TJ物業辦公設備及環境管理程序

　　1、目的

　　為營造舒適的辦公環境、 更好的利用公司資源，提高工作效率，特制定以下規定。

　　2、范圍

　　適用于物業公司各部門、各管理處辦公環境管理。

　　3、定義：

　　無

　　4、 職責

　　4.1 辦公室負責對公司各部門、各管理處的辦公環境管理和辦公設施管理進行監督。

　　4.2 各部門、各管理處負責各自辦公環境和辦公設施日常的管理和維護。

　　5、方法及過程控制

　　5.1 辦公環境管理

　　5.1.1辦公環境應保持整潔，辦公用品應擺放整齊、有序;垃圾、廢紙應放入廢紙簍內，不得隨意拋棄;不得在個人工作區域內擺放與辦公環境不符的私人裝飾品。

　　5.1.2離開辦公區域或外出辦事應隨時整理好自己的桌面，離開座位后要將辦公椅移至辦公桌下;非辦公時間，應將文件資料全部收入抽屜或文件柜內，桌面上只允許擺放辦公設備及辦公文具。

　　5.1.3辦公區域內禁止吸煙、就餐，吸煙、就餐應到指定區域;嚴禁職員以吸煙名義長時間離開辦公位，聚眾聊天，對違章者每次扣罰薪金50元。

　　5.1.4辦公區域內交談須輕聲細語，不準大聲喧嘩、聊天;辦公時間不允許做與工作無關的事情;業余時間不要在辦公區域內進行娛樂性活動(公司組織的除外)或接待外來訪客。

　　5.1.5辦公區域內禁止存放易燃、易爆、有毒等危險物品。

　　5.1.6辦公區域內嚴禁各類推銷員、衣冠不整者及外來擺放人員隨意進入，對來訪人員，應由前臺接待員進行詢問和引導。

　　5.1.7愛護辦公設備，出入公司電子門時，應輕拉輕放;下班前關閉電腦設備、切斷電源，擺正座椅;晚間最后離開辦公室的人員應注意關閉辦公區域照明設備、辦公設備及電器設備。

　　5.1.8辦公桌內不要存放大量的現金及貴重物品，以免造成丟失，造成不必要的損失。

　　5.1.9 當室外溫度大于(等于)27oC時，公司將視情況開啟空調系統，調節室溫，當室外溫度小于(等于)26oC，空調系統將設置在通風狀態。

　　5.1.10 辦公室將安排專門人員檢查職員辦公環境，對未按本規定要求執行的將對其及其部門經理進行通報批評。

　　5.2辦公設施、設備管理

　　5.2.1 辦公設備的管理

　　5.2.2.1 辦公設備為公司財產，任何人不得故意損壞及因私使用。

　　5.2.2.2 所有辦公設備應由資產管理員根據價格進行分類資產登記，確定存放位置;任何人不得隨意改變辦公設備的存放位置。

　　5.2.2.3各使用部門應明確設備的使用或保管人，負責設備的日常管理;各部門應定時對所有使用中的辦公設備進行清潔、檢查和保養;當設備發生故障時，應及時通知辦公室系統組進行維修處理，不得擅自拆裝。

　　5.2.2.4 電腦類設備的管理

　　5.2.2.4.1 電腦類設備由辦公室系統組統一管理，其安裝、調試、系統配置等工作由辦公室系統組負責。

　　5.2.2.4.2使用人應嚴格遵守辦公室系統組的有關規定，正確使用電腦。

　　5.2.2.4.3使用人負責所用電腦及外設的日常保管、維護、清潔。

　　5.2.2.4.4電腦發生故障應及時通知公室系統組進行處理維修，嚴禁自行拆裝或改變電腦程序。

　　5.2.2.4.5公司配置的計算機設備禁止安裝游戲軟件，需要用外來軟盤及下載程序的部門或個人，以通報形式提交辦公室系統組，統一由系統管理員確定可行性、安裝并操作。

