錄的使用、管理情況。

　　4.5質量記錄發放、借閱和復制

　　a)各部門填寫《文件發放、回收記錄》，向質管部領用所需記錄空白表;

　　b)各部門保管的質量記錄應便于檢索，需借閱或復制者要經相應部門負責人批準并填寫《文件借閱、復制記錄》，由記錄管理人登記備案。

　　4.6質量記錄的銷毀處理

　　質量記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時，由檔案室主管人員填寫《文件銷毀記錄》，交質管部審核，報管理者代表批準，由授權人執行銷毀。

　　4.7記錄格式

　　4.7.1各部門的質量記錄格式，由各部門經理負責組織編制，部門經理審批，交質管部備案。

　　4.7.2各相關部門可根據工作需要提出記錄格式設計更改，執行《文件控制程序》有關文件更改的規定。

　　5相關文件

　　《文件控制程序》。

　　6質量記錄

　　6.1《質量記錄清單》。

　　6.2《文件發放、回收記錄》。

　　6.3《文件借閱、復制記錄》。

　　6.4《文件銷毀申請》。

篇3：物業公司質量記錄控制程序

　　公司程序文件 版 號: A

　　修改號: 0

　　EJ-QP6.5 物業公司質量記錄控制程序 頁 碼: 1/2

　　1.目的:

　　建立質量記錄的收集、編目、查閱、傳遞、標識、保存等管理程序,以確保服務滿足規定要求,能提供足夠的有效證據。

　　2.適用范圍:

　　適用于本公司質量記錄的管理。

　　3.引用文件:

　　3.1質量手冊第4.16章

　　3.2 ISO9002標準第4.16章

　　4.職責:

　　各部門負責人應確保本公司所產生、發出的質量記錄與本部門質量工作有關的記錄按規定的程序收集、傳遞、標識、編目和保存。

　　5.工作程序:

　　5.1質量記錄的收集、傳遞:

　　5.1.1各部門負責人應確保本部門所產生的質量記錄及本部門質量記錄分門別類得到完整收集,并按有關信息反饋渠道及流程及時傳遞。

　　5.2標識、書寫:

　　5.2.1負責人應確保本部門產生或收集的質量記錄數據,所記錄的內容(項目)等進行必需的標識,標識應與質量記錄所記錄的內容一一對應,易于查閱。

　　5.2.2所有的質量記錄應字跡清楚,基本內容齊全,能分清各類名稱等。每一份質量記錄均應有日期。

　　5.2.3所有記錄中的數據不允許用涂改液涂改,其書寫記錄時有錯應用橫線劃掉,并且要能識別原記錄。

　　5.3編目:

　　5.3.1為了便于查閱存放記錄的資料表,文件柜應按類存放,并建立目錄,目錄應存放在方便查閱的地方。

　　5.3.2各部門可根據各部門的實際情況自行編目歸檔。

　　5.3.3綜合辦公室應對所有質量記錄編制一個總的《質量記錄一覽表》,該表除標明質量記錄名稱、編號外,應有存放地點、責任人、保管年限,應注明版號、發布日期,《質量記錄一覽表》應發放到各部門,并抄送一份報管理者代表。

　　5.4貯存、保管:

　　5.4.1各部門負責人應確保質量記錄完好無損,記錄的內容完整清晰,可隨時作為質量體系運作的有效證據提供給需方或其代表或第三方機構審核。

　　5.4.2如需查詢有關質量記錄,經該部門責任人同意,并填寫《文件/資料借閱登記表》,查閱完畢,盡快還回,做好登記,以防遺失。

　　5.5保管年限:

　　5.5.1綜合辦公室根據各部門的實際情況,對各種不同的質量記錄的用途及合同中的規定或有關服務對保存質量記錄的要求,作適當規定,并在《質量記錄一覽表》中明確。

　　5.5.2各部門保存的公司程序文件涉及到的每一種質量記錄的表格需登記在《質量記錄一覽表》中。

　　5.6質量記錄的修改:

　　5.6.1各部門員工如在填寫質量記錄過程中發現設計有問題或不實用時,均有權提出修改。

　　5.6.2質量記錄的修改由申請修改人填寫《文件修改報批單》,經管理者副代表審批,管理者代表批準后,才被認為正式有效。

　　5.7處理:

　　5.7.1綜合辦公室應對各部門超過保存年限的質量記錄統一收回,進行銷毀,以確保公司的技術、經營等資料不泄密。

　　6.支持文件 略