　　5.2.2.4.6未經允許，不得隨意翻閱他人資料，查閱他人電腦。

　　5.2.2.5 傳真機的管理

　　5.2.2.5.1各管理處及物業本部須指定專人負責傳真機的日常使用和管理;前臺接待員負責對收到的傳真件進行分發，他人如因工需向外發送傳真，應標明欲傳送地點及傳真號碼，由前臺接待員負責發送;對收、發傳真件應做好登記，并注意對內容的保密。

　　5.2.2.5.2前臺接待員負責傳真紙張的及時更換及傳真機的日常清潔和保養，發生故障時及時通知辦公室系統組，由專人維修處理，保證傳真機正常工作。

　　5.2.2.5.3禁止傳送與工作、業務無關的私人材料。

　　5.2.2.6復印機的管理

　　5.2.2.6.1各管理處及物業本部應指定專人負責復印機的日常使用和管理。

　　5.2.2.6.2正常情況下，復印機按照部門配備密碼，相應秘密對應限制復印張數，部門之間密碼不得混用，并將復印材料、廢紙等隨身帶走。

　　5.2.2.6.3辦公復印時，要正確使用復印機，節約復印紙，復印的材料可雙面復印的盡量避免單面復印;使用后將復印機調整到節能狀態。

　　5.2.2.6.4油墨、涂改液未干的資料或需要保密的資料不得使用復印機復印。

　　復印機使用人員，特別時復印機管理人員負責復印機的日常清潔和保養，及時補充紙張和碳粉，使用故障時及時通知辦公室系統組，通知專人進行維修處理，保證復印機的正常高效使用。

　　5.2.2.7 電話的管理

　　5.2.2.7.1辦公電話應擺放在辦公桌的固定位置(部門統一位置)，話筒與話機的連接不得打結，撥打電話時聲音不要過大，以免影響其他同事工作;接聽外來電話注意BI規范;若來電話時同事不在辦公位，同室其他人員應代為接聽。

　　5.2.2.7.2辦公人員應保管好辦公桌上的電話，并定時做好清潔工作。

　　5.2.2.7.3因工作需要撥打長途時，應通知前臺總機進行轉接并統一登記《長途電話登記簿》后方可撥打。

　　5.2.2.7.4禁止撥打私人長途電話，若職員有特殊情況需撥打長途應做好登記，花費自行承擔。

　　5.2.2.7.5電話出現故障時要及時通知辦公室行政組，不得私自拆裝。

　　5.2.2.8 打印機的管理

　　5.2.2.8.1各部門、各管理處應指定專人負責所屬范圍內打印機的日常使用機管理。

　　5.2.2.8.2打印機的色帶、墨盒或硒鼓要節約使用，達到使用壽命時要及時更換，同時注意環保，使用后的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統組統一收集處理。

　　5.2.2.8.3不得使用打印機重復打印文件，如需多份，請打印一份后復印。

　　5.2.3 辦公家私的管理

　　5.2.3.1 員工應自覺愛護公司辦公家私，并負責個人所用辦公桌椅的日常保管，不得惡意損壞。

　　5.2.3.2 部門公用辦公家私，應指定專人負責保管;辦公家私出現故障或損壞時，使用人應及時通知辦公室行政組進行維修處理，不得私自拆裝。

　　5.2.4 影響設備的管理

　　5.2.4.1 影響設備包括電視、影碟機、照相機、音像設備、投影設備、視頻設備等。

　　5.2.4.2 辦公室系統組負責影響設備的日常管理、維護工作。

　　5.2.4.3 辦公室系統組人員應培訓使用人員掌握正確的使用方法和程序，并令其負責使用期間設備的保管、清潔，使用完畢后應檢查設備及相關附件是否正常，并按正常操作程序關閉機器、關掉電源，發生故障應及時匯報。

　　5.2.4.4使用人若將設備搬離原場地，應獲得辦公室系統組人員的同意，并做好《電子設備領(借)用申請表》。

　　5.3本規定由公司辦公室行政組負責制訂、修改、解釋并監督執行。

　　6、支持性文件

　　無

　　7、質量記錄及表格

篇2：物業公司辦公設備環境管理程序

　　物業公司辦公設備及環境管理程序

　　1、目的

　　為營造舒適的辦公環境、 更好的利用公司資源，提高工作效率，特制定以下規定。

　　2、范圍

　　適用于物業公司各部門、各管理處辦公環境管理。

　　3、定義：

　　無

　　4、職責

　　4.1 辦公室負責對公司各部門、各管理處的辦公環境管理和辦公設施管理進行監督。

　　4.2 各部門、各管理處負責各自辦公環境和辦公設施日常的管理和維護。

　　5、方法及過程控制

　　5.1 辦公環境管理

　　5.1.1辦公環境應保持整潔，辦公用品應擺放整齊、有序；垃圾、廢紙應放入廢紙簍內，不得隨意拋棄；不得在個人工作區域內擺放與辦公環境不符的私人裝飾品。

　　5.1.2離開辦公區域或外出辦事應隨時整理好自己的桌面，離開座位后要將辦公椅移至辦公桌下；非辦公時間，應將文件資料全部收入抽屜或文件柜內，桌面上只允許擺放辦公設備及辦公文具。

　　5.1.3辦公區域內禁止吸煙、就餐，吸煙、就餐應到指定區域；嚴禁職員以吸煙名義長時間離開辦公位，聚眾聊天，對違章者每次扣罰薪金50元。

　　5.1.4辦公區域內交談須輕聲細語，不準大聲喧嘩、聊天；辦公時間不允許做與工作無關的事情；業余時間不要在辦公區域內進行娛樂性活動（公司組織的除外）或接待外來訪客。

　　5.1.5辦公區域內禁止存放易燃、易爆、有毒等危險物品。

　　5.1.6辦公區域內嚴禁各類推銷員、衣冠不整者及外來擺放人員隨意進入，對來訪人員，應由前臺接待員進行詢問和引導。

　　5.1.7愛護辦公設備，出入公司電子門時，應輕拉輕放；下班前關閉電腦設備、切斷電源，擺正座椅；晚間最后離開辦公室的人員應注意關閉辦公區域照明設備、辦公設備及電器設備。

　　5.1.8辦公桌內不要存放大量的現金及貴重物品，以免造成丟失，造成不必要的損失。

　　5.1.9 當室外溫度大于（等于）27oC時，公司將視情況開啟空調系統，調節室溫，當室外溫度小于（等于）26oC，空調系統將設置在通風狀態。

　　5.1.10 辦公室將安排專門人員檢查職員辦公環境，對未按本規定要求執行的將對其及其部門經理進行通報批評。

　　5.2辦公設施、設備管理

　　5.2.1 辦公設備的管理

　　5.2.2.1 辦公設備為公司財產，任何人不得故意損壞及因私使用。

　　5.2.2.2 所有辦公設備應由資產管理員根據價格進行分類資產登記，確定存放位置；任何人不得隨意改變辦公設備的存放位置。

　　5.2.2.3各使用部門應明確設備的使用或保管人，負責設備的日常管理；各部門應定時對所有使用中的辦公設備進行清潔、檢查和保養；當設備發生故障時，應及時通知辦公室系統組進行維修處理，不得擅自拆裝。

　　5.2.2.4 電腦類設備的管理

　　5.2.2.4.1 電腦類設備由辦公室系統組統一管理，其安裝、調試、系統配置等工作由辦公室系統組負責。

　　5.2.2.4.2使用人應嚴格遵守辦公室系統組的有關規定，正確使用電腦。

　　5.2.2.4.3使用人負責所用電腦及外設的日常保管、維護、清潔。

　　5.2.2.4.4電腦發生故障應及時通知公室系統組進行處理維修，嚴禁自行拆裝或改變電腦程序。

　　5.2.2.4.5公司配置的計算機設備禁止安裝游戲軟件，需要用外來軟盤及下載程序的部門或個人，以通報形式提交辦公室系統組，統一由系統管理員確定可行性、安裝并操作。

　　5.2.2.4.6未經允許，不得隨意翻閱他人資料，查閱他人電腦。

　　5.2.2.5 傳真機的管理

　　5.2.2.5.1各管理處及物業本部須指定專人負責傳真機的日常使用和管理；前臺接待員負責對收到的傳真件進行分發，他人如因工需向外發送傳真，應標明欲傳送地點及傳真號碼，由前臺接待員負責發送；對收、發傳真件應做好登記，并注意對內容的保密。

　　5.2.2.5.2前臺接待員負責傳真紙張的及時更換及傳真機的日常清潔和保養，發生故障時及時通知辦公室系統組，由專人維修處理，保證傳真機正常工作。

　　5.2.2.5.3禁止傳送與工作、業務無關的私人材料。

　　5.2.2.6復印機的管理

　　5.2.2.6.1各管理處及物業本部應指定專人負責復印機的日常使用和管理。

　　5.2.2.6.2正常情況下，復印機按照部門配備密碼，相應秘密對應限制復印張數，部門之間密碼不得混用，并將復印材料、廢紙等隨身帶走。

　　5.2.2.6.3辦公復印時，要正確使用復印機，節約復印紙，復印的材料可雙面復印的盡量避免單面復??；使用后將復印機調整到節能狀態。

　　5.2.2.6.4油墨、涂改液未干的資料或需要保密的資料不得使用復印機復印。

　　復印機使用人員，特別時復印機管理人員負責復印機的日常清潔和保養，及時補充紙張和碳粉，使用故障時及時通知辦公室系統組，通知專人進行維修處理，保證復印機的正常高效使用。

　　5.2.2.7 電話的管理

　　5.2.2.7.1辦公電話應擺放在辦公桌的固定位置（部門統一位置），話筒與話機的連接不得打結，撥打電話時聲音不要過大，以免影響其他同事工作；接聽外來電話注意BI規范；若來電話時同事不在辦公位，同室其他人員應代為接聽。

　　5.2.2.7.2辦公人員應保管好辦公桌上的電話，并定時做好清潔工作。

　　5.2.2.7.3因工作需要撥打長途時，應通知前臺總機進行轉接并統一登記《長途

電話登記簿》后方可撥打。

　　5.2.2.7.4禁止撥打私人長途電話，若職員有特殊情況需撥打長途應做好登記，花費自行承擔。

　　5.2.2.7.5電話出現故障時要及時通知辦公室行政組，不得私自拆裝。

　　5.2.2.8 打印機的管理

　　5.2.2.8.1各部門、各管理處應指定專人負責所屬范圍內打印機的日常使用機管理。

　　5.2.2.8.2打印機的色帶、墨盒或硒鼓要節約使用，達到使用壽命時要及時更換，同時注意環保，使用后的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統組統一收集處理。

　　5.2.2.8.3不得使用打印機重復打印文件，如需多份，請打印一份后復印。

　　5.2.3 辦公家私的管理

　　5.2.3.1 員工應自覺愛護公司辦公家私，并負責個人所用辦公桌椅的日常保管，不得惡意損壞。

　　5.2.3.2 部門公用辦公家私，應指定專人負責保管；辦公家私出現故障或損壞時，使用人應及時通知辦公室行政組進行維修處理，不得私自拆裝。

　　5.2.4 影響設備的管理

　　5.2.4.1 影響設備包括電視、影碟機、照相機、音像設備、投影設備、視頻設備等。

　　5.2.4.2 辦公室系統組負責影響設備的日常管理、維護工作。

　　5.2.4.3 辦公室系統組人員應培訓使用人員掌握正確的使用方法和程序，并令其負責使用期間設備的保管、清潔，使用完畢后應檢查設備及相關附件是否正常，并按正常操作程序關閉機器、關掉電源，發生故障應及時匯報。

　　5.2.4.4使用人若將設備搬離原場地，應獲得辦公室系統組人員的同意，并做好《電子設備領（借）用申請表》。

　　5.3本規定由公司辦公室行政組負責制訂、修改、解釋并監督執行。

　　6、支持性文件

　　無

　　7、質量記錄及表格

　　TJ**WY6.4－Z01－F1《長途電話登記簿》

　　TJ**WY6.4－Z01－F2《電子設備領（借）用申請表》